Express Employment Professionals verlaagt de debiteurenkosten met 75%

Producten

Uitdaging: De constante afhandeling van uitzonderingen 

Express Employment Professionals helpt bedrijven sneller te bewegen met het slim inzetten van personeel. Achter de schermen was hun debiteurenoplossing echter niet geschikt voor de taak, waardoor ze op zoek gingen naar een partner voor volledige automatisering van de debiteurenadministratie. 

Het bedrijf had eerder met andere debiteurensoftware gewerkt, maar de resultaten waren ondermaats - met name als het ging om de processen voor het verwerken van betalingen die gebruikt werden om ACH-betalingen te matchen met de bijbehorende facturen. Hun matchingpercentages schommelden tussen de 20-30%, waardoor het debiteurenteam vast bleef zitten in voortdurende cycli van uitzonderingen afhandelen.  

Daarom gingen ze op zoek naar iets beters en dat vonden ze in Billtrust.  

"Na het zien van Billtrust's correlatiemogelijkheden voor ACH, hebben we de deal bezegeld," zei Angela Richards, Director of Corporate Accounting, Express Employment Professionals.  

Wat volgde was een meerjarige transformatie die hun accounts receivable-operatie opnieuw definieerde. 

Oplossing: AR-automatisering in 800 kantoren 

Net toen de transformatie van hun cash application begon, ontstond er een dringende behoefte om virtuele creditcardbetalingen te accepteren. Billtrust was vanaf de eerste dag flexibel en ondersteunend. 

"Ze hebben ons als eerste geholpen om onze creditcardcrisis op te lossen, zonder aarzelen," legt Richards uit. "Het was onze eerste echte test van de relatie en het bevestigde dat we de juiste partner hadden gekozen. Daarna gingen we verder waar we gebleven waren met het afboeken."  

Vanaf dat moment zette Express Employment zijn weg voort en ging het van online betalingen en cash application naar debiteurenbeheer en creditcard surcharging. Het doel: een alomvattend, gecentraliseerd accounts receivable-systeem bouwen dat de nauwkeurigheid, efficiëntie en het afboeken verbetert. 

Het Billtrust platform werd uitgerold over meer dan 800 kantoren, waarbij elk kantoor zijn eigen manier van invorderingen beheerde. "Billtrust werkte met ons samen om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen, en dat ging heel soepel," meldt Richards. 

Resultaat: eenvoudig centraal beheer en besparingen tot 75% 

Vandaag de dag verzorgt Billtrust bijna alle aspecten van de accounts receivable van de organisatie.  

"Afgezien van ons ERP-systeem, hebben we nog nooit al onze vorderingen via een systeem als dit laten lopen," zei Richards. "Billtrust heeft ons efficiëntie en flexibiliteit opgeleverd die we nooit hebben gehad. Het is een game-changer geweest." 

Nadat de Cash Application automatiseringsoplossing live ging, verdrievoudigde het bedrijf zijn ACH matchingpercentages, van 20-30% met de vorige leverancier naar 70% met Billtrust.  

Dit was de doorbraak in efficiëntie waar het team op had gewacht. Acht teamleden bespaarden alleen al minstens 5 uur per week op betalingsverwerkingsactiviteiten - naar schatting 2.000+ uur aan productiviteitswinst per jaar.  

"Ons matchingpercentage is verdrievoudigd en we besparen jaarlijks 2000 uur. Uitzonderingen die vroeger het grootste deel van de ochtend in beslag namen, zijn nu binnen enkele minuten gedaan", zei Richards. "Het heeft de stress verminderd, zorgde voor minder personeelsverloop en heeft het moreel en de manier waarop ons team functioneert volledig veranderd." 

Flexibiliteit, naleving, kostenbesparingen met Billtrust Payments 

Billtrust’s Payments oplossing gaf het team zowel flexibiliteit als naleving. Het berekenen van toeslagen (surcharging) kan worden aangepast voor elk klantsegment, wat bedrijven zoals Express Employment helpt om tegemoet te komen aan de unieke behoeften van hun belangrijkste klanten. Bovendien is PCI DSS-compliance een ingebouwde functie, waardoor het debiteurenteam minder wordt belast. 

"We moesten ervoor zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld was", legt Richards uit. "Billtrust gaf ons het vertrouwen dat we iets implementeerden dat volledig voldeed aan PCI DSS, maar toch aanpasbaar was voor onze klanten."  

En dan is er nog de kostenbesparing. Sinds de invoering van het programma voor surcharging heeft Express Employment de kosten voor het aanvaarden van creditcards met 75% verlaagd. De organisatie gebruikte deze besparingen meteen voor de uitbreiding van hun digitale accounts receivable transformatie en bood de Billtrust Collections automatiseringsoplossing aan alle 800 kantoren aan zonder extra budget te moeten voorzien. "Dat was een enorme overwinning," zei Richards, "vooral gezien de reikwijdte."  

Superieure collectie-ervaringen in 800+ kantoren  

Express Employment heeft 800+ onafhankelijk geëxploiteerde debiteurenkantoren. De implementatie had een logistieke nachtmerrie kunnen zijn, maar Billtrust zorgde voor een soepele overgang van begin tot eind. 

"Ik krijg nog steeds elke week e-mails van onze kantoren waarin ze zeggen hoe geweldig ze de Billtrust-tool vinden. Het is uiterst gebruiksvriendelijk en bespaart hen zoveel tijd", aldus Richards, die de flexibiliteit van de oplossing benadrukt. "Het zijn de kleine dingen die de ervaring naar een hoger niveau tillen, zoals het juiste briefpapier, verfijnde berichtgeving en kantoorspecifieke aanpassingen. Voor onze teams op het terrein maken die details het verschil." 

Het verschil wordt ook gevoeld door klanten. "We hebben veel goede feedback van klanten gekregen over de sjablonen," merkte Richards op. "Ze zijn professioneel, gemakkelijk te lezen en maken de communicatie veel soepeler." 

Wat brengt de toekomst? 

Dankzij het hechte partnerschap is Billtrust voor Express Employment de eerste halte geworden wanneer zich nieuwe uitdagingen - en kansen - voordoen. "We hebben het constant over de toekomst. De lijst is nog niet af, en Billtrust maakt altijd deel uit van het gesprek," verklaarde Richards.  

Een gebied waar ze bijzonder enthousiast over is, is Artificiële Intelligentie (AI).  

"AI verandert accounts receivable fundamenteel, en we weten dat Billtrust op dat gebied innoveert. We staan te popelen om te zien hoe dat uitpakt in de tools die we al gebruiken," zei ze. "Het Billtrust-platform is onze wereld geworden. Het is van cruciaal belang voor ons dagelijks werk, en het bepaalt de toekomst van onze accounts receivable.