Was müssen Sie über virtuelle Kreditkarten wissen?

Hinweis: Unser neu aktualisierter Blogbeitrag über virtuelle Kreditkarten wurde ursprünglich im Juli 2020 veröffentlicht und zur Vereinfachung um die neuesten Erkenntnisse ergänzt.

In unserer zunehmend digitalen Welt haben sich Finanztransaktionen über die Grenzen physischer Währungen und traditioneller Kreditkarten hinaus entwickelt. Virtuelle Kreditkarten haben sich zu einer sicheren und bequemen Alternative für B2B-Käufer entwickelt und revolutionieren die Art und Weise, wie sie online bezahlen.

Virtuelle Kreditkarten sind digital generierte 16-stellige Nummern, die herkömmliche Kreditkarten ersetzen. Mit Ausgabenkontrollen und ihrem tokenisierten Charakter bieten sie Käufern eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sie bieten auch verschiedene andere Vorteile wie Rabatte und niedrigere Kosten durch Float und reduzierte Transaktionsgebühren. Sie haben auch die Möglichkeit, Zahlungsprozesse zwischen Käufern und Lieferanten zu rationalisieren.

Juniper Research prognostiziert, dass die Zahl der virtuellen Kartentransaktionen bis 2027 weltweit 121 Milliarden überschreiten wird, gegenüber 28 Milliarden im Jahr 2022 – ein bemerkenswertes Wachstum von 340 %. Virtuelle Karten sind hier, um zu bleiben, und werden weiter expandieren. Schauen wir uns an, was sie so wichtig macht.

Virtuelle Kreditkarten sind eine elektronische Zahlungsmethode, die es B2B-Käufern ermöglicht, ihre kartenakzeptierenden Lieferanten sicher zu bezahlen. Es handelt sich dabei um digital generierte Sätze aus 16-stelligen Zahlen, die ähnlich wie herkömmliche Kreditkarten funktionieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Firmenkarten verfügen virtuelle Kreditkarten zwar über keine physische Karte, funktionieren aber nahezu identisch zu ihren physischen Gegenstücken.

Für Unternehmen ergänzen sie die Zahlungsoptionen, die sie haben. Unternehmen können sie über einen Anbieter virtueller Karten erstellen, der oft mit einer Hauptkreditlinie oder einem Prepaid-Konto verknüpft ist.

Der entscheidende Vorteil virtueller Kreditkarten liegt in ihren einzigartigen Eigenschaften. Jede Karte wird für einen bestimmten Zweck generiert und meistens – aber nicht immer – für eine einmalige Transaktion. Zu den Einschränkungen gehören unter anderem:

• Ein voreingestelltes Ausgabenlimit, bei dem Nutzer nicht mehr als den vereinbarten Dollarbetrag ausgeben dürfen
• Ein Zeitraum für die Verwendung
• Eine Einschränkung nur für bestimmte Abteilungen oder Einkaufskategorien
• Ein Limit für die Anzahl der Male, die sie autorisiert oder "gewischt" werden können

Es gibt grundsätzlich keine Begrenzung für die Anzahl der zu generierenden virtuellen Karten. Viele Organisationen haben jedoch für ihr virtuelles Kartenprogramm einen festgelegten Kreditrahmen eingerichtet, der durch die Anzahl der aktiven Karten nicht überschritten werden kann.

Beim B2B-Einkauf integrieren die meisten Unternehmen ihr virtuelles Kartenprogramm direkt in ihre ERPs und stellen diese automatisch als Teil ihrer täglichen Lieferantenauszahlung für genehmigte Rechnungen aus, zusammen mit Automated Clearing House (ACH)- und Scheckzahlungen.

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Was ist der Unterschied zwischen einer normalen und einer virtuellen Kreditkarte?

Wir haben bereits festgestellt, dass der Hauptunterschied zwischen einer virtuellen Kreditkarte und einer herkömmlichen Kreditkarte darin besteht, dass letztere physisch in der Brieftasche aufbewahrt und mitgeführt werden kann. Ansonsten sind sie hinsichtlich der Bezahlung grundsätzlich gleich. Sie werden überall akzeptiert und genauso gehandhabt wie die alte herkömmliche Kreditkarte.

