B2B-betalingen zijn makkelijker te verwerken dan ooit. Ontkoppelde overschrijvingen, betalingen per cheque, moeizame cashallocatie — er was altijd handmatig werk door debiteurenprofessionals voor nodig. Dit soort handmatige processen voor het verwerken van betalingen verhoogt het DSO-cijfer, beperkt de cashflow en vermindert het werkkapitaal. De waarheid is dat status quo voor vertragingen zorgt.
Maar tot voor kort bestond er geen alternatief.
Zo automatiseer je de aanvaarding van B2B-betalingen
Business Payments Network (BPN) is ontworpen om een van de grootste hindernissen op het gebied van B2B-betalingen van vandaag op te lossen: zo beheer je alle benodigde gegevens om de rekeningen af te stemmen en in één keer te verwerken. BPN automatiseert het betalingsproces door de knelpunten aan beide kanten weg te nemen.
Voor zakelijke kopers biedt BPN de dienstverleners voor crediteurenbeheer een overzicht van de digitale betalingsvoorkeuren van leveranciers. Zo kunnen dienstverleners voor crediteurenbeheer snel zien welke betalingsmethodes aanvaard worden door de leveranciers van hun klanten, en kan er (zodra de koper de factuur heeft goedgekeurd) meteen een betaling aangevraagd worden — zonder handmatige invoering van betalingsvoorkeuren, e-mailadressen en overschrijvingsgegevens.
Voor leveranciers biedt BPN de mogelijkheid digitale betalingen uit meerdere kanalen te ontvangen in een Digital Lockbox, zonder zorgen over ontkoppelde overschrijvingen. BPN maakt vervolgens het bedrag over naar de rekening van de leverancier en stuurt de bijbehorende overschrijvingsgegevens naar ofwel het ERP van de leverancier zodat die cashallocatie kan uitvoeren, ofwel naar de cashallocatie-oplossing van Billtrust.
Waarom het automatiseren van digitale betalingen belangrijk is
Papieren cheques zijn in de VS nog steeds een veelgebruikte betalingsmethode bij B2B. Kopers kiezen vaak voor cheques omdat daarbij alleen het adres van de leverancier ingevuld hoeft te worden. Maar de verwerking van papieren cheques is voor leveranciers langzamer en duurder (gelet op de extra overheadkosten, chequefraude, het overtikken van gegevens, en de langere DSO) dan de meeste digitale betalingsmethodes.
En nu het coronavirus het bedrijfsleven zo ingrijpend veranderd heeft, ligt er meer nadruk op het belang van efficiënte digitale betalingsprocessen.
In de woorden van Flint Lane, de CEO van Billtrust: “Het nieuwe normaal van debiteuren en crediteuren is vanuit eigen huis betalingen aanvragen en aanvaarden. Papieren cheques horen er gewoon niet meer bij.”
BPN is ontworpen om bedrijven te helpen het aandeel digitale betalingen te verhogen door de overname van het bedrag en de bijbehorende overschrijvingsgegevens tussen koper en leverancier te automatiseren, ongeacht of de betalingen worden gedaan via creditcard, ACH, of bankoverschrijving.
Zo automatiseer je digitale betalingen via meerdere kanalen
BPN automatiseert het volledige B2B-betaalproces, van betalingsaanvraag tot overboeking en cashallocatie.
BPN biedt contactloze betalingen met twee technologieën: de Digital Lockbox en Billtrust Cash Application.
De Digital Lockbox
De Digital Lockbox van BPN automatiseert het ophalen van aanvaardings- en overschrijvingsgegevens via alledrie de elektronische betaalmethoden: ACH, bankoverschrijvingen, en creditcard.
Dat is niet zo makkelijk als het klinkt. Bij betalingen via ACH en bankoverschrijvingen ontbreken er vaak overschrijvingsgegevens of wordt de transactie ontkoppeld, waardoor debiteurenprofessionals gedwongen zijn e-mails door te spitten, in te loggen op portalen voor crediteurenbeheer of contact op te nemen met de koper.
De BPN Digital Lockbox kan automatisch betalingen extraheren die verzonden zijn via e-mail, bestandsbijlage, een webportaal voor crediteurenbeheer of een door de leverancier beheerd zelfbedieningsportaal. De Digital Lockbox biedt een virtuele bankrekening die Billtrust gebruikt om ervoor te zorgen dat elke overmaking in de Digital Lockbox gekoppeld kan worden aan elke dollar op de vereffeningsrekening van de leverancier.
Met de BPN Digital Lockbox kunnen leveranciers met groeiende aantallen kopers, die moeite hebben om alle betalingen te verwerken, verder groeien zonder dat daar extra middelen voor vereist zijn. En voor leveranciers die meer willen te doen met minder, maakt de BPN Digital Lockbox het mogelijk de betalingsaanvaarding te maximaliseren terwijl collega's tijd overhouden voor andere belangrijke taken.
