Deze blogpost en de bijbehorende URL zijn bijgewerkt op 29 april 2024. Bekijk de nieuwste versie voor verbeterde details en nieuwe inzichten.
In het snelle zakelijke landschap van vandaag is het van het grootste belang voor succes om voorop te blijven lopen. Terwijl financiële teams zich door de steeds veranderende eisen van het digitale tijdperk worstelen, springt één accounts receivable-technologie eruit als een baken van efficiëntie: AR Automatisering. Van het stroomlijnen van factureringsprocessen tot het optimaliseren van de cashflow, automatiseringssoftware voor accounts receivable is een hoeksteen geworden van moderne financiële afdelingen en stelt organisaties in staat om de productiviteit te maximaliseren en de kosten te minimaliseren.
In deze uitgebreide gids verkennen we de wereld van AR-technologie, de talloze voordelen, best practices en kritische overwegingen voor implementatie. Van het verminderen van de days sales outstanding (DSO) tot het verbeteren van de klanttevredenheid, AR Automatisering kan jouw financiële afdeling veranderen van een kostenpost in een strategische aanwinst.
Laten we dus de toekomst van financiën inluiden met AR Automatisering als jouw vertrouwde bondgenoot.
Wat is automatisering van debiteurenbeheer in de boekhouding?
Wat is AR-automatisering en hoe verandert het je traditionele debiteurenproces?
AR-automatisering is een suite van geavanceerde softwareoplossingen die ontworpen zijn om elk aspect van de levenscyclus van debiteuren te stroomlijnen.
Door gebruik te maken van geavanceerde accounts receivable-technologieën, zoals kunstmatige intelligentie en Robotic Process Automation, automatiseert AR Automatisering handmatige taken, versnelt het de levering van facturen en verbetert het de nauwkeurigheid van de betalingsverwerking. Het is een gamechanger voor financiële teams, waardoor ze hun focus kunnen verleggen van vervelende administratieve taken naar strategische initiatieven die de groei van het bedrijf stimuleren.
Wat is de AR-procesworkflow?
Inzicht in de workflow van het debiteurenproces (accounts receivable) is cruciaal voor het handhaven van een gezonde order to cash-cyclus, cashflow en efficiënte financiële activiteiten binnen elke organisatie.
De workflow van het AR-proces draait om het beheer van facturen, betalingen en klantinteracties vanaf het moment dat een verkoop wordt gedaan totdat de betaling is ontvangen.
De workflow begint meestal met het genereren en distribueren van klantenfacturen voor geleverde goederen of diensten. Deze stap is natuurlijk belangrijk omdat hiermee de factureringscyclus begint en de transactie wordt vastgelegd.
Zodra de facturen zijn verstuurd, begint de volgende fase: het bijhouden en controleren van de betaalstatus. Daarin worden achterstallige betalingen opgevolgd, betalingen en facturen afgestemd en eventuele discrepanties of problemen opgelost.
Bovendien regelt de AR-procesworkflow ook de klantcommunicatie wat betreft betalingsherinneringen, vragen en geschillen. Effectieve communicatie is dus zeer belangrijk voor het onderhouden van positieve relaties met klanten en voor tijdige betalingen.
Daarnaast kan de workflow bestaan uit het implementeren van strategieën om de cashflow te optimaliseren, zoals korting aanbieden bij vroege betaling of betalingsplannen opstellen voor grotere facturen. Een goed gedefinieerde en efficiënte AR-procesworkflow is essentieel om de inkomsten te maximaliseren en het totaalbedrag aan uitstaand geld zoveel mogelijk te verlagen.
Wat zijn de verborgen kosten van verouderde AR-technologie?
Bij het onderzoek naar de verborgen kosten van verouderde AR-technologie komen allerlei ongeziene uitdagingen naar voren.
Het is ouderwets om facturen intern af te drukken of complexe papieren cheques (in de VS) te verwerken. Dat soort verouderde AR-processen kunnen een aanzienlijke impact hebben op de operationele efficiëntie en financiële resultaten. De vooruitgang in de AR-automatiseringstechnologie biedt echter hoop en een oplossing om processen te stroomlijnen en deze verborgen kosten te beperken.