Virtuelle Kreditkarte versus digitale Geldbörsen und Zahlungs-Apps

Virtuelle Kreditkarten werden oft mit anderen digitalen Zahlungsmethoden wie digitalen Geldbörsen oder Zahlungs-Apps verwechselt. Obwohl alle von ihnen elektronische Zahlungen ermöglichen, gibt es erhebliche Unterschiede zwischen virtuellen Kreditkarten, Zahlungs-Apps und digitalen Geldbörsen.

Digitale Geldbörsen wie Apple Pay und Google Pay speichern Ihre Karteninformationen sicher auf einem mobilen Gerät. Wenn Sie einen Kauf tätigen, generiert die digitale Geldbörse einen eindeutigen, einmaligen Authentifizierungscode und übermittelt ihn zusammen mit den Transaktionsdetails an den Empfänger. Dadurch wird sichergestellt, dass während der Belastung Ihrer physischen Karte keine tatsächlichen Kartendaten zwischen Käufer und Verkäufer ausgetauscht werden.

Zahlungs-Apps wie Venmo funktionieren ähnlich wie digitale Geldbörsen, verfügen aber in der Regel auch über ähnliche Funktionen wie Bankplattformen. Sie können beispielsweise ein Guthaben auf Ihrem Venmo-Konto mitführen, um Lieferanten zu bezahlen, während digitale Geldbörsen nur auf vorhandene physische Karten zugreifen. Allerdings bieten Zahlungs-Apps zunehmend physische und virtuelle Karten an, sodass es tendenziell eine beträchtliche Überschneidung zwischen Zahlungs-Apps und virtuellen Kreditkarten gibt.

Ihre virtuelle Karte dient Ihnen beim Bezahlen als vorübergehender Ersatz für Ihre physische Kreditkarte. Sie haben die Flexibilität, es jederzeit zu deaktivieren.

Wie funktionieren virtuelle B2B-Karten?

Der Prozess für die Verwendung virtueller Kreditkarten für Unternehmen ist ziemlich einfach. Virtuelle Kreditkarten funktionieren nach dem Prinzip der Generierung eindeutiger Kartennummern. Wenn ein Benutzer eine Online-Zahlung auslöst, generiert die ausstellende Bank oder das Finanzinstitut eine temporäre virtuelle Kartennummer zusammen mit den zugehörigen Details wie Ablaufdatum und Sicherheitscode. Diese Informationen werden sicher an den Händler zur Autorisierung und Zahlungsabwicklung übertragen.

Verwendung virtueller Kreditkarten

Die Vielseitigkeit virtueller Kreditkarten erstreckt sich auf verschiedene Branchen und Anwendungsfälle, darunter:

• Unternehmensausgaben
• Erstattungen an Mitarbeiter
• Zahlungen an Lieferanten

Auf persönlicher Ebene bieten virtuelle Kreditkarten praktische Lösungen für die Verwaltung von Abonnements, Online-Einkäufen und internationalen Transaktionen. Vielreisende können von virtuellen Kreditkarten mit dynamischen Währungsumrechnungsfunktionen profitieren, die Wechselkursgebühren minimieren und Einsparungen maximieren.

Arten von virtuellen Kreditkarten

Virtuelle Kreditkarten gibt es in verschiedenen Formen, um unterschiedlichen Bedürfnissen und Vorlieben gerecht zu werden.

• Virtuelle Einweg-Kreditkarten werden für eine bestimmte Transaktion generiert und verfallen sofort danach, was ein Höchstmaß an Sicherheit und Anonymität bietet.
• Virtuelle Mehrzweck-Kreditkarten hingegen können für mehrere Transaktionen innerhalb eines definierten Zeitrahmens verwendet werden, was mehr Flexibilität und Komfort für wiederkehrende Zahlungen bietet.
• Zusätzlich zu den herkömmlichen virtuellen Kreditkarten stehen auch virtuelle Prepaid-Karten für Personen zur Verfügung, die ihre Ausgaben im Griff haben und eine Schuldenlast vermeiden möchten. Diese Prepaid-Karten sind mit einem festgelegten Betrag aufgeladen und können verwendet werden, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Daher sind sie ideal für preisbewusste Unternehmen und Reisende.

Die Beliebtheit virtueller Kreditkarten unter B2B-Käufern war noch nie so groß. Was nicht gefällt: Diese Karten bieten eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen.

