Dutch Privacy Policy

Deze privacyverklaring (ook “Privacybeleid” of “Kennisgeving” genoemd) is alleen van toepassing op de Persoonsgegevens van sollicitanten, potentiële kandidaten voor tewerkstelling, en onze optionele wervingsprogramma’s en evenementen (gezamenlijk “kandidaten” of “u” of “uw” genoemd) binnen het Verenigd Koninkrijk en/of de Europese Economische Ruimte. 

Billtrust kan uw Persoonsgegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke in verband met Billtrust aanwervingsprocessen en programma’s. In dit document kunnen de woorden “Billtrust” “wij” “ons” “onze” of het “bedrijf” worden gebruikt om te verwijzen naar BTRS Holdings Inc, en haar dochterondernemingen en / of gelieerde bedrijven (ook wel aangeduid als het “bedrijf” of “Billtrust” of “wij” of “ons”).

Persoonlijke informatie (ook wel “informatie”, “gegevens” of “Persoonsgegevens” genoemd) verwijst naar alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.  Bijvoorbeeld uw naam, adres, e-mailadres, opleiding en arbeidsachtergrond.

Deze Kennisgeving maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst en kan te allen tijde worden bijgewerkt.  Wij zullen een herziene mededeling op onze website plaatsen als wij belangrijke updates doorvoeren.  Het is belangrijk dat u deze Kennisgeving leest, zodat u weet hoe en waarom wij uw Persoonlijke informatie gebruiken.

Welke informatie verzamelt Billtrust over u en waarom en hoe gebruiken we het?

Wij verzamelen gewoonlijk Persoonlijke informatie rechtstreeks van u, wanneer u solliciteert naar een functie bij ons of wanneer u ons uw sollicitatie stuurt, of van derden zoals professionele wervingsbureaus of vorige werkgevers.

Wij zullen alleen Persoonlijke informatie verzamelen die noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij wordt verwerkt; en wij zullen dergelijke informatie alleen op rechtmatige en behoorlijke wijze gebruiken, die evenredig met de beoogde doeleinden voor de verwerking, en voor gespecificeerde en wettige doeleinden.  Wij zullen geen informatie verwerken op een manier die onverenigbaar is met deze doeleinden of met de lokale wetgeving die van toepassing kan zijn.

Voor zover wettelijk toegestaan kunnen wij de volgende lijst persoonlijke informatie verzamelen:

• Contactgegevens, zoals uw naam, e-mailadres, persoonlijk telefoon- of gsm-nummer, werk- en/of thuisadres, en andere zakelijke contactgegevens;
• Identificatiegegevens die vereist zijn volgens de toepasselijke immigratiewetgeving, zoals uw nationaliteit, visum, informatie over uw werkvergunning, door de overheid verstrekte identificatiegegevens, immigratiestatus en andere informatie aan de hand waarvan wij kunnen nagaan of u in aanmerking komt voor werk volgens de immigratiewetgeving, foto’s of andere soortgelijke identificatiegegevens;
• Biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, waaronder geslacht, leeftijd, geboortedatum, beroepsgeschiedenis, soort werk dat u wenst, bereidheid om te verhuizen, sociale mediaprofielen en -activiteit, informatie in uw bedrijfsbiografie, gesproken talen, nationaliteit;
• Gegevens over werk, waaronder arbeidsverleden, vorige werkgevers, functies, data, functietitel en functie, werkstatus, antecedentenonderzoek waar wettelijk toegestaan, salaris en andere voordelen, werkprestaties en andere capaciteiten, en CV’s;
• Onderwijs- en sollicitatiegegevens, zoals opleiding/kwalificaties, CV’s en motivatiebrieven;
• Verloning, voordelen en salarisinformatie, zoals huidige en verwachte salaris- en bonusgegevens;
• Prestatie-informatie, zoals feedback van de werkgever;
• Gevoelige informatie, zoals gezondheidsinformatie betreffende handicaps en/of antecedentenonderzoek indien wettelijk toegestaan;

De rechtsgrondslag voor onze verwerking van persoonsgegevens, die geen bijzondere categorie persoonsgegevens is, zijn:

• op uw verzoek maatregelen te ondernemen alvorens een overeenkomst met u uit te voeren;
• om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen;
• om uw vitale belangen of de vitale belangen van een andere persoon te beschermen; of
• voor onze gerechtvaardigde belangen en dat belang niet zwaarder weegt dan uw eigen belangen.  

Wij verwerken bijzondere categorieën van persoonsgegevens alleen wanneer u uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven of voor de uitvoering van de wettelijke verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van Billtrust of uzelf in verband met de werkgelegenheid.

