Peppol ontrafeld: jouw gids voor veilige, gestroomlijnde zakelijke transacties 

Bedrijfsefficiëntie staat voorop bij de activiteiten van elk bedrijf. Naarmate de technologie voortschrijdt, moeten bedrijven nieuwe oplossingen omarmen om concurrerend en effectief te blijven. Een wereldwijd netwerk zoals Peppol speelt een essentiële rol in de geleidelijke implementatie van e-facturatie wereldwijd. Dit netwerk vergemakkelijkt de veilige uitwisseling van elektronische documenten, voornamelijk eInvoicing, tussen organisaties en bedrijven.

Voordat Peppol werd geïntroduceerd, was e-facturatie gefragmenteerd, inefficiënt en duur voor bedrijven vanwege het gebrek aan standaardisatie en interoperabiliteit. eInvoicing systemen varieerden aanzienlijk naargelang het land en de betrokken organisaties. Elke organisatie had zijn eigen systeem voor het genereren en verwerken van eInvoicing, wat leidde tot compatibiliteitsproblemen tussen handelspartners. Terwijl sommige landen in eigen land normen voor eInvoicing hadden opgesteld, was internationaal eInvoicing complex, waarbij vaak handmatige stappen nodig waren of men moest vertrouwen op diensten van derden om facturen in compatibele formaten om te zetten.

Deze uitgebreide gids verkent Peppol en onderstreept zijn revolutionaire rol bij het vergemakkelijken van elektronische documentuitwisseling tussen handelspartners. Het biedt een diepgaand begrip van Peppol, inclusief de fundamentele componenten en operationele mechanica. Daarnaast schetst de gids zowel de voordelen als de mogelijke obstakels van het gebruik van Peppol voor uw zakelijke behoeften.

Peppol klinkt misschien als een vreemde naam, maar het staat voor iets krachtigs: Pan-European Public Procurement Online. Peppol is een internationaal netwerk en een gestandaardiseerd kader dat organisaties van alle groottes met elkaar verbindt, zodat er geen gedoe meer is met incompatibele formaten en handmatige verwerking bij het uitwisselen van elektronische documenten, zoals e-facturen, aankooporders, catalogi en andere berichten.

De kern van Peppol is een netwerkinfrastructuur die bekend staat als het vierhoekige model. Dit model stelt organisaties in staat om één keer verbinding te maken met het netwerk en vervolgens documenten uit te wisselen met elke andere aangesloten partij, ongeacht hun individuele backofficesystemen of technische mogelijkheden. Dit interoperabiliteitskader speelt een cruciale rol bij het bevorderen van grensoverschrijdende handel en het verbeteren van de toegankelijkheid voor organisaties van alle schaalniveaus.

Peppol definieert een reeks specificaties en standaarden voor elektronische documentformaten, gegevenselementen en berichtenprotocollen. Deze standaarden, zoals het dataformaat Peppol BIS, zorgen voor interoperabiliteit tussen verschillende organisaties en systemen, waardoor ze naadloos zakelijke documenten kunnen verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk met behulp van hun geselecteerde Peppol Access Point.

Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk voor documentuitwisseling, moeten organisaties zich aansluiten en registreren bij een Peppol Access Point. Er bestaan verschillende opties voor deze verbinding, waaronder via een serviceprovider, factuurportaal of boekhoudservice.

Laten we, om alle verwarring weg te nemen, verduidelijken wat Peppol niet is. Peppol is geen portaal of aanbieder van uitwisselingsdiensten. Op het moment van schrijven volgt het geen CTC-model omdat er geen informatie-uitwisseling plaatsvindt met de belastingdienst.

Het groeiende wereldwijde belang van Peppol

Hoewel Peppol zijn oorsprong vindt in Europa, won het snel wereldwijd aan populariteit. Veel landen buiten Europa hebben Peppol ook geïmplementeerd om elektronische inkoop te vergemakkelijken en de uitwisseling tussen bedrijven te documenteren.

Met name Singapore was een van de early adopters buiten Europa die de voordelen ervan realiseerde. Vervolgens omarmden ook landen als Australië, Nieuw-Zeeland, Japan en Maleisië Peppol. Momenteel hebben meer dan 40 landen het Peppol-model ingevoerd, waaronder meer dan 32 Europese landen.

Door een gestructureerd traject te volgen, vereenvoudigt en beveiligt Peppol de elektronische uitwisseling van documenten over grenzen en systemen heen. Centraal staat hier het Peppol-netwerk.

