Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in juni 2024 en is bijgewerkt in februari 2025.
Je hebt niet veel controle over wanneer je betaald wordt door jouw klanten - maar zodra de betaling binnen is, is het helemaal aan jou. De klok begint nu te lopen, en de efficiëntie en snelheid van jouw geldaanvraagproces zullen bepalend zijn voor zowel de cashflow van jouw bedrijf als het vermogen van jouw klant om zijn krediet op te frissen.
Laten we een aantal praktische stappen doornemen die je kunt nemen om jouw geldaanvraagproces te verbeteren en van geldaanvraag een concurrentievoordeel te maken.
Zet meer van jouw klanten over op digitale betalingen
Een van de belangrijkste doelstellingen van elke strategie voor het accepteren van betalingen moet automatisering zijn, en digitale betalingen maken dit doel veel beter haalbaar. Waarom? Omdat digitale transacties betrouwbaardere informatie over overschrijvingen bieden, waardoor ze eenvoudiger te verwerken en af te stemmen zijn. Door elektronische betalingen aan te moedigen, verbetert u uw matchingpercentages, vereenvoudigt u het afstemmen van de rekeningen en biedt u klanten snellere en betrouwbaardere betaalervaringen.
Hoewel een zekere mate van automatisering mogelijk is met papieren cheques door middel van technologieën zoals Optical Character Recognition (OCR), omvat het proces nog steeds het handmatig openen van enveloppen en het scannen van cheques om ze te digitaliseren. Deze verouderde methode voelt onnodig omslachtig aan, vooral wanneer betalingen van begin tot eind volledig digitaal zouden kunnen verlopen.
Voordelen van digitale betalingen:
- Snelheid: Digitale transacties worden sneller verwerkt dan fysieke cheques, waardoor het minder lang duurt voordat het geld is overgemaakt.
- Nauwkeurigheid: Elektronische betalingen minimaliseren fouten die vaak gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer.
- Security: Digitale transacties bieden robuuste beveiligingsfuncties, waardoor het risico op fraude afneemt.
Door meer klanten over te laten stappen op digitale betalingen, heb je jezelf voorbereid op een gemakkelijker geautomatiseerd proces voor het verwerken van betalingen.
Hoe digitaal betalen aan te moedigen
Ook al zijn digitale betalingen uiteindelijk handiger voor jou en jouw klant, de crediteurenprocessen van sommige klanten zijn overstelpt met werk en zitten vast in hun oude manier van werken. Ze proberen niet opnieuw uit te vinden hoe ze dingen doen - ze proberen gewoon de dag door te komen. U kunt uw klanten echter wel aanmoedigen om digitaal te betalen.
- Vereenvoudig het proces: Maak het klanten gemakkelijk om digitale betaalmethoden in te stellen en te gebruiken door een facturerings- en betalingsportaal te hosten.
- Uw klanten voorlichten: Communiceer de voordelen van digitale betalingen via nieuwsbrieven, e-mails en webinars. Billtrust kan zelfs e-mail- en telefooncampagnes uitvoeren om klanten aan te melden voor jouw portaal.
- Stimuleer de overstap: Bied kortingen of andere stimulansen aan klanten die overstappen op digitale betalingen. Dit kan het accepteren van creditcardbetalingen omvatten.
Maak gebruik van gegevensanalyse en AI
Jouw gegevens zijn een waardevol bezit. Door trends en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn te identificeren, kunt u weloverwogen, gegevensgestuurde beslissingen nemen die de efficiëntie en nauwkeurigheid na verloop van tijd verbeteren. Monitor de matchingpercentages per klant, betaalmiddel of periode om trends en hiaten te ontdekken. Als bepaalde klanten bijvoorbeeld consistent lagere matchingpercentages laten zien, kunnen hun specifieke problemen gericht worden aangepakt en de resultaten worden verbeterd.
Daarnaast zorgt kunstmatige intelligentie (AI) met ongekende automatiseringsniveaus voor een revolutie in het aanvraagproces voor contant geld. De integratie van AI in jouw oplossing kan krachtige voordelen opleveren en de manier waarop je vorderingen beheert veranderen.
Voordelen van AI in geldtoepassingen:
- Voorspellende matching: AI-algoritmen kunnen betalingen voorspellen en met hoge nauwkeurigheid matchen met facturen, zelfs als gegevens onvolledig of dubbelzinnig zijn.
- Anomaliedetectie: AI kan anomalieën identificeren en potentiële fouten of frauduleuze activiteiten signaleren, waardoor de beveiliging en compliance worden verbeterd.
- Voortdurende verbetering: AI-systemen leren en passen zich na verloop van tijd aan, waardoor hun prestaties en nauwkeurigheid voortdurend verbeteren.
Leg automatisch gemailde overschrijvingen van Automated Clearing House (ACH) en creditcards vast
Een van de uitdagingen waar accounts receivable (AR)-professionals mee te maken krijgen, is het handmatig vastleggen van gemailde overschrijving-informatie - een taak die zowel tijdrovend als foutgevoelig is. Het automatiseren van dit proces kan de efficiëntie en nauwkeurigheid drastisch verbeteren.
Sleutels tot het automatiseren van het vastleggen van overschrijvingen:
- Gebruik OCR-technologie: Optische tekenherkenningstechnologie (OCR) kan automatisch relevante betalingsinformatie uit e-mails, waaronder PDF's en gescande cheques, lezen en extraheren.
