Wat is het proces voor het aanvragen van contant geld en waarom het belangrijk is?

Deze blog is oorspronkelijk gepubliceerd in oktober 2017 en is in oktober 2024 bijgewerkt met meer informatie over het proces voor het aanvragen van contant geld, inclusief het belang van het automatiseren van contant geld voor efficiëntie, het verminderen van menselijke fouten en meer.

In wezen verwijst het toepassen van contant geld naar een cruciaal proces binnen de accounts receivable (AR) van een bedrijf, waarbij incoming payments worden gematcht en toegepast op de bijbehorende facturen. Dit zorgt ervoor dat de ontvangen betalingen nauwkeurig worden weergegeven in de financiële administratie van het bedrijf. Om dit te bereiken, moeten de betalingen eerst via verschillende kanalen worden verwerkt (bijv. bankoverschrijvingen, cheques, creditcardbetalingen), en vervolgens worden de exacte bedragen afgestemd op de specifieke facturen die ze moeten vereffenen. Als de cashapplicatie efficiënt wordt uitgevoerd, biedt deze een real-time momentopname van de cashflow en vorderingen van een bedrijf, waardoor beter financieel beheer en prognoses mogelijk zijn.

Hoe wordt de geldtoepassing gebruikt?

Het gebruik van contante toepassingen in de bedrijfsvoering ontvouwt zich door een reeks belangrijke stappen die zijn ontworpen om het proces te stroomlijnen en de nauwkeurigheid te vergroten. In eerste instantie begint het proces met het innen van betalingen van klanten, wat op verschillende manieren kan gebeuren, bijvoorbeeld via directe bankoverschrijvingen, online betalingen of fysieke cheques. Vervolgens krijgen bedrijven vaak te maken met betalingen waarin bedragen voor meerdere facturen zijn samengevoegd, waardoor een uitsplitsing en een nauwkeurige toewijzing aan elke specifieke factuur noodzakelijk is. De volgende stappen omvatten het nauwkeurig invoeren van betalingsgegevens in een boekhoud- of ERP-systeem, het afstemmen van elke betaling met de bijbehorende factuur en het oplossen van eventuele discrepanties of onjuistheden. De laatste fasen omvatten rapportage en analyse, waarbij de toegepaste betalingen bijdragen aan het genereren van inzichtelijke rapporten over de financiële gezondheid, het betalingsgedrag van klanten en mogelijke cashflowproblemen. Dit benadrukt de toegevoegde waarde van contante toepassing bij het efficiënt beheren van financiële operaties.

Waarom is het aanbrengen van contant geld belangrijk?

Het belang van de toepassing van contant geld in het bedrijfsleven kan nauwelijks worden overschat, gezien de aanzienlijke impact ervan op verschillende kritieke gebieden. Efficiënt beheerde cash application-processen verbeteren het cashflowbeheer door ervoor te zorgen dat betalingen snel en nauwkeurig worden verwerkt, waardoor een realtime overzicht van de financiële positie van een bedrijf wordt geboden. Dit verbetert op zijn beurt de besluitvorming met betrekking tot financiële planning. Bovendien speelt het proces een cruciale rol bij het verhogen van de klanttevredenheid door facturerings- en accountfouten tot een minimum te beperken, waardoor betaaldisputen worden verminderd en de klantervaring wordt verbeterd. Vanuit het oogpunt van risicobeheer draagt een nauwkeurige betalingsafstemming bij aan het vroegtijdig opsporen van discrepanties, waardoor risico's in verband met fraude, boekhoudkundige fouten en financiële onjuistheden worden beperkt. Bovendien profiteert de operationele efficiëntie van de automatisering van geldaanvraagprocessen, het verminderen van handmatige arbeid en het daarmee gepaard gaande risico op menselijke fouten. Ten slotte is een gestroomlijnd proces voor het toepassen van contante betalingen van cruciaal belang voor een nauwkeurigere en tijdigere financiële rapportage en analyse, waardoor waardevolle inzichten worden verkregen voor prognoses, budgettering en evaluatie van de financiële gezondheid van een bedrijf. In essentie ondersteunt een robuust proces voor het toepassen van contanten niet alleen de liquiditeit en cashflow, maar vormt het ook de basis voor gezonde boekhoudpraktijken, klanttevredenheid en strategische financiële planning en analyse.

Bij het cashallocatieproces worden binnenkomende betalingen gekoppeld aan de bijbehorende facturen en accounts. Cheques, ACH-betalingen, bankoverschrijvingen en creditcardbetalingen worden gecontroleerd en vervolgens gekoppeld aan openstaande facturen, waarna deze facturen als betaald worden gemarkeerd. Laten we het proces van kasapplicatie eens nader bekijken en overwegen hoe het stroomlijnen ervan jouw bedrijf ten goede kan komen:

1. Betalingen en overschrijvingen samenvoegen: Verzamelen van alle binnenkomende betalingen en bijbehorende overschrijvingsinformatie van verschillende kanalen.
2. Betalingen aan facturen koppelen: Ontvangen betalingen identificeren en matchen met de bijbehorende openstaande facturen.
3. Programmeerwerk inhoudingen: Verwerken en toepassen van inhoudingen of aanpassingen volgens de overschrijving.

