Kundendaten sind seit langem der heilige Gral für überlastete Debitorenbuchhaltungen. Doch selbst bei scheinbar endlosen Mengen wertvoller Kundendaten ist es bestenfalls ein Kopfzerbrechen und im schlimmsten Fall unmöglich, diese zu durchsuchen und Trends zur Verbesserung Ihrer Debitorenbuchhaltungsprozesse zu identifizieren.
"Daten mögen im Überfluss vorhanden sein, aber Informationen werden auf vielen verschiedenen Plattformen verschleiert", sagt Doug Appelson, Senior Technical Manager bei Billtrust. "In diesem Umfeld ist es schwierig, einen Schritt zurückzutreten und die Dinge strategischer zu betrachten, wenn so viele der Informationen, mit denen man interagiert, so transaktional sind." Er ist der Meinung, dass künstliche Intelligenz und Analytik echte Gamechanger sein können und Durchbrüche bei der Nutzung von Daten ermöglichen. Appelson war Redner bei Billtrust's Executive Exchange, einer Reihe von explorativen Sitzungen mit innovationslernenden Finanzexperten.
Hier sind drei aktuelle und zukünftige Möglichkeiten, von denen Appelson glaubt, dass Analysen und KI Debitorenbuchhaltung-Teams dabei helfen können, ihre Prozesse zu verbessern.
1. Erkennen Sie Aktualitätsabweichungen in AR-Prozessen mit KI
Entscheidend für einen erfolgreichen Debitorenbuchhaltung-Prozess ist die Feststellung, welche der Tausenden von Käufern eines Unternehmens weniger pünktlich bezahlen und der Optimierung der Außenstandsdauer (DSO) im Wege stehen.
"Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, ist es von größter Bedeutung, wie schnell Sie Geld sammeln", sagt Appelson. Darüber hinaus werden bei so hohen Zinssätzen wie heute die negativen finanziellen Auswirkungen verspäteter Zahlungen noch verstärkt.
"DSO managen" ist leichter gesagt als getan. "In der Lage zu sein, DSO über Hunderttausende von Käufern hinweg zu sehen, kann eine echte Herausforderung sein", sagt Appelson. "Oft verlieren Unternehmen den Überblick darüber, wer sie immer langsamer bezahlt."
Daher hat Billtrust im Juni 2024 seine Plattform um einen Analysearbeitsbereich erweitert, der es Unternehmen ermöglicht, das Zahlungsanalysemodul zu nutzen, um zu verfolgen, wie sich DSO im Laufe der Zeit entwickelt.
Um die Sache noch einfacher zu machen, führte Billtrust im folgenden Monat Finance Co-Pilot ein. Co-Pilot verfügt über eine generative KI-Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, Fragen in einfachem Englisch zu stellen. Es ist jetzt möglich, nahezu sofortige Antworten auf eine Frage wie diese zu erhalten: "Welche meiner größten Käufer haben in ihren Tagen im letzten Monat die Zahlung abgelehnt, und wie schnell haben sie mich vor sechs Monaten bezahlt?"
2. Verwenden Sie KI, um Käufer zu identifizieren, die den Abgleich verlangsamen
Schon so kleine Unregelmäßigkeiten wie verschmierte Tinte oder eine fehlende Rechnungsnummer können dazu führen, dass der Abgleich einer Zahlung plötzlich zu einem enormen Zeitfresser wird.
"Wenn Sie nur 10 Kunden hätten, wären [diese Unregelmäßigkeiten] kein Problem", sagt Appelson. "Wenn es um Tausende von Kunden geht, ist es wichtig, sofort verstehen zu können, welche Ihrer Kunden im Grunde genommen die 'Sorgenkinder' sind."
Als Teil seiner Analyse-Suite ermöglicht Billtrust seinen Kunden, Käufer zu identifizieren, die den Abgleich verlangsamen. In Zukunft dürfte künstliche Intelligenz die Kommunikation mit säumigen Zahlern zum Kinderspiel machen. Appelson merkt an, dass AR-Systeme mit generativer KI bald in der Lage sein könnten, Käufer mit schlampigeren Praktiken zu erreichen und automatisch nach vollständigeren Überweisungsinformationen zu fragen.
Im Handumdrehen können Unternehmen auch ändern, wann und an wen Korrespondenz gesendet wird, in der zusätzliche Informationen angefordert werden, sei es an Käufer, die weniger als 90 % der Zeit Überweisungsübersicht bereitstellen, oder an diejenigen, die die erforderlichen Informationen überhaupt nicht bereitstellen.
3. Vergleichen Sie sich mit Mitbewerbern und Wettbewerbern mit KI und Analysen
Unternehmen können heute die Analysen von Billtrust nutzen, um zu beurteilen, wie schnell ein Käufer im Vergleich zu anderen zahlt. Weitaus leistungsfähiger ist laut Appelson die Möglichkeit, nachzuverfolgen, wie schnell ein bestimmter Käufer Ihr Unternehmen bezahlt, verglichen mit der Pünktlichkeit, die er bei anderen zahlt.
Mit Blick auf die Zukunft aggregiert und anonymisiert Billtrust Zahlungsdaten, um Indizes nach Branchen zu erstellen, damit seine Kunden einen besseren Einblick in die Pünktlichkeit von Kundenzahlungen erhalten.
Appelson glaubt, dass diese Art von Informationen enorm nützlich sein kann, wenn Debitorenbuchhaltung-Verantwortliche mit ihren CFOs oder CEOs über den Erfolg der Debitorenbuchhaltung sprechen. Anstatt einfach nur Beweise für die Effizienz ihrer eigenen Debitorenbuchhaltungsprozesse zu präsentieren, werden Führungskräfte der Debitorenbuchhaltung bald in der Lage sein, den Fortschritt anhand eines Branchen-Benchmarks oder einer Scorecard zu messen.
"Wenn Sie keine Ahnung haben, wie andere in Ihrer Branche abschneiden, wird Ihre Berichterstattung isoliert", sagt Appelson.
"Wir sehen Möglichkeiten, ein Benchmarking für die Bargeldanwendung, die Match-Raten und die elektronische Präsentation einzurichten", schließt er. "Diese Dinge sind wichtig für jedes Unternehmen, das Gelder schneller einziehen und Gelder effizienter abgleichen möchte."
