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German Privacy Policy

Wann gilt die Datenschutzerklärung von Billtrust für Stellenbewerber?

Diese Datenschutzerklärung (auch als “Datenschutzrichtlinie” oder “Erklärung” bezeichnet) gilt nur für die personenbezogenen Daten von Bewerbern, potenziellen Bewerbern für eine Beschäftigung und unsere optionalen Rekrutierungsprogramme und -veranstaltungen (zusammenfassend als “Bewerber”, “Sie” oder “Ihr” bezeichnet) innerhalb des Vereinigten Königreichs und/oder des Europäischen Wirtschaftsraums. 

Billtrust kann Ihre personenbezogenen Daten als Datenverantwortlicher in Verbindung mit Billtrusts Rekrutierungsprozessen und -programmen verarbeiten. In diesem Dokument kann sich der Begriff “Billtrust” “wir” “uns” “unser” oder “Unternehmen” auf die BTRS Holdings Inc. und ihre Tochtergesellschaften und/oder verbundenen Unternehmen (auch als “Unternehmen” oder “Billtrust” oder “wir” oder “uns” bezeichnet) beziehen.

Persönliche Informationen (auch als “Informationen”, “Daten” oder “personenbezogene Daten” bezeichnet) bezieht sich auf alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.  Zum Beispiel Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Ausbildung und Ihr beruflicher Hintergrund.

Diese Mitteilung ist nicht Teil eines Arbeitsvertrags und kann jederzeit aktualisiert werden.  Wir werden eine überarbeitete Erklärung auf unserer Website veröffentlichen, wenn wir wesentliche Aktualisierungen vornehmen.  Es ist wichtig, dass Sie diese Erklärung lesen, damit Sie wissen, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

Welche Informationen sammelt Billtrust über Sie und warum und wie verwenden wir sie?

In der Regel erheben wir personenbezogene Daten direkt von Ihnen, wenn Sie sich für eine Stelle bei uns bewerben oder wenn Sie uns Ihre Bewerbung zusenden oder von Dritten wie professionellen Personalvermittlern oder früheren Arbeitgebern.

Wir erheben nur personenbezogene Daten, die für den Zweck, für den sie verarbeitet werden, erforderlich sind, und wir verwenden diese Daten nur auf faire Weise in einem angemessenen Verhältnis zu den beabsichtigten Zwecken der Verarbeitung und für festgelegte und rechtmäßige Zwecke.  Wir werden Informationen nicht in einer Weise verarbeiten, die mit diesen Zwecken oder mit den geltenden lokalen Gesetzen unvereinbar ist.

Wir stellen die folgende Liste personenbezogener Daten zur Verfügung, die wir sammeln können, soweit dies gesetzlich zulässig ist:

  • Kontaktinformationen, wie z. B. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre persönliche Telefon- oder Handynummer, Ihre Arbeits- und/oder Privatanschrift sowie andere geschäftliche Kontaktinformationen;
  • Identifizierungsinformationen, die gemäß den geltenden Einwanderungsgesetzen erforderlich sind, wie z. B. Ihre Staatsangehörigkeit, Ihr Visum, Informationen zu Ihrer Arbeitserlaubnis, von der Regierung ausgestellte Ausweispapiere, Ihren Aufenthaltsstatus und andere Informationen, die es uns ermöglichen, Ihre Berechtigung zur Beschäftigung gemäß den Einwanderungsgesetzen zu überprüfen, Fotos oder andere ähnliche Identifizierungsmöglichkeiten;
  • Biografische Informationen, Lebensstil und soziale Umstände, einschließlich Geschlecht, Alter, Geburtsdatum, beruflicher Werdegang, Art der gewünschten Beschäftigung, Bereitschaft zum Umzug, Profile und Aktivitäten in sozialen Medien, Informationen in Ihrer Unternehmensgeschichte, gesprochene Sprachen, Nationalität;
  • Angaben zur Beschäftigung, einschließlich beruflicher Werdegang, frühere Arbeitgeber, Positionen, Daten, Berufsbezeichnung und Funktion, Arbeitsstatus, Einstellungsuntersuchungen, sofern gesetzlich zulässig, Gehalt und sonstige Leistungen, Arbeitsleistung und sonstige Fähigkeiten sowie Lebensläufe;
  • Einzelheiten zu Ausbildung und Bewerbung, wie Ausbildung/Qualifikationen, Lebensläufe und Anschreiben;
  • Informationen zu Vergütung, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung, z. B. aktuelle und erwartete Gehalts- und Bonusangaben;
  • Leistungsinformationen, wie z. B. das Feedback des Arbeitgebers;
  • Sensible Informationen, wie z. B. Gesundheitsinformationen über Behinderungen und/oder Hintergrunduntersuchungen, sofern dies gesetzlich zulässig ist;

Die Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung personenbezogener Daten, die keine besondere Kategorie personenbezogener Daten darstellen, sind:

  • auf Ihr Ersuchen hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor wir einen Vertrag mit Ihnen abschließen;
  • um unseren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen;
  • zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der lebenswichtigen Interessen einer anderen Person oder
  • für unsere berechtigten Interessen, wenn dieses Interesse wird nicht durch Ihre Interessen überlagert wird.  

