Van vertragingen naar dollars: Slimmere inningsstrategieën voor de Transportsector

Het huidige economische klimaat vormt een bijzondere uitdaging voor bedrijven in de Transportsector, waar vertragingen in de cashflow de bedrijfsvoering vrijwel van de ene op de andere dag in gevaar kunnen brengen. Melanie Morcelle, EVP van het Creditors Adjustment Bureau, is goed op de hoogte van de huidige risico's en weet hoe deze kunnen worden beperkt. In een recent webinar van Billtrust legde zij uit hoe zij haar 25 jaar ervaring op het gebied van krediet en incasso inzet om het succes van incasso's te vergroten. Indien u het evenement heeft gemist, volgt hier een korte samenvatting van onze discussie en de belangrijkste leerpunten.

Belangrijkste inzameldoelstellingen

Moderne incasso is meer dan het maximaliseren van de cash collection, legde Morcelle uit. Het gaat om het behouden van positieve klantrelaties en het beschermen van de merkreputatie. Effectieve incasso's beginnen volgens haar met twee kernscenario's:

1. Ofwel kan een klant echt niet betalen (cashflow probleem)
2. Ze kiezen ervoor om niet te betalen (geschil)

Volgens Morcelle: "Hoe verser het papier, hoe groter de kans dat het wordt opgehaald. Op de vervaldatum heeft u een kans van 92% e op volledig herstel. Tegen 60 dagen daalt het aanzienlijk, en tegen 6 maanden is het minder dan 50%."

Deze statistieken benadrukken het belang van een proactieve benadering van outreach. Vroegtijdig ingrijpen beschermt niet alleen de cashflow, maar bevordert ook het vertrouwen. Indien u wacht tot 60 dagen na de vervaldatum, vecht u tegen een steeds kleiner wordende kans en riskeert u ontevredenheid bij uw klanten.

Van gewaardeerde klant tot zorgwekkende debiteur: de drie fasen van het kopersgedrag herkennen

Een belangrijke vaardigheid bij incasso's is het herkennen wanneer een betrouwbare klant op het punt staat een potentiële debiteur te worden. Morcelle verdeelde deze reis in drie fasen, elk met verschillende waarschuwingssignalen en dramatisch verschillende herstelkansen.

"Hoe verser het papier, hoe groter de kans dat het wordt opgehaald. Op de vervaldatum heeft u een kans van 92% op volledig herstel.

Melanie Morcelle, uitvoerend VP, Creditors Adjustment Bureau

Fase één: het hoogste potentieel voor herstel

In deze beginfase wil de klant meestal nog steeds in goede gratie blijven. Het is mogelijk dat zij tijdelijke cashflow problemen ondervinden, maar dat zij oprecht van plan zijn om te betalen.

• Signalering: Let op late betalingen, een toename van meldingen over onvoldoende saldo of serviceproblemen die pas bij de factuur aan het licht komen. Kopers kunnen proactief deelbetalingen aanbieden of oprechte betaalbeloftes doen.
• Mentaliteit: Bereid om mee te werken; Ze hebben alleen een kortetermijnbrug nodig.
• Kans op herstel: 90%

Fase twee: het keerpunt

Betalingsbeloften worden verbroken. Contant geld is in dit stadium echt krap. Facturen krijgen een lagere prioriteit en leveranciers kunnen te maken krijgen met operationele veranderingen bij de koper (bijvoorbeeld een nieuwe eigenaar of een andere bank).

• Signalen: De communicatie verloopt vaak moeizaam: receptionisten screenen telefoontjes en e-mails worden niet beantwoord.
• Mentaliteit: Ontwijkend; Kopers haasten zich om kritieke leveranciers als eerste te betalen.
• Kansen op herstel: Gemiddeld 50%

Fase drie: het kritieke punt

Dit is de meest precaire fase, waarin de kans op het terugkrijgen van het volledige bedrag keldert. De klant kan insolvent zijn of al failliet zijn.

