Wanneer is Billtrust's Job Applicants Privacy Notice van toepassing?

Deze privacyverklaring (ook wel het "Privacybeleid" of de "Kennisgeving" genoemd) is alleen van toepassing op de persoonlijke gegevens van sollicitanten, potentiële kandidaten voor een baan en onze optionele wervingsprogramma's en evenementen (gezamenlijk "kandidaten" of "u" of "uw" genoemd) binnen het Verenigd Koninkrijk en/of de Europese Economische Ruimte. 

Billtrust kan jouw persoonlijke gegevens verwerken als gegevensbeheerder in verband met Billtrust wervingsprocessen en -programma's. In dit document kunnen de woorden "Billtrust" "wij" "ons" "onze" of het "bedrijf" worden gebruikt om te verwijzen naar BTRS Holdings Inc. en haar dochterondernemingen en/of filialen (ook aangeduid als het "bedrijf" of "Billtrust" of "wij" of "ons").

Persoonlijke informatie (ook wel "informatie", "gegevens" of "persoonlijke gegevens" genoemd) verwijst naar alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.  Bijvoorbeeld jouw naam, adres, e-mailadres, opleiding en werkachtergrond.

Deze kennisgeving maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst en kan op elk moment worden bijgewerkt. We zullen een herziene kennisgeving op onze website plaatsen als we substantiële updates doorvoeren. Het is belangrijk dat u deze Verklaring leest, zodat u weet hoe en waarom wij jouw persoonlijke gegevens gebruiken.

Welke informatie verzamelt Billtrust over u en waarom en hoe gebruiken we het?

Wij verzamelen gewoonlijk persoonlijke gegevens rechtstreeks van u, wanneer u bij ons solliciteert of wanneer u ons jouw sollicitatie stuurt, of van derden zoals professionele wervingsbureaus of vorige werkgevers.

We verzamelen alleen persoonlijke informatie die nodig is voor het doel waarvoor deze wordt verwerkt; En we zullen dergelijke informatie alleen eerlijk gebruiken, op een manier die in verhouding staat tot de beoogde doeleinden voor verwerking, en voor gespecificeerde en wettige doeleinden.  We zullen geen informatie verwerken op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden of met lokale wetten die van toepassing kunnen zijn.

We verstrekken de volgende lijst met persoonlijke informatie die we kunnen verzamelen, waar dit wettelijk is toegestaan:

• Contactgegevens, zoals jouw naam, e-mails, persoonlijk telefoon- of mobiel nummer, werk- en/of thuisadres en andere zakelijke contactgegevens;

  Identificatiegegevens die vereist zijn onder de toepasselijke immigratiewetten, zoals jouw nationaliteit, visum, informatie over werkvergunningen, door de overheid uitgegeven identificatiegegevens, immigratiestatus en andere informatie waarmee wij jouw arbeidsgeschiktheid onder de immigratiewetten kunnen verifiëren, foto's of andere soortgelijke identificatiegegevens;
• Biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, waaronder geslacht, leeftijd, geboortedatum, beroepsgeschiedenis, gewenst type werk, bereidheid om te verhuizen, sociale-mediaprofielen en -activiteit, informatie in jouw bedrijfsbiografie, gesproken talen, nationaliteit;
• Arbeidsgegevens, waaronder werkgeschiedenis, eerdere werkgevers, functies, data, functietitel en functie, werkstatus, pre-employment screenings indien toegestaan door de wet, salaris en andere voordelen, werkprestaties en andere capaciteiten, en cv's;
• Opleidings- en sollicitatiegegevens, zoals opleidingen/kwalificaties, cv's en cv's;
• Vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisinformatie, zoals huidige en verwachte salaris- en bonusgegevens;
• Prestatie-informatie, zoals feedback van werkgevers;

• Gevoelige informatie, zoals gezondheidsinformatie over handicaps en/of antecedentenonderzoek indien wettelijk toegestaan;

De wettelijke basis voor onze verwerking van persoonsgegevens, die geen speciale categorie van persoonsgegevens is, is:


• om op jouw verzoek stappen te ondernemen voordat een contract met u wordt uitgevoerd;
• om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen;
• om jouw vitale belangen of de vitale belangen van een andere persoon te beschermen of
• voor onze legitieme belangen en dat belang niet zwaarder weegt dan jouw eigen belangen.  