Wir verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten nur dann, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Ausübung bestimmter Rechte von Billtrust oder Ihnen selbst im Zusammenhang mit der Beschäftigung.

In der nachstehenden Tabelle beschreiben wir die Zwecke, für die wir Informationen über Sie sammeln und verwenden.

ZweckBeschreibung des ZwecksKategorien von personenbezogenen DatenRechtsgrundlage für Arbeitnehmer aus der EU und dem Vereinigten Königreich:
Kandidatensuche und weitere Kommunikation während des EinstellungsverfahrensWir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um potenzielle Kandidaten für eine freie Stelle oder ein mögliches Arbeitsverhältnis zu identifizieren. Wenn Ihr Profil passt, werden wir die personenbezogenen Daten verarbeiten, um mit den Bewerbern zu kommunizieren.Kontaktinformationen wie oben beschrieben.Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens und der Verwaltung des Einstellungsprozesses.
BewertungWir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Eignung Ihrer Bewerbung für unser Stellenangebot zu prüfen.Kontaktinformationen, biografische Informationen, Lebensstil und soziale Verhältnisse, Angaben zur Beschäftigung und Ausbildung sowie Angaben zur Bewerbung wie oben aufgeführt.Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens und der Verwaltung des Einstellungsprozesses.
Überprüfung der InformationenWir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen zur Verfügung gestellten oder von uns erfassten Informationen zu überprüfen (falls zutreffend), um Fehler, Betrug und/oder andere Folgen falscher Informationen zu verhindern.Kontaktinformationen, Angaben zur Beschäftigung, Ausbildung und Bewerbung, Vergütung, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung, Leistungsinformationen und sensible Informationen wie oben aufgeführt.Berechtigtes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens und der Verwaltung des Einstellungsprozesses. Notwendigkeit, einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.
Einstellung von neuem PersonalWir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um neue Mitarbeiter einzustellen.Kontaktinformationen, Angaben zur Beschäftigung, Ausbildung und Bewerbung, Vergütung, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung, Leistungsinformationen und sensible Informationen wie oben aufgeführt.Legitimes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens, der Verwaltung des Einstellungsverfahrens und der korrekten Ernennung der Mitarbeiter. Notwendigkeit der Vertragserfüllung. Zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der lebenswichtigen Interessen einer anderen Person.
Verwaltung der Ressourcen und PersonalplanungWir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Personalverwaltung, die Personalplanung und den Betrieb durchzuführen.Angaben zur Beschäftigung, zur Ausbildung und zur Bewerbung, zur Vergütung, zu den Sozialleistungen und zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, zur Leistung und zu sensiblen Informationen wie oben aufgeführt.Legitimes Interesse an der Durchführung des Einstellungsverfahrens, der Verwaltung des Einstellungsverfahrens und der korrekten Ernennung der Mitarbeiter. Notwendigkeit der Vertragserfüllung.
Einhaltung von GesetzenSoweit dies in dem betreffenden Land gesetzlich zulässig ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um den Anforderungen und Praktiken im Bereich Vielfalt und Integration sowie einer gesetzlichen Verpflichtung (einschließlich arbeitsrechtlicher Verpflichtungen) nachzukommen.  Kontaktinformationen, Angaben zur Beschäftigung, Ausbildung und Bewerbung, Vergütung, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung, Leistungsdaten, biografische Informationen, Lebensstil und soziale Umstände, sensible Informationen wie oben aufgeführt.Notwendigkeit, einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Im Allgemeinen speichert Billtrust Ihre Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die die Daten erhoben wurden, erforderlich ist. Unsere Aufbewahrungsfristen richten sich nach den geschäftlichen Erfordernissen und gesetzlichen Bestimmungen.  Neben der Verwendung von Bewerberdaten für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, kann Billtrust Ihre Daten aufbewahren und verwenden, um Sie für andere Stellen zu berücksichtigen. Sofern dies nicht aus steuerlichen oder anderen rechtlichen Gründen erforderlich ist, werden Ihre Daten maximal 12 Monate lang aufbewahrt (oder kürzer, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist). Wenn Sie nicht für andere Stellen in Betracht gezogen werden möchten oder Ihre Daten löschen lassen wollen, wenden Sie sich bitte an:

[email protected] Wenn Sie ein Beschäftigungsangebot von uns annehmen, werden alle relevanten persönlichen Informationen, die während der Zeit vor Ihrer Einstellung gesammelt wurden, Teil Ihrer Personalakten und werden in Übereinstimmung mit den länderspezifischen Anforderungen aufbewahrt.

