Hoe accounts receivable process automation de bedrijfsefficiëntie verhoogt

Automatisering van accounts receivable processen vervangt handmatige taken door digitale processen die de nauwkeurigheid, snelheid en zichtbaarheid in de hele accounts receivable levenscyclus verbeteren - van het maken en afleveren van facturen tot het verwerken van betalingen, incasso's en afstemmen van de rekeningen.

De typische accounts receivable levenscyclus omvat:

• Credit management en goedkeuring.
• Facturen genereren en afleveren.
• Acceptatie en verwerking van betalingen.
• Beheer van collecties.
• Toepassing en afstemmen van de rekeningen.
• Rapportage en analyses.

For many organizations, these processes remain largely manual, creating bottlenecks that slow cash flow and consume valuable team resources. As transaction volumes increase and customer expectations change, modernizing AR management becomes a business necessity rather than an option. Billtrust customers, such as Cooper Electric, have found that automation effectively manages the increasing volume of virtual card payments—without the need to expand their workforce.

Vooruitstrevende financiële teams transformeren hun accounts receivable-activiteiten door middel van automatisering, wat resulteert in snellere betalingen, lagere kosten en een grotere klanttevredenheid - waardoor jouw team zich minder kan richten op administratieve taken en meer op strategische initiatieven die de bedrijfswaarde verhogen.

Lees de blog → De nieuwste ontwikkelingen in AR-automatisering

De cruciale uitdagingen voor accounts receivable-teams

Financiële managers worden geconfronteerd met tal van obstakels bij het beheren van accounts receivable processen. Deze uitdagingen hebben een directe invloed op de financiële gezondheid van jouw bedrijf en de productiviteit van jouw team. Voordat u automatiseringsoplossingen onderzoekt, moet u eerst deze veelvoorkomende pijnpunten overwegen die uw accounts receivable functie kunnen tegenhouden:

• Handmatige gegevensinvoer en -verwerking: Accounts receivable-medewerkers besteden uren aan het maken van facturen, het invoeren van gegevens in systemen en het beheren van papierwerk, waardoor er weinig ruimte overblijft om zich te richten op hoogwaardige, strategische activiteiten waarvoor menselijke expertise nodig is. Een grote uitdaging voor hen is het werken met gefragmenteerde en onvolledige overschrijvinggegevens, wat hun workflows aanzienlijk complexer maakt. Bovendien worstelen bedrijven met de handmatige rompslomp van het navigeren door meerdere crediteurenportalen en het verwerken van virtuele kaartbetalingen, waardoor de inefficiëntie nog verder toeneemt.
• Extended Days Sales Outstanding (DSO): Trage levering van facturen, inefficiënte inningsprocessen en vertragingen bij het aanvragen van betalingen houden geld langer dan nodig vastzitten in vorderingen, waardoor uw beschikbare werkkapitaal beperkt wordt. Om de DSO te verlagen, moeten procesverbeteringen worden doorgevoerd en strategische aanpassingen worden gedaan om de onderliggende oorzaken aan te pakken.
• Beperkt inzicht in accounts receivable prestaties: Zonder gecentraliseerde, realtime tracering hebben financiële leiders moeite om knelpunten te identificeren, de cashflow nauwkeurig te voorspellen of gegevensgestuurde beslissingen te nemen over incassostrategieën.
• Foutgevoelige processen: Handmatige verwerking verhoogt het risico op fouten bij het maken van facturen, bij de levering en bij de betalingsaanvraag, wat leidt tot vertragingen bij de betaling, frustratie bij de klant en tijdverlies door correcties.
• Inefficiënt incassobeheer: Zonder geautomatiseerde prioritering en herinneringen richten credit controllers zich vaak op de verkeerde rekeningen of gebruiken ze inconsistente benaderingen, wat leidt tot suboptimale inningspercentages.
• Payment application complexity: Matching incoming payments to the correct invoices becomes increasingly difficult as payment methods multiply and remittance information arrives through various channels. AI-powered solutions like Billtrust Cash Application achieve match rates over 90%, dramatically reducing errors.
• Problemen met klantervaring: Verouderde accounts receivable-processen creëren wrijvingspunten voor uw klanten, van beperkte betalingsmogelijkheden tot slecht zicht op hun rekeningstatus en uitstaande saldi. Analyseer jouw processen door de ogen van jouw klanten om mogelijkheden voor verbetering te ontdekken.