Door de verborgen kosten van verouderde AR-technologie in kaart te brengen, kunnen financiële leiders waardevolle inzichten krijgen om strategische besluitvorming te stimuleren en de financiële activiteiten te optimaliseren.
Verborgen kosten #1 - Facturen in-house afdrukken
Het in-house afdrukken van facturen lijkt misschien een conventionele aanpak, maar het is cruciaal om de onderliggende kosten te overwegen. Middelen zoals papier, toner en enveloppen raken snel uitgeput, wat de operationele kosten verhoogt. Bovendien kan de onvoorspelbaarheid van het onderhoud van machines inefficiënties verergeren.
Er is echter een oplossing om dit proces effectief te stroomlijnen: AR Automatisering. Deze geavanceerde software biedt een reeks functies die ontworpen zijn om uitdagingen op het gebied van factuur efficiënt aan te pakken.
AR-software neemt handmatig werk weg en vermindert de zorgen rond verzending door taken zoals de levering van facturen en de overgang naar e-facturatie (elektronische facturatie) te automatiseren. Door te kiezen voor AR-automatisering kan je de efficiëntie van deze afdeling aanzienlijk verbeteren, de workflow optimaliseren en operationele uitmuntendheid bereiken.
Verborgen kosten #2 – Papieren cheques accepteren
Papieren cheques, die in de VS nog steeds worden gebruikt, kunnen inderdaad hoofdpijn opleveren voor financiële afdelingen. De ogenschijnlijk eenvoudige handeling van het accepteren van papieren cheques gaat gepaard met een groot aantal verborgen kosten en inefficiënties die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsresultaten.
Ten eerste zijn er de lockbox-kosten die banken opleggen voor het verwerken van papieren cheques. Deze kosten kunnen snel oplopen, vooral voor bedrijven die te maken hebben met een groot aantal transacties. Bovendien is de handmatige gegevensinvoer die nodig is om papieren cheques te vergelijken met facturen gevoelig voor fouten, wat leidt tot discrepanties die tijdrovend onderzoek en een oplossing vereisen.
Voor CFO's (chief financial officers), accounts receivable Managers en VP's of Finance gaat de impact van het accepteren van papieren cheques verder dan alleen de financiële kosten. Het heeft ook invloed op de operationele efficiëntie en klanttevredenheid. Het verwerken van papieren cheques brengt handwerk met zich mee en kan leiden tot vertragingen bij het bijwerken van rekeninggegevens en het afstemmen van betalingen.
Dit kan leiden tot gefrustreerde klanten en gespannen relaties, vooral als fouten of discrepanties vaak voorkomen. Bovendien kan de afhankelijkheid van papieren cheques inspanningen om financiële processen te digitaliseren en te moderniseren belemmeren, waardoor het een uitdaging wordt om gelijke tred te houden met concurrenten die digitale betaaloplossingen hebben omarmd.
Gelukkig biedt AR-technologie een oplossing voor deze uitdagingen. Door gebruik te maken van geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie en Robotic Process Automation, kan debiteurensoftware het accepteren en verwerken van betalingen stroomlijnen, ongeacht het betaalmiddel.
Met geautomatiseerde matching-algoritmen kunnen betalingen snel en nauwkeurig worden afgestemd op facturen, waardoor er minder handmatige interventie nodig is en het risico op fouten tot een minimum wordt beperkt. Dit verbetert de efficiëntie en nauwkeurigheid en verhoogt de klanttevredenheid door een naadloze betaalervaring te bieden.
Verborgen kosten #3 - Verouderde klantenservice
In het hypercompetitieve zakelijke landschap van vandaag is het bieden van uitzonderlijke klantenservice belangrijker dan ooit. Als u echter vertrouwt op verouderde hulpmiddelen en processen binnen uw accounts receivable-afdeling, kan dit uw vermogen om aan de verwachtingen van de klant te voldoen en de tevredenheid op peil te houden, belemmeren. In een tijdperk waarin klanten naadloze interacties en bliksemsnelle oplostijden verwachten, moet je dit waarmaken om zaken te blijven doen en jouw reputatie te behouden.
