Sollicitant Privacyverklaring

1.0 Wanneer is de privacyverklaring van Billtrust voor sollicitanten van toepassing?

Deze privacyverklaring (ook wel het „Privacybeleid” of „Verklaring” genoemd) is alleen van toepassing op de persoonsgegevens van sollicitanten, potentiële kandidaten voor een baan en onze optionele wervingsprogramma's en evenementen (gezamenlijk aangeduid als „kandidaten” of „u” of „jouw”) binnen de Europese Unie (EU), de Europese Economische Ruimte (EER), Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk.

Billtrust kan jouw persoonsgegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke in verband met wervingsprocessen en -programma's van Billtrust. In dit document kunnen de woorden "Billtrust" "wij/we", "ons", "onze" of het "bedrijf" worden gebruikt om te verwijzen naar BTRS Holdings Inc. en haar dochterondernemingen en/of filialen (ook aangeduid als het "bedrijf" of "Billtrust" of "wij/we" of "ons").

Persoonlijke informatie (ook wel "informatie", "gegevens" of "persoonsgegevens" genoemd) verwijst naar alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar individu.  Bijvoorbeeld jouw naam, adres, e-mails, opleiding en arbeidsachtergrond.

Deze kennisgeving maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst en kan op elk moment worden bijgewerkt.  We zullen een herziene Kennisgeving op onze website plaatsen als we wezenlijke updates doorvoeren.  Het is belangrijk dat u deze kennisgeving leest, zodat u weet hoe en waarom we uw persoonsgegevens gebruiken.

2.0 Welke informatie verzamelt Billtrust over jouw en waarom en hoe gebruiken we die?

Wij verzamelen gewoonlijk persoonlijke gegevens rechtstreeks van u, wanneer u bij ons solliciteert of wanneer u ons jouw sollicitatie stuurt, of van derden zoals professionele wervingsbureaus of vorige werkgevers.

We verzamelen alleen persoonlijke informatie die nodig is voor het doel waarvoor deze wordt verwerkt; En we zullen dergelijke informatie alleen eerlijk gebruiken, op een manier die in verhouding staat tot de beoogde doeleinden voor verwerking, en voor gespecificeerde en wettige doeleinden.  We zullen geen informatie verwerken op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden of met lokale wetten die van toepassing kunnen zijn.

We verstrekken de volgende lijst met persoonlijke informatie die we kunnen verzamelen, waar dit wettelijk is toegestaan:

• Contactinformatie, zoals jouw naam, e-mails, persoonlijke telefoon- of gsm-nummer, werk- en/of huisadres en andere zakelijke contactgegevens;
• Identificatiegegevens die vereist zijn op grond van de toepasselijke immigratiewetgeving, zoals jouw nationaliteit, visum, informatie over het recht op een werkvergunning, door de overheid uitgegeven identificatiegegevens, immigratiestatus en andere informatie waarmee we kunnen controleren of je in aanmerking komt voor een baan op grond van immigratiewetgeving, foto's of andere soortgelijke identificatiegegevens;
• Biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, waaronder geslacht, leeftijd, geboortedatum, professionele geschiedenis, gewenste soort baan, bereidheid om te verhuizen, profielen en activiteiten op sociale media, informatie in de biografie van jouw bedrijf, gesproken talen, nationaliteit;
• Arbeidsgegevens, waaronder werkgeschiedenis, vorige werkgevers, functies, data, functietitel en functie, werkstatus, screenings voor indiensttreding waar wettelijk toegestaan, salaris en andere voordelen, werkprestaties en andere mogelijkheden, en cv's;
• Opleidings- en sollicitatiegegevens, zoals opleiding/kwalificaties, cv's en cv's;
• Informatie over beloning, voordelen en loonadministratie, zoals huidig en verwacht salaris en bonusgegevens;
• Prestatie-informatie, zoals feedback van de werkgever;
• Gevoelige informatie, zoals gezondheidsinformatie over handicaps en/of achtergrondscreening waar wettelijk toegestaan;

De wettelijke basis voor onze verwerking van persoonsgegevens, die geen speciale categorie van persoonsgegevens is, is:

• om op jouw verzoek stappen te ondernemen voordat een contract met u wordt uitgevoerd;
• om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen;
• om jouw vitale belangen of de vitale belangen van een andere persoon te beschermen of
• voor onze gerechtvaardigde belangen en dat jouw belangen niet zwaarder wegen dan onze belangen.