Wat is het Peppol-netwerk?

Het Peppol-netwerk is een veilige en gestandaardiseerde netwerkinfrastructuur die het mogelijk maakt om elektronische documenten zoals facturen, aankooporders en catalogi uit te wisselen tussen Access Points. Communicatie werkt via een 4-hoekig model dat verderop zal worden toegelicht.

Belangrijkste onderdelen van het Peppol-netwerk

Wat is een Peppol-dienstverlener? Wie is de eigenaar van Peppol? Wat zijn Peppol Access Points? In dit gedeelte krijgt u een antwoord op deze vragen en de meest gebruikte Peppol onderdelen:

• Peppol Access Points (AP's): Deze Access Points dienen als gateways die de verbinding tussen organisaties en het Peppol netwerk vergemakkelijken. Zij zorgen ervoor dat berichten, vooral e-invoices, correct geformatteerd zijn, aan de normen voldoen en veilig via het Peppol-netwerk worden verzonden.
• Peppol-dienstverleners: Dit zijn de organisaties die diensten leveren aan deelnemers zoals leveranciers en kopers, en die optreden als tussenpersoon tussen deze deelnemers en het Peppol-netwerk. Diensten van Peppol Service Providers omvatten onboarding op het netwerk of het bieden van technische oplossingen zoals het vertalen van een document naar een correct formaat.
• Peppol Service Metadata Publisher (SMP): Een directory die informatie bevat over Peppol deelnemers, hun diensten, Access Points en hoe u met hen verbinding kunt maken.
• Peppol Service Metadata Locator (SML): Een centraal adresboek voor deelnemers-ID's of SMP-gegevens.
• Deelnemers: Dit zijn de organisaties, of leveranciers en afnemers, die deelnemen aan het netwerk. Net als in de oude 'gouden gids' zijn alle leden van Peppol op te zoeken in de Peppol Directory. Dit maakt het voor eindgebruikers van Peppol eenvoudig om elkaar in het netwerk te vinden en elkaars capaciteiten te identificeren. Ook hun Peppol-ID's – een unieke identificatiecode of adres dat aan elke deelnemer wordt toegewezen – zijn hier te vinden.
• OpenPeppol: Deze internationale vereniging zonder winstoogmerk werkt samen met verschillende stakeholders, waaronder overheden, bedrijven en dienstverleners, om de Peppol-specificaties te ontwikkelen en te onderhouden en de toepassing ervan in Europa en daarbuiten te bevorderen.
• Autoriteit Peppol: De Peppol-autoriteiten zijn verantwoordelijk voor het beheer van en het toezicht op het Peppol-netwerk, het waarborgen van standaardisatie en veilige elektronische transacties tussen bedrijven en overheden in heel Europa en wereldwijd. Ze beheren toegangspunten, certificeren Peppol-serviceproviders en onderhouden interoperabiliteitsspecificaties om naadloze gegevensuitwisseling mogelijk te maken.

Peppol standaard en formaten

Interoperabiliteit is een van de belangrijkste doelstellingen van Peppol, wat de implementatie van standaarden en documentformaten vereist.

Wat is de Peppol-standaard voor facturen die tegenwoordig wordt gebruikt? Meer specifiek hebben we twee standaarden:

• Peppol BIS Facturatie: Sinds 2019 moeten alle Peppol-berichten voldoen aan de Peppol BIS 3.0-standaard (BIS staat voor Business Interoperability Specification). Peppol BIS biedt een set specificaties die de communicatie van informatie via het Peppol-netwerk mogelijk maken. Deze standaard is gebaseerd op UBL (Universal Business Language), een op XML gebaseerd formaat.
• Peppol PINT: Vanaf juli 2023 is een andere standaard, Peppol PINT (Peppol International factuur), beschikbaar voor gebruik in het Peppol Netwerk. Peppol zorgde voor internationale interoperabiliteit binnen Europa, maar de invoering van de PINT-methodologie is een belangrijk moment in het bereiken van echte wereldwijde interoperabiliteit, te beginnen met eInvoicing. Vervolgens worden de regionale versies van PINT voor Australië-Nieuw-Zeeland, Singapore en Japan afgerond en goedgekeurd voor productiegebruik. De Japanse Peppol Authority heeft met name al drie op PINT gebaseerde factuurspecificaties vrijgegeven. De Peppol-autoriteiten in Singapore, Australië en Nieuw-Zeeland zullen naar verwachting in de komende maanden optionele, op PINT gebaseerde specificaties lanceren.

