De tijd tikt door en wacht op niemand, ook niet op cashallocatieprocessen. Een cashallocatieproces dat niet goed loopt heeft verschillende symptomen. Als je dat proces op de ouderwetse manier beheert met veel personeel dat overschrijvingen scant (en soms opnieuw moet scannen) en vervolgens gegevens invoert, is het tijd om een nieuwe manier van werken te overwegen.
Ga dus rechtop in je stoel zitten en spits je oren. Als een van de volgende zaken je bekend voorkomt, kan dat een aanwijzing zijn dat je je cashallocatieproces eens goed onder de loep moet nemen. Maar geen paniek, er is een manier om het allemaal goed te regelen. Je moet alleen eerst toegeven dat je een probleem hebt. Zeg het maar eens hardop: mijn cashallocatieproces is aan herziening toe.
#1: Het DSO-getal ligt dichter bij je gewicht dan je schoenmaat
Denk hier eens over na: zelfs de man met de grootste voeten ter wereld zou blij zijn met een Days Sales Outstanding-getal dat dicht bij zijn schoenmaat ligt. En iemand van 90 kg zou zich doodschamen als haar Days Sales Outstanding (DSO) in de buurt van zijn of haar gewicht kwam.
Problemen met kinderarbeid daargelaten zal een meer geautomatiseerde cashallocatieproces het neveneffect hebben dat je DSO omlaag gaat. Waarom? Als je matchingspercentage omhoog gaat, gaat de tijd die je team elke week kwijt is aan het beheren van uitzonderingen en het verwerken van cash klantenfacturen omlaag. De logica erachter is eenvoudig. Zelfs een kind kan dat zien.
# 2: Je debiteurenteam hoort nog steeds: "Ik heb al betaald..."
Misschien heeft je klant al betaald ... en misschien niet. Je kunt het niet met zekerheid zeggen, of in ieder geval niet zo gemakkelijk. Je boekhoudproces is een puinhoop en je Days Sales Outstanding-getal (DSO) is zo uit de hand gelopen dat je niet eens zeker weet hoe het geld op je bankrekening terechtkomt (laat staan wanneer).
Zou het niet geweldig zijn als je niet eens credit controllers nodig had ? Dat alles zo soepel en efficiënt verliep dat je klanten het betalen van je facturen, zelfs elektronisch, een fluitje van een cent vonden?
Je hebt zeker een beter systeem nodig, want gegarandeerd dat je klanten het (binnenkort) zat zijn om gebeld te worden door je credit controllers terwijl ze al hebben betaald. Al je tijd besteden aan het kalmeren van geïrriteerde klanten is geen aanbevolen bedrijfsmodel.
#3: Je klanten moeten steeds meer geduld hebben voor hun betalingen zijn verwerkt
Dit hangt samen met reden #2, maar zelfs als je weet dat iemand heeft betaald, maar de cheque nog niet bij de bank ligt, is dat vervelend voor je klanten. Én het beïnvloedt de winst van beide partijen.
Verplaats jezelf in de schoenen van je klanten: als jij ervoor zorgde dat al je schuldeisers volledig en op tijd betaald worden, maar je boekhouding toch in de war geschopt wordt, omdat het een eeuwigheid duurt voor je cheques gestort worden, zou je ronduit geïrriteerd zijn. Wees dus niet verbaasd als je de volgende keer een koel e-mailtje ontvangt of misschien zelfs onvolledige overschrijving; een geïrriteerde klant laat niet met zich sollen.
# 4: Teamleden van de afdeling cashallocatie zitten fulltime data in te voeren
Is dit wat je in gedachten had toen je deze mensen aannam? Dat ze hun tijd zouden besteden aan het intikken van cijfers? De kans is groot dat je deze mensen hebt ingehuurd voor hun hersenen, en misschien is dit een goed moment om ze die te laten gebruiken, ze kritisch te laten nadenken en echt werk te laten doen. Ze kunnen zeker meer toegevoegde waarde bieden ...
In de post So Happy Together vertelde ik hoe je door iemand uit een bepaalde baan (data-entry bijvoorbeeld) op een andere plek te zetten, ergens waar deze persoon zijn/haar vaardigheden en capaciteiten kan gebruiken, kunt zorgen voor meer werkplezier en een hogere productiviteit. Bevrijd de mensen die data moeten invoeren!
#5: De stapels papier op de afdeling cashallocatie zijn zo hoog dat je overweegt een papierleverancier over te nemen
De enveloppen … de overschrijvingen … de facturen … Met andere woorden, AL DAT PAPIER.
(Als een boom in het bos huilt en er is niemand om het te horen, maakt het dan geluid?)
Het is mooi als je al elektronische overschrijvingen ontvangt, want dit is de toekomst. Maar als je afdrukken maakt van overschrijvingen en deze vervolgens weer invoert, stop daar dan mee! Je verspilt onnodig bomen, tijd en personeelresources. Eerlijk gezegd is er nog maar heel weinig papier nodig als je je cashallocatieprocedure automatiseert: weg met die papieren administratie.
# 6: Kosten voor je digitale kluis zijn de grootste post op je servicebudget
Tijd om het onder ogen te zien: je hoeft niet te worstelen met banken en hun fees. Dat is geen eerlijk gevecht, jullie zitten niet eens in dezelfde gewichtsklasse. Voor je het weet zit je vast in een houdgreep of hebben ze je te pakken in een dubbele nekklem. (Neem het de bank niet kwalijk, dat is hun taak.)
Dus houd je hemd aan en je trots intact: vergeet je debiteurenafdeling en dan vooral de mensen die zich bezighouden met cashallocatie niet. Je bent niets verplicht aan de bank, want je hebt hun data-entryservice niet nodig. Een geautomatiseerde workflow kan veel geld besparen, zelfs op korte termijn. Je bent pezig, je bent slim en je kunt sneller handelen dan welke bank dan ook. Dus handen schudden en … worstelen!
# 7: Je cashallocatiemedewerkers wonen tijdens de afsluiting van de maand allemaal op kantoor
Ze voelen zich bedreigd. Ze voelen zich overbelast. Hun gezinnen vragen zich af wie ze zijn als ze met een bleek gezicht door het huis dwalen (als ze al de moeite nemen om naar huis te gaan) ... Je werknemers willen het beste voor jou, hun baan en het bedrijf. Maar om aan het eind van elke maand urenlang door te werken met cafeïne en pizza om de overschrijvingen en betalingen op elkaar af te stemmen, uitzonderingen en te lage betalingen af te handelen en wie weet wat nog meer, is een onnodige verspilling van ieders tijd en van jouw geld.
Automatisering regelt het allemaal, zodat je in plaats daarvan aan het eind van iedere maand een feestje kunt geven. Stuur je mensen gewoon lekker op tijd naar huis!
Laatste overwegingen
Zie je een rode draad in de zeven punten hierboven? Precies, dat kan beter. Als je een van deze scenario's herkent, overweeg dan om je cashallocatieproces te automatiseren. Lees meer over hoe sommige mensen minder investeren in hun processen en hoe ze tegelijkertijd hun DSO verlagen.
Ik geloof in je. Als het moeilijk wordt, staan de sterksten op om het werk te doen. En maak je geen zorgen; het donkerste moment is vlak voor de dageraad. En jawel: als je jouw proces voor cashallocatie automatiseert, heeft elk nadeel zijn voordeel ...
"Er is niets misleidender dan een voor de hand liggend feit." — Arthur Conan Doyle