Wij verwerken speciale categorieën persoonsgegevens uitsluitend wanneer u daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven of wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van Billtrust of uzelf met betrekking tot het dienstverband.

In de onderstaande tabel beschrijven we de doeleinden waarvoor we informatie over u verzamelen en gebruiken.

Doel	Beschrijving van het doel	Categorieën van persoonlijk Informatie	Rechtsgrondslag voor EU- en Britse werknemers
Prospectie van kandidaten en verdere communicatie tijdens het rekruteringsproces	We verwerken jouw persoonsgegevens om potentiële kandidaten te identificeren voor een vacature of voor een mogelijke baan. In het geval dat jouw profiel overeenkomt, verwerken we de persoonlijke gegevens om met de kandidaten te communiceren.	Contactgegevens zoals hierboven beschreven.	Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren en het wervingsproces te beheren.
meting	Wij verwerken jouw persoonlijke gegevens om de geschiktheid van jouw kandidatuur voor onze vacatures te beoordelen.	Contactgegevens, biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, arbeidsgegevens en opleidings- en sollicitatiegegevens zoals hierboven vermeld.	Legitiem belang om de wervingsprocedure uit te voeren en het wervingsproces te beheren.
Verificatie van informatie	Wij verwerken jouw persoonsgegevens om door jou verstrekte of door ons over u verzamelde informatie te verifiëren (indien van toepassing), om fouten, fraude en/of andere gevolgen van onjuiste informatie te voorkomen.	Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisinformatie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Legitiem belang om het wervingsproces uit te voeren en het wervingsproces te beheren. Noodzaak om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
Aanstelling van nieuw personeel	Wij verwerken jouw persoonlijke gegevens om nieuw personeel aan te stellen.	Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisinformatie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Legitiem belang om het wervingsproces uit te voeren, het wervingsproces te beheren en personeel correct aan te stellen. Noodzaak voor de uitvoering van een contract. Om jouw vitale belangen of die van iemand anders te beschermen.
Beheer van middelen en personeelsplanning	Wij verwerken jouw persoonsgegevens om human resources, personeelsplanning en activiteiten te beheren.	Arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, informatie over vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Legitiem belang om het wervingsproces uit te voeren, het wervingsproces te beheren en personeel correct aan te stellen. Noodzaak voor de uitvoering van een contract.
Naleving van wetten	Voor zover wettelijk toegestaan in het desbetreffende land, verwerken wij jouw persoonsgegevens om te voldoen aan de vereisten en praktijken op het gebied van diversiteit en inclusie en om te voldoen aan een wettelijke verplichting (waaronder verplichtingen op grond van de arbeidswetgeving).	Contactgegevens, arbeidsgegevens, opleidings- en sollicitatiegegevens, informatie over vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie, prestatie-informatie Biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

3.0 Hoe lang bewaren we jouw persoonlijke gegevens?

Over het algemeen bewaart Billtrust jouw informatie niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de informatie wordt verzameld. Onze retentieperiodes zijn gebaseerd op de behoeften van het bedrijf en wettelijke vereisten.  Naast het gebruik van sollicitatiegegevens voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd, kan Billtrust uw gegevens bewaren en gebruiken om u te overwegen voor andere functies. Tenzij dit vereist is voor fiscale of andere juridische doeleinden, worden jouw gegevens maximaal 12 maanden bewaard (of minder indien wettelijk vereist). Als u niet in aanmerking wilt komen voor andere functies of als u jouw gegevens wilt laten wissen, neem dan contact op met:

[email protected] Als je een werkaanbod van ons accepteert, wordt alle relevante persoonlijke informatie die tijdens je periode vóór de indiensttreding is verzameld, onderdeel van jouw personeelsdossier en bewaard in overeenstemming met de specifieke landvereisten.

4.0 Wanneer en hoe delen we jouw persoonlijke informatie?

Billtrust verkoopt in geen geval uw persoonlijke informatie.

Jouw informatie wordt alleen gedeeld als dit noodzakelijk is en wordt beperkt tot wat noodzakelijk is.