Kosteneinsparungen

Für Unternehmen bieten virtuelle Kreditkarten Möglichkeiten zur Kosteneinsparung durch geringeren Verwaltungsaufwand und verbesserte Beschaffungskontrollen. Virtuelle Kreditkarten spielen eine Rolle in einer Strategie zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Sie ermöglichen die Automatisierung von Zahlungen, reduzieren die zur Bezahlung von Rechnungen erforderlichen Schritte und behalten gleichzeitig die Kontrolle im Vorfeld.

Im Jahr 2018 schätzte Mastercard, dass virtuelle Karten Kosteneinsparungen zwischen 0,50 und 14 US-Dollar pro Transaktion erzielen könnten. Daher gehen wir davon aus, dass sie im kommenden Jahr zu einer der beliebtesten automatisierten Zahlungstechnologien werden.

Automatisiertes Spesenmanagement

Mit virtuellen Kartentransaktionen können Sie Ausgaben automatisch erfassen und kategorisieren, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und Fehler reduziert werden. Diese Automatisierung macht die Spesenabrechnung zum Kinderspiel, sodass sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren und das Beste aus Ihren Kosten für virtuelle Karten herausholen kann.

Virtuelle Kreditkarten bieten wichtige Ressourcen für die Verbesserung von Beschaffungsprozessen, die Implementierung von Ausgabenrichtlinien und die effiziente Verwaltung und Verfolgung von Ausgaben.

Optimierte Abstimmung

Virtuelle Karten verfolgen Ausgaben automatisch und kategorisieren Kosten, sodass kein manueller Abstimmungsaufwand mehr erforderlich ist. Dies spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko.

Reduzierter Papierkram

Der Wegfall physischer Belege und Rechnungen senkt nicht nur die Papierkosten, sondern fördert auch nachhaltigere Geschäftspraktiken.

Strengere Kontrollen

Unternehmen haben die Möglichkeit, Ausgabenlimits festzulegen und Einschränkungen für jede virtuelle Karte zu kategorisieren. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter nur genehmigte Einkäufe tätigen. Diese Karten bieten eine Reihe anpassbarer Steuerelemente, wie etwa die Festlegung einer Begrenzung der Anzahl autorisierter Transaktionen oder „Durchzüge“, die Definition ihrer Gültigkeitsdauer, die Angabe zulässiger Händlertypen und die Begrenzung des Transaktionsbetrags.

Darüber hinaus haben Unternehmen die Flexibilität, Toleranzgrenzen für Abweichungen zwischen der geleisteten Zahlung und dem Rechnungsbetrag festzulegen. Diese detaillierten Kontrollen vereinfachen nicht nur das Ausgabenmanagement, sondern verbessern auch die Finanzplanung und Rechenschaftspflicht.

Darüber hinaus kann die Nutzung detaillierter Ausgabendaten die Lieferantenverhandlungen erheblich verbessern und das Cashflow-Management verbessern.

Sicherer als physische Kreditkarten

Virtuelle Kreditkarten bieten verbesserte Sicherheitsfunktionen, die sie sicherer machen als herkömmliche physische Karten. Ohne gespeicherte Informationen und programmierbare Einschränkungen bieten virtuelle Karten einen robusten Schutz vor Betrug und Identitätsdiebstahl.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie virtuelle Kreditkarten sicherer sein können als physische Kreditkarten.

Erhöhte Sicherheit durch Wegwerfnummern und eingeschränkte Nutzung

Virtuelle Kreditkarten zeichnen sich durch eine außergewöhnliche Sicherheit bei Online-Transaktionen aus. Dieser Vorteil ergibt sich aus ihrem Wegwerfcharakter. Im Gegensatz zu physischen Karten generieren virtuelle Karten bei jedem Einkauf einzigartige, einmalig verwendbare Nummern. Nach einer einzelnen Transaktion oder einem vordefinierten Zeitraum wird die Nummer ungültig, wodurch das Risiko unbefugter Abbuchungen oder Datenschutzverletzungen minimiert wird. Darüber hinaus können virtuelle Karten für bestimmte Zwecke programmiert werden, so dass sie nur einen bestimmten Lieferanten für einen festgelegten Betrag und innerhalb eines definierten Zeitrahmens bezahlen können.