• Signalen: Verwacht verbroken telefoons, geretourneerde post of een verwijzing van een advocaat.
• Mentaliteit: Reageert niet of wordt afgesloten. Op dit punt verschuift de rol van jouw accounts receivable-team van incasso naar oninbare vorderingen, verliesbeperking en juridische opvolging.
• Kansen op herstel: Minimaal

Een draaiboek om de kunst van het onderhandelen te leren

Wanneer u wordt geconfronteerd met een klant die moeite heeft om te betalen, wordt onderhandelen een onmisbaar hulpmiddel. Morcelle beschreef onderhandelen als een aangeleerde kunst en schetste 12 cruciale stappen om door deze vaak delicate gesprekken te navigeren. Vijf principes vatten de kern van Morcelle's onderhandelingsdraaiboek samen:

1. Luister eerst: laat de klant zijn situatie volledig uitleggen – neem de spanning weg en verzamel essentiële informatie voordat je iets zegt.
2. Herformuleer bezwaren als gedeelde doelen: Negeer zorgen niet. Erken hun financiële beperkingen en breng het gesprek vervolgens op "Hoe kunnen we een haalbaar afbetalingsplan opstellen?"
3. Gebruik specificaties om verplichtingen vast te leggen: Vraag naar exacte datums en oneven bedragen (bijv. $ 5.275 in plaats van $ 5.000). Dit geeft aan dat je jouw winstmarge hebt berekend en verwacht dat zij hetzelfde doen.
4. Strategisch omgaan met concessies: Als u een gedeeltelijke korting of een langere betalingstermijn aanbiedt, vraag dan iets meetbaars in ruil daarvoor. Geef geen flexibiliteit weg zonder een vergelijkbare toezegging te krijgen.
5. Blijf standvastig, maar empathisch: Als u eenmaal een plan hebt overeengekomen, onderhandel dan niet opnieuw, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Houd een respectvolle, professionele toon aan – jouw doel is een duurzame oplossing, geen kortstondige noodoplossing.

Cashflow uitdagingen in de Transportsector

Transportsector ondervindt de gevolgen van de crisis meer dan de meeste andere sectoren. Uit gegevens uit de sector blijkt dat 47% van de transportfacturen na de vervaldatum binnenkomt, wat aanzienlijk hoger is dan het gemiddelde van 35% in andere sectoren. Transportbedrijven wachten gemiddeld 37 dagen langer dan de standaard termijnen van 30 dagen, en dit cijfer is onderhevig aan constante fluctuaties.

Wanneer openstaande facturen en betalingsachterstanden zich uitbreiden van de gebruikelijke 30 dagen tot 60 of 90 dagen, kan ongeveer een vijfde van de jaarlijkse omzet vast komen te zitten. Voor een middelgroot bedrijf met een omzet van 5 miljoen dollar betekent dit meer dan 1 miljoen dollar aan ontoegankelijke cashflow – middelen die niet beschikbaar zijn voor onderhoud, salarisbetalingen of groei. Dit creëert een verwoestend cascade-effect, legde Melanie uit.

Bedrijven hebben moeite om aankomende opdrachten te financieren, essentiële apparatuur te onderhouden of hun personeel op tijd te betalen. Wanneer ze worden geconfronteerd met een geldcrisis, wenden vervoerders zich tot kortlopende leningen met een hoge rente om brandstof en lonen te dekken. Dit holt de toch al dunne winstmarges uit. Erger nog, onvoorspelbare instroom van contanten maakt budgettering onmogelijk. Als u geen kasstroom kunt voorspellen, kunt u niet investeren in nieuwe routes, uw wagenpark onderhouden of chauffeurs aannemen.

Tariefuitdagingen in de transportsector

Geopolitieke schokken en nieuwe tarieven voegen een extra stresslaag toe voor transportaanbieders. Hieronder staan de drie belangrijkste tariefcategorieën om in de gaten te houden, en waarom deze van belang zijn in de strijd om de cashflow op peil te houden.