Wann und wie geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Billtrust verkauft unter keinen Umständen Ihre personenbezogenen Daten.

Ihre Daten werden nur dann weitergegeben, wenn es notwendig ist, und nur in dem Maße, wie es erforderlich ist.

Als globales Unternehmen können wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Organisation an interne Mitarbeiter weitergeben, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, einschließlich verbundener Unternehmen, die unter der Kontrolle unserer Muttergesellschaft stehen, und zwar für Zwecke, die mit dieser Erklärung übereinstimmen. Ihre Daten können außerhalb des Landes oder der Region, in der sie ursprünglich erhoben wurden, gespeichert und verarbeitet werden, einschließlich der Vereinigten Staaten.

Falls erforderlich, können Ihre personenbezogenen Daten an Drittanbieter weitergegeben werden, z. B. an Anbieter von Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen, Hintergrundinformationen und Beschäftigungsprüfungen.

In einigen Fällen können Dritte Informationen direkt von Ihnen erheben, in diesem Fall gelten die Bedingungen ihrer Datenschutzrichtlinien.

Soweit erforderlich, können Ihre personenbezogenen Daten an öffentliche und staatliche Behörden weitergegeben werden, z. B. (i) bei obligatorischen Anfragen im Zusammenhang mit der nationalen Sicherheit oder der Strafverfolgung oder (ii) zur Ausübung, Begründung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte oder (iii) zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der einer anderen Person.

Wie werden personenbezogene Daten geschützt?

Billtrust hat angemessene technische, physische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unrechtmäßiger oder versehentlicher Zerstörung, Verlust, Beschädigung, Offenlegung oder Zugriff sowie vor allen anderen Formen der unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen.  Unsere interne Informationssicherheitsrichtlinie verlangt von allen Mitarbeitern, die Zugang zu Ihren Daten haben, die Einhaltung der darin beschriebenen Standards.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten innerhalb des Unternehmens ist auf die Personen beschränkt, die diese Daten für die oben beschriebenen Zwecke benötigen, z. B. Mitarbeiter der Personalabteilung, der IT-Abteilung, der Compliance-Abteilung, der Rechtsabteilung und der Innenrevision.  Alle Mitarbeiter haben im Allgemeinen Zugang zu Ihren Kontaktinformationen wie Name und E-Mail-Adresse.

Wir können Dritte damit beauftragen, personenbezogene Daten für und im Namen von Billtrust zu verarbeiten. Wir verlangen von diesen Dritten, dass sie personenbezogene Daten verarbeiten, streng nach unseren Anweisungen handeln und geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten geschützt bleiben.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an andere Konzerngesellschaften, IT-Anbieter und andere Dritte in anderen Ländern weitergeben. Es wird davon ausgegangen, dass die Länder des Europäischen Wirtschaftsraums das gleiche Maß an Schutz für personenbezogene Daten bieten. Wenn wir personenbezogene Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln oder weitergeben, stellen wir sicher, dass wir und die Personen oder Unternehmen, an die wir die Daten weitergeben, sich verpflichten, sie gemäß den Datenschutzgesetzen durch Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Mechanismen vor unzulässiger Verwendung oder Offenlegung zu schützen.

Das Unternehmen hat Verfahren für den Umgang mit mutmaßlichen Verstößen gegen die Datensicherheit eingerichtet und wird Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über eine Verletzung des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Ihre Rechte

Sie können die folgenden Rechte in Anspruch nehmen:

  • Auskunftsrecht – das Recht, über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, informiert zu werden.
  • Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Arten der Verarbeitung – z. B. im Zusammenhang mit Direktmarketing.
  • Recht auf Berichtigung personenbezogener Daten – Dies bedeutet, dass unzutreffende Daten berichtigt werden müssen.
  • Recht auf Löschung oder Recht auf Vergessenwerden – Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, dass Ihre Daten gelöscht werden.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie haben das Recht, bestimmte Arten von Informationen in einem Format zu erhalten, das an einen anderen Dienstanbieter übertragen werden kann.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass (ein Teil) Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Nutzer nicht mehr verfügbar ist.

Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zu dieser Erklärung haben, wenden Sie sich bitte schriftlich an uns unter [email protected].

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir nicht ausreichend auf Ihre Beschwerde oder Ihr Anliegen eingegangen sind, haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.  Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden im Europäischen Wirtschaftsraum finden Sie hier); die Kontaktdaten der Datenschutzbehörde im Vereinigten Königreich finden Sie hier).

Diese Version der Datenschutzerklärung ist auf dem aktuellen Stand und gültig ab 25. März 2022 – Version 1.0