De tijd schrijdt voort en wacht op niemand - of op het aanvraagproces voor contant geld, blijkbaar. Er zijn veel symptomen van een ziek en lijdend geldaanvraagproces. Als u dat proces op de ouderwetse manier beheert met veel toegewijde mensen die overschrijvingen scannen (en soms opnieuw scannen) en vervolgens gegevens invoeren, dan is het tijd om een nieuwe gereedschapskist met trucs te overwegen.
Ga dus stevig in die rechte stoel zitten en bereid u voor op moeilijk luisteren. Als een van de volgende redenen u bekend voorkomt, kan dit een aanwijzing zijn dat u jouw geldaanvraagproces eens goed onder de loep moet nemen. Maar wees niet bang, want er is een manier om het op te lossen. U moet eerst toegeven dat u een probleem hebt. Zeg het maar: Mijn aanvraagprocedure voor contant geld moet op de schop.
#1: Het DSO-getal ligt dichter bij je gewicht dan je schoenmaat
Overweeg dit: Zelfs de man met de grootste voeten ter wereld zou blij zijn met een days sales outstanding-getal dat dicht bij zijn schoenmaat ligt. En een achtjarig meisje van 50 pond zou - OMG! - doodsbang zijn om haar DSO naar haar gewicht te zien kruipen (alsof!).
Afgezien van de wetten op kinderarbeid, zal het meer automatiseren van jouw aanvraagproces voor contanten als neveneffect hebben dat jouw DSO daalt. Waarom? Als jouw matchingpercentages omhoog gaan, gaat de tijd die jouw team elke week besteedt aan het beheren van uitzonderingen en het toepassen van contant geld op klantenfacturen omlaag. Het is eenvoudige logica. Zelfs een derdeklasser kan dit uitvogelen.
# 2: Je debiteurenteam hoort nog steeds: "Ik heb al betaald..."
Misschien heeft jouw klant betaald... en misschien ook niet. U kunt het zeker niet zien - in ieder geval niet erg gemakkelijk. Jouw boekhoudproces is een puinhoop en het aantal days sales outstanding (DSO) is zo uit de hand gelopen dat u niet eens zeker weet hoe het geld op uw bankrekening terechtkomt (laat staan wanneer).
Zou het niet geweldig zijn als je niet eens credit controllers nodig had? Dat alles zo soepel en efficiënt verliep dat jouw klanten het betalen van jouw rekeningen - zelfs elektronisch - een fluitje van een cent vonden?
Je hebt beslist een beter systeem nodig, want het is een garantie dat jouw klanten het zat zijn – of binnenkort zullen zijn – om van jouw credit controllers te horen nadat ze betaald hebben. Al jouw tijd besteden aan het kalmeren van kribbige klanten is geen aan te raden bedrijfsmodel.
#3: Je vertelt je klanten dat ze er steeds langer over moeten doen om hun betaling te ontvangen.
Dit heeft te maken met reden #2, maar zelfs als u weet dat iemand betaald heeft, is het meer dan een ongemak als het lang duurt voordat die betaling op de bank staat - het heeft invloed op de winst van beide partijen.
Verplaats uzelf in de schoenen van uw klanten: Als u ervoor had gezorgd dat u uw schuldeisers volledig en op tijd had betaald en uw boekhouding toch in de war was geraakt omdat het een eeuwigheid duurde voordat ze die cheque hadden gestort, dan zou u geïrriteerd zijn. Wees niet verbaasd als u de volgende keer onbeleefde e-mails of onvolledige overschrijvingen krijgt.
# 4: Teamleden van de afdeling cashallocatie zitten fulltime data in te voeren
Is dit wat je in gedachten had toen je deze mensen inhuurde? Dat ze hun tijd zouden besteden aan het tikken van getallen in een machine met 10 toetsen? Je hebt ze aangenomen om hun hersenen – tijd om ze die vaardigheden te laten gebruiken en elders waarde te laten toevoegen.
Zoals vermeld in "So Happy Together", verbetert het de werktevredenheid en productiviteit om iemand te herbestemmen van een hersenloze baan (zoals keying) naar een baan waar ze hun talenten kunnen toepassen. Bevrijd de data-keyers!
#5: De afdeling Geldzaken is zo onderhevig aan papier, dat je overweegt om een papierleverancier over te nemen.
De enveloppen... de cheques... de overschrijvingen... de facturen... AL DAT PAPIER.
Als u elektronische overschrijvingen print om ze vervolgens opnieuw in te voeren - stop! Je verspilt bomen, tijd en geld. Automatiseer jouw geldaanvraagproces en laat het papierwerk achterwege.
# 6: Kosten voor je digitale kluis zijn de grootste post op je servicebudget
Als het om de sleutelservices van jouw bank gaat, is het geen eerlijke strijd. Waarom betalen voor iets dat automatisering beter en goedkoper aankan? Spaar die dollars. Wees wendbaar. Worstel slimmer - niet harder.
#7: Medewerkers van de kasafdeling komen allemaal naar kantoor tijdens jouw driedaagse maandafsluiting.
Jouw werknemers zijn overwerkt. Late nachten, cafeïne en chaos zouden niet de norm moeten zijn. Automatisering kan die uren terugwinnen - en hun gezond verstand. Laat het einde van de maand een feest zijn, geen stresstest.
Laatste overwegingen
Als u een van de bovenstaande tekenen herkent, is het tijd om jouw proces te heroverwegen. Het automatiseren van de geldtoepassing is de weg vooruit, waarbij verspilling wordt tegengegaan en de DSO wordt verbeterd.
"Er is niets bedrieglijker dan een voor de hand liggend feit." – Arthur Conan Doyle
