Die physische Lieferkette besteht buchstäblich aus Tausenden von beweglichen Teilen. Bevor ihr Laptop zu einem Laptop wurde, entstand sein Bildschirm möglicherweise in Südkorea, seine CPU in den USA und sein Prozessor in Japan. Das Ganze wurde dann in China in einem Gehäuse aus Taiwan zusammengefügt und an einen Einzelhändler in den USA ausgeliefert.
Jeder Schritt in diesem Prozess erfordert Zeit und Ressourcen, und die kleinste Verzögerung kann erhebliche finanzielle Konsequenzen haben. In den letzten Jahren sind die Anforderungen an die Lieferkette immer komplexer geworden, und um den Erwartungen der Verbraucher gerecht zu werden, ist eine schnelle Umsetzung gefragt. Deshalb sind auch die Systeme zur Verwaltung der Lieferkette schneller, präziser und flexibler geworden. Unternehmen haben gelernt, dass die Optimierung der Lieferkette den Gewinn steigert.
Doch die meisten Unternehmen verhalten sich so, als würde die Lieferkette mit der Warenlieferung enden. Und das ist ein großer Fehler. Schließlich folgt auf die Lieferung des Produkts ein offensichtlicher und entscheidender nächster Schritt: Unternehmen wollen bezahlt werden. Was spricht also dagegen, den Zahlungszyklus als Schlüsselkomponente der Lieferkette zu betrachten?
Während die Effizienz der physischen Versorgungskette angesichts des zunehmenden Drucks immer weiter vorangetrieben wird, bleibt die finanzielle Versorgungskette häufig nach wie vor unzusammenhängend und ineffizient. In meinem Beitrag aus dem letzten Monat habe ich darüber gesprochen, dass der Zahlungszyklus komplexer geworden ist. Trotzdem ist das Backoffice vielerorts auf demselben Stand wie vor 15 Jahren. Wenn Prozesse nicht an die aktuellen Entwicklungen angepasst werden, entstehen Verzögerungen in der finanziellen Lieferkette, die sich negativ auf die physische Lieferkette und letztendlich auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens auswirken.
Rechnungen und Zahlungen durchlaufen einen mehrstufigen Prozess des Ausstellens, Zuordnens, Abgleichens und Abstimmens, der viele wichtige Schritte umfasst. Dieser gesamte Prozess, das Payment Cycle Management, hat große Ähnlichkeit mit dem physischen Lieferkettenmanagement. Also: Picken wir uns einige Lektionen heraus, die wir aus der Optimierung der physischen Lieferkette gelernt haben, und wenden sie auf die finanzielle Lieferkette an!
Hier sind fünf Erkenntnisse aus der Optimierung der physischen Lieferkette, die auch beim Zahlungszyklusmanagement eine bedeutende Rolle spielen:
- Achten Sie auf Genauigkeit
Verschaffen Sie sich einen detaillierten Überblick darüber, was Sie bekommen und wann. Wenn Sie eine physische Sendung erhalten, findet sich in der Regel auch eine Beschreibung des Inhalts im Paket. Wenn eine elektronische Zahlung bei Ihnen ankommt, ist das eher die Ausnahme. Die Überweisungsanzeigen erfolgen in der Regel separat per E-Mail, PDF, EDI oder über ein Web-Portal, während die elektronische Zahlung direkt an Ihre Bank geht. In der Branche wird dies oft als „entkoppelte“ Überweisung bezeichnet und stellt eine große Herausforderung für Unternehmen dar, von denen der Großteil nicht über eine Integration zwischen elektronischen Zahlungseingängen und ihren Buchhaltungssystemen verfügt. Das manuelle Eingeben und Abgleichen dieser entkoppelten Überweisungsanzeigen mit der tatsächlichen Zahlung ist teuer, fehleranfällig und führt zu Problemen bei der Buchhaltung, etwa wenn Zahlungsbeträge falsch zugeordnet werden. - Auf Schnelligkeit kommt es an