Als internationaal bedrijf kunnen we jouw persoonlijke informatie binnen onze organisatie delen met interne werknemers die deelnemen aan het wervingsproces en met dochterondernemingen en filialen die onder de controle staan van onze moedermaatschappij, voor doeleinden die in overeenstemming zijn met deze verklaring. Jouw informatie kan worden opgeslagen en verwerkt buiten het land of de regio waar ze oorspronkelijk zijn verzameld, waaronder de Verenigde Staten.

Waar nodig kan jouw persoonlijke informatie gedeeld worden met externe dienstverleners, bijvoorbeeld interview- en beoordelingsdiensten, dienstverleners op het gebied van antecedentenonderzoek en arbeidscontroles.

In sommige gevallen kunnen derden rechtstreeks gegevens van jou verzamelen, in welk geval de voorwaarden van hun privacybeleid van toepassing zijn.

Waar nodig kan jouw persoonlijke informatie worden gedeeld met openbare en overheidsinstanties, waaronder (i) verplichte verzoeken in verband met de nationale veiligheid of wetshandhaving of (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen, of (iii) om jouw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen.

5.0 Overdracht van persoonlijke informatie uit de EU, Zwitserland en het VK

Het bedrijf kan persoonsgegevens uit de EU, Zwitserland en het VK buiten de EU, Zwitserland en het VK bekendmaken om de hierboven beschreven doeleinden te vervullen. Dit kan het overdragen van persoonsgegevens uit de EU, Zwitserland en het VK naar andere landen omvatten (met inbegrip van landen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER"), Zwitserland en het VK waar een werknemer uit de EU, Zwitserland en het VK gevestigd is) waar andere gegevensbeschermingsregelingen gelden en die niet geacht worden een passend beschermingsniveau te bieden voor persoonsgegevens uit de EU, Zwitserland en het VK. Om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens uit de EU, Zwitserland en het VK voldoende wordt beschermd wanneer deze worden overgedragen naar landen buiten de EER, Zwitserland en het VK, heeft het bedrijf passende voorzorgsmaatregelen genomen, zoals overeenkomsten voor gegevensoverdracht waarin de modelcontractbepalingen van de EU zijn opgenomen en die berusten op het Data Privacy Framework.

6.0 EU – AMERIKAANS Kader voor gegevensprivacy

BTRS Holdings Inc. met als gedekte entiteit Factor Systems LLC d/b/a Billtrust („Billtrust”) voldoet aan de EU-U.S. Kader voor gegevensprivacy („EU-VS. DPF”), de uitbreiding van het VK naar de EU en de VS. DPF en de Zwitserland-VS. Framework voor gegevensprivacy („Zwitserland-VS. DPF”) zoals uiteengezet door het Amerikaanse ministerie van Handel. Wij hebben aan het Amerikaanse ministerie van Handel gecertificeerd dat wij voldoen aan de EU-VS Data Privacy Framework Principles met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten die van de Europese Unie zijn ontvangen op basis van het EU-VS DPF en van het Verenigd Koninkrijk (en Gibraltar) in afhankelijkheid van de UK Extension to the EU-U.S. DPF. We hebben ook gecertificeerd aan het Amerikaanse ministerie van Handel dat we ons houden aan de Zwitserse-Amerikaanse Principes van het Kader Gegevensprivacy met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten die uit Zwitserland zijn ontvangen, op basis van de Zwitserse-Amerikaanse DPF (gezamenlijk de "DPF-principes"). Wil je meer weten over de DPF en onze certificering bekijken, bezoek dan https://www.dataprivacyframework.gov/, en https://www.dataprivacyframework.gov/list

zoeken, respectievelijk. Billtrust verbindt zich ertoe de grondbeginselen van het DPF toe te passen op alle persoonlijke informatie die onder deze kennisgeving valt en die Billtrust in de VS ontvangt vanuit lidstaten van de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland op basis van het respectieve DPF. Billtrust is onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Amerikaanse Federal Trade Commission.