Wij verwerken speciale categorieën van persoonlijke gegevens alleen wanneer u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven of voor het uitvoeren van de wettelijke verplichtingen en het uitoefenen van specifieke rechten van Billtrust of uzelf met betrekking tot tewerkstelling.


In de onderstaande tabel beschrijven we de doeleinden waarvoor we informatie over u verzamelen en gebruiken.

Doel	Beschrijving van het doel	Categorieën van persoonlijk Informatie	Rechtsgrondslag voor EU- en Britse werknemers
Prospectie van kandidaten en verdere communicatie tijdens het rekruteringsproces	Wij verwerken jouw persoonsgegevens om potentiële kandidaten voor een vacante functie of voor een mogelijk dienstverband te identificeren. Als jouw profiel overeenkomt, verwerken wij de persoonlijke gegevens om met de kandidaten te communiceren.	Contactgegevens zoals hierboven beschreven.	Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren en het wervingsproces te beheren.
meting	Wij verwerken jouw persoonlijke gegevens om de geschiktheid van jouw kandidatuur voor onze vacatures te beoordelen.	Contactgegevens, biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, arbeidsgegevens en opleidings- en sollicitatiegegevens zoals hierboven vermeld.	Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren en het wervingsproces te beheren.
Verificatie van informatie	Wij verwerken jouw persoonsgegevens om door jou verstrekte of door ons over u verzamelde informatie te verifiëren (indien van toepassing), om fouten, fraude en/of andere gevolgen van onjuiste informatie te voorkomen.	Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisinformatie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren en het wervingsproces te beheren. Noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Aanstelling van nieuw personeel	Wij verwerken jouw persoonlijke gegevens om nieuw personeel aan te stellen.	Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisinformatie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren, het wervingsproces te beheren en het personeel correct aan te stellen. Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst. Om jouw vitale belangen of de vitale belangen van een andere persoon te beschermen.
Beheer van middelen en personeelsplanning	Wij verwerken jouw persoonsgegevens om human resources, personeelsplanning en activiteiten te beheren.	Arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, informatie over vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren, het wervingsproces te beheren en het personeel correct aan te stellen. Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst.
Naleving van wetten	Waar dit wettelijk is toegestaan, verwerken wij jouw persoonsgegevens om te voldoen aan de vereisten en praktijken op het gebied van diversiteit en inclusie en om te voldoen aan een wettelijke verplichting (inclusief verplichtingen onder de arbeidswetgeving).	Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, informatie over vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie, prestatie-informatie Biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

In het algemeen bewaart Billtrust jouw gegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Onze bewaartermijnen zijn gebaseerd op zakelijke behoeften en wettelijke vereisten. Naast het gebruik van jouw gegevens voor de functie waarvoor u solliciteert, kan Billtrust uw gegevens bewaren en gebruiken om u voor andere functies te overwegen. Tenzij dit vereist is voor fiscale of andere wettelijke doeleinden, worden jouw gegevens maximaal 12 maanden bewaard (of minder indien wettelijk vereist). Indien u niet in aanmerking wilt komen voor andere functies of indien u wenst dat uw gegevens worden verwijderd, verzoeken wij u contact op te nemen met: [email protected].
Indien u een aanbod van ons aanvaardt, worden alle relevante persoonlijke gegevens die tijdens jouw pre-dienstverband zijn verzameld, opgenomen in jouw personeelsdossier en bewaard in overeenstemming met de specifieke vereisten van het betreffende land.

Wanneer en hoe delen wij uw persoonsgegevens?

Billtrust verkoopt in geen geval uw persoonlijke informatie.

Jouw informatie wordt alleen gedeeld als dit noodzakelijk is en wordt beperkt tot wat noodzakelijk is.

Als wereldwijd bedrijf kunnen wij jouw persoonlijke gegevens binnen onze organisatie delen met interne werknemers die deelnemen aan het wervingsproces, inclusief filialen onder het beheer van onze moedermaatschappij, voor doeleinden die in overeenstemming zijn met deze Verklaring. Jouw gegevens kunnen worden opgeslagen en verwerkt buiten het land of de regio waar ze oorspronkelijk zijn verzameld, inclusief de Verenigde Staten.