1. Vrijwaringsmaatregelen: Tarieven die zijn ontworpen om binnenlandse industrieën te beschermen tegen ernstige schade als gevolg van pieken in de invoer in de detailhandel. Ze kunnen lang meegaan, vaak 4-8 jaar.
2. Nationale veiligheidstarieven: Opgelegd zonder Congres. Deze kunnen onverwachts opduiken, waardoor de vrachtkosten voor de getroffen goederen onmiddellijk stijgen. Een recent genoemd voorbeeld was een heffing van 25% op staal uit vele buitenlandse bronnen.
3. Anti-oneerlijke handelstarieven gericht op oneerlijke handelspraktijken: Richt u op specifieke landen, met name China, voor kwesties zoals diefstal van intellectueel eigendom of gedwongen technologieoverdracht. Als de onderhandelingen mislukken, kunnen tarieven op miljarden dollars aan invoer worden opgelegd, waarbij de tarieven vaak oplopen tot 25%, en in sommige recente maatregelen oplopen tot 50% of zelfs 100% op bepaalde artikelen.

Welke directe gevolgen heeft dit voor de Transportsector? Het meest directe gevolg is dat hogere tarieven kunnen leiden tot een lager volume aan zendingen, zei Morcelle. Spoorwegmaatschappijen en pakketdiensten worden het hardst getroffen: ongeveer 10-15 % % van hun inkomsten is afkomstig uit grensoverschrijdend verkeer. Vervoerders van LTL-transporten ondervinden een kleinere directe impact, maar iedereen die internationale routes bedient, dient contracten en brandstoftoeslagclausules opnieuw te bekijken.

Tarief Survival Tip

"Evalueer vrachtovereenkomsten elk kwartaal, met clausules die plotselinge tariefwijzigingen en hogere grensinspectiekosten aanpakken."

Melanie Morcelle, uitvoerend VP, Creditors Adjustment Bureau

Proactieve verdediging: best practices voor incasso

In zo'n volatiele omgeving zijn reactieve maatregelen onvoldoende. Morcelle benadrukte dat bedrijven in de Transportsector proactieve incassostrategieën moeten hanteren om te overleven en te floreren. Ze benadrukte ook de best practices voor effectievere incassoprocedures.

• Kredietbeleid aanscherpen: Stel strengere kredietvoorwaarden vast voor nieuwe klanten. Evalueer bestaande klanten routinematig - ga er niet vanuit dat goed gedrag uit het verleden toekomstige prestaties garandeert. Verkort betalingstermijnen waar mogelijk.
• Maak gebruik van zakelijke kredietrapporten: krijg inzicht in de betalingscapaciteit van jouw klanten om te voorkomen dat je krediet verstrekt wanneer het risico op wanbetaling groot is. Deze rapporten zijn cruciaal voor het evalueren van zowel potentiële als bestaande klanten. Evalueer en pas het kredietbeleid regelmatig aan om rekening te houden met de huidige marktomstandigheden en het gedrag van klanten.
• Monitor accounts receivable-verouderingsrapporten: Deze rapporten zijn van cruciaal belang om achterstallige rekeningen snel te identificeren voordat de achterstand escaleert.
• Stroomlijn interne incasso's: Investeer in interne processen en automatiseringstechnologieën voor incasso's. Overweeg om partners in te schakelen om jouw team te versterken, vooral tijdens periodes met een grote achterstand in de accounts receivable.
• Bepaal duidelijk de betalingsvoorwaarden: Dit omvat vervaldata, beleid inzake rente op achterstallige betalingen en nauwkeurige criteria voor kredietverlenging. Communiceer deze voorwaarden duidelijk aan het begin van elke relatie. Betrek het salesteam bij dit proces. Elk ontbrekend document verlengt de betaalcyclus met gemiddeld ongeveer 7 dagen.
• Bied incentives voor vroege betalingen: Stimuleer vroege betaling direct, bijvoorbeeld door middel van concrete kortingen, zoals een korting van 2% bij betaling binnen 10 dagen.
• Monitor Key Performance Indicators (KPI's): "Het bijhouden van specifieke KPI's is essentieel voor het beoordelen van de effectiviteit van accounts receivable-processen en het identificeren van verbeterpunten", aldus Morcelle. Voorbeelden van uitstekende KPI's zijn Days Sales Outstanding (DSO), Accounts Receivable Turnover Ratio en Collections Effectiveness Index.