6.1 Verantwoording voor Doorzettingen

Billtrust kan persoonsgegevens van sollicitanten delen met onze dienstverleners en leveranciers („agenten”), zoals beschreven in Paragraaf 6.0 hierboven, voor de doeleinden die zijn beschreven in Paragraaf 4.0 hierboven en om onze behoeften van sollicitanten te ondersteunen. Billtrust zal van onze agenten de verzekering krijgen dat zij de persoonsgegevens van sollicitanten zullen beschermen in overeenstemming met deze DPF-kennisgeving en dat zij de persoonsgegevens van sollicitanten alleen voor beperkte en specifieke doeleinden zullen gebruiken en overdragen. Billtrust sluit contracten af met onze agenten waarin deze verplicht worden om minimaal hetzelfde niveau van bescherming te bieden als vereist onder de toepasselijke DPF-beginselen. Billtrust blijft aansprakelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens die wij overdragen aan onze agenten, behalve voor zover wij niet verantwoordelijk zijn voor de gebeurtenis die aanleiding geeft tot ongeautoriseerde of ongepaste verwerking.

6.2 Keuze en Toegang

De informatie die we verzamelen op grond van deze kennisgeving, wordt uitsluitend gedeeld met derden voor de doeleinden die in deze kennisgeving worden beschreven. We zullen geen gegevens delen met derden op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor uw gegevens zijn verzameld (zoals beschreven in deze kennisgeving). Als Billtrust ooit van plan is om persoonsgegevens van sollicitanten over te dragen aan derden die niet als verwerkingsverantwoordelijken optreden, of voor een doel dat niet in deze kennisgeving wordt beschreven, past Billtrust de Notice and Choice Principles toe, tenzij een specifieke uitzondering van toepassing is op grond van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming, en zal zij van dergelijke partijen de verzekering krijgen dat zij hetzelfde beschermingsniveau zullen bieden als vereist is volgens de DPF-principes. Met een dergelijk Keuzeprincipe kunt u zich afmelden voor een dergelijke overdracht of deze beperken, en het uitoefenen van deze keuze zal niet tegen u worden gebruikt (bijv. om uw arbeidsmogelijkheden te beperken of om strafmaatregelen tegen u te nemen). Zie paragraaf 8 hieronder voor meer informatie over jouw recht op toegang.

6.3 Verplichte openbaarmaking

In bepaalde omstandigheden kan Billtrust verplicht zijn om uw persoonsgegevens openbaar te maken naar aanleiding van wettige verzoeken van overheidsinstanties, waaronder om te voldoen aan vereisten rondom nationale veiligheid, het algemeen belang of rechtshandhaving. Het naleven van de DPF-beginselen door Billtrust kan in deze gevallen beperkt worden: (a) tot wat noodzakelijk is om te voldoen aan de geldende vereisten rondom nationale veiligheid, het algemeen belang of rechtshandhaving; (b) in gevallen wanneer er wetten, overheidsregels of rechterlijke uitspraken zijn die conflicterende verplichtingen of expliciete machtigingen met zich meebrengen; of (c) als er specifieke wettelijke uitzonderingen of afwijkingen van toepassing zijn.

7.0 Hoe worden persoonlijke gegevens beschermd?

Billtrust heeft passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonlijke informatie te beschermen tegen onwettige of onbedoelde vernietiging, verlies, schade, openbaarmaking of toegang, evenals alle andere vormen van onwettige verwerking.  Ons interne Informatiebeveiligingsbeleid vereist dat werknemers die toegang hebben tot jouw gegevens zich houden aan de normen zoals daarin beschreven.

De toegang tot Persoonsgegevens binnen het Bedrijf is beperkt tot degenen die de informatie nodig hebben voor de hierboven beschreven doeleinden, en kan personeel omvatten in HR, IT, Compliance, Juridische Zaken en Interne Audit.  Al het personeel heeft over het algemeen toegang tot jouw contactgegevens, zoals jouw naam en e-mailadres.

Wij kunnen derden inschakelen om persoonlijke gegevens te verwerken voor en namens Billtrust. We eisen van dergelijke derden dat ze Persoonsgegevens verwerken en strikt volgens onze instructies handelen en passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens beschermd blijven.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere groepsmaatschappijen, IT-providers en andere derde partijen in andere landen. De landen in de Europese Economische Ruimte worden geacht hetzelfde niveau van bescherming te bieden aan persoonlijke informatie. Wanneer we persoonlijke informatie overdragen of delen met anderen buiten de Europese Economische Ruimte, zullen we ervoor zorgen dat wij en de personen of bedrijven aan wie we deze overdragen, ermee instemmen deze te beschermen tegen ongepast gebruik of openbaarmaking, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming door middel van standaardcontractbepalingen of andere passende mechanismen.