Deze uitdagingen stapelen zich na verloop van tijd op, waardoor jouw financiële prestaties en de effectiviteit van jouw team onder druk komen te staan. Hoeveel geld zou jouw bedrijf kunnen vrijmaken door deze inefficiënties aan te pakken? Automatisering van accounts receivable biedt een manier om deze obstakels te overwinnen en jouw accounts receivable functie om te vormen van een kostenpost tot een strategisch bedrijfsmiddel.

100% van de financiële teams hebben waarde gezien van hun AR Automatiseringssoftware

Welke accounts receivable-processen kan mijn bedrijf automatiseren?

Door te bepalen welke accounts receivable-processen het eerst geautomatiseerd moeten worden, kunt u uw investeringen prioriteren voor een maximale impact. Dit zijn de kernprocessen waarbij automatisering aanzienlijke voordelen oplevert:

Facturen genereren en afleveren

Het aanmaken en distribueren van facturen biedt aanzienlijke mogelijkheden voor efficiëntiewinst:

• Automatisch genereren van facturen op basis van voltooide bestellingen of diensten.
• Opties voor levering via meerdere kanalen, waaronder e-mails, klantportalen en crediteurenportalen.
• Integratie met bestaande ERP-systemen om dubbele gegevensinvoer te voorkomen.
• Geautomatiseerd volgen van de factuurstatus en leveringsbevestiging.
• Voldoen aan regionale voorschriften en formaten voor eInvoicing.

Bedrijven die de levering van facturen automatiseren, zien vaak een drastische verlaging van de verwerkingskosten, snellere leveringstermijnen en een snellere ontvangst van betalingen.

Betalingsherinneringen en communicatie over incasso

Incassoactiviteiten hebben veel baat bij automatisering:

• Geplande betalingsherinneringen voor en na vervaldatums.
• Communicatiestrategieën op maat op basis van klantsegmenten.
• Geautomatiseerde escalatiepaden voor verouderende facturen.
• Prioriteerde werklijsten voor incassomedewerkers op basis van risicofactoren.
• Selfservice-opties voor klanten om betalingsproblemen op te lossen.

Goed ontworpen accounts receivable incassosoftware omvat zowel geautomatiseerde communicatie als strategische menselijke contactpunten voor optimale resultaten.

Toepassing en afstemmen van de rekeningen van kasmiddelen

Misschien biedt geen enkel gebied een grotere ROI voor automatisering dan contante toepassing:

• Automatisch vastleggen van overschrijvingsgegevens uit meerdere bronnen.
• AI-gestuurde matching van betalingen met openstaande facturen.
• Behandeling van te weinig betaalde bedragen, inhoudingen en kortingen.
• Integratie met bankfeeds voor realtime zichtbaarheid van betalingen.
• Uitzonderingsafhandelingsworkflows voor niet-gekoppelde items.

Geautomatiseerde cash application vermindert de tijd die jouw team besteedt aan het handmatig matchen van betalingen met facturen aanzienlijk, terwijl de nauwkeurigheidspercentages aanzienlijk verbeteren.

Credit management en risicobeoordeling

Krediettransacties profiteren van datagestuurde automatisering:

• Gestroomlijnde verwerking van kredietaanvragen.
• Geautomatiseerde kredietscoring en besluitvorming.
• Voortdurende kredietbewaking en risicosignalering.
• Integratie met kredietbureaus en externe gegevensbronnen.
• Dynamisch kredietlimietbeheer.

Automatisering helpt risicobeheer en klantervaring in evenwicht te brengen, wat resulteert in een snellere onboarding en minder wanbetalingssituaties.

Rapportage en analyse

Datagestuurde inzichten zorgen voor betere besluitvorming:

• Real-time dashboards met accounts receivable prestatiecijfers.
• Verouderingsrapporten en DSO-analyses.
• Trends in het betaalgedrag van klanten.
• Resources voor cash forecasting.
• Exception rapportage voor proactief beheer.

