B2B-betalingen zijn nooit eenvoudig geweest. Ontkoppelde overboekingen, chequebetalingen, vervelende geldtoepassingen hebben altijd handmatige inspanningen van AR-professionals vereist. Maar handmatige acceptatieprocessen voor betalingen maken de DSO dagen langer, beperken de cashflow en verlagen het werkkapitaal. De waarheid is dat de status-quo traag is.
Maar tot voor kort bestond er nog geen alternatief voor de oude manier van werken.
Zo automatiseer je de aanvaarding van B2B-betalingen
Business Payments Network (BPN) is ontworpen om een van de grootste hindernissen op het gebied van B2B-betalingen van vandaag op te lossen: zo beheer je alle benodigde gegevens om de rekeningen af te stemmen en in één keer te verwerken. BPN automatiseert het betalingsproces door de knelpunten aan beide kanten weg te nemen.
Voor zakelijke kopers biedt het Business Payments Network een overzicht van de digitale betalingsvoorkeuren van leveranciers aan hun crediteuren. Dit stelt crediteuren-providers in staat om te begrijpen welke betalingsvormen de leveranciers van hun klanten accepteren en stelt hen in staat om betalingen te initiëren (zodra de koper de factuur heeft goedgekeurd) zonder handmatig gegevens zoals betalingsvoorkeuren, e-mailadressen en overschrijvingsinformatie te hoeven invoeren.
Voor leveranciers biedt BPN de mogelijkheid digitale betalingen uit meerdere kanalen te ontvangen in een Digital Lockbox, zonder zorgen over ontkoppelde overschrijvingen. BPN maakt vervolgens het bedrag over naar de rekening van de leverancier en stuurt de bijbehorende overschrijvingsgegevens naar ofwel het ERP van de leverancier zodat die cashallocatie kan uitvoeren, ofwel naar de cashallocatie-oplossing van Billtrust.
Waarom het automatiseren van digitale betalingen belangrijk is
Papieren cheques zijn in de VS nog steeds een veelgebruikte betalingsmethode bij B2B. Kopers kiezen vaak voor cheques omdat daarbij alleen het adres van de leverancier ingevuld hoeft te worden. Maar de verwerking van papieren cheques is voor leveranciers langzamer en duurder (gelet op de extra overheadkosten, chequefraude, het overtikken van gegevens, en de langere DSO) dan de meeste digitale betalingsmethodes.
En nu het coronavirus het bedrijfsleven zo ingrijpend veranderd heeft, ligt er meer nadruk op het belang van efficiënte digitale betalingsprocessen.
Billtrust’s CEO, Flint Lane, zei het het beste: "In deze nieuwe situatie van debiteuren- en crediteuren teams die betalingen vanuit hun luie stoel initiëren en accepteren, passen papieren cheques gewoon niet in deze omgeving."
BPN is ontworpen om bedrijven te helpen het aandeel digitale betalingen te verhogen door de overname van het bedrag en de bijbehorende overschrijvingsgegevens tussen koper en leverancier te automatiseren, ongeacht of de betalingen worden gedaan via creditcard, ACH, of bankoverschrijving.
Zo automatiseer je digitale betalingen via meerdere kanalen
Business Payments Network automatiseert het B2B-betaalproces volledig, van het initiëren van de betaling tot het overmaken van geld en de kasopname.
BPN biedt contactloze betalingen met twee technologieën: de Digital Lockbox en Billtrust Cash Application.
De Digital Lockbox
De BPN Digital Lockbox-technologie automatiseert de acceptatie van betalingen en het ophalen van betalingsgegevens voor alle drie de elektronische betaalmethoden: Automated Clearing House (ACH), bankoverschrijving en creditcard.
Dit is geen sinecure. Automated Clearing House (ACH)- en bankoverschrijvingbetalingen staan erom bekend dat ze worden geleverd met ontkoppelde of ontbrekende overschrijvinggegevens, waardoor accounts receivable-professionals e-mails moeten doorspitten, inloggen op crediteurenportalen of contact moeten opnemen met inkopers voor gegevens.
De BPN Digital Lockbox kan automatisch betalingen ophalen die via e-mails, bestandsbijlage, crediteuren webportaal of een door de leverancier gehost selfserviceportaal zijn verzonden. De Digital Lockbox heeft een virtuele bankrekening die Billtrust gebruikt om ervoor te zorgen dat elke overschrijving in de Digital Lockbox gekoppeld kan worden aan elke dollar op de afrekenrekening van de leverancier.
Met de BPN Digital Lockbox kunnen leveranciers met groeiende aantallen kopers, die moeite hebben om alle betalingen te verwerken, verder groeien zonder dat daar extra middelen voor vereist zijn. En voor leveranciers die meer willen te doen met minder, maakt de BPN Digital Lockbox het mogelijk de betalingsaanvaarding te maximaliseren terwijl collega's tijd overhouden voor andere belangrijke taken.
