1.0 When does Billtrust’s Job Applicants Privacy Notice apply?
This privacy notice (also referred to as the “Privacy Policy” or “Notice”) only applies to the personal data of job applicants, potential candidates for employment, and our optional recruiting programs and events (collectively referred to as “candidates” or “you” or “your”) within the European Union (EU), the European Economic Area (EEA), Switzerland, and the United Kingdom.
Billtrust may process your personal data as data controller in connection with Billtrust recruitment processes and programs. Throughout this document the words “Billtrust” “we” “us” “our” or the “Company” may be used to refer to BTRS Holdings Inc., and its subsidiaries and/or affiliates (also referred to as the “Company” or “Billtrust” or “we” or “us”).
Personal Information (also referred to as “information”, “data” or “Personal Data”) refers to all information that relates to an identified or identifiable individual. For example, your name, address, email address, education, and employment background.
This Notice does not form part of a contract of employment and may be updated at any time. We will post a revised Notice on our website if we make any substantial updates. It is important you read this Notice, so that you are aware of how and why we are using your personal information.
2.0 What information does Billtrust collect about you and why and how do we use it?
Wij verzamelen gewoonlijk persoonlijke gegevens rechtstreeks van u, wanneer u bij ons solliciteert of wanneer u ons jouw sollicitatie stuurt, of van derden zoals professionele wervingsbureaus of vorige werkgevers.
We verzamelen alleen persoonlijke informatie die nodig is voor het doel waarvoor deze wordt verwerkt; En we zullen dergelijke informatie alleen eerlijk gebruiken, op een manier die in verhouding staat tot de beoogde doeleinden voor verwerking, en voor gespecificeerde en wettige doeleinden. We zullen geen informatie verwerken op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden of met lokale wetten die van toepassing kunnen zijn.
We verstrekken de volgende lijst met persoonlijke informatie die we kunnen verzamelen, waar dit wettelijk is toegestaan:
- Contact information, such as your name, email address, personal telephone or mobile number, work and/or home address, and other business contact details;
- Identification information required under applicable Immigration laws, such as your nationality, visa, right to work permit information, government-issued identification information, immigration status and other information that would allow us to verify your employment eligibility under immigration laws, photographs, or other similar identifiers;
- Biographical information, lifestyle and social circumstances, including gender, age, date of birth, professional history, type of employment desired, willingness to relocate, social media profiles and activity, information in your company biography, languages spoken, nationality;
- Employment details, including work history, previous employers, positions, dates, job title and function, work status, pre-employment screenings where permitted by law, salary and other benefits, job performance and other capabilities, and CVs;
- Education and application details, such as education/qualifications, CVs and resumes;
- Compensation, benefits and payroll information, such as current and expected salary and bonus details;
- Performance information, such as employer feedback;
- Sensitive Information, such as health information regarding disabilities and/or background screening where permitted by law;
De wettelijke basis voor onze verwerking van persoonsgegevens, die geen speciale categorie van persoonsgegevens is, is:
- om op jouw verzoek stappen te ondernemen voordat een contract met u wordt uitgevoerd;
- om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen;
- om jouw vitale belangen of de vitale belangen van een andere persoon te beschermen of
- voor onze gerechtvaardigde belangen en dat jouw belangen niet zwaarder wegen dan onze belangen.
Wij verwerken speciale categorieën persoonsgegevens uitsluitend wanneer u daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven of wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van Billtrust of uzelf met betrekking tot het dienstverband.
In de onderstaande tabel beschrijven we de doeleinden waarvoor we informatie over u verzamelen en gebruiken.