Billtrust Cash Application
De geautomatiseerde oplossing voor cashallocatie van Billtrust voltooit het contactloze betalingsproces voor de leverancier. Zodra de BPN Digital Lockbox een transactie ontvangt, wordt er zo vaak als nodig een geconsolideerd overschrijvingsbestand naar de leverancier gestuurd.
Dit bestand kan rechtstreeks in het ERP van de leverancier worden opgenomen voor de cashallocatie. De meeste ERP's bieden een zekere mate van geautomatiseerde cashallocatie, maar zijn niet geoptimaliseerd voor deze taak – en dat leidt tot lage matchpercentages en onnodige handmatige verwerking bij uitzonderingen.
Billtrust Cash Application is een gespecialiseerde oplossing die rechtstreeks aansluit op de overboekings- en factuurgegevens in het ERP van de leverancier. De voorspellende, geautomatiseerde matching-engine levert marktleidende matchpercentages op envelop- en itemniveau – met een nauwkeurigheid van bijna 100%.
Met de samenwerking tussen BPN Digital Lockbox en Billtrust Cash Application kunnen leveranciers eindelijk touchless, straight-through-processing realiseren op bijna al hun digitale betalingen.
Billtrust Cash Application is ook een handige oplossing voor de papieren cheques die leveranciers nog steeds ontvangen. Het vastleggen van cheques via een mobiele app of scanner en vervolgens gedigitaliseerd met behulp van Optical Character Recognition (OCR)-technologie neemt het meeste handmatige werk en de kosten van het verwerken van papieren cheques weg. Bovendien kunnen bedrijven betalingen met cheques accepteren zonder dat ze een cheque-scanner op een fysieke kantoorlocatie nodig hebben.
Zo verlaagt BPN de kosten van creditcardaanvaarding
BPN helpt leveranciers de kosten van het aanvaarden van creditcards te verlagen door de benodigde arbeid te verminderen en de verwerkingskosten te beperken.
Door de betalingsverwerking te automatiseren, is er minder arbeid nodig. Via de telefoon of e-mail doorgegeven betalings- en overschrijvingsgegevens hoeven niet meer ingetypt te worden. Ook voldoet de oplossing aan de PCI-vereisten voor veilige opslag van betalingsgegevens.
De verwerkingskosten via creditcard worden verlaagd door deze met gegevens van Niveau 2 of Niveau 3 te verwerken — iets waar veel leveranciers zelf moeite mee hebben — wat tot kostenbesparing leidt.
Transacties van Niveau 2 en 3 bevatten veel meer gegevens dan die van Niveau 1. Volgens de verwerkende instanties zijn transacties met meer gegevens veiliger en dus minder waarschijnlijk frauduleus of foutief, dus innen ze lagere kosten voor transacties van Niveau 2 en 3. Leveranciers kunnen tot wel 1% besparen op hun creditcardkosten.
Zo integreert BPN met dienstverleners voor crediteurenbeheer
Het groeiende gebruik van dienstverleners voor crediteurenbeheer onder kopers zorgt voor tal van uitdagingen voor debiteurenteams. Maar automatisering in debiteurenbeheer kan ook bijdragen aan betere klantrelaties tussen leveranciers en de dienstverleners voor crediteurenbeheer van hun klanten.
Billtrust Invoicing biedt leveranciers de technologie hun crediteurenportaal te automatiseren, waardoor ze niet meer hoeven in te loggen op de crediteurenportalen van elk van hun klanten om handmatig factuurgegevens in te voeren.
En met BPN kunnen leveranciers automatisch betalingen via portalen van dienstverleners voor crediteurenbeheer accepteren, of die betalingen nu via creditcard, ACH of bankoverschrijving gedaan worden. De BPN Digital Lockbox haalt het geld en de overschrijvingsgegevens op en stuurt het automatisch door naar de rekening en het ERP van de leverancier.
Een nieuwe status quo voor B2B-betalingen
Het landschap van B2B-betalingen blijft zich altijd verder ontwikkelen, en we houden waarschijnlijk altijd een mix van verschillende digitale en papieren betaalkanalen aan. Maar de kracht van automatisering geeft debiteurenprofessionals de mogelijkheid grip te krijgen op het grillige ecosysteem voor betalingen.
Met BPN kunnen leveranciers en hun debiteurenteams tijd en geld besparen op hun processen voor het accepteren van betalingen. Ze kunnen beter rekening houden met de betalingsvoorkeuren van hun klanten. En zo gaat het DSO-cijfer omlaag en de cashflow omhoog.
Dankzij BPN zijn contactloze B2B-betalingen nu ook binnen handbereik. Als je meer wilt weten over hoe jouw bedrijf kan profiteren van BPN, vul dan het contactformulier op deze pagina in.