Voor CFO's, AR Managers en VP's Finance gaan de gevolgen van verouderde klantenservicetools verder dan alleen klanttevredenheid. Ook de operationele efficiëntie en de toewijzing van middelen binnen de financiële afdeling kunnen meeliften. Handmatige processen zoals het afhandelen van vragen van klanten en het oplossen van geschillen kunnen tijdrovend en arbeidsintensief zijn, waardoor kostbare manuren niet beschikbaar zijn voor meer strategische initiatieven.
Daarvoor bestaat er AR-automatisering die de klantenservice binnen de debiteurenafdeling verbetert. Dankzij zelfbedieningsportalen en de mogelijkheid om online facturen te voldoen stelt AR-technologie de klanten in staat om zelf controle over de rekeningen te nemen en problemen op hun eigen manier op te lossen. Dat vermindert de last voor het financiële team en verbetert de ervaring voor klanten, die profiteren van gemakkelijke toegang tot betaalgegevens en ondersteunende diensten.
Bovendien zorgen functies zoals 24/7 accounttoegang ervoor dat klanten altijd de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben, ongeacht de tijdzone of locatie. Dit hoge toegankelijkheidsniveau en de reactiesnelheid verbetert niet alleen de klanttevredenheid, maar versterkt ook de loyaliteit en het behoud van klanten. Al met al stelt AR-technologie financiële teams in staat om uitzonderlijke klantenservice te leveren en tegelijkertijd de operationele efficiëntie en het gebruik van middelen te maximaliseren.
Download → De ultieme gids voor digitale accounts receivable [e-book]
Verborgen kosten #4 - Geen creditcards accepteren
Het niet accepteren van creditcards in de financiële sector kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben die verder gaan dan de interchange fees.
Hoewel het waar is dat andere betaalmiddelen zoals papieren cheques en Automated Clearing House (ACH) geen kosten in rekening brengen, kunnen de kosten van het niet accepteren van creditcardbetalingen veel hoger zijn dan verwacht voor CFO's, accounts receivable managers en VP's Finance.
Creditcards zijn handig en veilig, en daarom willen jouw klanten ze gebruiken. Als u weigert creditcards te accepteren, zullen uw klanten op zoek gaan naar nieuwe leveranciers die dat wel doen. Maar u zult er niet op vooruitgaan als u de kosten voor het handmatig verwerken van papieren cheques vergelijkt met de kosten voor kredietkaartverwerking.
En er zijn manieren om de verwerkingskosten van je creditcard te verlagen. Een handelsprovider met Level 3-gegevens kan je ongeveer 50 basispunten besparen op elke transactie, terwijl ook de taakinformatie die nodig is om de betaling onmiddellijk uit te voeren, wordt opgenomen. Het aanbieden van kortingen voor vroege betaling, in combinatie met de mogelijkheid om binnen tien dagen elektronisch te betalen, zal de cashflow versnellen en de days sales outstanding (DSO) verlagen, wat extra kostenbesparingen kan opleveren.
AR-automatisering: Jouw weg naar snellere cashflow en gestroomlijnde financiën
In het steeds veranderende landschap van finance blijft één ding constant: de behoefte aan efficiëntie. Het stroomlijnen van accounts receivable processen is cruciaal voor het optimaliseer de cashflow en het behouden van een concurrentievoordeel op de huidige markt. Accounts receivable-technologie komt naar voren als de oplossing en biedt CFO's, accounts receivable Managers en VP's Finance de hulpmiddelen die ze nodig hebben om hun activiteiten te revolutioneren.
Door automatisering aan het werk te zetten, kunnen bedrijven afscheid nemen van verouderde praktijken die geld opslokken en de groei belemmeren. Met AR-automatisering kan je handmatige taken stroomlijnen, fouten verminderen en de efficiëntie maximaliseren. Dat resulteert in een probleemloze betaalervaring, wat de klanttevredenheid en de nettowinst ten goede komt.
Waar wacht je dus nog op? Het moment is aangebroken om AR-automatisering te omarmen. Spring de toekomst van financiën in en verwijder de rem op het potentieel van jouw debiteurenprocessen.