| Doel | Beschrijving van het doel | Categorieën van persoonlijk Informatie | Rechtsgrondslag voor EU- en Britse werknemers |
|---|---|---|---|
| Prospectie van kandidaten en verdere communicatie tijdens het rekruteringsproces | We process your personal data to identify potential candidates for a vacant position or for potential employment. In case your profile would match we will process the personal data to communicate with the candidates. | Contactgegevens zoals hierboven beschreven. | Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren en het wervingsproces te beheren. |
| meting | Wij verwerken jouw persoonlijke gegevens om de geschiktheid van jouw kandidatuur voor onze vacatures te beoordelen. | Contactgegevens, biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, arbeidsgegevens en opleidings- en sollicitatiegegevens zoals hierboven vermeld. | Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren en het wervingsproces te beheren. |
| Verificatie van informatie | Wij verwerken jouw persoonsgegevens om door jou verstrekte of door ons over u verzamelde informatie te verifiëren (indien van toepassing), om fouten, fraude en/of andere gevolgen van onjuiste informatie te voorkomen. | Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisinformatie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld. | Legitimate interest to carry out recruitment procedure and manage hiring process. Necessity to comply with a legal obligation. |
| Aanstelling van nieuw personeel | Wij verwerken jouw persoonlijke gegevens om nieuw personeel aan te stellen. | Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisinformatie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld. | Legitimate interest to carry out recruitment procedure, manage hiring process and appoint workforce correctly. Necessity for performance of a contract. To protect your vital interests or the vital interests of another person. |
| Beheer van middelen en personeelsplanning | Wij verwerken jouw persoonsgegevens om human resources, personeelsplanning en activiteiten te beheren. | Arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, informatie over vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld. | Legitimate interest to carry out recruitment procedure, manage hiring process and appoint workforce correctly. Necessity for performance of a contract. |
| Naleving van wetten | To the extent permitted by law in the relevant country, we process your personal data to comply with diversity and inclusion requirements and practices and with a legal obligation (including obligations under employment law). | Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, informatie over vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie, prestatie-informatie Biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, gevoelige informatie zoals hierboven vermeld. | Noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting. |
3.0 For how long do we retain your personal information?
In general, Billtrust retains your information for no longer than is necessary for the purposes for which the information is collected. Our retention periods are based on business needs and legal requirements. In addition to using applicant data for the position for which you have applied, Billtrust may retain and use your data to consider you for other positions. Unless required for tax or other legal purposes, your data will be retained for a maximum of 12 months (or less where required by law). If you do not want to be considered for other positions or would like to have your data erased, please contact:
[email protected] If you accept an offer of employment by us, any relevant personal information collected during your pre-employment period will become part of your personnel records and will be retained in accordance with specific country requirements.
4.0 When and how do we share your personal information?
Billtrust verkoopt in geen geval uw persoonlijke informatie.
Jouw informatie wordt alleen gedeeld als dit noodzakelijk is en wordt beperkt tot wat noodzakelijk is.
As a global company, we may share your personal information within our organization with internal employees who participate in the recruitment process and with subsidiaries and affiliates under the control of our corporate parent, for purposes consistent with this Notice. Your information may be stored and processed outside of the country or region where it was originally collected including the United States.
Waar nodig kan jouw persoonlijke informatie gedeeld worden met externe dienstverleners, bijvoorbeeld interview- en beoordelingsdiensten, dienstverleners op het gebied van antecedentenonderzoek en arbeidscontroles.
In sommige gevallen kunnen derden rechtstreeks gegevens van jou verzamelen, in welk geval de voorwaarden van hun privacybeleid van toepassing zijn.
Waar nodig kan jouw persoonlijke informatie worden gedeeld met openbare en overheidsinstanties, waaronder (i) verplichte verzoeken in verband met de nationale veiligheid of wetshandhaving of (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen, of (iii) om jouw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen.
5.0 Transfer of EU, Switzerland and UK Personal Information
The Company may disclose EU, Switzerland and UK Personal Information outside of the EU, Switzerland and UK to fulfil the purposes described above. This may include transferring EU, Switzerland and UK Personal Information to other countries (including countries other than where an EU, Switzerland and UK Employee is based and located outside the European Economic Area (“EEA”), Switzerland and UK) that have different data protection regimes and which are not deemed to provide an adequate level of protection for EU, Switzerland and UK Personal Information. To ensure that your EU, Switzerland and UK Personal Information is sufficiently protected when transferred outside the EEA, Switzerland and UK the Company has put in place appropriate safeguards in place, such as data transfer agreements incorporating the EU’s standard contractual clauses and reliance on the Data Privacy Framework.