Het Bedrijf heeft procedures ingesteld om vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging aan te pakken en zal jou en alle toepasselijke regelgevende instanties op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op jouw Persoonlijke Informatie indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

8.0 jouw rechten

U hebt mogelijk de volgende rechten:

• Recht op toegang tot gegevens - het recht om geïnformeerd te worden over de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren.
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde soorten verwerking, bijvoorbeeld met betrekking tot direct marketing.
• Recht op rectificatie van persoonsgegevens – Dit betekent dat onjuiste gegevens moeten worden gecorrigeerd.
• Recht op wissen of recht om vergeten te worden - In beperkte omstandigheden hebt u het recht om gegevens te laten wissen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid – je hebt het recht om bepaalde soorten informatie te ontvangen in een formaat dat overgedragen kan worden naar een andere dienstverlener.
• Recht op beperking van de verwerking - In beperkte omstandigheden kunt u verzoeken dat (een deel van) jouw persoonlijke gegevens niet langer beschikbaar zijn voor bepaalde gebruikers.

Als u vragen of klachten hebt over deze verklaring, neem dan schriftelijk contact met ons op via [email protected].

Als je vindt dat we jouw klacht of probleem niet voldoende hebben behandeld, heb je het recht om bij een gegevensbeschermingsautoriteit een klacht in te dienen over onze verzameling en gebruik van jouw persoonlijke informatie.  Contactgegevens van gegevensbeschermingsinstanties in de Europese Economische Ruimte zijn hier beschikbaar); contactgegevens voor de Data Protection Authority in het Verenigd Koninkrijk zijn hier beschikbaar).

9.0 Herstel, Handhaving en Aansprakelijkheid

Billtrust moedigt personen aan om eventuele problemen te melden via de onderstaande contactgegevens. Billtrust zal klachten en geschillen met betrekking tot de verzameling, het gebruik en de openbaarmaking van persoonsgegevens voor zover mogelijk binnen 45 dagen onderzoeken en proberen op te lossen in overeenstemming met de DPF-beginselen.

Als een klacht of disputen niet via de interne procedures van Billtrust kan worden opgelost, heeft Billtrust ermee ingestemd om samen te werken met de gegevensbeschermingsautoriteiten van de EU en het VK en de Zwitserse federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie om jou een passende en kosteloze procedure aan te bieden. Billtrust zal deelnemen aan de disputenbeslechtingsprocedures van het panel dat voor dit doel door dergelijke gegevensbeschermingsautoriteiten is ingesteld.

Als jouw disputen of klacht betrekking heeft op jouw persoonlijke gegevens die we hebben ontvangen op basis van de EU-VS. DPF of Swiss-U.S. DPF en niet door ons kunnen worden opgelost, noch via het hierboven genoemde geschillenbeslechtingsmechanisme, heb je het recht om te eisen dat we bindende arbitrage met jou aangaan op grond van het beginsel „verhaal, handhaving en aansprakelijkheid” van het Data Privacy Framework en bijlage I van het Data Privacy Framework.

10.0 Vragen of Klachten

Billtrust heeft een privacyteam om toe te zien op de naleving van deze verklaring. Neem contact op met [email protected] als u vragen of klachten hebt over deze verklaring of de privacypraktijken van het bedrijf. Als u vindt dat we jouw klacht of probleem niet voldoende hebben behandeld, hebt u het recht om bij een gegevensbeschermingsautoriteit een klacht in te dienen over onze verzameling en gebruik van jouw persoonlijke informatie. Contactgegevens van gegevensbeschermingsautoriteiten in de Europese Economische Ruimte zijn hier beschikbaar; contactgegevens van de gegevensbeschermingsautoriteit in het Verenigd Koninkrijk zijn hier beschikbaar; contactgegevens van de Federal Data Protection and Information Commissioner zijn hier beschikbaar.