Personalvermittler

BRUTTOEINSPARUNGEN IN HÖHE VON 1,5 MIO. USD
prognostiziert für drei Jahre

EINSPARUNGEN BEI ARBEITSKOSTEN IN HÖHE VON 79 %
prognostiziert

EINSPARUNGEN BEI KOSTEN FÜR DIE ZAHLUNGSABWICKLUNG IN HÖHE VON 49 %
prognostiziert

TEAMBINDUNG UND STIMMUNG
verbessert

Seit mehr als 40 Jahren konzentriert sich dieses Unternehmen, das zu den größten Personalvermittlern in den USA gehört, darauf, Menschen und Unternehmen zusammenzubringen und auf diese Weise neue Chancen zu eröffnen. Das Unternehmen ist an über 400 Standorten tätig und bietet Personallösungen für eine umfassende Palette von Fachbereichen an.

Vor der Einführung von Billtrust war die Agentur mit der manuellen Arbeit in den VMS-Portalen (Vendor Management System) und insbesondere mit dem manuellen Abrufen von Überweisungsdaten überfordert. Darüber hinaus hat jedes VMS-Portal unterschiedliche Anforderungen und Methoden, um die Überweisungsdaten zu erhalten, und fasst entweder Wochen von Zeit und Arbeit in einer einzigen Zahlung zusammen oder zahlt nur anteilig für eine Arbeitswoche, sodass fast jede Zahlung Recherchen erfordert. Bei der Abwicklung von Zahlungen gab es aufgrund der komplexen Art und Weise, in der die Kunden Zahlungen leisteten, oft viele Ausnahmen, die einen manuellen Zahlungsabgleich erforderten. All dies war höchst ineffizient und stellte für das Team eine erhebliche zeitliche Belastung dar.

Das Unternehmen entschied sich für eine Partnerschaft mit Billtrust und richtete deren Lösung Cash Application ein, die sich leicht in das VMS integrieren lässt und automatisch Überweisungsdaten abruft, um den Prozess des Zahlungsabgleichs zu automatisieren. Billtrust Cash Application ordnet Zahlungen und Überweisungen basierend auf optischer Zeichenerkennung zu, erkennt benutzerdefinierte Felder automatisch und nutzt statistische Analysen, um die wahrscheinlichste Übereinstimmung vorherzusagen. 

„Die Stärke von Billtrust war ihre Technologie. Sie verwenden ihren Bot, um Überweisungsdaten aus Portalen abzurufen, was uns viel Zeit sparen wird.“

– Senior Payroll Manager – Arbeitsvermittler

Nach der Einführung wurde prognostiziert, dass die Agentur in ungefähr drei Jahren Bruttoeinsparungen in Höhe von 1,5 Millionen USD erzielen würde. Die Lösung und ihre automatisierten Funktionen sollten laut Schätzungen Einsparungen von 79 % im Hinblick auf die Arbeitskosten und 49 % hinsichtlich der Zahlungsabwicklung ermöglichen. Außerdem könnte das Unternehmen mithilfe von Billtrust Cash Application 100 % der Überweisungen für Zahlungen extrahieren, die über E-Mails von sogenannten Automated Clearing Houses (ACH), Webportale und Kreditorenmanagement-Systeme von Banken abgewickelt werden. Durch die Einrichtung dieses Tools gelang es unter dem Strich, die Mitarbeiterzahl des internen Teams für die Debitorenbuchhaltung zu stabilisieren und die allgemeine Stimmung mithilfe eines optimierten Prozesses zu verbessern.