6.0 EU – U.S. Data Privacy Framework
BTRS Holdings Inc. with its covered entity, Factor Systems LLC d/b/a Billtrust (“Billtrust”) complies with the EU-U.S. Data Privacy Framework (“EU-U.S. DPF”), the UK Extension to the EU-U.S. DPF, and the Switzerland-U.S. Data Privacy Framework (“Swiss-U.S. DPF”) as set forth by the U.S. Department of Commerce. We have certified to the U.S. Department of Commerce that we adhere to the EU-U.S. Data Privacy Framework Principles with regard to the processing of job applicant Personal Data received from the European Union in reliance on the EU-U.S. DPF and from the United Kingdom (and Gibraltar) in reliance on the UK Extension to the EU-U.S. DPF. We have also certified to the U.S. Department of Commerce that we adhere to the Swiss-U.S. Data Privacy Framework Principles with regard to the processing of job applicant Personal Data received from Switzerland in reliance on the Swiss-U.S. DPF (collectively, the “DPF Principles”). To learn more about the DPF, and to view our certification, please visit https://www.dataprivacyframework.gov/, and https://www.dataprivacyframework.gov/list
search, respectively. Billtrust commits to applying the DPF’s Principles to all Personal Information covered by this Notice that Billtrust receives in the U.S. from the European Economic Area member countries, the United Kingdom, and Switzerland in reliance on the respective DPF. Billtrust is subject to the investigatory and enforcement powers of the United States Federal Trade Commission.
6.1 Accountability for Onward Transfers
Billtrust may share job applicant Personal Data with our service providers and suppliers (“Agents”) as described in Section 6.0, above for the purposes described in Section 4.0 above and to support our job applicant needs. Billtrust will obtain assurances from our Agents that they will safeguard job applicant Personal Data consistent with this DPF Notice and will use and transfer of job applicant Personal Data only for limited and specific purposes. Billtrust maintains contracts with our Agents obligating the Agent to provide at least the same level of protection as is required by the relevant DPF Principles. Billtrust remains liable for the protection of your Personal Data that we transfer to our agents, except to the extent that we are not responsible for the event giving rise to any unauthorized or inappropriate processing.
6.2 Choice and Access
The information we collect under this Notice is only shared with third parties for the purposes described in this notice. We will not share data with third parties in a way that is incompatible with the purposes for which your information has been collected (as described in this Notice). If Billtrust ever intends to transfer job applicant Personal Data to non-agent third parties acting as controllers, or for a purpose not described in this notice, Billtrust will apply the Notice and Choice Principles, unless a specific exception applies under European data protection law applies, and will obtain assurance from such parties that they will provide the same level of protection as is required under the DPF Principles. Such Choice Principle will allow you to opt out of or limit any such transfer, and exercising this choice will not be used against you (e.g. to restrict employment opportunities or to take any punitive action against you). Please see Section 8, below, for more information about your right to Access.
6.3 Required Disclosure
In bepaalde omstandigheden kan Billtrust verplicht zijn om uw persoonsgegevens openbaar te maken naar aanleiding van wettige verzoeken van overheidsinstanties, waaronder om te voldoen aan vereisten rondom nationale veiligheid, het algemeen belang of rechtshandhaving. Het naleven van de DPF-beginselen door Billtrust kan in deze gevallen beperkt worden: (a) tot wat noodzakelijk is om te voldoen aan de geldende vereisten rondom nationale veiligheid, het algemeen belang of rechtshandhaving; (b) in gevallen wanneer er wetten, overheidsregels of rechterlijke uitspraken zijn die conflicterende verplichtingen of expliciete machtigingen met zich meebrengen; of (c) als er specifieke wettelijke uitzonderingen of afwijkingen van toepassing zijn.
7.0 How is personal information protected?
Billtrust heeft passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonlijke informatie te beschermen tegen onwettige of onbedoelde vernietiging, verlies, schade, openbaarmaking of toegang, evenals alle andere vormen van onwettige verwerking. Ons interne Informatiebeveiligingsbeleid vereist dat werknemers die toegang hebben tot jouw gegevens zich houden aan de normen zoals daarin beschreven.