In de onderstaande tabel beschrijven wij de doeleinden waarvoor wij informatie over u verzamelen en gebruiken.

Doeleinde	Beschrijving van het Doeleinde	Categorieën van Persoonlijke informatie	Rechtsgrondslag voor werknemers uit de EU en het VK:
Prospectie van kandidaten en verdere communicatie tijdens het aanwervingsproces	Wij verwerken uw persoonsgegevens om potentiële kandidaten voor een vacante functie of voor een potentiële tewerkstelling te identificeren. Indien uw profiel zou overeenstemmen, zullen wij de persoonsgegevens verwerken om met de kandidaten te communiceren.	Contactgegevens zoals hierboven beschreven.	Gerechtvaardigd belang om de aanwervingsprocedure uit te voeren en het aanwervingsproces te beheren.
Beoordeling	Wij verwerken uw persoonsgegevens om de geschiktheid van uw kandidatuur voor onze vacatures te beoordelen.	Contactgegevens, biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, gegevens over werk en opleiding en sollicitatiegegevens zoals hierboven vermeld.	Gerechtvaardigd belang om de aanwervingsprocedure uit te voeren en het aanwervingsproces te beheren.
Verificatie van informatie	Wij verwerken uw persoonsgegevens om informatie die u hebt verstrekt of die wij over u hebben verzameld (voor zover van toepassing) te verifiëren, om fouten, fraude en/of andere gevolgen van onjuiste informatie te voorkomen.	Contactgegevens, gegevens over werk, onderwijs- en sollicitatiegegevens, salaris, voordelen en loongegevens, prestatiegegevens en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Gerechtvaardigd belang om de aanwervingsprocedure uit te voeren en het aanwervingsproces te beheren. Noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Benoeming van nieuw personeel	Wij verwerken uw persoonsgegevens met het oog op de aanstelling van nieuw personeel.	Contactgegevens, gegevens over werk, onderwijs- en sollicitatiegegevens, salaris, voordelen en loongegevens, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Gerechtvaardigd belang om de aanwervingsprocedure uit te voeren, het aanwervingsproces te beheren en het personeelsbestand correct aan te stellen. Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst. Om uw vitale belangen of de vitale belangen van een andere persoon te beschermen.
Beheer van middelen en personeelsplanning	Wij verwerken uw persoonsgegevens met het oog op het beheer van de human resources, de personeelsplanning en de operaties.	gegevens over werk, onderwijs- en sollicitatiegegevens, verloning, voordelen en salarisinformatie, prestatie-informatie en gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Gerechtvaardigd belang om de aanwervingsprocedure uit te voeren, het aanwervingsproces te beheren en het personeelsbestand correct aan te stellen. Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst.
Naleving van wetten	Voor zover toegestaan door de wet in het betreffende land, verwerken wij uw persoonsgegevens om te voldoen aan de vereisten en praktijken inzake diversiteit en inclusie en aan een wettelijke verplichting (met inbegrip van verplichtingen uit hoofde van het arbeidsrecht).	Contactgegevens, gegevens over werk, onderwijs- en sollicitatiegegevens, verloning, voordelen en salarisinformatie, prestatie-informatie, biografische informatie, levensstijl en sociale omstandigheden, gevoelige informatie zoals hierboven vermeld.	Noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke informatie?

Over het algemeen bewaart Billtrust uw informatie niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de informatie is verzameld. Onze bewaartermijnen zijn gebaseerd op zakelijke behoeften en wettelijke eisen.  Naast het gebruik van gegevens van sollicitanten voor de functie waarvoor u heeft gesolliciteerd, kan Billtrust uw gegevens bewaren en gebruiken om u te overwegen voor andere functies. Tenzij vereist voor fiscale of andere juridische doeleinden, zullen uw gegevens worden bewaard voor een maximum van 12 maanden (of minder indien vereist door de wet). Als u niet in aanmerking wilt komen voor andere functies of als u uw gegevens wilt laten wissen, neem dan contact op met:

Indien u een aanbod tot tewerkstelling door ons aanvaardt, zullen alle relevante persoonsgegevens die tijdens uw pre-employment periode werden verzameld, deel gaan uitmaken van uw personeelsdossier en bewaard worden in overeenstemming met de specifieke nationale wettelijke vereisten.

Wanneer en hoe delen wij uw persoonlijke informatie?

Onder geen enkele omstandigheid verkoopt Billtrust uw persoonlijke informatie.

Uw informatie zal alleen worden gedeeld als dat noodzakelijk is en zal worden beperkt tot wat noodzakelijk is.

