4 versteckte Kosten veralteter Debitorenbuchhaltungstechnologie

Wir haben das alles schon einmal gehört. Und wir erklären Ihnen hier, warum das Festhalten an alter Technik, um Zeit und Geld zu sparen, keine gute Idee ist.

Es lässt sich nicht vermeiden, dass der Kauf eines neuen Geräts mit gewissen Anschaffungskosten verbunden ist. Bei jeder Investitionsentscheidung müssen Wettbewerber bewertet, Funktionen analysiert und zukünftige Wachstumsstrategien im Auge behalten werden. Schon der Entscheidungsprozess nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Aber letztendlich übertrifft der ROI für die Aktualisierung neuer Technologie und Software bei Weitem alle möglichen Einsparungen (falls vorhanden), die durch die Beibehaltung der alten Technologie erzielt werden könnten.

Potenzielle Kunden haben uns gesagt, dass ihr derzeitiges System zum Erhalten von Rechnungen gut funktioniert. Es machte für uns einfach keinen Sinn:

1. Sie stellen den Drucker so ein, dass Rechnungen über Nacht gedruckt werden, weil das Drucken tagsüber zu laut ist und andere Personen daran hindert, den Drucker zu benutzen. Wenn der Drucker klemmt, kann es natürlich ein paar Tage dauern, bis sie alle gedruckt sind.
2. Als Nächstes sortieren sie die Rechnungen und trennen die einseitigen Rechnungen von den mehrseitigen Rechnungen.
3. Dann geht es zur Falzmaschine, die die Rechnungen faltet und in Umschläge steckt. Allerdings neigt diese Maschine dazu, kaputt zu gehen, und es kann ein oder zwei Tage dauern, bis der Techniker kommt, um die Reparatur vorzunehmen.
4. Schließlich frankieren sie die Rechnungen einzeln. Nach etwa 3 bis 7 Tagen Arbeit werden sie bei der Post abgegeben, wo sie noch einige Tage unterwegs sind, bevor sie zugestellt werden.

Die Ausgaben für Papier, Toner, Briefumschläge, Maschinen und Reparaturen sind ziemlich hoch, und die Portokosten steigen ständig. Fügen wir dazu die Stundenkosten Ihrer Ressourcen hinzu, die diese Aufgaben jede Woche manuell erledigen. Und schließlich berücksichtigen wir die zusätzliche Woche, die für den Versand von Rechnungen benötigt wird, was Ihren Cashflow verlangsamt. Wäre es nicht einfacher, die manuellen Schritte abzuschaffen und eine automatisierte Lösung zu verwenden, die nicht nur die Zustellung Ihrer Papierrechnungen automatisiert, sondern auch die Umstellung Ihrer Kunden auf die elektronische Rechnungsstellung? Die Kosten für das Versenden einer elektronischen Rechnung betragen nur einen Bruchteil dessen, was Sie aktuell ausgeben.

Da Sie schon seit Jahren Schecks annehmen, ist das wahrscheinlich ein ziemlich reibungsloser Prozess, oder? Abgesehen davon, dass es nicht so ist. Möglicherweise zahlen Sie sehr teure Geldschließfachgebühren für Ihre Bank, um diese Schecks einzulösen. Die Fehler in diesen Daten summieren sich zu Zeit- und Geldverschwendung. Und wie viele dieser Schecks sind von ihren Überweisungsdaten getrennt? Können Sie feststellen, welche Rechnungen bezahlt werden und ob es eine schnelle Amortisation gibt oder nicht?

Der größte Teil der täglichen Arbeit Ihres Debitorenmanagement-Teams besteht darin, die Ausnahmen zu untersuchen, und wenn Sie alte Technologien wie Papierrechnungen und Papierschecks verwenden, wird alles zu einer Ausnahme. Die Automatisierung kann künstliche Intelligenz (KI) und robotergestützte Prozessautomatisierung nutzen, um Schecks intelligent zu lesen und Daten zu interpretieren, um die Zahlungen den Rechnungen genau zuzuordnen. In Unternehmen, in denen automatisierte Debitorenbuchhaltung eingesetzt wird, sind die Trefferquoten hoch, der Arbeitsaufwand ist gering und es gibt weniger menschliche Eingriffe, was weniger Fehler bedeutet. Das Beste daran ist, dass Ihr Team wichtigere Aufgaben erledigen kann, z. B. Mahnanrufe.

Um schnell bezahlt zu werden, kommt es darauf an, eine starke Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen. Letztendlich geht es beim Forderungsmanagement darum, Ihre Kunden davon zu überzeugen, Sie zuerst zu bezahlen, vor anderen Anbietern. Die B2B-Kunden von heute sind immer auf der Suche nach hervorragendem Kundenservice. Wenn Sie keine Funktionen wie Kontozugriff rund um die Uhr und Online-Rechnungsbezahlung anbieten, werden Ihre Kunden Anbieter finden, die ihnen die benötigten Funktionen bieten.

Automatisierung macht Kunden nachweislich glücklicher. Self-Service-Portale sind viel einfacher, als Ihre Debitorenmanagement-Abteilung anzurufen und in der Warteschleife auf einen verfügbaren Mitarbeiter zu warten. Warum sollten Sie Ihr Team nicht entlasten und eine Technologie einsetzen, die die Arbeitsbelastung verringert, Ressourcen freisetzt und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter erhöht?

Bei Kreditkarten fallen Interchange-Gebühren an. Es stimmt, dass für andere Zahlungsmethoden keine Gebühren erhoben werden, wie Papierschecks und ACH, aber die Kosten für die Nichtannahme von Kreditkarten sind weitaus höher als Sie denken.

Kreditkarten sind bequem und sicher, und deshalb möchten Ihre Kunden sie verwenden. Wenn Sie sich weigern, Kreditkarten zu akzeptieren, werden Ihre Kunden anfangen, neue Lieferanten zu finden, die dies tun. Aber wenn Sie die Kosten für die manuelle Bearbeitung von Papierschecks mit den Kosten für die Kreditkartenabwicklung vergleichen, werden Sie nicht die Nase vorn haben.

Sie sollten ebenfalls berücksichtigen, dass es Möglichkeiten gibt, Ihre Kreditkartenbearbeitungsgebühren zu senken. Die Nutzung eines Anbieters von Händlerdienstleistungen, der die Level 3-Daten einbeziehen kann, kann jede Transaktion um etwa 50 Basispunkte reduzieren und gleichzeitig die Überweisungsdaten einbeziehen, die für die sofortige Anwendung der Zahlung erforderlich sind. Das Anbieten von Rabatten für Skonti zusammen mit der Möglichkeit zur elektronischen Zahlung innerhalb von 10 Tagen wird dazu beitragen, den Cashflow zu beschleunigen und die Forderungslaufzeiten zu reduzieren, was zusätzliche Kosteneinsparungen bringen kann.

Sie wissen, dass Ihr Geld schnell fließen muss. Sie müssen die Effizienz optimieren und die Kosten senken. Sie werden unter Druck gesetzt, jeden Tag mit weniger mehr zu erreichen. Und dazu müssen Sie die alte Technologie aufgeben und sich der Automatisierung zuwenden.