Wenn Sie in der heutigen Zeit in einem B2B-Finanzteam tätig sind, sind Sie wahrscheinlich mit virtuellen Kreditkarten vertraut. Schon immer gab es für Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Lieferantenrechnungen zu bezahlen, wie z. B. Scheck, Telefon, die physische Kredit- oder Debitkarte und seit kurzem auch die virtuelle Kreditkarte.
Was sind virtuelle Kreditkarten?
Virtuelle Kreditkarten sind einmalig verwendbare, automatisch generierte Kreditkartennummern, die von Kreditorenbuchhaltungsabteilungen an ihre Lieferanten gesendet werden. Diese Karten, die auch als "Ghost Cards" oder "Kaufkarten" bezeichnet werden, bieten Käufern aufgrund ihrer einmaligen Verwendung viel Kontrolle, Komfort und Sicherheit.
In den letzten Jahren hat die Popularität virtueller Karten so stark zugenommen, dass die Mercator Advisory Group davon ausgeht, dass bis 2021 315,1 Milliarden US-Dollar pro Jahr an kommerziellen Einkäufen mit virtuellen Karten getätigt werden. Dieser Popularitätsschub hat mit der Tatsache zu tun, dass sie als Wegwerfversion Ihrer statischen Firmen-Debit- oder Kreditkarte dienen und dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Betrug zu verringern.
Wie funktionieren virtuelle Kreditkarten?
Wenn Käufer eine Kredit- oder Debitkarte verwenden, um Online-Einkäufe zu tätigen, müssen sie einige spezifische Details zur Karte angeben. Dazu gehören die tatsächliche Kreditkartennummer der Karte, das Ablaufdatum und der Sicherheitscode. Wenn diese Karte häufig für mehrere Einkäufe für Ihr Unternehmen verwendet wird – und in einigen Branchen und Unternehmen kann ein Käufer Hunderte von Einkäufen pro Monat bei einem Lieferanten tätigen – werden Unternehmen die Informationen dieser Karte online speichern oder speichern, wodurch die Informationen der Karte dem Risiko von Betrug ausgesetzt sind.
Virtuelle Kreditkarten mindern dieses Risiko. Sie bieten Karteninhabern dynamische Informationen oder eine virtuelle Kreditkartennummer, die mit ihrer Karte verbunden ist, die für jede Transaktion einzigartig ist. Mit anderen Worten: Virtuelle Karten bieten Käufern sicherere, einmalige Informationen, um das Betrugsrisiko zu senken.
Warum hassen Debitorenbuchhaltung virtuelle Karten?
Virtuelle Karten sind zwar ein großartiges Werkzeug für Einkäufer, aber sie können den Debitorenbuchhaltungsabteilungen der Lieferanten Kopfschmerzen bereiten. Aber warum?
- In der Regel müssen Lieferanten virtuelle Kartennummern und Überweisungsübersicht manuell aus E-Mails abrufen
- Die Lieferanten müssen diese Zahlungen dann manuell eingeben, was einige Zeit in Anspruch nimmt
- Lieferanten müssen dann offene Rechnungen in ihrem ERP nachschlagen, um jede Zahlung zu verrechnen
- Dann müssen Lieferanten die Anmeldeinformationen jeder virtuellen Karte für jeden Käufer in ihrem System speichern – dies führt zu PCI-Bedenken
- Lieferanten müssen diesen Vorgang auch für jede eingehende Zahlung wiederholen, auch wenn die Zahlungen vom selben Käufer stammen
- Hinzu kommt, dass virtuelle Karten mit rund 3 % pro Transaktion die höchste effektive Akzeptanzrate aufweisen
Im großen Maßstab der alltäglichen Geschäftsprobleme mögen diese Probleme unbedeutend erscheinen, aber wenn Ihr Debitorenbuchhaltung-Team täglich Hunderte von B2B-Zahlungen sortiert und versucht, sie zu verarbeiten, um den Cashflow Ihres Unternehmens im grünen Bereich zu halten, können diese manuellen Aufgaben die Dinge zum Erliegen bringen.
Was kann die Debitorenbuchhaltung gegen virtuelle Kreditkarten tun?
Hier kommt die Debitorenbuchhaltung-Automatisierung zur Rettung. Die Assimilation automatisierter Prozesse in allen Facetten verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte machen, rasant. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich die Mitarbeiter mit manuellen, veralteten Aufgaben beschäftigen mussten, die wertvolle Ressourcen und Zeit verschlingen.
Diese Entwicklung ist direkt für die zunehmende Beliebtheit virtueller Kreditkarten verantwortlich. Automatisierte Lösungen wie Virtual Card Capture gehen dieses Problem direkt an und arbeiten daran, die Lücke zwischen Käuferpräferenzen und Lieferantenproblemen zu schließen. Diese Lösung zur Automatisierung von B2B-Zahlungen bietet Kunden flexible Zahlungsoptionen ohne den Zeitaufwand und die Frustration, die mit der manuellen Verarbeitung verbunden sind, und senkt gleichzeitig die kostspieligen Interbankenentgelte.
- Zunächst extrahiert unsere Lösung die virtuellen Zahlungsanweisungen aus E-Mail- und Kreditorenbuchhaltungsplattformen
- Die Zahlungen werden dann automatisch autorisiert und verarbeitet
- In die Abrechnung von Zahlungen fließen auch Daten der Stufe 3 ein
- Abschließend werden die Überweisungsübersicht konsolidiert und direkt in das ERP-System des Lieferanten übermittelt.
Da die Beliebtheit virtueller Kreditkarten, insbesondere im B2B-Bereich, weiter zunimmt, bieten Lösungen wie diese den Debitorenbuchhaltung-Teams, die mit einer Flut per E-Mail versendeter Kreditkartenzahlungen zu kämpfen haben, eine Methode, dem Wahnsinn ein Ende zu setzen. Sobald diese Lösung einsatzbereit ist, kann Ihr Debitorenbuchhaltung-Team seine Zeit neu einteilen und sich auf strategischere Initiativen konzentrieren, während die Cashflows der Zulieferunternehmen florieren.