- Rechtstreekse betalingen naar een geautomatiseerde inbox: Billtrust kan e-mails met betalingen automatisch openen. Wij kunnen gemailde creditcardbetalingen verwerken en overschrijvingen van gemailde ACH-betalingen vastleggen zodra ze zijn verzonden.
Houd intelligente matching en exception-handling in de gaten
Moderne oplossingen voor contante betalingen maken gebruik van AI-ondersteunde matching-engines om betalingen te matchen met overschrijvingen. Dit proces wordt aangestuurd door twee primaire benaderingen: matching op basis van regels en matching op basis van vertrouwen. Op regels gebaseerde systemen werken met strikte, vooraf gedefinieerde regels, terwijl op vertrouwen gebaseerde systemen gebruik maken van machine learning om zich in de loop van de tijd te ontwikkelen en te verbeteren.
Bij matching op basis van vertrouwen worden betalingen die een vooraf gedefinieerde betrouwbaarheidsscore overschrijden automatisch verwerkt, terwijl betalingen die daaronder vallen, worden doorgestuurd naar een interface voor het afhandelen van uitzonderingen. Deze werkruimte moet worden ontworpen om intelligente suggesties te bieden, waardoor de meeste uitzonderingen met slechts een paar klikken kunnen worden opgelost, waardoor handmatige inspanning tot een minimum wordt beperkt.
Heeft u moeite met handmatige afstemmen van de rekeningen in uw kasapplicatieproces? Ontdek bruikbare strategieën in ons e-book, Het voordeel van contante betalingen.
Onderhoud een sterke communicatie met klanten
Bereid jouw klanten - en jouw accounts receivable-team - voor op succes vanaf dag één. Gebruik het onboardingproces om jouw betalings- en overschrijvingsvereisten, voorkeursbetaalmiddelen en tips om veelgemaakte fouten te vermijden, duidelijk uiteen te zetten. Door vooraf wat extra begeleiding te bieden, kunt u veel tijd besparen en later grote problemen voorkomen.
Maar ook later zijn open communicatielijnen met klanten van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat zij de benodigde overschrijving details met hun betalingen meesturen, waardoor mismatches en discrepanties worden verminderd.
Implementeer een oplossing met hoge matchingpercentages in jouw branche
Het matchingpercentage verwijst naar het percentage betalingen dat zonder handmatige tussenkomst correct kan worden gekoppeld aan openstaande facturen. Het implementeren van een oplossing die een hoge matchingpercentages heeft bewezen voor collega's in jouw branche, kan de werklast van jouw accounts receivable team aanzienlijk verminderen.
Belangrijkste kenmerken van oplossingen met hoge matchingpercentages:
- Geavanceerde algoritmen: Gebruik geavanceerde algoritmen die betalingen met facturen kunnen matchen op basis van meerdere criteria, zoals bedrag, datum en referentienummers.
- Aanpasbare regels: Maak aanpassing van overeenstemmingsregels mogelijk om aan jouw specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen.
- Leervermogen: Kies oplossingen die leren van eerdere overeenkomsten om de nauwkeurigheid in de toekomst te verbeteren.
Tips voor het kiezen van de juiste oplossing:
- Leveranciers evalueren: Voer grondige evaluaties uit van verschillende leveranciers om degenen te identificeren die de hoogste matchingpercentages voor uw branche bieden.
- Feedbacklus: Zorg voor een feedbacklus met jouw leverancier om de matchingpercentages voortdurend te verbeteren op basis van het gebruik in de praktijk.
- Prestatiecijfers: Zorg ervoor dat u de statistieken bij de hand hebt waarmee u de matchingpercentages na verloop van tijd kunt verbeteren.
Een feedbacklus tot stand brengen
De beste processen voor het aanvragen van contant geld zijn niet statisch. Herzie en verfijn regelmatig jouw betalingsworkflows, vereisten voor overschrijvingen, matchingsregels en uitzonderingen om gelijke tred te houden met veranderend klantengedrag en technologische vooruitgang.
Hierdoor kunt u trends of terugkerende problemen opsporen, of deze nu voortkomen uit interne processen of klantgedrag. Gebruik deze inzichten om jouw matchingsregels en richtlijnen voor overschrijvingen te verfijnen en zo verbeteringen op lange termijn te stimuleren.
Benadruk samenwerking tussen afdelingen
De toepassing van contant geld is niet alleen een AR-kwestie, het is een inspanning voor het hele bedrijf. Breng jouw accounts receivable-, verkoop- en klantenserviceteams samen om te zorgen voor consistente communicatie met klanten over het betaalproces. Door deze afstemming kunnen geschillen sneller worden opgelost en kunnen mismatches worden voorkomen voordat ze zich voordoen.
De volgende evolutie van de cash application processen
Digitalisering en automatisering van het aanvraagproces voor contanten heeft nieuwe mogelijkheden geopend voor accounts receivable professionals. Doordat er veel minder tijd wordt besteed aan handmatige processen, kunnen accounts receivable-teams zich richten op strategische taken die de rest van het bedrijf ondersteunen.
En met een geldaanvraagproces dat snel, efficiënt en nauwkeurig is, kunt u vrije cashflow en werkkapitaal leveren op niveaus die bedrijven vooruit helpen en de concurrentie voor zijn.
