Wann gilt die Datenschutzerklärung für Bewerber von Billtrust?

Diese Datenschutzerklärung (auch als "Datenschutzrichtlinie" oder "Erklärung" bezeichnet) gilt nur für die personenbezogenen Daten von Bewerbern, potenziellen Bewerbern für eine Beschäftigung und unsere optionalen Rekrutierungsprogramme und -veranstaltungen (zusammenfassend als "Kandidaten" oder "Sie" oder "Ihr" bezeichnet) innerhalb des Vereinigten Königreichs und/oder des Europäischen Wirtschaftsraums. 

Billtrust kann Ihre personenbezogenen Daten als Datenverantwortlicher im Zusammenhang mit Rekrutierungsprozessen und -programmen von Billtrust verarbeiten. In diesem Dokument können die Wörter "Billtrust", "wir", "uns", "unser" oder das "Unternehmen" verwendet werden, um sich auf BTRS Holdings, Inc. und seine Tochtergesellschaften und/oder verbundenen Unternehmen (auch als "Unternehmen" oder "Billtrust" oder "wir" oder "uns" bezeichnet) zu beziehen.

Personenbezogene Daten (auch als "Informationen", "Daten" oder "personenbezogene Daten" bezeichnet) beziehen sich auf alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.  Zum Beispiel Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Ausbildung und Ihren beruflichen Hintergrund.

Diese Erklärung ist nicht Teil eines Arbeitsvertrags und kann jederzeit aktualisiert werden. Wir werden eine überarbeitete Erklärung auf unserer Website veröffentlichen, wenn wir wesentliche Aktualisierungen vornehmen. Es ist wichtig, dass Sie diese Erklärung lesen, damit Sie wissen, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

Welche Informationen sammelt Billtrust über Sie und warum und wie verwenden wir sie?

Wir erheben personenbezogene Daten in der Regel direkt von Ihnen, wenn Sie sich für eine Stelle bei uns bewerben oder wenn Sie uns Ihre Bewerbung zusenden, oder von Dritten wie professionellen Personalvermittlungsfirmen oder früheren Arbeitgebern.

Wir erheben nur personenbezogene Daten, die für den Zweck, für den sie verarbeitet werden, erforderlich sind. und wir werden diese Informationen nur fair und in einer Weise verwenden, die in einem angemessenen Verhältnis zu den beabsichtigten Zwecken der Verarbeitung steht, und für bestimmte und rechtmäßige Zwecke.  Wir werden Informationen nicht in einer Weise verarbeiten, die mit diesen Zwecken oder mit den möglicherweise geltenden lokalen Gesetzen unvereinbar ist.

Wir stellen die folgende Liste der personenbezogenen Daten zur Verfügung, die wir erheben können, sofern dies gesetzlich zulässig ist:

• Kontaktinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, private Telefon- oder Handynummer, Geschäfts- und/oder Privatadresse und andere geschäftliche Kontaktdaten;

  Identifikationsinformationen, die nach den geltenden Einwanderungsgesetzen erforderlich sind, wie z. B. Ihre Staatsangehörigkeit, Ihr Visum, Informationen zum Recht auf Arbeitserlaubnis, von der Regierung ausgestellte Ausweisinformationen, den Einwanderungsstatus und andere Informationen, die es uns ermöglichen würden, Ihre Beschäftigungsberechtigung gemäß den Einwanderungsgesetzen zu überprüfen, Fotos oder andere ähnliche Identifikatoren;
• Biografische Informationen, Lebensstil und soziale Umstände, einschließlich Geschlecht, Alter, Geburtsdatum, beruflicher Werdegang, Art der gewünschten Beschäftigung, Bereitschaft zum Umzug, Social-Media-Profile und -Aktivitäten, Informationen in Ihrer Firmenbiografie, gesprochene Sprachen, Nationalität;
• Angaben zur Beschäftigung, einschließlich beruflicher Werdegang, frühere Arbeitgeber, Positionen, Daten, Berufsbezeichnung und -funktion, Arbeitsstatus, Screenings vor der Einstellung, sofern dies gesetzlich zulässig ist, Gehalt und andere Leistungen, Arbeitsleistung und andere Fähigkeiten sowie Lebensläufe;
• Bildungs- und Bewerbungsdetails, wie z. B. Ausbildung/Qualifikationen, Lebensläufe und Lebensläufe;
• Vergütungs-, Leistungs- und Gehaltsabrechnungsinformationen, wie z. B. aktuelles und erwartetes Gehalt und Bonusdetails;
• Leistungsinformationen, wie z. B. Arbeitgeberfeedback;

• Sensible Informationen, wie z. B. Gesundheitsinformationen über Behinderungen und/oder Hintergrundüberprüfungen, sofern dies gesetzlich zulässig ist;

Die Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung personenbezogener Daten, bei denen es sich nicht um eine besondere Kategorie personenbezogener Daten handelt, sind:


• auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor Sie einen Vertrag mit Ihnen abschließen;
• um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen;
• um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person zu schützen oder
• für unsere berechtigten Interessen und dieses Interesse wird nicht durch Ihre eigenen Interessen außer Kraft gesetzt.  


