Produkte
Rechnungsstellung
Zahlungen: Zuschlag
Zahlungszuordnung
Forderungen
Herausforderung: Wachstum erfordert Effizienz
Wenn das Geschäft wächst, gibt es viel mehr zu managen – und damit auch die Erwartung, alles effizienter zu managen. Das Finanzteam von Werner, einem 500-Millionen-Dollar-Full-Service-Distributor und Lösungspartner, weiß das nur zu gut, weshalb die Führungskräfte vor fast 20 Jahren Billtrust in Anspruch genommen haben, um ihre Debitorenbuchhaltung (AR) für alles bereitzuhalten, was als Nächstes kommt.
Ursprünglich ein Elektrovertrieb, hat sich das Unternehmen im Laufe der Jahre weiterentwickelt und Herausforderungen in den Bereichen Bauwesen, Industrie, Fertigung, Technologie und IT gelöst. Durch diese Veränderungen hat Billtrust geholfen, ihren Debitorenbuchhaltung-Prozess mit jedem neuen Kapitel zu transformieren. Heute ist Debitorenbuchhaltung ein schlankes Team aus drei Personen.
Lösung: Rechnungsstellung Win fördert die vollständige digitale Transformation
Alles begann mit der Rechnungsstellung. Die Kundenbasis von Werner reicht von denen, die papierbasierte Rechnungen und Schecks bevorzugen, bis hin zu denen, die vollständig digitale Abläufe betreiben. Die Reduzierung des Druckvolumens war das erste Ziel, und zwei von Billtrust geleitete Kampagnen halfen Werner, eine elektronische Zustellquote von 97 % zu erreichen, ohne Kundenreibungen zu verursachen. Dieser erste Erfolg löste eine umfassendere Debitorenbuchhaltung-Transformation aus.
Anschließend beauftragte Werner Billtrust damit, die Zahlungszuordnung zu skalieren, die Gebühren für die Annahme virtueller Karten zu senken und das Forderungsmanagement zu optimieren. All dies trug dazu bei, den Cashflow zu beschleunigen und mehr Betriebskapital freizusetzen. Die folgenden Abschnitte zeigen Werners langfristige Partnerschaft mit Billtrust und den Aufbau eines vollständig automatisierten Ökosystems für Debitorenprozesse.
Ergebnisse: Automatisierung senkt die Kosten um 332.000 $
Früher kostete die Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen zu viel Zeit. Heute ordnet Werner Zahlungen automatisch einzelnen Rechnungspositionen zu und erreicht bei 348.000 jährlich versendeten Rechnungen eine Zuordnungsquote von 91 %. B2B-Zahlungen werden dank maschinellen Lernens und direkter Verarbeitung effizient verarbeitet. Eine Aufgabe, die früher acht Stunden pro Woche erforderte, dauert heute nur noch vier Stunden.
Diese Produktivitätssteigerungen von 50 % haben Raum geschaffen, um die Teamverantwortlichkeiten umzustrukturieren und zu erweitern, einschließlich der Schaffung einer Ersatzstelle als Supervisor Debitorenbuchhaltung. Heute widmet das Team den Bedürfnissen der Kunden mehr Zeit. Neben der Verbesserung des Kundenerlebnisses bringen Effizienzsteigerungen jährlich 82.000 US-Dollar an Betriebskosteneinsparungen.
Eine zentrale Erfolgsstrategie bestand darin, die Automatisierung der Zahlungszuordnung nicht als Selbstläufer zu betrachten. Die Finanzverantwortlichen rechneten mit anfänglichen Problemen, die mit der Zeit kleiner und leichter zu bewältigen würden. Kleinere Themen löste das Team intern und zog bei Bedarf Billtrust-Experten hinzu. Die Führungskräfte sorgten dafür, dass das Debitorenteam das KI-Modell kontinuierlich trainierte, und vergaben sogar Boni für Verbesserungen der Zuordnungsquote.
