De uitdaging
Al meer dan 50 jaar levert Malin zijn klanten uitzonderlijk slim ontworpen en energiezuinige Raymond-heftrucks, fleet management, geïntegreerde systemen, opslagoplossingen en nog veel meer.
Net als vele andere groeiende bedrijven voerde Malin een aantal processen handmatig en zonder goede tracking uit. Ze hadden moeite de diverse leverings- en betalingsvoorkeuren van klanten te ondersteunen, en hun eigen portfolio en debiteurenbeheer liepen ook achter. Het debiteurenbeheer gebruikte een maandelijkse spreadsheet voor het klantencontact, maar vanwege de eentonige aard van het werk lag het personeelsverloop team hoog. Wat Malin specifiek nodig had was een manier om effectief contact te zoeken met klanten met betalingsachterstanden van 30 en 90 dagen.
De oplossing
Na het afronden van initiatieven op het gebied van digitale transformatie en verbeterde klantervaring, adviseerde moederbedrijf Raymond Corp de overstap naar geautomatiseerde, digitale betalingsoplossingen van Billtrust. Bij een aantal dochterondernemingen op andere markten profiteerde accounts receivable al van de ruimere betaalmethodeaanvaarding. Eerst implementeerde Malin Billtrust Invoicing, waardoor klanten de mogelijkheid kregen hun facturen op een manier naar keuze te ontvangen. Om de efficiëntie verder te verbeteren, is daarna de Billtrust Cash Application geïntegreerd, om het ontvangen van betalingen en het matchen van overschrijvingen te vergemakkelijken. Vervolgens implementeerden zij Billtrust’s AP Portal Delivery, dat het boeken van facturen in externe crediteuren procure-to-pay portalen zoals Ariba automatiseerde en handmatige gegevensinvoer overbodig maakte. Ten slotte is Billtrust Collections gelanceerd en is zo de klantervaring verder verbeterd, ligt het aantal dagen tot betaling flink lager, worden contactmomenten geautomatiseerd, en is er voldoende dekking om achterstallige betalingen op te vangen.
"Voordat we Billtrust gebruikten, kostte het één medewerker een hele dag om geldtransfers in te boeken, wat niet altijd dezelfde dag gebeurde. Nu duurt het minder dan twee uur voordat één persoon klaar is."
Eddy Harless, financieel manager
Malin
De resultaten
Binnen een jaar zijn de investeringen in Invoicing en Payments van Billtrust alleen al dankzij de kostenbesparingen op interchange fees terugverdiend. Nu ontvangt 91% van de klanten elektronische facturen en heeft 50% van het oude debiteurenteam de handen vrij voor andere strategische gebieden binnen het bedrijf. Met Billtrust Cash Application realiseerden zij een 75%, oftewel een vermindering van zes uur, in hun dagelijkse proces. Met AP Portal Delivery kan één medewerker alle crediteurenportalen van hun klanten beheren. Met Billtrust Collections heeft Malin in minder dan vier jaar de vervaltermijn voor klanten met een betalingsachterstand van 30 en 90 dagen met respectievelijk 74% en 78% teruggebracht. Het team van Malin kon zo ook makkelijk overschakelen naar werk op afstand voor order-to-cash activiteiten, wat tijdens de coronacrisis natuurlijk goed uitkwam.