Wir verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten nur, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben oder zum Zwecke der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen und der Ausübung bestimmter Rechte von Billtrust oder Ihnen selbst im Zusammenhang mit der Beschäftigung.


In der folgenden Tabelle beschreiben wir die Zwecke, für die wir Informationen über Sie sammeln und verwenden.

Zweck	Beschreibung des Zwecks	Kategorien von Persönlichen Information	Rechtsgrundlage für EU- und Mitarbeiter im Vereinigten Königreich
Kandidatenakquise und weitere Kommunikation entlang des Rekrutierungsprozesses	Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um potenzielle Kandidaten für eine vakante Stelle oder für eine potenzielle Beschäftigung zu identifizieren. Falls Ihr Profil übereinstimmen würde, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, um mit den Kandidaten zu kommunizieren.	Kontaktinformationen wie oben beschrieben.	Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens und der Verwaltung des Einstellungsverfahrens.
Bewertung	Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Eignung Ihrer Bewerbung für unsere Stellenangebote zu beurteilen.	Kontaktinformationen, biografische Informationen, Lebensstil und soziale Umstände, Angaben zur Beschäftigung sowie Angaben zu Ausbildung und Bewerbung, wie oben aufgeführt.	Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens und der Verwaltung des Einstellungsverfahrens.
Überprüfung der Informationen	Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen bereitgestellten oder über Sie gesammelten Informationen (falls zutreffend) zu überprüfen, um Fehler, Betrug und/oder andere Folgen falscher Informationen zu verhindern.	Kontaktinformationen, Beschäftigungsdaten, Bildungs- und Bewerbungsdetails, Vergütungs-, Sozialleistungs- und Gehaltsabrechnungsinformationen, Leistungsinformationen und vertrauliche Informationen, wie oben aufgeführt.	Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens und der Verwaltung des Einstellungsverfahrens. Notwendigkeit, einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.
Ernennung neuer Mitarbeiter	Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um neue Mitarbeiter einzustellen.	Kontaktinformationen, Beschäftigungsdaten, Bildungs- und Bewerbungsdetails, Vergütungs-, Sozialleistungs- und Gehaltsabrechnungsinformationen, Leistungsinformationen und vertrauliche Informationen, wie oben aufgeführt.	Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens, der Verwaltung des Einstellungsverfahrens und der korrekten Ernennung von Arbeitskräften. Notwendigkeit für die Erfüllung eines Vertrags. Um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person zu schützen.
Management von Ressourcen und Personaleinsatzplanung	Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um das Personalwesen, die Personalplanung und den Betrieb zu verwalten.	Angaben zu Beschäftigung, Ausbildung und Bewerbung, Vergütungs-, Leistungs- und Gehaltsabrechnungsinformationen, Leistungsinformationen und vertrauliche Informationen, wie oben aufgeführt.	Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens, der Verwaltung des Einstellungsverfahrens und der korrekten Ernennung von Arbeitskräften. Notwendigkeit für die Erfüllung eines Vertrags.
Einhaltung von Gesetzen	Soweit gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um die Anforderungen und Praktiken an Vielfalt und Inklusion sowie eine gesetzliche Verpflichtung (einschließlich arbeitsrechtlicher Verpflichtungen) zu erfüllen.	Kontaktinformationen, Beschäftigungsangaben, Bildungs- und Bewerbungsdetails, Vergütungs-, Sozialleistungs- und Gehaltsabrechnungsinformationen, Leistungsinformationen Biografische Informationen, Lebensstil und soziale Umstände, sensible Informationen wie oben aufgeführt.	Notwendigkeit, einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Im Allgemeinen bewahrt Billtrust Ihre Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die die Daten erhoben werden, erforderlich ist. Unsere Aufbewahrungsfristen richten sich nach den geschäftlichen Anforderungen und gesetzlichen Anforderungen. Zusätzlich zur Verwendung von Bewerberdaten für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, kann Billtrust Ihre Daten aufbewahren und verwenden, um Sie für andere Positionen in Betracht zu ziehen. Sofern dies nicht aus steuerlichen oder anderen rechtlichen Gründen erforderlich ist, werden Ihre Daten maximal 12 Monate lang aufbewahrt (oder weniger, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist). Wenn Sie nicht für andere Positionen in Betracht gezogen werden möchten oder Ihre Daten löschen lassen möchten, wenden Sie sich bitte an: [email protected].
Wenn Sie ein Stellenangebot von uns annehmen, werden alle relevanten personenbezogenen Daten, die während Ihrer Zeit vor der Einstellung erhoben wurden, Teil Ihrer Personalakte und werden in Übereinstimmung mit den spezifischen Länderanforderungen aufbewahrt.

