Die Herausforderung
SmileMakers wurde 1977 gegründet und hat sich auf Werbegeschenke für Patienten und Produkte zur Praxiswerbung für den zahnmedizinischen und medizinischen Markt spezialisiert. Das Unternehmen ist führend in der Erstellung und dem Vertrieb von Aufklebern, Prämien und Anreizen mit beliebten Charakteren und Kindermotiven.
Bei so vielen Kunden im Gesundheitswesen wurden sie mit virtuellen Kreditkartenzahlungen überschwemmt. SmileMakers hat allein im Jahr 2018 über 5.000 Einmal-Kreditkartenzahlungen erhalten. Mit nur einem Vollzeitmitarbeiter für die Kundenabrechnung und den Zahlungsverkehr gingen täglich mehrere Stunden für die Abwicklung virtueller Kartenzahlungen verloren. Dieser Zeitdruck machte es schwierig, dem zunehmenden Kundenwunsch nachzukommen, elektronisch mit Einmal-Kreditkarten zu bezahlen.
Die Lösung
SmileMakers wandte sich an Billtrust Digital Lockbox und seine virtuelle Kartenerfassungstechnologie, um ihre aktuellen Herausforderungen zu bewältigen. Diese Lösung wäre in der Lage, das wachsende Volumen eingehender Kreditkartenzahlungen zu unterstützen und es ihnen zu ermöglichen, mehr Kartenzahlungen in kürzerer Zeit zu verarbeiten. Sie gingen im Mai 2019 auf Digital Lockbox live.
„Uns gefällt die Sicherheit und Geschwindigkeit virtueller Kartenzahlungen, aber wir hatten nicht das nötige Personal, um sie schnell zu verarbeiten. Mit Billtrust Digital Lockbox können wir jetzt problemlos skalieren, ohne zusätzliche Mitarbeiter zu beschäftigen. Die Zuordnung von Zahlungseingängen ist genauer und die Kunden sind zufrieden.“
Brooke Valentinstag
Leiter der Buchhaltung, SmileMakers
Die Resultate
In den ersten zwölf Monaten nach dem Start der Billtrust Digital Lockbox hat SmileMakers dramatische Verbesserungen erzielt. Sie erhöhten die Anzahl der Kreditkartenzahlungen von Kunden, die sie verarbeiten konnten, und automatisierte etwa 8.500 Zahlungen im Wert von 3,8 Mio. USD. Mit der virtuellen Kartenerfassungstechnologie von Billtrust Digital Lockbox spart das Buchhaltungsteam über 45 Minuten manuelle Arbeit pro Tag, wodurch im ersten Jahr 200 Stunden eingespart wurden.
Mit einer skalierbaren Lösung ermutigt SmileMakers Kunden, mit virtuellen Kreditkarten zu bezahlen. Sie haben sogar Details zu virtuellen Karten zum Abschnitt „Bezahlen“ auf ihrer Website hinzugefügt.