Die Herausforderung
Seit über 50 Jahren bietet Malin den Kunden außergewöhnlich ausgereifte und energieeffiziente Raymond-Stapler sowie Flottenmanagement, integrierte Systeme und Lagerlösungen.
Wie in vielen wachsenden Unternehmen liefen auch bei Malin manuelle Prozesse mit wenig bis gar keiner Nachverfolgung ab. Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, die unterschiedlichen Rechnungs- und Zahlungsanforderungen der Kunden zu erfüllen und das eigene Forderungsmanagement und Portfolio-Management zu unterstützen. Die Forderungsmanagementmitarbeiter nutzten eine monatliche Tabelle, um die Kundenansprache zu verfolgen. Aufgrund der langwierigen Arbeit verzeichnete das Team jedoch eine hohe Fluktuation, und Malin hatte Mühe, sowohl die Kunden mit einem Zahlungsverzug von 30 Tagen als auch die Kunden mit einem Verzug von 90 Tagen effektiv zu erreichen.
Die Lösung
Im Zuge der digitalen Transformation und der Verbesserung des Kundenerlebnisses wurde Malin von der Muttergesellschaft Raymond Corp. geraten, die Vorteile der automatisierten, digitalen Zahlungslösungen von Billtrust in Betracht zu ziehen, die es mehreren anderen Raymond-Händlern und Raymond Corp ermöglichten, die Flexibilität der Zahlungsakzeptanz an jedem Berührungspunkt innerhalb des Debitorenbuchhaltung-Prozesses zu verbessern. Sie implementierten zunächst Billtrust Invoicing und gaben ihren Kunden die Möglichkeit, Rechnungen nach Belieben zu erhalten. Um die Effizienz intern zu steigern, führte das Unternehmen die Billtrust Cash Application ein, die die Anwendung von Kundenzahlungen und Überweisungsübersicht rationalisierte. Als Nächstes implementierten sie die Kreditorenbuchhaltung Portal Delivery von Billtrust, die die Buchung von Rechnungen in Procure-to-Pay-Portalen von Drittanbietern wie Ariba automatisiert und die manuelle Eingabe eliminiert. Um das Kundenerlebnis weiter zu verbessern und die Zahlungstage zu reduzieren, führte das Unternehmen schließlich Billtrust Collections ein, das die Kontaktaufnahme automatisiert und die Kontoabdeckung bei überfälligen Zahlungen erhöht.
„Vor Billtrust brauchte ein Mitarbeiter einen ganzen Tag, um Zahlungseingänge zu verbuchen, was nicht immer auch am selben Tag verbucht wurde. Jetzt dauert es weniger als zwei Stunden , bis eine Person fertig ist."
Eddy Harless, Finanzmanager
Malin
Die Resultate
Innerhalb eines Jahres deckte allein die Ersparnis der Interbankenentgelte die Investition von Malin in die Invoicing- und Payments-Lösungen von Billtrust. Jetzt erhalten 91 % der Kunden elektronische Rechnungen, und 50 % des AR-Teams wurden anderen strategischen Bereichen innerhalb des Unternehmens zugewiesen. Mit Billtrust Cash Application konnten sie ihren täglichen Prozess um 75 % oder sechs Stunden reduzieren, und mit AP Portal Delivery kann ein Mitarbeiter alle Kreditorenportale seiner Kunden verwalten. Durch Billtrust Collections reduzierte Malin die Fälligkeitszeiten für Kunden, die 30 bzw. 90 Tage überfällig waren, in weniger als vier Jahren um 74 % bzw. 78 %. Dank Billtrust konnte das Team von Malin seinen Debitorenbuchhaltung problemlos aus der Ferne ausrichten und verwalten, was sich während der COVID-19-Pandemie als unerlässlich erwies.