Door AR Automatisering worden menselijke fouten bij routinetaken vrijwel geëlimineerd, zodat jouw team zich kan richten op analyse en strategie in plaats van op gegevensverwerking. De juiste aanpak is niet om alles in één keer te automatiseren, maar om vast te stellen welke processen de meeste wrijving veroorzaken in jouw huidige werking en om die als eerste aan te pakken voor een maximale impact.

Lees de blog → Hoe u accounts receivable kunt automatiseren

De transformerende voordelen van AR-automatisering

AR Automatisering levert meetbare verbeteringen op die verder gaan dan de financiële afdeling en invloed hebben op jouw hele organisatie. Kan jouw bedrijf het zich veroorloven om deze voordelen op tafel te laten liggen terwijl concurrenten hun financiële operaties optimaliseren? Hier zijn de overtuigende voordelen die financiële leiders ertoe aanzetten om te investeren in automatisering van accounts receivable:

• Versnelde cashflow: AR-automatisering is een belangrijke factor om de cashflow te versnellen. Het heeft een directe invloed op de cashflow door de Days Sales Outstanding (DSO) te verlagen. Geautomatiseerde processen zoals snellere levering van facturen, geautomatiseerde betalingsherinneringen en gestroomlijnde betalingsverwerking werken samen om geld sneller in het bedrijf te krijgen. Billtrust's AI, met name Autopilot, werkt als een versneller voor de cashflow door het leveren van gepersonaliseerde aanbevelingen en slimme automatisering. Billtrust klanten die gebruik maken van Invoicing en Payments betalen gemiddeld binnen 36,1 dagen (DTP), met nog eens 34% reductie in DTP wanneer Collections wordt toegevoegd.
• Aanzienlijke kostenbesparingen: Het elimineren van papier, porto en handmatige verwerking verlaagt jouw kosten per transactie, terwijl het verminderen van het aantal arbeidsuren dat aan routinetaken wordt besteed, duurzame operationele besparingen oplevert. Billtrust Invoicing verlaagt bijvoorbeeld de kosten door levering via meerdere kanalen te automatiseren. De Payments-oplossing helpt de kosten te verlagen door manieren te bieden om de kosten voor kaartacceptatie te elimineren of te verlagen, waaronder een mogelijke verlaging van de kaartverwerkingskosten met 30% of een verschuiving van deze kosten naar de kopers door middel van surcharging.
• Verbeterde zichtbaarheid en controle: Real-time dashboards en rapportage bieden direct inzicht in de accounts receivable prestaties, waardoor proactief beheer en nauwkeurigere cashflowvoorspellingen mogelijk zijn.
• Een andere focus voor het personeel: Jouw team verschuift van het invoeren van gegevens en handmatige afstemming van de rekeningen naar het afhandelen van uitzonderingen, klantrelatiebeheer en financiële analyses die bedrijfswaarde opleveren.
• Verbeterde klantrelaties: Zelfbedieningsportalen, meerdere betalingsopties en transparante communicatie zorgen voor een betere ervaring voor uw klanten en vereenvoudigen hun betaalproces.
• Minder fouten bij het aanvragen van betalingen: Geautomatiseerde toepassing van contant geld elimineert vrijwel fouten bij het matchen en boeken van betalingen, waardoor frustratie bij klanten en extra werk als gevolg van handmatige fouten worden voorkomen.
• Schaalbare activiteiten: Jouw accounts receivable-functie kan groeiende transactievolumes aan zonder evenredige toename van het aantal werknemers, waardoor bedrijfsuitbreiding wordt ondersteund zonder dat de overheadkosten de pan uit rijzen. Billtrust-oplossingen zijn ontworpen om schaalbare groei mogelijk te maken. Billtrust Collections maakt het bijvoorbeeld mogelijk om gepersonaliseerde incassostrategieën te schalen om de terugvorderingspercentages te verbeteren.
• Gegevensgestuurde besluitvorming: Analytics bieden inzicht in het betaalgedrag van klanten, de effectiviteit van inning en de efficiëntie van processen, zodat u slimmere financiële strategieën kunt volgen.

De kosten van niets doen blijven stijgen naarmate concurrenten deze technologieën toepassen en de verwachtingen van de klant evolueren. Organisaties die AR Automatisering uitstellen, lopen het risico achterop te raken met hogere operationele kosten, langere cash conversion cycles en klantervaringen die steeds gedateerder aanvoelen. Of u nu een uitgebreide AR Automatisering implementeert of begint met gerichte verbeteringen aan jouw betalingsdebiteurenproces, het rendement op uw investering is meestal binnen enkele maanden in plaats van jaren zichtbaar.

Hoe AI en machine learning de accounts receivable revolutioneren

Kunstmatige intelligentie en machine learning vertegenwoordigen de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van AR Automatisering, waarbij de mogelijkheden verder gaan dan eenvoudige procesautomatisering tot echt intelligente activiteiten.

Billtrust, in particular, has adopted an AI-first approach to revolutionize the AR function, enhancing human capabilities through deeper insights and smarter workflows. Here’s how AI and Machine Learning are transforming AR:

• AI-platform en architectuur: De AI-mogelijkheden van Billtrust zijn gebouwd op een multi-agent platformarchitectuur met gespecialiseerde agenten die samenwerken in financiële/accounts receivable-operaties en gecoördineerde intelligentie en acties leveren. In plaats van één enkele AI-agent die alles doet, voeren honderden gespecialiseerde agenten specifieke taken uit, waarbij ze communiceren en samenwerken voor efficiëntie, vooral bij complexe accounts receivable-processen. Autopilot is een belangrijke AI-assistent op platformniveau die in-app meldingen van verschillende accounts receivable-bewakingsagenten orkestreert. Het biedt een eenduidig beeld van de prestaties van accounts receivable door gegevens uit meerdere bronnen te halen. Autopilot is speciaal gebouwd voor financiële professionals en is ontworpen om het volledige spectrum van accounts receivable uitdagingen en kansen aan te pakken.
• Voorspellende analyses voor betalingsgedrag: Onze AI-systemen analyseren historische betalingspatronen om te voorspellen welke klanten waarschijnlijk op tijd zullen betalen en welke misschien extra follow-up nodig hebben. Hierdoor verschuiven incassoactiviteiten van reactief naar proactief, zodat jouw team prioriteit kan geven aan rekeningen die waarschijnlijk de meeste aandacht nodig hebben.
• Intelligent matching for cash application: Advanced algorithms in our Cash Application solution dramatically improve payment matching accuracy, even with incomplete remittance information. These systems learn continuously from corrections, becoming more accurate over time while reducing manual exceptions. Cash Application uses AI-powered matching and unique confidence-based matching that is far more accurate than rule-based competition, achieving accuracy rates over 90%, with some data showing up to a 99% auto-match rate with Billtrust Payments.
• Natuurlijke taalverwerking voor toegang tot gegevens: Financiële professionals kunnen gewoon in alledaagse taal vragen stellen over hun accounts receivable gegevens en onmiddellijk antwoord krijgen. Hierdoor hoeft u geen ingewikkelde rapporten of query's meer te maken, waardoor inzichten voor iedereen in jouw team toegankelijk worden. Generatieve AI wordt ook gebruikt in functies zoals Agentic Email binnen Collections om gepersonaliseerde antwoorden op te stellen, nadat agenten berichten hebben gescand en ingedeeld in thema's zoals betalingstoezeggingen of disputen. Dit kan leiden tot een 10x snellere afhandeling van e-mails.
• Agentic automatisering in workflows: Optimalisatie van incassoprocedures maakt gebruik van AI-agenten om te bepalen hoe en wanneer procedures moeten worden uitgevoerd op basis van het betalingsgedrag van kopers, waarbij het optimale bericht, de optimale timing en het optimale kanaal worden aanbevolen. Dynamic AI Credit Lines zijn voorzien van kredietagenten die dynamisch aanbevelingen doen om kredietlimieten aan te passen. Anomaliedetectie en waarschuwingsfuncties identificeren proactief problemen, waarbij Autopilot meldingen orkestreert voor het hele accounts receivable-ecosysteem.
• Cashflow voorspelling: AI analyseert betaaltrends in jouw klantenbestand om nauwkeurige cashflowvoorspellingen te maken, zodat financiële leiders betere beslissingen kunnen nemen over investeringen en activiteiten.

We hebben onze AI-aanpak ontworpen met jouw specifieke behoeften in gedachten, waarbij beslissingsanalyse, voorspellende mogelijkheden en generatieve AI worden gecombineerd - en dit alles met behoud van strenge normen voor gegevensbeveiliging. Het resultaat? Accounts receivable professionals worden strategische partners in het behouden van de cashflow van organisaties, vooral tijdens uitdagende economische periodes.

De juiste AR-Automatiseringssoftware voor uw bedrijf kiezen

Het vinden van de perfecte AR Automatisering oplossing is niet one-size-fits-all. Jouw bedrijf heeft specifieke behoeften en processen waar je goed over na moet denken voordat je deze belangrijke investering doet.

Essentiële functies om naar te zoeken

Richt jouw evaluatie op mogelijkheden die jouw specifieke uitdagingen aanpakken:

• Uitgebreide dekking van de gehele accounts receivable-levenscyclus.
• Flexibiliteit om aan te passen aan jouw gevestigde bedrijfsprocessen.
• Gebruiksvriendelijke interfaces voor zowel jouw team als jouw klanten.
• Mobiele toegang voor beheer onderweg.
• Robuuste beveiligingsfuncties en nalevingscertificeringen.

Begin met het automatiseren van jouw meest tijdrovende processen en zorg voor een pad naar volledige automatisering naarmate jouw behoeften groeien.

Integratiemogelijkheden met bestaande systemen

Jouw nieuwe accounts receivable-oplossing moet naadloos samenwerken met jouw huidige technologie:

• ERP-verbindingen voor synchronisatie van stamgegevens en transacties.
• Integratie van het banksysteem voor de verwerking van betalingen.
• CRM-compatibiliteit voor het delen van klantgegevens.
• AP portal connectiviteit voor elektronische factuurlevering.
• Ondersteuning voor standaardgegevensformaten die jouw bedrijf al gebruikt.

Sterke integratie minimaliseert verstoringen tijdens de implementatie en maximaliseert de waarde van jouw bestaande investeringen in technologie.

Overwegingen met betrekking tot schaalbaarheid en flexibiliteit

Kies een platform dat met jouw bedrijf meegroeit:

• Capaciteit om toenemende transactievolumes te verwerken.
• Ondersteuning voor meerdere valuta en talen als u wereldwijd actief bent.
• Aanpassingsvermogen aan veranderende wettelijke vereisten.
• Functie-uitbreiding zonder grote systeemrevisies.
• Workflow aanpassen zonder ingewikkeld programmeren.

De juiste oplossing voorkomt pijnlijke systeemvervangingen wanneer jouw bedrijf uitbreidt of nieuwe markten betreedt.

Ondersteuning en implementatieservices voor leveranciers

Jouw automatiseringspartner is net zo belangrijk als de technologie:

• Duidelijke implementatiemethodologie en realistische tijdlijn.
• Uitgebreide training en ondersteuning bij verandermanagement.
• Responsieve doorlopende klantenservice.
• Robuuste roadmap voor productontwikkeling.
• Industrie-expertise die relevant is voor uw bedrijf.

Zoek leveranciers met bewezen succes in jouw branche en ervaring met implementaties die vergelijkbaar zijn met jouw vereisten. De juiste partner moet een verlengstuk van jouw team worden en je helpen om het maximale uit jouw investering in AR Automatisering te halen.

Moderniseer uw accounts receivable met het uniforme platform van Billtrust

Billtrust has pioneered accounts receivable automation for over 20 years, helping 2,400+ customers worldwide process more than $1 trillion in invoice dollars annually. Our unified AR platform seamlessly integrates every component of the order-to-cash cycle to eliminate manual processes and accelerate cash flow.

Wat Billtrust onderscheidt is onze AI-first benadering van accounts receivable. Onze multi-agent platformarchitectuur en Autopilot, onze geavanceerde agentic AI-assistent, zijn klaar om het landschap van B2B AR Automatisering te transformeren en ongekende efficiëntie, nauwkeurigheid en inzichten voor bedrijven wereldwijd te stimuleren.

Our comprehensive solution suite—including Credit, Invoicing, Payments, Collections, and Cash Application—works together on one platform to tackle the challenges we’ve discussed. With ERP-agnostic integration capabilities and a global compliance framework, Billtrust helps finance leaders control costs, accelerate cash flow, and improve customer satisfaction.

Verander uw accounts receivable van een kostenpost in een strategisch zakelijk voordeel met Billtrust.