De uitdaging
Als een van de oudste en grootste bedrijven in gezondheidszorg in de Verenigde Staten bedient dit bedrijf meer dan de helft van de Amerikaanse ziekenhuizen en bijna een kwart van de artsen. Het is een wereldleider op het gebied van oplossingen voor het beheer van de toeleveringsketen voor de gezondheidszorg, apotheken, gezondheidszorgtechnologie, gemeenschapsoncologie en specialistische zorg. Een belangrijke divisie van het bedrijf richt zich op de distributie van medische benodigdheden, gezondheidsoplossingen, distributiediensten, en klinische hulpmiddelen voor zorgverleners.
Gezien het groeiende klantenbestand en de toenemende populariteit van virtuele creditcards voor eenmalig gebruik, had het debiteurenteam moeite om elke maand bij te blijven. Er waren drie fulltime medewerkers nodig die maandelijks circa 2.500 virtuele creditcardbetalingen afhandelden. De interchange fees van het handmatig verwerken van deze betalingswijzen kostten meer dan $ 6 miljoen per jaar, en ze hadden een oplossing nodig om dit op te vangen.
De oplossing
In 2018 zijn zij een samenwerking aangegaan met Billtrust, waarbij gebruik wordt gemaakt van Billtrust Digital Lockbox en de virtuele kaartregistratietechnologie van Billtrust. Billtrust Digital Lockbox heeft de acceptatie van elektronische betalingen geautomatiseerd, waarbij betalingsgegevens automatisch worden verzameld, geconsolideerd en naar de ERP-systemen van gebruikers worden verzonden. En door middel van virtuele vastleggingstechnologie voor creditcards worden transacties als Level II of III verrekend, wat resulteert in lagere kosten. Hierdoor kan het team het stijgende aantal maandelijkse virtuele creditcardbetalingen eenvoudig en efficiënt verwerken.
De resultaten
Met Billtrust Digital Lockbox heeft deze organisatie in 2020 meer dan 2,2 miljoen dollar bespaard dankzij de optimalisatie van de uitwisseling van Level II/III-gegevens. Billtrust Digital Lockbox hielp hen ook bij het eenvoudig beheren en verwerken van een virtueel kaartvolume van 219 miljoen dollar, verdeeld over 43.742 klantbetalingen. In het eerste kwartaal van 2021 is er $88 miljoen uit 16.770 klantbetalingen verwerkt. Ook was het bedrijf zo in staat om meerdere voltijds medewerkers in te zetten bij andere strategische projecten.