Eliminierung gespeicherter Informationen und Reduzierung des Betrugsrisikos

Bei herkömmlichen Kreditkarten besteht für Käufer oft ein Risiko, da die Händler die Zahlungsinformationen für schnellere zukünftige Transaktionen speichern. Diese gespeicherten Informationen werden zum Ziel von Hackern, die sie für betrügerische Käufe ausnutzen können. Virtuelle Karten eliminieren dieses Risiko vollständig. Selbst wenn eine virtuelle Kartennummer kompromittiert wird, kann sie nicht für den Zugriff auf die primäre Kreditlinie verwendet werden. In Kombination mit Transaktionswarnungen in Echtzeit wird dadurch die Wahrscheinlichkeit von Betrug und Identitätsdiebstahl erheblich verringert.

Virtuelle Karten als sichere Token

Stellen Sie sich eine virtuelle Karte als sicheres Token vor, das Ihre primäre Kontonummer schützt. Hacker können Token-Informationen nicht ausnutzen, da sie für sie nutzlos sind. Darüber hinaus verfügen virtuelle Karten über integrierte Steuerelemente und Einschränkungen. Damit ein Betrüger eine virtuelle Karte missbrauchen kann, müsste er den genauen autorisierten Betrag und die Gültigkeitsdauer kennen und über ein spezielles Terminal für die Verarbeitung von Transaktionen verfügen, bei denen die Karte nicht vorhanden ist – ein höchst unwahrscheinliches Szenario.

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Mögliche Belohnungen und Rabatte

Einige Anbieter virtueller Karten bieten Prämienprogramme für Transaktionen oder Rabatte von ihren virtuellen Kreditkarten an, die B2B-Käufern einen zusätzlichen Mehrwert bieten. Da Lieferanten eine Transaktionsgebühr für die Annahme einer Kreditkartenzahlung zahlen, erzielen Kreditkartenaussteller Einnahmen aus dieser Gebühr und teilen einen Teil dieser Gelder in Form eines Rabatts mit ihren Kunden, dem Käufer. Dies bietet Käufern einen Anreiz, ihre Ausgaben auf Kreditkarten zu verlagern, um diesen Rabatt zu maximieren.

Einfache Integration

Im B2B-Einkauf integrieren die meisten Unternehmen ihr virtuelles Kartenprogramm direkt in ihre ERPs und stellen es automatisch als Teil ihrer täglichen Lieferantenauszahlung für genehmigte Rechnungen aus, zusammen mit Automated Clearing House (ACH)- und Scheckzahlungen. Virtuelle Kreditkarten können auch in digitale Geldbörsen und Zahlungsplattformen integriert werden, um den Checkout-Prozess für Online-Einkäufe zu rationalisieren.

Float

Darüber hinaus gibt es das Konzept des Float – ein Zeitraum, in dem die Lieferanten bezahlt werden, die Käufer jedoch noch nicht verpflichtet sind, die Zahlung mit ihrem Kartenaussteller abzuwickeln. Ähnlich wie bei herkömmlichen Kreditkarten bieten virtuelle Karten Käufern eine zinslose Kreditlaufzeit, die von ihrem Kartenaussteller zur Verfügung gestellt wird. Diese Vereinbarung ermöglicht es Käufern, Zahlungen mit Lieferanten zeitnah abzuwickeln und gleichzeitig von verlängerten Zahlungszielen bei ihrer Bank zu profitieren. Für Unternehmen jeder Größe ist der Cashflow von größter Bedeutung. Daher kann eine Lösung, die das Betriebskapital erhöht, ein entscheidender Faktor für die Aufrechterhaltung eines Unternehmens sein, das nicht nur operativ, sondern auch widerstandsfähig und nachhaltig ist.

AP-Strategien

Virtuelle Kreditkarten spielen eine Rolle in einer Strategie zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Sie ermöglichen die Automatisierung von Zahlungen, reduzieren die Schritte, die zum Bezahlen von Rechnungen erforderlich sind, und behalten gleichzeitig die Kontrolle im Voraus bei.

Virtuelle Kreditkarten sind nicht nur für Käufer von Vorteil, sie bieten auch B2B-Verkäufern erhebliche Vorteile.