Waar nodig kan jouw persoonlijke informatie gedeeld worden met externe dienstverleners, bijvoorbeeld interview- en beoordelingsdiensten, dienstverleners op het gebied van antecedentenonderzoek en arbeidscontroles.

In sommige gevallen kunnen derden rechtstreeks gegevens van jou verzamelen, in welk geval de voorwaarden van hun privacybeleid van toepassing zijn.

Waar nodig kan jouw persoonlijke informatie worden gedeeld met openbare en overheidsinstanties, waaronder (i) verplichte verzoeken in verband met de nationale veiligheid of wetshandhaving of (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen, of (iii) om jouw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen.

Hoe worden persoonlijke gegevens beschermd?

Billtrust heeft passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonlijke informatie te beschermen tegen onwettige of onbedoelde vernietiging, verlies, schade, openbaarmaking of toegang, evenals alle andere vormen van onwettige verwerking.  Ons interne Informatiebeveiligingsbeleid vereist dat werknemers die toegang hebben tot jouw gegevens zich houden aan de normen zoals daarin beschreven.

De toegang tot Persoonsgegevens binnen het Bedrijf is beperkt tot degenen die de informatie nodig hebben voor de hierboven beschreven doeleinden, en kan personeel omvatten in HR, IT, Compliance, Juridische Zaken en Interne Audit.  Al het personeel heeft over het algemeen toegang tot jouw contactgegevens, zoals jouw naam en e-mailadres.

Wij kunnen derden inschakelen om persoonlijke gegevens te verwerken voor en namens Billtrust. We eisen van dergelijke derden dat ze Persoonsgegevens verwerken en strikt volgens onze instructies handelen en passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens beschermd blijven.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere groepsmaatschappijen, IT-providers en andere derde partijen in andere landen. De landen in de Europese Economische Ruimte worden geacht hetzelfde niveau van bescherming te bieden aan persoonlijke informatie. Wanneer we persoonlijke informatie overdragen of delen met anderen buiten de Europese Economische Ruimte, zullen we ervoor zorgen dat wij en de personen of bedrijven aan wie we deze overdragen, ermee instemmen deze te beschermen tegen ongepast gebruik of openbaarmaking, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming door middel van standaardcontractbepalingen of andere passende mechanismen.

Het Bedrijf heeft procedures ingesteld om vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging aan te pakken en zal jou en alle toepasselijke regelgevende instanties op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op jouw Persoonlijke Informatie indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Uw rechten

U hebt mogelijk de volgende rechten:

• Recht op toegang tot gegevens - het recht om geïnformeerd te worden over de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren.
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde soorten verwerking, bijvoorbeeld met betrekking tot direct marketing.
• Recht op rectificatie van persoonsgegevens – Dit betekent dat onjuiste gegevens moeten worden gecorrigeerd.
• Recht op wissen of recht om vergeten te worden - In beperkte omstandigheden hebt u het recht om gegevens te laten wissen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid – je hebt het recht om bepaalde soorten informatie te ontvangen in een formaat dat overgedragen kan worden naar een andere dienstverlener.
• Recht op beperking van de verwerking - In beperkte omstandigheden kunt u verzoeken dat (een deel van) jouw persoonlijke gegevens niet langer beschikbaar zijn voor bepaalde gebruikers.

Indien u vragen of klachten heeft over deze verklaring, kunt u schriftelijk contact met ons opnemen via [email protected].

Als u van mening bent dat wij uw klacht of bezorgdheid niet voldoende hebben behandeld, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over het verzamelen en gebruiken van jouw persoonlijke gegevens door ons.  Contactgegevens voor gegevensbeschermingsautoriteiten in de Europese Economische Ruimte zijn hier beschikbaar (contactgegevens van de EER); de contactgegevens van de gegevensbeschermingsautoriteit in het Verenigd Koninkrijk zijn hier beschikbaar (contactgegevens in het Verenigd Koninkrijk).