De uitdaging
Met meer dan 2.000 klanten in het hele land richt dit onafhankelijke biomedische onderzoeksinstituut zich op onderzoek om het biomedische veld te helpen nieuwe en oude ziekten aan te pakken. Vanwege de aard van het werk is het klantenbestand groot en complex.
Voordat dit instituut de samenwerking aanging met Billtrust, ging er veel kostbare tijd en geld verloren aan het handmatig verwerken van betalingen van klanten, met name virtuele creditcardbetalingen. Vroeger verwerkten ze meer dan 500 virtuele creditcardbetalingen per maand, goed voor meer dan $ 5 miljoen aan betalingen door klanten. Ze besteedden ongeveer $ 100.000 aan verwerkingskosten en arbeidskosten en er was PCI-nalevingsrisico bij de handmatige verwerking van virtuele creditcardbetalingen. Er was een oplossing nodig.
De oplossing
Het instituut heeft besloten om samen te werken met Billtrust en hun Digital Lockbox te implementeren. Digital Lockbox automatiseert de acceptatie van elektronische betalingen, waarbij de overschrijving informatie automatisch wordt verzameld en geconsolideerd in het ERP-systeem van de gebruiker. De oplossing verwerkt betalingen met behulp van robotica, integratie met grote kaartuitgevende instanties en BPO-teams (Business Process Outsourcing). Zo krijgen klanten meer flexibiliteit in de betaalmogelijkheden. Billtrust heeft ook een PCI-certificaat van Level 2, wat het risico op PCI-problemen dekt.
De resultaten
Sinds de aanvang van de samenwerking met Billtrust heeft het instituut positieve resultaten geboekt met het verwerken van de virtuele creditcardbetalingen van hun klanten. Dankzij de geautomatiseerde technologie van Billtrust Digital Lockbox hebben zij meer dan 90% n bespaard op de tijd die nodig was voor het beheer van virtuele kaartbetalingen. Het groeiende betalingsvolume, dat van gemiddeld 500+ naar 800+ maandelijkse betalingen gestegen is — meer dan 8 miljoen dollar per maand — kan nu makkelijk verwerkt worden. Dankzij de hogere capaciteit bespaart het instituut meer dan $ 40.000 per maand aan verwerkings- en loonkosten, en naarmate het bedrijf zich verder ontwikkelt, kan Billtrust meegroeien.