Rol van technologie bij het stroomlijnen van de toepassing van contant geld

Technologie speelt een cruciale rol bij het verbeteren van het proces voor het aanvragen van contant geld. Met de vooruitgang in AI en automatisering kunnen bedrijven dit proces aanzienlijk stroomlijnen. Geautomatiseerde systemen kunnen handmatige taken verminderen, de nauwkeurigheid verbeteren en een betere teamsamenwerking mogelijk maken. AI-tools kunnen bijvoorbeeld automatisch betalingen aan facturen koppelen door betalingsopdrachten (overschrijvingen) te lezen en te interpreteren, waardoor er minder handmatige interventie nodig is en er minder fouten worden gemaakt. Deze technologie versnelt niet alleen het proces, maar biedt ook realtime updates, waardoor de cashflow efficiënter beheerd kan worden.

Automatiseringstechnologieën, zoals AI en machine learning, hebben een revolutie teweeggebracht in het aanvraagproces voor contant geld. Hier ziet u hoe deze technologieën bijdragen aan het stroomlijnen van het proces:

• Geautomatiseerde samenvoeging van overschrijvingen: AI kan automatisch overschrijvingsinformatie uit verschillende bronnen verzamelen en indelen in categorieën, zoals e-mails, elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en online portalen. Dit elimineert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer en vermindert het risico op fouten die gepaard gaan met het verwerken van meerdere formaten en bronnen van betalingsinformatie.
• AI-aangedreven factuurmatching: Machine learning-algoritmen kunnen betalingsopdrachten en facturen analyseren om betalingen nauwkeurig te matchen met de juiste facturen. Deze algoritmen leren van historische gegevens en patronen, waardoor hun nauwkeurigheid na verloop van tijd voortdurend verbetert. Deze mogelijkheid versnelt het matchingsproces aanzienlijk en vermindert de handmatige inspanningen.
• Stortingen op afstand vastleggen: Geavanceerde technologieën maken het ook mogelijk om deposito's op afstand vast te leggen, waardoor bedrijven cheques elektronisch kunnen storten zonder dat ze fysiek naar de bank hoeven te gaan. Dit proces integreert met het geldaanvraagsysteem om de betaalstatussen automatisch bij te werken, waardoor het proces verder gestroomlijnd wordt en het cashflowbeheer verbeterd wordt.
• Voorspellende analyses: AI-gestuurde voorspellende analyses kunnen betalingsgedrag en trends voorspellen op basis van historische gegevens. Dit inzicht helpt bedrijven om hun cashflow effectiever te beheren door te anticiperen op betalingsachterstanden en het kredietbeleid dienovereenkomstig aan te passen.
• Foutdetectie en -oplossing: Machine learning kan discrepanties en potentiële fouten in realtime identificeren en markeren, zodat ze sneller kunnen worden opgelost. Geautomatiseerde systemen kunnen ook corrigerende maatregelen voorstellen, waardoor er minder tijd wordt besteed aan handmatige probleemoplossing en de algehele nauwkeurigheid wordt verbeterd.

Lees nu → Blijf geschillen voor door het beheren van situaties met een kort loon [ Blog ]

Een van de belangrijkste dingen die je moet weten over de cashallocatie is dat geen twee bedrijven precies hetzelfde proces volgen. Er zijn verschillende factoren die een rol kunnen spelen bij het cash application-proces, zoals het aantal klanten, het aantal facturen, de methoden om facturen te versturen, de betaalmiddelen en meer. Het proces kan complex zijn vanwege de verwerking van meerdere bronnen en formaten van facturen, ontvangstbewijzen en overschrijvingen. Het gaat vaak om het tijdrovend vastleggen en matchen van gegevens, wat kan leiden tot uitdagingen bij het handhaven van nauwkeurigheid en efficiëntie. Over het algemeen bestaat het proces uit een aantal min of meer vaste stappen. Het gaat om onder andere:

• Accounts aanmaken voor nieuwe klanten.
• Betalingen ontvangen voor geleverde producten en/of diensten.
• Betalingsgegevens in de juiste software of database invoeren.
• Bankrekeningen afstemmen.
• Mogelijke geconstateerde betalingsverschillen onderzoeken.

De cashallocatie kan op een van twee manieren worden uitgevoerd: handmatig of automatisch. Bij een handmatig proces bekijkt een cashallocatie-specialist of debiteurenmedewerker elke betaling en overboeking en wordt deze gekoppeld aan de bijbehorende factuur door de naam en het klantnummer op de factuur te vergelijken. Deze informatie wordt naar het ERP van het bedrijf gestuurd, en dan is de volgende betaling aan de beurt. De handmatige aanpak is arbeidsintensief, tijdsintensief en niet eenvoudig schaalbaar. Daarnaast is er ruimte voor menselijke fouten. Steeds vaker kiezen bedrijven voor automatische cashallocatie. Automatisering van cashallocatie helpt niet alleen tijd te besparen, maar verkleint ook aanzienlijk de kans op menselijke fouten. Hoe complexer het geldaanvraagproces van een organisatie wordt voor een organisatie, hoe dringender de behoefte aan automatisering zal zijn.