Als wereldwijd bedrijf kunnen wij uw persoonlijke informatie binnen onze organisatie delen met interne werknemers die deelnemen aan het rekruteringsproces, met inbegrip van filialen die onder controle staan van onze moedermaatschappij, voor doeleinden die in overeenstemming zijn met deze Kennisgeving. Uw informatie kan worden opgeslagen en verwerkt buiten het land of de regio waar ze oorspronkelijk werd verzameld, met inbegrip van de Verenigde Staten.

Waar nodig kan uw Persoonlijke Informatie worden gedeeld met externe dienstverleners, bijvoorbeeld op het gebied van sollicitatiegesprekken en assessments, achtergrond- en werkgelegenheidscontroles.

In sommige gevallen kunnen derden rechtstreeks informatie van u verzamelen, in welk geval de voorwaarden van hun privacybeleid van toepassing zullen zijn.

Waar nodig kan uw persoonlijke informatie worden gedeeld met openbare en overheidsinstanties, waaronder (i) verplichte verzoeken in verband met de nationale veiligheid of wetshandhaving of (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen, of (iii) om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen.

Hoe wordt persoonlijke informatie beschermd?

Billtrust heeft passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonlijke informatie te beschermen tegen onwettige of toevallige vernietiging, verlies, schade, openbaarmaking of toegang, alsmede alle andere vormen van onwettige verwerking.  Onze interne informatiebeveiligingsbeleid vereist van medewerkers die toegang hebben tot uw gegevens dat zij zich houden aan de daarin beschreven normen.

De toegang tot persoonlijke informatie binnen het Bedrijf zal beperkt zijn tot diegenen die de informatie moeten kennen voor de hierboven beschreven doeleinden, en kan personeel van HR, IT, Compliance, Legal en Internal Audit omvatten.  Al het personeel zal over het algemeen toegang hebben tot uw contactinformatie zoals naam en e-mailadres.

Wij kunnen derden inschakelen om Persoonsgegevens voor en namens Billtrust te verwerken. Wij eisen van deze derden dat zij Persoonsgegevens verwerken en strikt volgens onze instructies handelen en dat zij passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens beschermd blijven.

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan andere groepsmaatschappijen, IT-leveranciers en andere derde partijen die in andere landen gevestigd zijn. De landen in de Europese Economische Ruimte worden geacht hetzelfde niveau van bescherming te bieden aan persoonsgegevens. Wanneer wij persoonlijke informatie overdragen of delen met anderen buiten de Europese Economische Ruimte, zullen wij ervoor zorgen dat wij en de personen of bedrijven aan wie wij de informatie overdragen ermee instemmen deze te beschermen tegen oneigenlijk gebruik of openbaarmaking, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming door middel van standaardcontractbepalingen of andere passende mechanismen.

Het bedrijf heeft procedures ingesteld om elke vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging aan te pakken en zal u en elke toepasselijke regelgever op de hoogte brengen van een vermoedelijke inbreuk op uw Persoonsgegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Uw rechten

U kunt aanspraak maken op de volgende rechten:

• Recht op toegang tot gegevens – het recht om geïnformeerd te worden over de Persoonsgegevens die wij over u verwerken.
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking – Bijvoorbeeld in verband met direct marketing.
• Recht om persoonsgegevens te laten rectificeren – Dit betekent dat onjuiste gegevens moeten worden gecorrigeerd.
• Recht op wissen of recht om te worden vergeten – In beperkte omstandigheden hebt u het recht om gegevens te laten wissen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid – u hebt het recht om bepaalde soorten informatie te ontvangen in een formaat dat kan worden overgedragen aan een andere dienstverlener.
• Recht op beperking van de verwerking – In beperkte omstandigheden kunt u verzoeken dat (een deel van) uw persoonsgegevens niet langer beschikbaar zijn voor bepaalde gebruikers.

Indien u vragen of klachten heeft over deze Kennisgeving, kunt u schriftelijk contact met ons opnemen via [email protected].

Als u van mening bent dat wij uw klacht of bezorgdheid niet voldoende hebben behandeld, hebt u het recht een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over onze verzameling en ons gebruik van uw persoonlijke informatie.  Contactgegevens voor gegevensbeschermingsautoriteiten in de Europese Economische Ruimte zijn here beschikbaar); de contactgegevens voor de gegevensbeschermingsautoriteit in het Verenigd Koninkrijk zijn beschikbaar here).

Deze versie van de privacyverklaring is van kracht en actueel vanaf 25 maart 2022 Versie 1.0