• Schnellere Zahlungen: Virtuelle Karten ermöglichen eine schnellere Transaktionsabwicklung im Vergleich zu herkömmlichen Methoden wie Schecks oder Automated Clearing House (ACH)-Überweisungen. Dies führt zu einem schnelleren Zugang zu Finanzmitteln für Lieferanten.
• Weniger Betrug: Virtuelle Einwegkarten minimieren das Risiko betrügerischer Aktivitäten, schützen Lieferanten vor unbefugten Abbuchungen und vermeiden Rückbuchungen.
• Optimierte Debitorenverwaltung: Durch die Verknüpfung virtueller Karten mit bestimmten Bestellungen und die Nutzung von Software, die virtuelle Kreditkarten unterstützt, können Lieferanten den Zahlungsabgleich optimieren und den manuellen Aufwand für die Verwaltung von Debitoren minimieren. Dieser Ansatz ermöglicht eine durchgehende Verarbeitung.
• Erhöhtes Verkaufsvolumen: Der Komfort und die Sicherheit virtueller Karten, gepaart mit einem besseren Zahlungserlebnis, können Käufer dazu anregen, Transaktionen leichter abzuschließen, was das Umsatzvolumen für B2B-Anbieter möglicherweise steigert.

Aber es ist nicht alles rosig und ... für Lieferanten. Die größten Herausforderungen für Anbieter rund um virtuelle Karten sind Gebühren und Abstimmungsschwierigkeiten.

Schwierigkeiten bei der Aussöhnung

Ohne die richtige Software zur Hand kann die Durchführung virtueller Kartenzahlungen und das Abrufen von Überweisungsübersicht eine mühsame Handarbeit sein. Obwohl virtuelle Kreditkarten die Arbeit der Kreditorenbuchhaltung automatisieren, erschweren sie paradoxerweise die Arbeit der Debitorenbuchhaltung erheblich, es sei denn, ein Lieferant verwaltet seine Richtlinien zur Akzeptanz virtueller Karten strategisch.

Die Hauptzustellungsmethode für virtuelle Karten ist über sichere E-Mails. Um bezahlt zu werden, müssen Lieferanten diese E-Mails in großen Mengen identifizieren und abfangen. Sie geben die Kreditkarteninformationen und die damit verbundene Überweisungsübersicht manuell in ihre Systeme ein, es sei denn, der Lieferant hat eine automatisierte Netzwerklösung implementiert.

Anbieter, die ein hohes Volumen an virtueller Kartennutzung haben, könnten möglicherweise täglich mit mehreren Ausstellern und Zahlungsmethoden interagieren.

Wenn Lieferanten ein Problem mit der virtuellen Kartenzahlung eines Käufers haben, müssen sie mit der Bank des Käufers interagieren, was die Lösung von Zahlungsproblemen noch komplexer macht.

Welche Gebühren fallen bei virtuellen Kreditkarten an?

Lieferanten sind verpflichtet, Gebühren für das Privileg der Annahme virtueller Kreditkarten zu zahlen. Diese Transaktionsgebühren, die bei jeder Kreditkartentransaktion anfallen, sind eigentlich keine einzelne Gebühr, sondern eine Mischung aus drei verschiedenen Gebühren:

• Interbankenentgelte: Diese Gebühren gehen an den Kreditkartenaussteller. Der Aussteller ist in der Regel ein Finanzinstitut wie eine Bank, die Visa-, MasterCard-, Discover- und American Express-Karten anbietet. Interbankengebühren machen den größten Teil der Kosten für die Kartenbearbeitung aus.
• Gebühren für das System: Dies sind die Gebühren, die die großen Kreditkartennetzwerke wie Visa, Mastercard, Discover und American Express für die Nutzung ihres Netzwerks erheben. Diese Kartennetzwerke erleichtern die Transaktion zwischen dem Aussteller und dem Händler.
• Servicegebühr oder Aufschlagsgebühren für Händler: Diese Gebühr geht an den Händlerabwickler, den der Anbieter zur Annahme von Kartenzahlungen einsetzt. Der Zahlungsabwickler ist das Unternehmen, das für die Sicherung und Durchführung der Transaktion verantwortlich ist. Es gibt viele Drittanbieter, aus denen Lieferanten wählen können.

Diese Gebühren schmälern die Gewinne der Lieferanten, was dazu führt, dass einige Kreditkartenzahlungen für bestimmte Transaktionen ablehnen. Die zunehmende Beliebtheit virtueller Kreditkarten bei Käufern hat die Anbieter jedoch gezwungen, Zahlungsakzeptanzstrategien zu entwickeln, die darauf abzielen, die mit der Annahme von Geschäftsdebit- oder Kreditkarten verbundenen Gebühren zu senken.

Worauf basiert die Interbankengebühr?