Billtrust Cash Application
Billtrust's geautomatiseerde cash applicatie oplossing voltooit het touchless betalingsproces voor de leverancier. Zodra de Business Payments Network Digital Lockbox een transactie heeft opgenomen, stuurt het zo vaak als nodig is een geconsolideerd overschrijvingsbestand naar de leverancier.
Dit bestand kan direct in het ERP van de leverancier worden opgenomen voor de geldapplicatie. De meeste ERP's hebben een bepaalde mate van geautomatiseerde functionaliteit voor geldtoepassingen, maar ze zijn niet geoptimaliseerd voor deze taak - wat leidt tot lage matchingpercentages en overmatige handmatige verwerking van uitzonderingen.
Billtrust Cash Application is een gespecialiseerde oplossing die rechtstreeks aansluit op de overboekings- en factuurgegevens in het ERP van de leverancier. De voorspellende, geautomatiseerde matching-engine levert marktleidende matchpercentages op envelop- en itemniveau – met een nauwkeurigheid van bijna 100%.
Met de samenwerking tussen BPN Digital Lockbox en Billtrust Cash Application kunnen leveranciers eindelijk touchless, straight-through-processing realiseren op bijna al hun digitale betalingen.
Billtrust Cash Application is ook een handige oplossing voor de papieren cheques die leveranciers nog steeds ontvangen. Het vastleggen van cheques via een mobiele app of scanner en vervolgens gedigitaliseerd met behulp van Optical Character Recognition (OCR)-technologie neemt het meeste handmatige werk en de kosten van het verwerken van papieren cheques weg. Bovendien kunnen bedrijven betalingen met cheques accepteren zonder dat ze een cheque-scanner op een fysieke kantoorlocatie nodig hebben.
Zo verlaagt BPN de kosten van creditcardaanvaarding
Business Payments Network helpt leveranciers hun kosten voor het accepteren van kaarten te verlagen door het arbeidsloon te verminderen en door hen te helpen hun kredietkaartverwerkingskosten te verlagen.
De automatisering van de betalingsverwerking verlaagt de arbeidsvereisten doordat betalings- en overschrijvinggegevens die via de telefoon of e-mails worden doorgegeven, niet meer hoeven te worden ingevoerd. Het pakt ook PCI-compliance aan door veilige opslag van betalingsgegevens mogelijk te maken.
De verwerkingskosten voor creditcards worden verlaagd door betalingen te verwerken met gegevens van niveau 2 of niveau 3 - iets waar veel leveranciers zelf moeite mee hebben - wat tot lagere kosten leidt.
Transacties van Niveau 2 en 3 bevatten veel meer gegevens dan die van Niveau 1. Volgens de verwerkende instanties zijn transacties met meer gegevens veiliger en dus minder waarschijnlijk frauduleus of foutief, dus innen ze lagere kosten voor transacties van Niveau 2 en 3. Leveranciers kunnen tot wel 1% besparen op hun creditcardkosten.
Zo integreert BPN met dienstverleners voor crediteurenbeheer
Het groeiende gebruik van dienstverleners voor crediteurenbeheer onder kopers zorgt voor tal van uitdagingen voor debiteurenteams. Maar automatisering in debiteurenbeheer kan ook bijdragen aan betere klantrelaties tussen leveranciers en de dienstverleners voor crediteurenbeheer van hun klanten.
Billtrust Invoicing biedt leveranciers de technologie hun crediteurenportaal te automatiseren, waardoor ze niet meer hoeven in te loggen op de crediteurenportalen van elk van hun klanten om handmatig factuurgegevens in te voeren.
En met BPN kunnen leveranciers automatisch betalingen via portalen van dienstverleners voor crediteurenbeheer accepteren, of die betalingen nu via creditcard, ACH of bankoverschrijving gedaan worden. De BPN Digital Lockbox haalt het geld en de overschrijvingsgegevens op en stuurt het automatisch door naar de rekening en het ERP van de leverancier.
Een nieuwe status quo voor B2B-betalingen
Het B2B-betalingslandschap zal blijven evolueren en er zal altijd een mix zijn van verschillende digitale en papieren betaalkanalen. Maar de kracht van automatisering geeft accounts receivable-professionals de mogelijkheid om een irrationeel betalingsecosysteem te rationaliseren.
Met het Business Payments Network kunnen leveranciers en hun accounts receivable teams tijd en geld besparen op hun betalingsacceptatieprocessen. Ze kunnen de betalingsvoorkeuren van hun klanten beter honoreren. En ze kunnen hun DSO verlagen en de cashflow verbeteren.
Dankzij BPN zijn contactloze B2B-betalingen nu ook binnen handbereik. Als je meer wilt weten over hoe jouw bedrijf kan profiteren van BPN, vul dan het contactformulier op deze pagina in.
