Dit blogbericht werd oorspronkelijk gepubliceerd in november 2017 en werd bijgewerkt op 4 oktober 2024 met onze uitgebreide top 10 best practices voor het voorkomen van korte betalingen.
Wat is een kort betaalde factuur?
Elke krediet-, financieel en incassomanager zal u bevestigen dat onvolledige betalingen een aanzienlijke impact hebben op het vermogen van elke organisatie om tijd, middelen en cashflow te beheren. Er is geen manier om korte betalingen te vermijden, en het kan moeilijk zijn om ze te beheren. Laten we een paar stappen terug doen en eerst begrijpen wat korte betalingen zijn, waarom ze voorkomen en hoe ze te verminderen zijn, onder andere met behulp van debiteurensoftware. Een korting is een deelbetaling van een factuur die om verschillende redenen kan plaatsvinden. Te weinig betalen kan gebeuren wanneer een koper vindt dat het gecontracteerde werk of de gecontracteerde diensten niet zijn nagekomen, of ze kunnen worden gebruikt als een vertragingstactiek om te voorkomen dat het volledige verschuldigde bedrag wordt betaald.
Wat moet u nog meer weten over korte betalingen om een strategie te kunnen bedenken om er efficiënt mee om te gaan?
Waarom betalen organisaties facturen te weinig?
Er zijn zoveel redenen om een factuur niet te betalen, maar de meeste redenen vallen in een van de twee categorieën - geldige en ongeldige. Enkele van de legitieme, verwachte redenen zijn:
- Een zending goederen is beschadigd aangekomen
- Niet alle goederen of diensten werden op tijd geleverd zoals afgesproken
- Handelspromoties en andere marketingkortingen die niet op de factuur vermeld staan
- Korting die aan een klant is toegekend en die niet is weergegeven in het prijs- en factuureringssysteem
- Verdiende kortingen voor vroege betaling
- Afbetalingsplan onderhandeld met incassoteam
Er zijn ook kopers die onverwacht facturen te weinig betalen om ongeldige redenen, of redenen die niet door de leverancier zijn afgesproken. Enkele hiervan kunnen zijn:
- Koper zit krap bij kas en kan volledige factuur niet betalen
- Menselijke fouten
- Onverdiende korting – profiteren van een vroegbetaalde korting na de deadline
- De koper betaalt slechts enkele facturen, niet alle, en geeft geen volledige overschrijvingsinformatie, waardoor het proces voor het aanvragen van contant geld wordt bemoeilijkt
- Betalingstactiek om cashflow te beheren
- Bedrijfsstrategie met de hoop dat de leverancier het te kort betaalde bedrag zal afschrijven
De impact van kortbetaalde facturen op bedrijven
Korte betalingen kunnen de cashflow verstoren, de relaties met leveranciers onder druk zetten en de administratieve lasten verhogen. Ze kunnen leiden tot:
- Operationele verstoringen: Moeilijkheden bij het opstellen van begrotingen en prognoses als gevolg van een onregelmatige cashflow.
- Hogere administratieve kosten: er is meer tijd en middelen nodig voor afstemmen van de rekeningen en dispuutmanagement.
- Mogelijke juridische en contractuele kwesties: Indien er sprake blijft van te lage betalingen, kan dit leiden tot juridische geschillen of heronderhandelingen van de voorwaarden.
Lees nu → Beheer te lage betalingen met credit management strategieën [Blog]
Wat is het verschil tussen aftrekbeheer en dispuutmanagement?
De echte vraag die je moet stellen is: zijn dit verwachte korte lonen of onverwachte korte lonen? Hoewel beide strategieën te maken hebben met korte lonen, behandelen ze de twee zeer verschillende aspecten van dit tijdrovende probleem. Deduction management verwijst naar de technologie en strategieën die gebruikt worden voor het omgaan met geldige, of verwachte te lage betalingen, en wordt meestal afgehandeld door jouw accounts receivable team. Dispuutmanagement is de methode die je gebruikt voor het afhandelen van onverwachte, ongeldige korte betalingen, en wordt vaak afgehandeld door een apart incassoteam, als jouw organisatie dat heeft.
Deduction management is de methode waarmee jouw team verwachte kortingen bijbetalingen bijhoudt, zoals marketingaftrek, verkoopkortingen, kortingen bij vroegtijdige betaling en andere kortingen die het door klanten verschuldigde bedrag verlagen. Eventuele te weinig betaalde bedragen als gevolg van een legitieme, overeengekomen korting vallen onder de voorwaarden van het contract tussen de koper en leverancier en vereisen niet veel meer dan een eenvoudige controle.
Dispuutmanagement legt een last op jouw accounts receivable team om het onbekende probleem van onverwachte te lage betalingen op te lossen. Op het eerste gezicht lijkt het erop dat de koper om onbekende redenen heeft besloten de factuur niet volledig te betalen. Jouw incassoteam heeft nu de taak om de koper te bellen, de reden voor de te lage betaling te achterhalen en vervolgens binnen jouw organisatie informatie te verzamelen om te bepalen of de reden geldig is. Als de koper bijvoorbeeld beweert dat een zending beschadigd is aangekomen, moet u documentatie en bewijsstukken opzoeken om die bewering te staven of te weerleggen. Met trackinggegevens kan jouw organisatie trends identificeren (zoals een probleem met de kwaliteitscontrole van de verzendafdeling dat kan worden opgelost).
Hoe lost u korte lonen op?
De waarheid is dat geen enkel bedrijf ooit volledig van korte betalingen af kan komen. Maar het gebruik van tactische strategieën en de juiste technologie kan elk bedrijf helpen bij het creëren van langetermijnoplossingen die het aantal korte betalingen verminderen.