Het Peppol Four-Corner model uitgelegd

De onderliggende netwerkstructuur achter Peppol wordt ook wel het Four-Corner model genoemd. Dit gedecentraliseerde model omvat 4 'hoeken' en werkt als volgt:

• Hoek 1: De leverancier (of verzender) - stuurt het elektronische document naar zijn serviceprovider of toegangspunt.
• Hoek 2: Het toegangspunt of de serviceprovider van de leverancier - maakt verbinding met de serviceprovider of het toegangspunt van de afnemer en stuurt het elektronische document daarheen.
• Hoek 3: Het toegangspunt of de serviceprovider van de koper - stuurt het elektronische document naar het ERP-systeem of een ander intern systeem van de koper.
• Hoek 4: De koper (of ontvanger)

Aan de slag met Peppol: de workflow

De wereld van Peppol en zijn mechanisme betreden kan in het begin overweldigend lijken, maar inzicht in zijn workflow is cruciaal voor bedrijven die hun elektronische documentuitwisseling willen stroomlijnen. Deze sectie is gewijd aan het ontrafelen van het workflow binnen het Peppol netwerk, en dit voor het 4-hoeksmodel.

1. Registratie en identificatie
   Organisaties die Peppol willen gebruiken, moeten zich eerst registreren bij een Peppol Access Point voordat ze facturen kunnen gaan uitwisselen via het Peppol-netwerk. Bij registratie krijgt de organisatie een uniek Peppol ID toegewezen, dat fungeert als adres binnen het Peppol-netwerk. Registratie is verplicht voor beide handelspartijen, leverancier en afnemer.
2. Documentvoorbereiding (hoek 1)
   De leverancier bereidt het document (in de meeste gevallen een e-factuur) voor in een gestandaardiseerd formaat dat compatibel is met de Peppol-specificaties. Dit zorgt voor uniformiteit en compliance in verschillende systemen en rechtsgebieden. Dit document is afkomstig van de ERP-software of het bedrijfssysteem van de leverancier zelf.

   Tijdens deze fase controleren serviceproviders de structuur en inhoud van documenten grondig en zorgen ze ervoor dat ze voldoen aan de Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) en andere normen.

3. Documenten verzenden (Hoek 2)
   Service Providers verzenden het document vervolgens via het Peppol Access Point van de leverancier. Dit toegangspunt fungeert als toegangspoort tot het Peppol-netwerk en zorgt voor een veilige en conforme uitwisseling van documenten. Daarnaast hebben Service Providers de mogelijkheid of optie om zelf als Peppol Access Point te fungeren.
4. Validatie en routering
   Op het Peppol Access Point van de leverancier (Corner 2) wordt het document gevalideerd aan de hand van Peppol's specificaties om er zeker van te zijn dat het voldoet aan alle vereiste normen en protocollen, zoals die met betrekking tot elektronische handtekeningen en gegevensintegriteit.

   Het Peppol Access Point van de leverancier (Corner 2) verkrijgt de digitale adresgegevens van de koper via de SML en SMP's, en stuurt vervolgens het gestandaardiseerde document door het Peppol-netwerk naar het Access Point van de koper (Corner 3). Bij de routering kunnen tussenliggende knooppunten of Service Providers betrokken zijn die de overdracht van berichten tussen Access Points van de leverancier en de afnemer vergemakkelijken.

5. Document ontvangen (hoek 3)
   Het Peppol Access Point van de koper ontvangt het document en stuurt het door naar de beoogde koper. Tegelijkertijd stuurt het Peppol Access Point bevestigingsberichten naar het Peppol Access Point van de leverancier om te bevestigen dat het document met succes ontvangen is.
6. Documentverwerking (hoek 4)
   De koper verwerkt het ontvangen document via zijn eigen systemen, waaronder validatie-, goedkeurings-, betalingsverwerkings- en archiveringsstappen.
7. Integratie en automatisering
   Veel organisaties integreren hun interne systemen (ERP, boekhoudsoftware, enz.) met hun Peppol Access Point om de uitwisseling en verwerking van documenten te automatiseren. Deze integratie zorgt voor automatische gegevensvastlegging, minder handmatige fouten en gestroomlijnde activiteiten.