Waarom effectieve accounts receivable belangrijk is: Operationele voordelen

Het belang van effectief accounts receivable beheer voor de operationele capaciteiten en financiële stabiliteit kan niet genoeg worden benadrukt, aldus Melanie. Het stelt transportbedrijven in staat om:

• Behoud kasreserves
  Zorgt ervoor dat zowel geplande als onverwachte uitgaven (reparaties, salarisadministratie) worden gedekt.
• Betrouwbare service leveren
  Tijdig contant geld betekent tijdige verzendingen, waardoor de klantrelaties worden versterkt.
• Onderhoud activa en personeel
  Zorg ervoor dat onderhoudsschema's voor apparatuur worden nageleefd en dat chauffeurs tijdig worden vergoed.
• Grijp groeikansen
  Wanneer de kasstroom voorspelbaar is, kunt u rijstroken uitbreiden of investeren in nieuwe technologie zonder dat u op zoek hoeft te gaan naar financiering.
• Weer grondstoffen schokken
  Wist u dat? Toen de dieselprijs begin 2022 met 22% steeg, pasten vervoerders met een gedisciplineerde accounts receivable-uitvoering onmiddellijk surcharging toe, terwijl achterblijvers te maken kregen met een ernstige margedaling.

Duidelijkheid, consistentie en controle: Sleutels tot veerkrachtig credit management

Proactief credit management is van cruciaal belang, benadrukte Morcelle. Ze ondersteunde haar standpunt met een opvallend statistisch gegeven: "Transportbedrijven die maandelijks credit assessments uitvoeren, hebben 67% minder betalingsachterstanden dan bedrijven die zich baseren op informele praktijken."

Dat soort succes begint met structuur. Ontwikkel een formeel, gelaagd kredietbeleid op basis van de geschiedenis van de klant, financiële stabiliteit en reputatie in de branche. Even belangrijk: creëer een proces dat jouw team realistisch kan volhouden. Een goed geschreven beleid is nutteloos als het niet consequent wordt toegepast.

Ontwikkel een proces dat jouw organisatie kan naleven. Een glimmend nieuw beleid is nutteloos als het niet consequent wordt toegepast."

Melanie Morcelle, uitvoerend VP, Creditors Adjustment Bureau

Onderschat de waarde van transparantie niet. "Het is het beste om deze wijzigingen ten minste 30 dagen voor de implementatie te communiceren en duidelijk te zijn over de oorzaak", adviseerde Morcelle. "Dit is een gebaar van goede wil dat werkt. Probeer de zakelijke beweegredenen en voordelen uit te leggen en potentiële wrijvingspunten om te zetten in kansen voor het opbouwen van relaties."

Een duidelijk beleid is meer dan een document – het is een belofte aan uw klanten en een kompas voor uw team. Wanneer dit wordt ondersteund door tijdige, transparante communicatie, wordt het een krachtig instrument om geschillen te verminderen en relaties te versterken.

In onzekere tijden kunnen accounts receivable teams in de transportsector zich niet veroorloven om reactief te zijn. Door het verfijnen van beleid, het monitoren van KPI's, het inzetten van technologie zoals de geautomatiseerde incassosoftware van Billtrust en het streven naar duidelijkheid bij elke stap, wordt incasso minder een kwestie van achtervolgen en meer een kwestie van samenwerken met jouw klanten.

De meest veerkrachtige bedrijven in de Transportsector vervangen wrijving door follow-up en late betalingen door duurzame partnerschappen.