Om te voorkomen dat er te weinig wordt betaald en om tijdige afrekeningen te garanderen, moet u een strategie bedenken en processen instellen zodat er minder vaak te weinig wordt betaald. De sleutel ligt in preventie, waarbij proactieve maatregelen worden genomen om dit probleem effectief aan te pakken.
Een efficiënte afwikkeling van korte betalingen vereist een gestructureerde aanpak:
- Identificeer de reden: Bepaal of het te weinig betaalde bedrag het gevolg is van een geldige inhouding of een fout/geschil.
- Communiceer met de koper: Neem onmiddellijk contact op om het probleem op te helderen en de nodige informatie te verzamelen.
- Documenteren en verifiëren: Houd een gedegen documentatie bij om uw standpunt te onderbouwen en geschillen op te lossen.
- Onderhandelen indien nodig: Neem deel aan onderhandelingen om eventuele discrepanties aan te pakken en tot een wederzijds aanvaardbare oplossing te komen.
Onze top 10 best practices voor het voorkomen van korte betalingen:
Om situaties met te weinig betalingen te vermijden, kunt u het volgende overwegen:
- Factuur klanten tijdig en nauwkeurig. Hoe sneller een klant een factuur ontvangt, hoe sneller hij deze waarschijnlijk zal betalen. Zorg ervoor dat facturen foutloos zijn, bij voorkeur door gebruik te maken van e-invoicing en automatisering. Controleer alle nummers en gegevens zorgvuldig om de juistheid en overeenstemming met de overeengekomen voorwaarden te garanderen. Met AR-automatiseringssoftware kunt u uw klanten snel factureren en hen in staat stellen om snel elektronisch te betalen. Het beste van alles is dat, omdat de betalings- en overschrijvingsgegevens aan elkaar zijn gekoppeld, ook jouw contante betalingsproces wordt geautomatiseerd.
- Communiceer de betalingsvoorwaarden duidelijk. Stel een officieel factureringsbeleid op dat de aanvaardbare betaalmethoden, kosten voor te late betaling en boetes voor betalingsachterstanden beschrijft. Deze duidelijkheid helpt bij het stellen van verwachtingen bij kopers en bevordert een soepeler facturering- en betaalproces, inclusief de manier waarop u omgaat met te lage betalingen.
- Stuur tijdige betalingsherinneringen. Stuur klanten enkele dagen voor de vervaldatum een vriendelijke herinnering. Dit attente gebaar dient als een vriendelijke herinnering en toont jouw toewijding aan het onderhouden van een sterke zakelijke relatie.
- Stroomlijn betalingsprocessen. Het aanbieden van handige betalingsopties, zoals elektronische overboekingen, stimuleert snelle betalingen en verkleint de kans op korte betalingen. Bied flexibiliteit in betaalmethoden, zodat klanten kunnen kiezen hoe zij willen betalen, inclusief deelbetalingen of betalingsafspraken in bepaalde situaties. Je kunt de technologie gebruiken om te bepalen welke betalingen je van klanten accepteert en wanneer je deze accepteert.
- Zorg voor open communicatielijnen. In het geval van een korte betaling, neem dan onmiddellijk contact op met de klant om het probleem op te lossen en een oplossing te vinden. Zorg voor duidelijke communicatiekanalen, inclusief duidelijk omschreven contracten, betalingsvoorwaarden, vervaldata en aanvaardbare betaalmethoden.
- Los geschillen en fouten snel op. Zorg voor een duidelijk proces om eventuele disputen of mogelijke factureringsfouten snel af te handelen. Het aanpakken van deze problemen getuigt van professionaliteit en helpt bij het onderhouden van een positieve zakelijke relatie.
- Volg betalingen op de voet. Controleer betalingen regelmatig om gevallen van korte betalingen in een vroeg stadium te identificeren. Deze proactieve aanpak maakt tijdig ingrijpen en oplossen mogelijk. Het zal u ook helpen verbeteringen door te voeren die op lange termijn resultaten opleveren.
- Gebruik software met functies voor aftrek of dispuutmanagement. Hierdoor kunnen jouw klanten en incassoteam redencodes gebruiken om te verklaren waarom betalingen te laag zijn.
- Behoud flexibiliteit met korte betalingen. Met debiteurensoftware kunt u inkomende betalingen accepteren of beperken, zodat u controle houdt over uw cashflow.
- Gebruik kredietlimieten. Voor klanten die niet volledig hebben betaald – tenzij er sprake is van een geldige betalingsachterstand die wordt afgehandeld – kunt u het krediet beperken.
Preventie richt zich op het minimaliseren van gevallen van te weinig betalen en het behouden van een financieel gezonder milieu.
Lees meer over te lage betalingen in de Billtrust-blogpost Te lage betalingen: waarom ze voorkomen en wat u eraan kunt doen.
Hoe u een robuust systeem voor aftrekbeheer kunt implementeren
Het implementeren van een robuust aftrekbeheersysteem houdt in:
- Integratie met boekhoudsoftware: Zorg ervoor datjouw aftrekbeheer systeem naadloos integreert met jouw bestaande boekhoudsoftware voor een nauwkeurige registratie.
- Regelmatige audits: Voer regelmatig audits uit om eventuele discrepanties op te sporen en ervoor te zorgen dat aftrekposten correct worden toegepast.
- Training voor medewerkers: Geef uw team training in het omgaan met inhoudingen en het effectief oplossen van problemen.
Lees nu → Verminder disputen door jouw kredietkaartverwerkingskosten te verlagen [Blog]
