3 wichtige Überlegungen für die Telearbeit-AR-Belegschaft

Führungskräfte im Bereich Debitorenbuchhaltung stellen fest, dass höhere E-Akzeptanzsraten und automatisiertere Prozesse die Produktivität ihrer Mitarbeiter im Home-Office erhöhen. 

Am 22. April 2020 veranstaltete Billtrust eine Podiumsdiskussion mit prominenten Kunden, um Themen im Zusammenhang mit der Umstellung von AR auf eine Telearbeit-Arbeitsumgebung aufgrund der COVID-19-Pandemie zu erörtern.

Die Diskussionsteilnehmer waren:

Kendel Kirk,
Leiter Rechnungsstellung und Compliance,
Thomson Reuters

Rob Brunton,
Vizepräsident von Shared Services,
GlobalTranz

Staci Cima,
Kreditmanager für Unternehmen,
Huttig Building Products

Jon Fraser
National Account Executive
Billtrust

Der folgende Artikel ist eine Zusammenfassung der vorgestellten Themen zusammen mit den Diskussionsbeiträgen der Diskussionsteilnehmer.

• Fast alle Mitarbeiter, die nicht operativ tätig sind, arbeiten von zu Hause aus.
• Das Debitorenmanagement wird dadurch behindert, dass Kunden nicht im Büro sind.
• Sowohl Kunden als Mitarbeiter sind mit der Aufgabe konfrontiert, ein gestörtes Privatleben und berufliche Verpflichtungen unter einen Hut zu bringen

Quelle: COVID-19-Mitgliederbefragung der Transportation Revenue Management Group, 15. April 2020.

Zusammenfassungen der Reaktionen der Diskussionsteilnehmer:

Rob Brunton, GlobalTranz: GlobalTranz war in der Lage, mithilfe eines abgestuften Ansatzes in weniger als einer Woche auf Homeoffice-Teams umzustellen. Die Ausrüstungs- und Zugangsrichtlinien mussten geändert werden, um den Übergang zu unterstützen.

Staci Cima, Huttig: Die Mehrheit des Kredit- und Debitorenmanagement-Teams von Huttig arbeitete bereits vor der COVID-19-Pandemie im Homeoffice. Als größtenteils papierlose Abteilung verlief der Übergang sehr reibungslos. Das gesamte Team war dankbar für Investitionen, die sie bereits in die digitale Transformation getätigt hatten.

Huttig betrachtete dies als eine Gelegenheit, die digitale Transformation noch weiter voranzutreiben. Sie haben hart gearbeitet, um mehr Kunden dazu zu bringen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, und haben elektronische Rechnungen von mehr eigenen Lieferanten angefordert.  

Kendel Kirk, Thomson Reuters: Die VPN-Kapazität erwies sich als Herausforderung bei der Umstellung des Teams auf Telearbeit.Sie konzentrierten sich auch darauf, den Mitarbeitern zu helfen, zu Hause produktiv zu sein, indem sie sie zusätzliche Monitore mit nach Hause nehmen ließen und eine Inhaltsserie mit Produktivitätstipps erstellten.

„Eine in dieser Woche von Pulse weltweit durchgeführte Umfrage ergab, dass die Hälfte der rund 50 Unternehmen in seinem Netzwerk irgendeine Form von Robotik oder Automatisierung einsetzt, um Mitarbeitern an vorderster Front bei der Bewältigung der Pandemie zu helfen.“

Quelle: Wall Street Journal. „Calling All Robots: Unternehmen automatisieren den Kampf gegen das Coronavirus.“

Staci Cima, Huttig: Huttig arbeitet bereits mit Billtrust Credit zusammen. Es hat die Zeit, die für Kreditgenehmigungen benötigt wird, um die Hälfte reduziert. Sie haben diese zusätzliche Zeit genutzt, um offene Forderungen abzuarbeiten, was eine große Herausforderung war.