Wann und wie geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Unter keinen Umständen verkauft Billtrust Ihre personenbezogenen Daten.

Ihre Daten werden nur weitergegeben, wenn dies erforderlich ist, und sind auf das Notwendige beschränkt.

Als globales Unternehmen können wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Organisation an interne Mitarbeiter weitergeben, die am Rekrutierungsprozess teilnehmen, einschließlich verbundener Unternehmen, die unter der Kontrolle unserer Muttergesellschaft stehen, zu Zwecken, die mit dieser Erklärung übereinstimmen. Ihre Daten können außerhalb des Landes oder der Region, in der sie ursprünglich erhoben wurden, einschließlich der Vereinigten Staaten, gespeichert und verarbeitet werden.

Falls erforderlich, können Ihre personenbezogenen Daten an Drittanbieter weitergegeben werden; Zum Beispiel Interview- und Assessment-Dienste, Anbieter von Dienstleistern für Hintergrund- und Beschäftigungsprüfungen.

In einigen Fällen können Dritte Informationen direkt von Ihnen sammeln, in diesem Fall gelten die Bedingungen ihrer Datenschutzrichtlinien.

Soweit erforderlich, können Ihre personenbezogenen Daten an öffentliche und staatliche Behörden weitergegeben werden, einschließlich (i) zwingender Anfragen im Zusammenhang mit der nationalen Sicherheit oder Strafverfolgungszwecken oder (ii) zur Ausübung, Begründung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte oder (iii) zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der einer anderen Person.

Wie werden personenbezogene Daten geschützt?

Billtrust hat geeignete technische, physische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unrechtmäßiger oder versehentlicher Zerstörung, Verlust, Beschädigung, Offenlegung oder Zugriff sowie allen anderen Formen der unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen.  Unsere interne Informationssicherheitsrichtlinie verlangt von Mitarbeitern, die Zugriff auf Ihre Daten haben, dass sie die darin beschriebenen Standards einhalten.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten innerhalb des Unternehmens ist auf diejenigen beschränkt, die die Informationen für die oben beschriebenen Zwecke kennen müssen, und kann Mitarbeiter in den Bereichen Personalwesen, IT, Compliance, Recht und interne Revision umfassen.  Alle Mitarbeiter haben in der Regel Zugriff auf Ihre Kontaktinformationen wie Name und E-Mail-Adresse.

Wir können Dritte mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für und im Auftrag von Billtrust beauftragen. Wir verlangen von diesen Dritten, dass sie personenbezogene Daten verarbeiten und streng nach unseren Anweisungen handeln und geeignete Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten geschützt bleiben.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an andere Konzerngesellschaften, IT-Anbieter und andere Dritte mit Sitz in anderen Ländern übermitteln. Es wird davon ausgegangen, dass die Länder des Europäischen Wirtschaftsraums das gleiche Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten. Wenn wir personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln oder mit anderen teilen, stellen wir sicher, dass wir und die Personen oder Unternehmen, an die wir sie übermitteln, uns darauf einigen, sie in Übereinstimmung mit dem Datenschutzrecht durch Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Mechanismen vor missbräuchlicher Verwendung oder Offenlegung zu schützen.

Das Unternehmen hat Verfahren für den Umgang mit mutmaßlichen Verstößen gegen die Datensicherheit eingerichtet und wird Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über einen mutmaßlichen Verstoß gegen Ihre personenbezogenen Daten informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Ihre Rechte

Möglicherweise stehen Ihnen die folgenden Rechte zur Verfügung:

• Recht auf Datenauskunft – das Recht, über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, informiert zu werden.
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Arten der Verarbeitung – zum Beispiel in Bezug auf Direktmarketing.
• Recht auf Berichtigung personenbezogener Daten – Das bedeutet, dass unrichtige Daten korrigiert werden müssen.
• Recht auf Löschung oder Recht auf Vergessenwerden – Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, Daten löschen zu lassen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie haben das Recht, bestimmte Arten von Informationen in einem Format zu erhalten, das an einen anderen Dienstanbieter übertragen werden kann.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass (ein Teil) Ihrer personenbezogenen Daten für einige Benutzer nicht mehr verfügbar ist.

Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zu dieser Erklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich unter [email protected].

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Beschwerde oder Ihr Anliegen nicht ausreichend berücksichtigt haben, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.  Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden im Europäischen Wirtschaftsraum finden Sie hier (Kontaktdaten des EWR); Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörde im Vereinigten Königreich finden Sie hier (Kontaktdaten des Vereinigten Königreichs).