De fysieke toeleveringsketen bestaat letterlijk uit duizenden bewegende delen. Voordat je hem in gebruik nam, begon je laptop of computer misschien als een scherm uit Zuid-Korea, een CPU uit de Verenigde Staten, en een processor uit Japan, die in China in elkaar gezet is met een plastic behuizing uit Taiwan, en toen verstuurd is naar een verkooppunt in je woonland.
Elke stap in dit proces kost tijd en middelen, en elke vertraging kan grote financiële gevolgen hebben. In de afgelopen decennia zijn de eisen aan de toeleveringsketen steeds complexer geworden en de verwachtingen van de consument vereisen dat het allemaal sneller dan ooit gaat. De systemen om het proces te beheren zijn sneller, nauwkeuriger en flexibeler geworden. Bedrijven weten dat het optimaliseren van de toeleveringsketen winst oplevert.
Maar de meeste bedrijven doen alsof de toeleveringsketen eindigt bij de levering van de goederen. En dat is een grote fout. Er volgt namelijk nog een voor de hand liggende en cruciale laatste stap nadat het product is geleverd: bedrijven moeten betaald worden. Dus waarom zouden we de betalingscyclus niet beschouwen als een belangrijk onderdeel van de toeleveringsketen?
Terwijl de fysieke toeleveringsketen onder toenemende druk efficiënter is geworden, is de financiële toeleveringsketen nog vaak onderbroken en inefficiënt. In mijn post van vorige maand heb ik besproken hoe de betaalcyclus complexer is geworden. Veel backoffices zien er echter nog net zo uit als vijftien jaar geleden! Als deze geen update krijgen, ontstaan er vertragingen in de financiële toeleveringsketen die een negatief effect hebben op de fysieke toeleveringsketen en uiteindelijk op het bedrijfsresultaat.
Facturen en betalingen worden verwerkt in een proces met meerdere cruciale stappen: opmaken, identificeren, matchen, en afstemmen. Dit hele proces, het beheer van de betaalcyclus, is te vergelijken met fysiek ketenbeheer. Kunnen we belangrijke lessen trekken van degenen die dat andere proces zo efficiënt hebben gemaakt?
Hier volgen vijf optimaliseringspunten uit de fysieke toeleveringsketen die een enorm verschil kunnen maken bij het beheer van de betaalcyclus:
- Wees nauwkeurig
Weet wat je krijgt en wanneer je het krijgt. Wanneer iemand een fysiek pakketje in de post ontvangt, zit er meestal een beschrijving van de inhoud bij. Wanneer je elektronische betalingen ontvangt, is dat meestal niet zo. Een overschrijving komt meestal afzonderlijk via e-mail, PDF, EDI of een webportaal binnen, en het elektronische bedrag komt rechtstreeks op de bankrekening terecht. In de branche vormen zulke ontkoppelde betalingen een enorme administratieve uitdaging voor bedrijven. Bij de meeste bedrijven is de ontvangst van elektronische betalingen niet gekoppeld aan het boekhoudsysteem. Het handmatig matchen en overtypen van ontkoppelde betalingen is niet alleen duur en foutgevoelig, maar veroorzaakt ook invorderingsproblemen als het bedrag verkeerd wordt ingevuld. - Blijf op snelheid
Vraag het maar aan leveranciers: totdat het pakket juist geregistreerd en opgeslagen is, bestaat het niet. Hetzelfde geldt voor je facturen. Veel bedrijven hebben nog steeds te maken met een grote vertraging tussen de ontvangst van betalingen en de vereffening van de bijbehorende facturen. De tijd en moeite die het kost om betalingen aan facturen te koppelen, vertraagt op zijn beurt het vermogen om snel (en nauwkeurig) inkomsten te boeken – en dat heeft dus direct impact op de omzet. - Het kan efficiënter
Professionals in de fysieke leveringsketen proberen voortdurend de efficiëntie te verhogen en de tijd en afstand tussen de verschillende schakels te verkleinen. Bij factuur- en betalingsprofessionals is de overheersende mentaliteit echter: zolang alle facturen aan het eind van de dag maar verwerkt zijn, zit het wel goed. In werkelijkheid bestaan veel backoffices uit afzonderlijke teams die veel tijd kwijt zijn met meerdere portalen, e-mails, en andere informatiebronnen om de benodigde gegevens van de overschrijving bij elkaar te krijgen. Deze structuur zorgt voor onnodige knooppunten in de toeleveringsketen. Tijdverspilling tikt aan. Centraliseer je facturering om het proces te stroomlijnen. - Wees flexibel
Leveranciers weten dat de toeleveringsketen niet vaststaat: ontwerpen worden herzien, leveringsschema's opgeschoven, het weer veroorzaakt vertragingen en de eisen van leveranciers zijn ook niet altijd gelijk. De meeste backoffices geven echter aan niet over de IT-oplossingen te beschikken om alle gewenste soorten elektronische betalingen te verwerken. Wanneer je nee zegt tegen de gewenste betalingsmethode van een leverancier, verleng je mogelijk de tijd die ze nodig hebben om je te betalen, waardoor hun eigen backoffices onder druk komen te staan en hun bedrijfskosten toenemen. Dat is voor jou ook ongunstig, want … - Zakendoen is relaties onderhouden
Voor de meeste bedrijven is een tevreden klant een terugkerende klant. En een ontevreden klant komt waarschijnlijk niet meer terug! Bij backoffices is klanttevredenheid een belangrijk maar vaak over het hoofd gezien onderdeel van de bedrijfsstrategie. Door het beheerproces van de betaalcyclus te optimaliseren en het DSO-cijfer (Days Sales Outstanding) te verlagen, zorg je voor tevreden zakelijke relaties. Bedrijven die elektronische oplossingen implementeren voor hun factureringscyclus hebben over het algemeen meer tevreden klanten, en binnen een paar weken na invoering van zo'n oplossing ligt het aantal oproepen naar het callcenter aanzienlijk lager.
De tools voor het elektronisch automatiseren van je factureringscyclus zijn krachtiger en gemakkelijker te integreren dan ooit. Laat je bedrijf niet in de kou staan. Optimaliseer je accounts receivable proces, voor logische logistiek!