Die Herausforderung
Dieser IT-Distributor ist ein führender Anbieter von Technologielösungen, der eine Vielzahl von Branchen in den USA, Großbritannien und Kanada unterstützt. Das Fortune-500-Unternehmen mit multinationalen Kapazitäten beschäftigt über 10.000 Mitarbeiter und verfügt über einen vielfältigen Kundenstamm von über einer Viertelmillion Organisationen.
Das Unternehmen wuchs stetig und bald wurde klar, dass eine Lösung nötig war, die den unterschiedlichen Rechnungspräferenzen der Kunden gerecht wurde. Das Team für die Debitorenbuchhaltung verschickte jedes Jahr Millionen von Papierrechnungen (über 300.000 pro Monat), von denen nur 3 % elektronisch zugestellt wurden. Es war abzusehen, dass eine weitere Skalierung nur möglich war, wenn es dem Unternehmen gelang, verschiedene Optionen für die Rechnungsstellung anzubieten und die internen Prozesse effizienter zu gestalten.
Die Lösung
Im Jahr 2010 führte der IT-Distributor Billtrust Invoicing ein, das Kunden digitale Optionen zur Rechnungsstellung bietet und gleichzeitig den ineffizienten Prozess des physischen Versands von Rechnungen optimiert. Zusätzlich bot Billtrust auch die Dienste seines eSolutions-Teams an, um Kunden bei der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand zu unterstützen. Nach dem Erfolg von Billtrust Invoicing richtete das Unternehmen Billtrust Cash Application ein, um mithilfe der Technologie für maschinelles Lernen die Genauigkeit der Verarbeitung elektronischer Zahlungen zu verbessern. Im Jahr 2020 ging das Unternehmen erneut eine Partnerschaft mit Billtrust ein, um seine virtuellen Kartenerfassungsprozesse durch die Billtrust Digital Lockbox zu automatisieren, wodurch das Unternehmen noch mehr Zeit bei der Zahlungsabwicklung sparen kann.
"Es war erstaunlich zu sehen, wie sehr wir zusammengewachsen sind und weiterhin neue Wege für die Effizienz finden. Zwischen unseren Einsparungen beim Porto und der Steigerung unserer Straight-Through-Processing-Rate um 20 % hilft uns Billtrust wirklich, mit weniger mehr zu erreichen."
Director of Credit
Die Resultate
Seit einem Jahrzehnt arbeiten diese Organisation und Billtrust zusammen, um die Komplexität ihrer Zahlungen zu bewältigen und ihre Debitorenbuchhaltung zu automatisieren. Anfangs verschickten sie nur 3 % ihrer Rechnungen elektronisch – heute sind es 80 % und die Zahl wächst weiter. In dieser Zeit haben sie über 2 Millionen US-Dollar an Portokosten gespart, da immer mehr ihrer Kunden auf eRechnungsstellung umsteigen. Bei der Verwendung des Bargelds aus elektronischen Zahlungen konnte mit Billtrust Cash Application 10.0 die Straight-Through-Processing-Rate von 58 % auf 79 % gesteigert werden, was zusätzlichen 12.000 Zahlungen pro Monat entspricht. Da die Kunden ihre Rechnungen schneller erhalten und die Zahlungsmittel genauer verrechnen können, werden sie auch bei einer Skalierung schneller bezahlt.