Diese Einsparungen werden voraussichtlich wachsen, da mehr B2B-Zahlungen benötigt werden. Der Saldo der Debitorenbuchhaltung des Unternehmens (und die anschließende Arbeitsbelastung) sind allein in den letzten drei Jahren um 40 % gestiegen.
"Wir sehen, wie die Anfangsinvestition langfristig die Effizienz steigert. Es gibt immer neue Möglichkeiten, die Match-Rate zu erhöhen, und das Team wird aktiv ermutigt, neue Ideen einzubringen. Mit der Verbesserung des Systems wird die Rückkehr deutlicher. Es wird immer besser, und so haben wir 82.000 Dollar an Betriebskosten gespart."
Direktor für Finanzdienstleistungen, Werner
Diese Einsparungen werden voraussichtlich wachsen, da mehr B2B-Zahlungen benötigt werden. Der Saldo der Debitorenbuchhaltung des Unternehmens (und die anschließende Arbeitsbelastung) sind allein in den letzten drei Jahren um 40 % gestiegen.
Sie spielen ihre (virtuellen) Karten richtig und sparen 250.000 $
Da viele Kunden die Vorteile virtueller Kartenzahlungen nutzten, verdreifachte sich deren Einsatz bei Werner von 2024 bis 2026 nahezu. Mehr Kartenzahlungen bedeuteten jedoch auch höhere Gebühren. Billtrust Digital Lockbox half Werner, die Interchange-Gebühren zu senken und im ersten Jahr mehr als 250.000 USD einzusparen.
Finanzführer hörten dort nicht auf. Obwohl das Vertriebsteam zögerte, ein Zuschlagsprogramm umzusetzen, wurden nach der Einführung des Programms keine negativen Auswirkungen festgestellt.
"Wir hatten nur einen Kunden, der eine Ausnahme für einen Zuschlag beantragt hat. Alle anderen sind entweder zu Automated Clearing House (ACH) gewechselt oder haben zugestimmt, die Gebühr zu zahlen. Das war ein großer Erfolg beim Schutz unserer Gewinnmargen", erklärte der Direktor für Finanzdienstleistungen und fügte hinzu, dass ein großer Teil ihres Erfolgs in der Kundenkommunikation lag. "Billtrust hat uns geholfen, eine effektive Ankündigung zu formulieren, um der Veränderung zuvorzukommen, damit alle vorher informiert wurden."
"Man hört ständig, wie besorgt Unternehmen wegen Zuschlag sind – dass sie Kunden verlieren könnten. Aber dann macht man es selbst und merkt, dass man keine Kunden verliert. Tatsächlich sparst du eine Menge Geld."
Direktor für Finanzdienstleistungen, Werner
Kunden zahlen jetzt 3-7 Tage vor dem Fälligkeitstermin
Werner verkauft an große Unternehmen. Käufe haben 90-tägige Zahlungsbedingungen, was natürlich Druck auf den Cashflow und die Days Sales Outstanding (DSO)-Messungen ausübt. Während einige externe Faktoren nicht kontrolliert werden können, können interne Sichtbarkeit und Management das.
Mit Billtrust erhielt das Debitorenbuchhaltung-Team etwas, das sie zuvor nie hatten: Einblicke in das Zahlungsverhalten der Kunden, was eine Studie als führende Methode zur Optimierung von Debitorenbuchhaltung-Inkassoaktivitäten zeigt. Diese Transparenz war bahnbrechend. Plötzlich konnte Werner:
- Identifizieren Sie anhand historischer Muster, welche Kunden am ehesten verspätet zahlen, und helfen Sie ihnen, diese Konten vorsorglich zu verwalten
- Verstehen Sie, welche Kontaktaktionen schnellere Zahlungen bewirken, indem Sie diejenigen identifizieren, die nur nach einem Anruf zahlen oder E-Mails ignorieren, anstatt offene E-Mails zu öffnen und nicht zu antworten
- Holen Sie sich datenbasierte Ratschläge, wie Sie die Kontakte anpassen können, um schneller zu reagieren, zum Beispiel indem Sie am 15. statt am 22. Tag anrufen
- Sehen Sie sich neue Kennzahlen wie Average Days Delinquent (ADD) an und verfolgen sie automatisch.