Uitdagingen bij handmatige toepassing van contant geld

Handmatige processen voor het aanvragen van contant geld brengen verschillende belangrijke uitdagingen met zich mee:

1. Menselijke fout: Handmatige processen zijn zeer gevoelig voor menselijke fouten. Specialisten op het gebied van contante betalingen kunnen betalingsgegevens verkeerd interpreteren, fouten maken bij het invoeren van gegevens of betalingen verkeerd matchen met facturen. Deze fouten kunnen leiden tot verkeerde betalingen, wat de financiële rapportage kan verstoren en de relaties met klanten kan beïnvloeden.
2. Tijdsbesteding: Het handmatige proces is tijdrovend. Specialisten moeten betalingen handmatig beoordelen en matchen, wat vaak repetitieve taken met zich meebrengt, zoals het sorteren van grote hoeveelheden transacties en het afhandelen van verschillende betalingsformaten. Dit langdurige proces kan de opname van inkomsten vertragen en de kasstroom beïnvloeden. Automatisering stroomlijnt niet alleen deze taken, maar maakt jouw team ook vrij om zich te richten op strategisch werk met toegevoegde waarde, zoals financiële planning en analyse, waardoor uiteindelijk bedrijfsgroei en innovatie worden gestimuleerd.
3. De complexiteit van het matchen van betalingen met facturen: Het handmatig matchen van betalingen met facturen kan complex zijn, vooral wanneer u te maken hebt met meerdere betalingsbronnen en -formaten. Discrepanties tussen betalingsbedragen en factuurgegevens moeten uitgebreid onderzocht en opgelost worden, waardoor de afronding van het proces meer tijd en moeite kost.
4. Vertraagde cashflow: Handmatig contanten aanvragen kan tijdrovend zijn, wat de cashflow negatief beïnvloedt. Vertragingen bij het verwerken van betalingen en het afstemmen van facturen kunnen leiden tot een tragere erkenning van inkomsten en kunnen het vermogen van een bedrijf om contant geld te gebruiken voor operationele behoeften belemmeren.

De voordelen van automatisering bij het toepassen van contant geld

Een efficiënt aanvraagproces voor contant geld biedt tal van voordelen:

1. Snellere verwerkingstijden: Automatisering versnelt het matchen van betalingen met facturen, waardoor de tijd die nodig is om het proces te voltooien aanzienlijk wordt verkort. Dit stelt bedrijven in staat om het geld sneller te gebruiken voor operationele behoeften en vermindert vertragingen bij het erkennen van inkomsten.
2. Verbeterde nauwkeurigheid: Geautomatiseerde systemen verminderen het risico op menselijke fouten door handmatige gegevensinvoer en matchingtaken te elimineren. AI-hulpprogramma's kunnen overschrijvingen nauwkeurig interpreteren en betalingen correct toepassen, wat resulteert in minder discrepanties en een betrouwbaardere financiële administratie.
3. Gecontroleerde kosten: Automatisering helpt voorspelbare operationele kosten te behouden door de behoefte aan handmatige arbeid te verminderen en fouten die tot kostbare correcties kunnen leiden, te minimaliseren.  Bovendien kunnen geautomatiseerde processen grotere transactievolumes verwerken zonder dat er evenredige personeelsuitbreidingen nodig zijn, waardoor het een kosteneffectieve oplossing is voor groeiende bedrijven.
4. Verbeterde schaalbaarheid: Geautomatiseerde systemen kunnen gemakkelijk met jouw bedrijf meegroeien. Naarmate de transactievolumes toenemen, kan automatisering de extra werklast aan zonder dat er grote veranderingen of extra resources nodig zijn.
5. Betere klantervaring: Door het aanvraagproces voor contant geld te stroomlijnen, kunnen bedrijven flexibelere betalingsopties en snellere verwerkingstijden bieden, wat leidt tot een betere klanttevredenheid. Automatisering helpt ook bij het snel afhandelen van betalingsproblemen en het bijhouden van nauwkeurige records, wat de algehele klantenservice verbetert.

Lees nu → Optimaliseer jouw accounts receivable-strategie met days sales outstanding tracking [Blog]

Voor professionals in accounts receivable gaat het aanvragen van contant geld vaak gepaard met hoofdpijn, frustratie en doodlopende wegen. Veel hiervan komt neer op het feit dat veel bedrijven nog steeds handmatig contant geld aanvragen, wat nu een verouderde methodologie is. Billtrust biedt accounts receivable solutions die perfect bij jouw bedrijf passen, inclusief automatisering van geldaanvragen.

Lees nu → Maak accounts receivable effectiever met accounts receivable tactieken [ Blog ]