Aufgrund des damit verbundenen Risikos legen Kreditkartenunternehmen ihre Interbankentarife regelmäßig fest und passen sie an. Tatsächlich basieren die Interchange-Raten auf einer Reihe von Faktoren:

• Netz: Jedes der vier großen Kreditkartennetzwerke unterhält seine eigene Tabelle mit Interbankentarifen, die je nach Kartentyp variieren (z. B. Reiseprämienkarte für Verbraucher, gewerbliche Einkaufskarte). Im Allgemeinen gilt: Je mehr Prämien und Vorteile eine Karte bietet, desto höher ist die Interbankengebühr.
• Händlerkategorie-Code (MCC): MCCs sind vierstellige Zahlen, die die Kategorie des Geschäfts des Lieferanten angeben. Kommerzielle Kreditkartenprogramme ermöglichen es Käufern, die MCCs einzuschränken, in denen ihre Karten verwendet werden können (einschließlich virtueller Karten).
• Datenebenen: Die Kreditkartenverarbeitung hat drei Kategorisierungsebenen für Daten: 1, 2 und 3. Jede Stufe beschreibt eine bestimmte Menge an Informationen über die Zahlung. Ebene 1 enthält die wenigsten Informationen und Stufe 3 die meisten. Kartentransaktionen, die mit Level-2- und Level-3-Informationen eingereicht werden, können zu niedrigeren Interchange-Raten führen, da die Kreditkartenaussteller mehr Vertrauen in die Legitimität der Transaktion haben. Es kann jedoch schwierig sein, bei jeder Transaktion Daten der Stufen 2 und 3 zu übermitteln. Um dies zu erreichen, müssen die Lieferanten mit ihrem Merchant Acquirer zusammenarbeiten.

Während virtuelle Kreditkarten für Käufer eine kostengünstige Initiative sind, ist die Akzeptanz virtueller Kreditkartenzahlungen für die Lieferanten mit erheblichen Kosten verbunden.

Lieferanten können ihre Kosten für die Akzeptanz virtueller Kreditkarten senken, indem sie niedrigere Interbankenentgelte und Bearbeitungsgebühren verlangen und gleichzeitig ihre Kosten für die Bargeldanwendung senken.

Senkung der Bearbeitungsgebühren

Anbieter können ihre Bearbeitungsgebühren (die zusätzlichen Gebühren, die an ihren Zahlungsabwickler gezahlt werden) senken, indem sie ihre Preisstruktur aushandeln oder ein mitgliedschaftsbasiertes Modell verwenden, bei dem der Anbieter eine monatliche oder jährliche Mitgliedsgebühr zahlt, um auf zusätzliche Gebühren zu verzichten, die über den Interchange-Tarif hinausgehen.

Streben nach niedrigeren Interchange-Gebühren

Wenn es um den Austausch geht, haben Finanzinstitute Anreize für die Teilnehmer von Zahlungsnetzwerken geschaffen, eine zuverlässige, dynamische und sichere Umgebung für den elektronischen Handel aufrechtzuerhalten. Lieferanten können ihre Prozesse verbessern und dazu beitragen, jede Kartentransaktion für die vorteilhafteste Interbankengebühr zu qualifizieren.

Aufgrund des damit verbundenen Risikos legen Kreditkartenunternehmen ihre Interbankentarife regelmäßig fest und passen sie an. Worauf basiert nun die Interbankengebühr für virtuelle Kreditkarten? Drei große Faktoren beeinflussen die Rate: Netzwerk, Merchant Category Code (MCC) und Datenniveaus. Um mehr über diese Faktoren der Interchange-Rate zu erfahren, lesen Sie diesen Blogbeitrag zu Gebühren für die Bearbeitung von Kreditkarten.

Automatisierung der Zahlungsannahme

Und schließlich können Lieferanten die Kosten für die Verwendung der von virtuellen Kreditkarten erhaltenen Gelder senken, indem sie ihre Prozesse zur Zahlungsannahme und Bargeldanwendung automatisieren.

Auch wenn virtuelle Kreditkartenzahlungen mit einer Überweisungsübersicht verbunden sind, können die meisten ERP-Systeme das Bargeld nicht automatisch auf offene Rechnungen anwenden. Ein Automatisierungsanbieter kann Lieferanten dabei helfen, eine direkte Verarbeitung virtueller Kreditkartenzahlungen zu erreichen und Ressourcen zu sparen, die sonst für die manuelle Aufgabe des Abgleichs von VCC-Zahlungen mit offenen Rechnungen verwendet würden.

