Setzen Sie auf KI bei routinemäßigen E-Mails an Käufer. Verschaffen Sie Ihren Inkassomitarbeitern mehr Zeit.
Mitarbeitende im Forderungsmanagement sollten nicht hauptsächlich den E-Mail-Posteingang bearbeiten. Der Collections Email Responder verschafft ihnen Zeit, sich auf jene Kundenkonten zu konzentrieren, die gebundene Liquidität freisetzen.
Weniger E-Mails. Mehr Zeit für das Forderungsmanagement.
Routine-E-Mails von Käufern folgen vorhersehbaren Mustern. Beantworten Sie sie automatisch mit Hilfe des Collections Email Responder – mit E-Mails im individuellen Kommunikationsstil Ihrer Mitarbeitenden. So müssen Ihre Teams nicht immer wieder dieselben 10 Fragen beantworten und können sich dank eines übersichtlichen Posteingangs auf den Forderungseinzug konzentrieren.
Collections Email Responder erkunden
Reagieren Sie, sobald E-Mails eingehen.
Beantwortung von Routineanfragen
Häufig eingehende Anfragen werden automatisch beantwortet, sodass Mitarbeitende im Forderungsmanagement Rechnungen nicht mehr erneut versenden oder Zahlungen manuell bestätigen müssen.
Antworten in Ihrem Stil
Jede Antwort wird im Namen und im Stil des zuständigen Sachbearbeiters versendet. Der Kunde sieht seinen gewohnten Ansprechpartner.
Fokus auf dem Komplexen
Da Routine-E-Mails entfallen, können sich Mitarbeitende im Forderungsmanagement auf Aufgaben konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen und persönlichen Service erfordern.
Weniger Zahlungsverspätungen
Geben Sie Ihren Kunden, was sie brauchen, um Rechnungen pünktlich zu bezahlen – damit aus einer späten Antwort keine verspätete Zahlung wird.
6 verschiedene Situationen bewältigen
Jede E-Mail wird nach Typ klassifiziert: Rechnungsanfrage, Rechnungsklärung, Zahlungsbestätigung, Zahlungsversprechen, Streitfall oder Zahlungsplan.
Sie haben die Kontrolle
Aktivieren Sie die Funktionen für automatische Antworten entweder für alle Anfragetypen oder nur für die von Ihnen ausgewählten. Sie behalten die Kontrolle darüber, was automatisiert wird.
Jede Antwort ist nachvollziehbar
Jede Anfrageklassifizierung, jede Antwort und jeder automatisierte Versand wird erfasst und ist nachvollziehbar. Manager können das E-Mail-Volumen und die Reaktionen des Kundenservices einsehen.
Weit mehr als ein Autoresponder
Der Collections Email Responder basiert auf Insights360, der integrierten KI-Schicht von Billtrust. Er analysiert den Rechnungsverlauf, die Fälligkeiten sowie den Kontostatus und passt sich an den persönlichen Kommunikationsstil des Mitarbeiters im Forderungsmanagement an. Jede Antwort klingt so, als wäre sie von Ihrem Team verfasst worden.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Collections Email Responder?
Der Collections Email Responder ist eine KI-Funktion innerhalb der Collections-Lösung von Billtrust. Er klassifiziert eingehende E-Mails von Käufern in sechs verschiedene Anfragetypen und beantwortet Routineanfragen im Anschluss automatisch im Namen und im Kommunikationsstil des jeweils zuständigen Mitarbeitenden – damit einfache Anfragen nicht tagelang im Posteingang liegen bleiben und Zahlungen Ihrer Käufer verzögern.
Muss ich dies zusätzlich einrichten?
Die Einrichtung ist simpel. Aktivieren Sie die Funktion über eine zentrale Steuerung und wählen Sie anschließend aus, welche der sechs Anfragetypen bearbeitet werden sollen. Sie können mit der Automatisierung eines Anfragetyps beginnen und im Laufe der Zeit weitere hinzufügen, wenn Ihr Vertrauen in das Tool wächst.
Können E-Mails ohne die Zustimmung meines Teams versendet werden?
Nur wenn Sie dies gestatten und nur wenn ein bestimmter Schwellenwert erreicht wird, der dazu dient, Anfragen zu kennzeichnen, die möglicherweise eine manuelle Bearbeitung erfordern. Alles unterhalb des Schwellenwerts wartet auf die Prüfung und Genehmigung durch Mitarbeitende im Forderungsmanagement. Sie bestimmen, bei welchen Anfragetypen ein automatischer Versand erfolgen darf. Zudem wird jede automatisierte Antwort protokolliert, sodass Manager die Handhabung des Kundenservice einsehen können.
Fallen für den Collections Email Responder zusätzliche Kosten an?
Nein. Er ist für alle Kunden von Billtrust Collections ohne zusätzliche Kosten verfügbar.
Unter welchem Namen werden die Antworten versendet?
Unter dem Namen des zugewiesenen Mitarbeiters im Forderungsmanagement. Jede Antwort wird im Namen und im persönlichen Kommunikationsstil der betreffenden Person versendet, sodass der Käufer den gewohnten Ansprechpartner sieht.
Können Manager sehen, was die Automatisierung tut?
Ja. Jede Klassifizierung, Antwort und automatisierte Nachricht wird im Aktivitätsprotokoll erfasst, sodass Manager das Anfragevolumen, die automatisch bearbeiteten Anfragen und die zur menschlichen Bearbeitung an einen Mitarbeiter im Forderungsmanagement weitergeleiteten Anfragen einsehen können.