De toegang tot Persoonsgegevens binnen het Bedrijf is beperkt tot degenen die de informatie nodig hebben voor de hierboven beschreven doeleinden, en kan personeel omvatten in HR, IT, Compliance, Juridische Zaken en Interne Audit. Al het personeel heeft over het algemeen toegang tot jouw contactgegevens, zoals jouw naam en e-mailadres.
Wij kunnen derden inschakelen om persoonlijke gegevens te verwerken voor en namens Billtrust. We eisen van dergelijke derden dat ze Persoonsgegevens verwerken en strikt volgens onze instructies handelen en passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens beschermd blijven.
Wij kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere groepsmaatschappijen, IT-providers en andere derde partijen in andere landen. De landen in de Europese Economische Ruimte worden geacht hetzelfde niveau van bescherming te bieden aan persoonlijke informatie. Wanneer we persoonlijke informatie overdragen of delen met anderen buiten de Europese Economische Ruimte, zullen we ervoor zorgen dat wij en de personen of bedrijven aan wie we deze overdragen, ermee instemmen deze te beschermen tegen ongepast gebruik of openbaarmaking, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming door middel van standaardcontractbepalingen of andere passende mechanismen.
Het Bedrijf heeft procedures ingesteld om vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging aan te pakken en zal jou en alle toepasselijke regelgevende instanties op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op jouw Persoonlijke Informatie indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
8.0 Your Rights
U hebt mogelijk de volgende rechten:
- Recht op toegang tot gegevens - het recht om geïnformeerd te worden over de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren.
- Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde soorten verwerking, bijvoorbeeld met betrekking tot direct marketing.
- Recht op rectificatie van persoonsgegevens – Dit betekent dat onjuiste gegevens moeten worden gecorrigeerd.
- Recht op wissen of recht om vergeten te worden - In beperkte omstandigheden hebt u het recht om gegevens te laten wissen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid – je hebt het recht om bepaalde soorten informatie te ontvangen in een formaat dat overgedragen kan worden naar een andere dienstverlener.
- Recht op beperking van de verwerking - In beperkte omstandigheden kunt u verzoeken dat (een deel van) jouw persoonlijke gegevens niet langer beschikbaar zijn voor bepaalde gebruikers.
If you have any queries or complaints about this Notice, please contact us in writing at [email protected].
If you feel we have not sufficiently addressed your complaint or concern, you have the right to complain to a data protection authority about our collection and use of your personal information. Contact details for data protection authorities in the European Economic Area are available here); contact details for data protection authority in the United Kingdom are available here).
9.0 Recourse, Enforcement and Liability
Billtrust moedigt personen aan om eventuele problemen te melden via de onderstaande contactgegevens. Billtrust zal klachten en geschillen met betrekking tot de verzameling, het gebruik en de openbaarmaking van persoonsgegevens voor zover mogelijk binnen 45 dagen onderzoeken en proberen op te lossen in overeenstemming met de DPF-beginselen.
If a complaint or dispute cannot be resolved through Billtrust’s internal processes, Billtrust has agreed to cooperate with the EU and UK data protection authorities and the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner to provide appropriate recourse free of charge to you. Billtrust will participate in the dispute resolution procedures of the panel established by such data protection authorities for this purpose.
If your dispute or complaint related to your Personal Data that we received in reliance on the EU-U.S. DPF or Swiss-U.S. DPF cannot be resolved by us, nor through the dispute resolution mechanism mentioned above, you may have the right to require that we enter into binding arbitration with you under the Data Privacy Framework “Recourse, Enforcement and Liability” Principle and Annex I of the Data Privacy Framework.
10.0 Questions or Complaints
Billtrust has a privacy team to oversee compliance with this Notice. Please contact [email protected] with any questions or complaints regarding this Notice or the Company’s privacy practices. If you feel we have not sufficiently addressed your complaint or concern, you have the right to complain to a data protection authority about our collection and use of your personal information. Contact details for data protection authorities in the European Economic Area are available here; contact details for data protection authority in the United Kingdom are available here; contact details for the Federal Data Protection and Information Commissioner are available here.