Une chaîne d'approvisionnement physique est composée de milliers d'éléments en mouvement. Par exemple, avant que votre ordinateur portable ne soit celui que vous connaissez, son écran se trouvait sans doute en Corée du Sud, son unité centrale aux États-Unis et son processeur au Japon. Le tout a ensuite été assemblé en Chine dans un boîtier fabriqué à Taïwan, pour enfin être livré à un détaillant de votre pays.
Chaque étape de ce processus demande du temps et des ressources. Le moindre retard peut avoir des conséquences financières importantes. Depuis plusieurs décennies, les exigences en matière de chaîne d'approvisionnement sont de plus en plus complexes et, pour répondre aux attentes des consommateurs, les délais de traitement doivent être écourtés. C'est pourquoi les systèmes de gestion de la chaîne logistique ont gagné en rapidité, précision et flexibilité. Les entreprises ont réalisé qu'optimiser leur chaîne d'approvisionnement se traduit bien souvent par une hausse des bénéfices.
Toutefois, la plupart des entreprises ont l'air de penser que la livraison des marchandises constitue la dernière étape de leur chaîne d'approvisionnement. Ce n'est pas le cas. Après la livraison du produit, il reste une étape cruciale : le paiement. Alors, pourquoi le cycle de paiement n'est-il pas considéré comme un élément important de la chaîne logistique ?
Si l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement physique a augmenté face à une pression croissante, la chaîne logistique financière reste souvent décousue et inefficace. Le mois dernier, j'expliquais comment le cycle des paiements a gagné en complexité. Pourtant, de nombreux back-offices n'ont pas changé depuis quinze ans ! Ce manque de renouveau crée des retards dans la chaîne d'approvisionnement financière qui ont, à leur tour, des conséquences négatives sur la chaîne physique. À terme, ce sont les résultats financiers de l'entreprise qui sont touchés.
Les factures et les paiements passent par un processus d'émission, d'identification et de rapprochement qui comprend également de nombreuses étapes importantes. L'ensemble de ce processus de gestion du cycle de paiement ressemble à celui de la chaîne d'approvisionnement physique. Alors, pourquoi ne pas y appliquer certains des enseignements que nous avons tirés de l'optimisation de cette dernière ?
Voici cinq points à retenir de l'optimisation de la chaîne d'approvisionnement physique qui peuvent améliorer la gestion du cycle de paiement :
- Faites preuve de précision
Assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires au sujet des marchandises qui vous sont livrées. Lorsque vous réceptionnez un envoi physique, le contenu du colis devrait être clairement indiqué. C'est rarement le cas lorsqu'il s'agit d'un paiement électronique. Les données relatives aux versements sont généralement envoyées par e-mail, sous forme de documents PDF ou EDI, ou encore via un portail Web, tandis que votre banque reçoit le paiement électronique. Ces paiements découplés représentent un important défi pour les entreprises. Une majorité d'entre elles ne disposent pas du nécessaire pour les intégrer à leurs systèmes comptables. Le rapprochement manuel de ces paiements découplés est coûteux, sujet aux erreurs et entraîne des problèmes de recouvrement lorsque les montants sont mal attribués. - Assurez un traitement rapide
Pour les fournisseurs, si un colis n'est pas enregistré ni stocké correctement, il n'existe pas. Il en va de même pour vos factures. De nombreuses entreprises doivent gérer de longs retards entre la réception d'un paiement et son application à la facture correspondante. Ce rapprochement demande du temps et des efforts qui retardent votre capacité à comptabiliser rapidement (et avec précision) vos revenus, ce qui affecte les résultats de votre entreprise. - Rationalisez vos processus
Les professionnels de la chaîne d'approvisionnement cherchent constamment à gagner en efficacité et à réduire les écarts entre les différentes étapes de la chaîne. Cependant, de nombreux spécialistes de la facturation et des paiements estiment qu'au-delà de la rapidité, l'essentiel est d'avoir traité toutes les factures prévues avant la fin de la journée. En réalité, un grand nombre de back-offices sont divisés en plusieurs équipes qui perdent un temps considérable à parcourir d'innombrables portails, e-mails et autres espaces numériques pour accéder aux informations des paiements. Cette structure crée des nœuds inutiles dans la chaîne logistique et cause de nombreuses pertes de temps. Pour éviter ces problèmes, centralisez vos factures. - Soyez flexible
Les fournisseurs savent que la chaîne d'approvisionnement peut changer. Les conceptions peuvent être révisées et les délais de livraison repoussés. Des retards peuvent survenir en cas d'intempéries et les exigences des fournisseurs peuvent diverger. Cependant, la plupart des back-offices expliquent qu'ils ne possèdent pas les ressources informatiques nécessaires pour traiter les différents types de paiements électroniques demandés par leurs clients. Lorsque vos clients ne peuvent pas régler leurs factures à l'aide de leur mode de paiement préféré, le délai de paiement peut être rallongé, ce qui exerce une pression sur leur back-office et augmente le coût de leurs activités. À terme, vous courrez le risque de détériorer vos relations avec vos clients. - Soignez vos relations
Pour presque toutes les entreprises, si un client est satisfait, il continuera probablement à faire appel à vos services ou produits. En revanche, un client insatisfait n'hésitera pas à aller voir ailleurs. Pour la gestion des back-offices, la satisfaction du client est un élément important de la stratégie commerciale, même s'il est souvent négligé. L'optimisation du processus de gestion du cycle de paiement et la réduction du délai de recouvrement des créances permettent d'établir de meilleures relations commerciales. Lorsque les entreprises adoptent des solutions électroniques pour le cycle invoice-to-cash, les clients sont généralement plus satisfaits. En outre, les entreprises enregistrent une baisse significative des demandes de renseignements dans les semaines suivant la mise en œuvre.
Les outils pour automatiser votre cycle invoice-to-cash n'ont jamais été aussi puissants et faciles à intégrer. Considérez votre activité dans son ensemble. L'optimisation de votre processus de recouvrement des créances n'est pas qu'une question de logistique, mais aussi de logique !