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Bei der Auswahl einer virtuellen Kreditkartenlösung ist es wichtig zu erkennen, dass nicht alle Optionen gleich sind. Jeder Anbieter bietet unterschiedliche Funktionen und Gebühren, so dass es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, ihre Auswahl sorgfältig zu vergleichen und zu bewerten. Folgendes ist zu beachten:

• Nicht alle virtuellen Karten sind gleich: Verschiedene Anbieter bieten unterschiedliche Funktionen und Gebühren. Unternehmen sollten die Optionen vergleichen, um ein Programm zu finden, das ihren Anforderungen am besten entspricht.
• Integration ist der Schlüssel: Stellen Sie sicher, dass sich die von Ihnen gewählte virtuelle Kartenlösung gut in Ihre vorhandene Buchhaltungs- und Finanzsoftware integrieren lässt, um ein nahtloses Ausgabenmanagement zu gewährleisten.
• Die Benutzerakzeptanz ist entscheidend: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, wie sie virtuelle Karten effektiv einsetzen können, um den Nutzen zu maximieren.
• Reputation und Support des Anbieters: Wählen Sie einen Anbieter mit einer starken Erfolgsbilanz und positiven Bewertungen, um Zuverlässigkeit und Support zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter einen robusten Kundensupport bietet, um Sie bei allen auftretenden Problemen oder Fragen zu unterstützen.
• Compliance und Regulierung: Stellen Sie sicher, dass der VCC-Anbieter die relevanten Finanzvorschriften und -standards wie PCI-DSS einhält, um Ihre Transaktionen und Daten zu schützen. Wählen Sie einen Anbieter, der detaillierte Prüfpfade für eine bessere Compliance und interne Audits bietet.
• Kosten-Nutzen-Analyse: Achten Sie auf alle Gebühren, die mit der Ausgabe oder Verwendung von VCCs verbunden sind, einschließlich Transaktionsgebühren, monatliche Servicegebühren und Wechselkursgebühren. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um festzustellen, ob die Vorteile der Verwendung von VCCs die Kosten für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen überwiegen.
• Streitbeilegung: Verstehen Sie den Prozess des Anbieters für den Umgang mit Streitigkeiten und Rückbuchungen, um eine schnelle Lösung betrügerischer Transaktionen zu gewährleisten.
• Implementierungszeit und Leichtigkeit: Beurteilen Sie, wie schnell und einfach das VCC-System implementiert und in Ihre bestehenden Prozesse integriert werden kann.
• Datenschutz und -sicherheit: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter starke Verschlüsselungsmethoden verwendet, um vertrauliche Informationen zu schützen. Lesen Sie die Datenschutzrichtlinien des Anbieters, um zu verstehen, wie Ihre Daten verwendet und geschützt werden.
• Berichterstattung und Analyse: Suchen Sie nach Anbietern, die umfassende Berichte und Analysen anbieten, um Ausgabenmuster zu verfolgen, Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Budgetverwaltung zu verbessern. Wählen Sie eine Lösung, die anpassbare Dashboards bietet, um wichtige Kennzahlen und KPIs zu überwachen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Bei der Auswahl einer virtuellen Kreditkartenlösung sollten Unternehmen gründlich recherchieren, um einen Anbieter zu finden, der ihren spezifischen Bedürfnissen und Zielen entspricht. Die Berücksichtigung von Faktoren wie Anbieterreputation, Integrationsfähigkeiten, Benutzerschulung, Compliance, Kosten, Skalierbarkeit, Sicherheit und Berichterstattung trägt dazu bei, die Vorteile virtueller Kreditkarten zu maximieren und das Finanzmanagement insgesamt zu verbessern.

Virtuelle Kreditkarten bieten eine überzeugende Lösung zur Modernisierung von B2B-Zahlungsprozessen. Dank ihrer erweiterten Sicherheitsfunktionen, ihres Komforts und ihrer Vielseitigkeit sind virtuelle Kreditkarten für Unternehmen und Finanzinstitute gleichermaßen zu unverzichtbaren Werkzeugen geworden.

Um zu erfahren, wie die Debitorenbuchhaltungsautomatisierung von Billtrust Ihnen dabei helfen kann, virtuelle Kreditkarten zu akzeptieren und gleichzeitig Ihre Kosten für die Zahlungsannahme zu senken, klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um unser Kontaktformular auszufüllen. Einer unserer Experten wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen!