De uitdaging
Cooper Electric Supply is al meer dan 60 jaar een elektriciteitsdistributeur in New Jersey, New York en Pennsylvania. Na de succesvolle overname van Friedman Electric Supply en City Electric is het bedrijf uitgegroeid tot meer dan 1000 werknemers in 53 vestigingen. Tegenwoordig is Cooper Electric een van dertien maatschappijen binnen Sonepar USA.
Cooper Electric werkt sinds 2010 samen met Billtrust om facturen elektronisch te leveren en online betalingsopties te bieden aan haar klanten. In de afgelopen jaren zijn er steeds meer klanten overgestapt naar het betalen van hun facturen met eenmalige creditcards via e-mail. De veranderende voorkeuren van klanten kostten het debiteurenteam van Cooper Electric meer tijd en het bedrijf had een meer kosteneffectieve manier nodig om het groeiende aantal virtuele creditcardbetalingen te verwerken.
De oplossing
Het accounts receivable-team van Cooper Electric selecteerde Billtrust Digital Lockbox voor het verwerken van hun gemailde creditcardbetalingen. De gemailde kaarten worden doorgestuurd naar Digital Lockbox, waar Billtrust de kaarten verwerkt met behulp van robotica, integraties met grote card issuers en business process outsourcing (BPO) teams. Dit netwerk dwingt de bedrijfsregels van Cooper Electric af en eventuele uitzonderingen worden beheerd via de Billtrust Digital Lockbox portal. Aan het einde van elke dag ontvangt het cashallocatieteam van Cooper Electric een gedetailleerd betalingsbestand dat eenvoudig te verwerken is.
"Door Billtrust Digital Lockbox en de automatisering die het biedt, kunnen onze werknemers hun talenten ergens anders op richten in plaats van kostbare tijd te verliezen met het openen van e-mails en het verwerken van complexe virtuele kaartbetalingen."
Melinda Kilonski
Regionale kredietmanager, Cooper Electric
De resultaten
Door Billtrust Digital Lockbox te gebruiken voor het verwerken van gemailde creditcardbetalingen, zag Cooper Electric een algehele toename van het betalingsvolume in 2020. Zonder extra personeel in te hoeven zetten, zag het bedrijf het totale dollarbedrag aan digitale klantbetalingen met 671% stijgen, aangezien het aantal digitale contactloze betalingen met 50% toenam. In 2020 is er $ 120.000 aan creditcardverwerkingskosten bespaard op de hogere tarieven voor Niveau 3 interchange-kwalificatie, en is ook de PCI-beveiliging verbeterd doordat de geautomatiseerde en goed beveiligde verwerkingscentra van Billtrust de kaartbetalingen afhandelden. Momenteel automatiseert Billtrust de levering van digitale facturen aan 71% van hun klanten.