Solange ein Paket nicht protokolliert und ordnungsgemäß gelagert ist, hat der Lieferant nur eine Information für Sie: Die Sendung existiert nicht. Das Gleiche gilt für Ihre Rechnungen. Viele Unternehmen haben noch immer mit langen Verzögerungen zwischen dem Zahlungseingang und der Zuordnung dieser Zahlung zur korrekten Rechnung zu kämpfen. Der Zeit- und Arbeitsaufwand, den der Abgleich von Zahlungen und Rechnungen in Anspruch nimmt, hindert Sie daran, eine schnelle (und genaue) Erfassung von Einnahmen sicherzustellen, was sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt. - Verschlanken Sie Ihre Prozesse
Lieferkettenexperten machen sich unaufhörlich Gedanken darüber, wie sie Prozesse effizienter gestalten und die Zeit und den Abstand zum nächsten Glied der Kette verringern können. Aber viele Fachleute für Rechnungs- und Zahlungsverkehr leben nach der Devise, dass es genügt, wenn bis zum Ende des Tages alle Rechnungen bearbeitet wurden. Die Wahrheit sieht jedoch anders aus: Viele Backoffices sind in mehrere Teams unterteilt, die eine Menge Zeit damit verschwenden, unzählige Portale, E-Mails und andere Quellen zu durchforsten, um die nötigen Überweisungsinformationen zusammenzutragen. Dadurch entstehen Knoten in der Lieferkette, die vermieden werden können. Vergeudete Zeit läppert sich. Zentralisieren Sie Ihre Rechnungen und verschlanken Sie ihre Prozesse. - Flexibilität zahlt sich aus
Lieferanten wissen, dass sich die Lieferkette verändern kann: Designs können überarbeitet und Liefertermine verschoben werden, es kann zu unwetterbedingten Verzögerungen kommen und die Anforderungen der Lieferanten weichen voneinander ab. Die meisten Backoffices geben jedoch an, dass sie nicht über die nötigen IT-Ressourcen verfügen, um die verschiedenen elektronischen Zahlungsoptionen, die ihre Kunden fordern, anzubieten. Wenn Sie die Zahlungen Ihres Anbieters nicht in der gewünschten Form annehmen können, braucht dessen Backoffice möglicherweise länger, um die Transaktion zu bearbeiten. Das kann einen erhöhten Zeitaufwand und steigende Geschäftskosten zur Folge haben. Das ist schlecht, denn am Ende ... - Gute Beziehungen machen ein gutes Geschäft
Für so gut wie jedes Unternehmen gilt: Ein zufriedener Kunde wird das Produkt oder die Dienstleistung wahrscheinlich auch in Zukunft nutzen. Ein unzufriedener Kunde hingegen bedeutet zumeist das Gegenteil. Was die Organisation des Backoffice angeht, ist die Kundenzufriedenheit ein wichtiger, aber oft stiefmütterlich behandelter Teil der Geschäftsstrategie. Ein optimierter Managementprozess Ihres Zahlungszyklus und eine reduzierte Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) haben bessere Geschäftsbeziehungen zur Folge. Unternehmen, die elektronische Lösungen für Ihren Invoice-to-Cash-Zyklus implementieren, haben in der Regel zufriedenere Kunden und verzeichnen innerhalb weniger Wochen nach der Implementierung einen deutlichen Rückgang der telefonischen Kundenrückfragen.
Tools zur elektronischen Automatisierung des Invoice-to-Cash-Zyklus sind heute leistungsfähiger und einfacher zu integrieren als je zuvor. Verlieren Sie Ihr Geschäft nicht aus den Augen, sobald das Paket beim Kunden ankommt. Bei der Optimierung Ihrer Debitorenbuchhaltung kommt es nicht nur auf Logistik, sondern auch auf Logik an!