Aan de horizon: Peppol Vijfhoekmodel

Het Five-Corner-model, dat nog in ontwikkeling is, introduceert een centraal belasting- of fiscaal platform als vijfde hoek, ter verbetering van de bestaande infrastructuur. Peppol Service Providers of Access Points kunnen gegevens, waaronder btw-heffingen, in real-time rapporteren aan de Belastingdienst of andere overheidsinstanties. Het Five-Corner model wordt ook wel Peppol CTC genoemd, waarbij CTC staat voor Continuous Transactions Controls. Een van de eerste landen die dit model binnenkort zal overnemen, is de VAE.

Zo werkt een vijfhoeksmodel voor Peppol CTC:

Hierboven hebben we uitgelegd hoe het vierhoekenmodel werkt. Het vijfhoekige model verschilt in sommige aspecten.

• Wanneer de serviceprovider de getransformeerde e-invoice via het Peppol Access Point van de supplier (Corner 2) en via het Peppol-netwerk naar het Access Point van de koper (Corner 3) stuurt, wordt deze e-invoice tegelijkertijd ook via het Peppol-netwerk naar de belastingdienst (Corner 5) gestuurd voor clearance.
• De serviceprovider van de koper ontvangt via het toegangspunt (hoek 3) de goedgekeurde factuur van de belastingdienst (hoek 5) en stuurt deze naar de koper (hoek 4). Nogmaals, via hetzelfde Peppol-netwerk.

Voordelen van een vijfhoeksmodel zijn onder andere:

• Betere naleving van de wet door alle betrokken partijen
• Dienstverleners helpen bij een meer naadloze uitwisseling van informatie
• Automatisering van real-time rapportage en het procure-to-pay proces

De voordelen van het gebruik van het Peppol-netwerk zijn talrijk en aanzienlijk voor bedrijven en organisaties die wereldwijd elektronische documenten uitwisselen. Met zijn gestandaardiseerde en veilige infrastructuur stroomlijnt Peppol het hele proces van het uitwisselen van handelsdocumenten en biedt het ongeëvenaarde voordelen. Het verhaal van Peppol en de voordelen ervan hebben overeenkomsten met de algemene voordelen van e-facturatie. Ontdek meer over de voordelen van e-facturatie.

De belangrijkste voordelen zijn:

• Efficiëntie en automatisering: Peppol automatiseert de verwerking van documenten zoals eInvoicing, wat leidt tot snellere transacties en snellere betalingen. Deze automatisering vermindert de handmatige gegevensinvoer en bijbehorende fouten aanzienlijk, waardoor de operationele efficiëntie toeneemt.
• Kostenbesparingen: Door papieren processen te elimineren en de behoefte aan handmatige interventie te verminderen, ervaren bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen. Dit omvat lagere transactiekosten en minimale operationele kosten.
• Normalisatie: Peppol maakt gebruik van gestandaardiseerde formaten en protocollen, wat de uitwisseling van elektronische documenten vereenvoudigt en fouten vermindert.
• Veiligheid en vertrouwen: Veiligheid staat voorop bij elektronische transacties, en Peppol blinkt daarin uit. Het strenge verificatieproces van het netwerk voor alle handelspartners via Peppol-autoriteiten en Peppol-ID's zorgt ervoor dat elke deelnemer betrouwbaar is. Dit vermindert het risico op fraude of valse facturen aanzienlijk, waardoor het vertrouwen tussen gebruikers toeneemt.
• Naleving: Peppol vereenvoudigt de naleving van lokale en internationale belastingregels. Het gestandaardiseerde formaat zorgt ervoor dat documenten voldoen aan de wettelijke vereisten van verschillende rechtsgebieden, waardoor grensoverschrijdende transacties minder complex worden.
• Verbeterde toegankelijkheid en interoperabiliteit: Het unieke 4-hoekmodel van Peppol faciliteert een naadloze interactie tussen de systemen van verschillende organisaties, waardoor het voor grote en kleine ondernemingen gemakkelijker wordt om internationale handel te drijven. Deze inclusiviteit bevordert een dynamischere en concurrerendere zakelijke omgeving.

In wezen maakt Peppol niet alleen de elektronische uitwisseling van documenten efficiënter en veiliger, maar ondersteunt het ook de naleving en verlaagt het de operationele kosten. Door de toegang tot internationale markten te vergemakkelijken, draagt Peppol bij aan de algehele groei en efficiëntie van de wereldeconomie.