Huttig hatte geplant, die Billtrust Collections-Lösung zu implementieren, hat das Projekt jedoch verzögert und bereut es jetzt. Sie führen immer noch Sammlungen in Excel-Tabellen durch. Sie haben ein gemeinsames Laufwerk eingerichtet, damit alle Sammler auf die Notizen des jeweils anderen zugreifen können, falls ein Sammler krank wird und seine Arbeit von jemand anderem abgeholt werden muss, aber es war ein schwieriger Prozess.

Sie freuen sich auf die intelligenten Aufgabenlisten, geteilten Notizen und automatisierten Kontakte der Billtrust Credit-Lösung, sobald sie sie implementiert haben.

Kendel Kirk, Thomson Reuters: Thomson Reuters hat sich in den letzten Jahren verstärkt auf die digitale Transformation konzentriert.Sie sind dankbar, dass sie eine E-Rechnungsstellungsrate von 68 % haben.

Jetzt konzentrieren sie sich darauf, wie digitale Zahlungen vorangetrieben werden können. Sie erwägen, ihre Kreditkartenakzeptanz zu erhöhen, obwohl sie sich Sorgen über Gebühren machen, weil sie wissen, wie wichtig es ist, ihren Kunden die Flexibilität von Kreditkartenzahlungen zu bieten.

Rob Brunton, GlobalTranz: GlobalTranz hat bei seinen Kunden eine E-Akzeptanzsrate von 90 % erreicht.Sie nutzen Automatisierung von Billtrust, anderen Anbietern und hauseigenen Lösungen. 

• Ziehen Sie Kreditkarten in Betracht, wo Unternehmen es vorher nicht getan hatten.
• Offene Self-Service-Zahlungslösungen
• Kreditrichtlinien neu bewerten

Kendel Kirk, Thomson Reuters: Sie suchen nach Möglichkeiten, ihre Kreditkartenakzeptanzgebühren zu kontrollieren, hauptsächlich indem sie sich auf die Verarbeitung von Daten der Stufe 3 konzentrieren.Sie stellen schwierige Fragen darüber, wie oft sie Kreditkarten akzeptieren, weil sie wissen, welchen Wert der Kanal für Kunden mit niedrigem Cashflow hat.

Rob Brunton, GlobalTranz: Der gesamte Kreditprozess von GlobalTranz ist automatisiert.Sie haben sich die Logik angesehen und stellen sicher, dass sie mit den aktuellen Bedürfnissen ihrer Kunden Sinn macht.

Staci Cima, Huttig: Bei der heutigen Prüfung von Kreditanträgen konzentriert sich Huttig mehr auf jeden einzelnen Kunden als auf Trends in der Branche des Kunden.Viele ihrer Kunden kaufen immer noch, aber aufgrund des niedrigen Cashflows fordern sie unterschiedliche Konditionen an.

Bonus-Thema — Produktivitätswissen bei der Arbeit von zu Hause aus:

Kendel Kirk, Thomson Reuters: Thomson Reuters bot zuvor keine Option an, von zu Hause aus zu arbeiten, aber sie haben festgestellt, dass ihr Team sehr produktiv sein kann, wenn sie im Homeoffice arbeiten.

Staci Cima, Huttig: Huttig hatte bereits eine höhere Produktivität seiner Mitarbeiter festgestellt, die zuvor von zu Hause aus gearbeitet hatten.

Rob Brunton, GlobalTranz: Überraschenderweise ist die Produktivität seit der Umstellung des Teams auf Telearbeit gestiegen.

Die aktuelle Krise veranlasst uns alle, unsere Aktivitäten sowohl in unserem Privatleben als auch in unseren Geschäftspraktiken zu überdenken. Bei Billtrust arbeiten wir hart daran, unseren Kunden zu helfen, den Cashflow aufrechtzuerhalten und das Geschäft am Laufen zu halten. Erfahren Sie mehr darüber, was wir für Kunden tun, indem Sie sich unsere Lösungsleitfäden ansehen.

Wenn Sie mit einem Experten darüber sprechen möchten, wie Billtrust Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützen kann, wenden Sie sich bitte an [email protected].