"Nicht alles liegt in unserer Kontrolle, aber wir können jetzt erkennen, wann Kunden nachlassen, und frühzeitig handeln, um diese Auswirkungen zu minimieren. Wir sehen deutlich, dass manche Kunden nicht zahlen, es sei denn, man ruft an und fragt. Wir sehen die Anzeichen und erkennen das Risiko."
Direktor für Finanzdienstleistungen, Werner
Kommunikation war ein weiterer Bereich der Verbesserung. Einblicke in das Kundenverhalten zeigten, dass das Debitorenbuchhaltungsteam es den Empfängern erleichtern musste, einen Streit einzuleiten, weshalb Leiter der Debitorenbuchhaltung diese Formulierung ganz oben in ihren Zahlungserinnerungen zogen. Außerdem musste das Team seine Outreach-Botschaften standardisieren.
"Nun, mehrere Personen schreiben nicht verschiedene Arten von Nachrichten", erklärte der Finanzdirektor. "Unsere Kommunikation ist aus Markensicht konsistent."
Dadurch erkennt Werner Risiken frühzeitig und beeinflusst das Zahlungsverhalten aktiv, verbessert den Cashflow und verhindert Forderungsausfälle. Zum ersten Mal zahlen Kunden konsequent 3–7 Tage vor Fälligkeit, sodass der Average Days Delinquent (ADD) erstmals negativ ist. Eine starke Leistung der Debitorenprozesse steigert auch die Produktivität. Nach einer kürzlichen Übernahme, durch die Hunderte neue Kundenkonten hinzukamen, benötigt das Team im Forderungsmanagement keine zusätzlichen Mitarbeitenden.
Cashflow-Prognosen verbessern finanzielle Klarheit
Werners ERP-System wurde nicht darauf ausgelegt, die prädiktive Intelligenz zu liefern, die zur Prognose des Cashflows in großem Umfang erforderlich ist – ein Problem, das von über 80 % der Finanzführungskräfte genannt wird. Egal wie aufwendig ihre Tabellenkalkulationen waren, das Team hatte immer noch Schwierigkeiten mit nicht zusammenhängenden Daten.
"Vor Billtrust war das Cashflow-Management wie das Zusammensetzen eines Puzzles, bei dem einige Teile gefehlt haben."
Direktor für Finanzdienstleistungen, Werner
Mit den Cashflow-Prognosetools von Billtrust lösen sich Datenherausforderungen auf:
- Die Liquiditätsprognose hat sich von einem mehrstufigen, manuellen Prozess zu einer Ein-Klick-Sichtbarkeit entwickelt.
- Führungskräfte können generative KI-Tools nutzen, um Fragen zu stellen und sofortige Antworten zu erhalten, indem sie ihre Daten der Debitorenbuchhaltung zusammenfassen
- Es gibt kein "Dafür musst du auf einen benutzerdefinierten Bericht warten" mehr.
Die Erstellung neuer Berichte aus Werners bestehendem Business-Intelligence-System erfordert das Einreichen eines IT-Tickets und das Warten in der Warteschlange, aber vieles davon ist nicht mehr notwendig.
"Wenn ich sehe, was ich mit der Billtrust-Plattform machen kann, ist das unglaublich. Wir haben so viele Informationen direkt zur Hand. Ich kann das mit keinem unserer anderen Werkzeuge machen."
Direktor für Finanzdienstleistungen, Werner
Durch frühere Kontaktaufnahme, schnellere Problemerkennung und kürzere Lösungszeiten handelt das Finanzteam proaktiver denn je. Automatisierung verändert seine Arbeitsweise. Wie der Director of Financial Services sagte: "Wir erkennen das Potenzial KI-gestützter Cashflow-Prognosen und arbeiten daran, sie in unsere täglichen Abläufe zu integrieren."