Peppol wordt gebruikt door een breed scala aan organisaties in Europa en daarbuiten, waaronder:

• Overheidsinstanties: Veel overheidsinstanties in heel Europa hebben Peppol overgestapt op elektronische inkoopprocessen. Dit omvat entiteiten die verantwoordelijk zijn voor overheidsopdrachten, belastingautoriteiten en andere overheidsinstanties.
• Leveranciers: Bedrijven die goederen en diensten leveren aan overheidsinstellingen of andere organisaties die Peppol gebruiken, maken vaak gebruik van het raamwerk om eInvoicing te versturen, aankooporders te ontvangen en andere inkoopgerelateerde documenten uit te wisselen.
• Kopers: Organisaties die goederen en diensten inkopen, zoals overheidsinstellingen, grote bedrijven en andere instellingen, gebruiken Peppol om eInvoicing te ontvangen, purchase orders te versturen en andere inkoopgerelateerde documenten uit te wisselen met hun suppliers.
• Dienstverleners: Er zijn ook dienstverleners die Peppol-conforme oplossingen aanbieden om eInvoicing en andere aankoopprocessen voor bedrijven en overheidsinstellingen te vergemakkelijken. Deze dienstverleners kunnen softwareplatforms, integratiediensten en andere tools aanbieden om organisaties in staat te stellen verbinding te maken met het Peppol-netwerk.

Door lid te worden van het Peppol-netwerk krijgen organisaties een robuust platform voor documentuitwisseling. Het proces om verbinding te maken is ontworpen om eenvoudig te zijn, waardoor bedrijven van elke omvang de standaarden van Peppol gemakkelijk kunnen overnemen en implementeren. Maar er blijven uitdagingen.

Uitdagingen met Peppol e-facturatie

Hoewel e-facturatie met Peppol snellere en soepelere verbindingen tussen handelspartners mogelijk maakt, vergt het voor beide partijen nog steeds een aanzienlijke inspanning. Dit is wat erbij komt kijken:

• Leveranciers die facturen willen versturen, moeten hun ERP-exportformaat in kaart brengen met het standaard berichtenuitwisselingsformaat (UBL) van Peppol.
• Alle essentiële informatie die nodig is om de UBL-factuur in kaart te brengen, moet beschikbaar zijn in het ERP-systeem van de leverancier.
• Er zijn ook landspecifieke vereisten om te overwegen.
• Voordat inkomende facturen geaccepteerd worden, moet het ERP-formaat van de koper gesynchroniseerd worden met het uitwisselingsformaat van Peppol.

Stroomlijn uw bedrijf met Peppol: Billtrust als jouw vertrouwde partner

Moeite met het navigeren door de complexiteit van Peppol en e-facturatie? U bent niet alleen. Hoewel alle Peppol Service Providers koppelingen met Peppol mogelijk maken, kan de omvang van hun diensten aanzienlijk verschillen. Sommige bieden slechts basisconnectiviteit, terwijl andere een uitgebreide reeks diensten leveren.

Billtrust is een gecertificeerde Peppol Service Provider en Access Point in Nederland en Polen, en op het moment van schrijven biedt Billtrust actief diensten aan in negen landen, waaronder Frankrijk en Duitsland, waar e-facturatie gebaseerd is op het Peppol netwerk.

Het versturen van eInvoicing via Peppol met Billtrust is eenvoudig:

1. Leverancier stuurt UBL 2.2 bestand: U stuurt uw factuurbestand naar Billtrust via een beveiligde verbinding (SFTP of API).
2. Billtrust transformeert het bestand: Wij converteren jouw bestand naar het Peppol BIS 3 formaat voor netwerkcompatibiliteit.
3. Validatie en levering: Billtrust valideert jouw factuur en stuurt deze veilig via het Peppol netwerk naar de serviceprovider of het toegangspunt van de koper.
4. De koper ontvangt de factuur: De koper ontvangt naadloos uw factuur via de door hem gekozen provider.
5. Statusupdates: U ontvangt duidelijke statusupdates en eventuele foutmeldingen met betrekking tot jouw facturen.

Billtrust gaat veel verder dan alleen maar Peppol-connectiviteit. Navigeren door het enorme landschap van factureringsnetwerken, crediteurensystemen en overheidsplatforms is een ontmoedigende taak voor leveranciers, die vaak veel tijd, complexiteit en financiële middelen vergt.

Gelukkig heeft Billtrust deze essentiële verbindingen tot stand gebracht, waardoor klanten via de Billtrust Connectivity Service eenvoudig toegang hebben. Dit wordt nog verder verbeterd door diensten zoals naadloze ERP-integratie, nalevingscontrole, documentarchivering, geavanceerde analyses en uitgebreid beheer van de order-to-cash-cyclus, waarmee het volledige scala aan oplossingen van Billtrust wordt omvat.