Als u tegenwoordig in een B2B-financieel team werkt, bent u waarschijnlijk bekend met virtuele creditcards. Er is altijd een breed scala aan opties geweest voor bedrijven om hun leveranciersfacturen te betalen, zoals cheques, telefoon, de fysieke creditcard of debetkaart, en recentelijk de virtuele creditcard.
Wat zijn virtuele creditcards?
Virtuele creditcards zijn eenmalig te gebruiken, automatisch gegenereerde creditcardnummers die crediteuren naar hun leveranciers sturen. Deze kaarten, ook wel "spookkaarten" of "aankoopkaarten" genoemd, bieden kopers veel controle, gemak en veiligheid vanwege hun eenmalige gebruik.
In de afgelopen jaren zijn virtuele kaarten zo populair geworden dat de Mercator Advisory Group voorspelt dat er tegen 2021 315,1 miljard dollar per jaar zal worden besteed aan commerciële aankopen met virtuele kaarten. Deze uitbarsting van populariteit heeft te maken met het feit dat ze dienen als een wegwerpversie van jouw vaste bedrijfsdebet- of creditcard en de kans op fraude verkleinen.
Hoe werken virtuele creditcards?
Wanneer kopers een creditcard of debetkaart gebruiken om online aankopen te doen, moeten ze een aantal specifieke gegevens met betrekking tot de kaart doorgeven. Dit omvat het daadwerkelijke creditcardnummer van de kaart, de vervaldatum en de beveiligingscode. Als deze kaart vaak wordt gebruikt voor meerdere aankopen voor uw bedrijf – en in sommige bedrijfstakken en bedrijven kan een koper honderden aankopen per maand doen bij een leverancier – zullen bedrijven de gegevens van deze kaart online opslaan of bewaren, waardoor de gegevens van de kaart risico lopen op fraude.
Virtuele creditcards beperken dat risico. Ze voorzien kaarthouders van dynamische informatie, of een virtueel creditcardnummer, dat gekoppeld is aan hun credit card die uniek is voor elke transactie. Met andere woorden, virtuele kaarten bieden kopers veiligere, eenmalige informatie om het risico op fraude te verkleinen.
Waarom hebben accounts receivable afdelingen een hekel aan virtuele kaarten?
Hoewel virtuele kaarten een geweldig hulpmiddel zijn voor inkopers, kunnen ze een beetje lastig zijn voor de accounts receivable-afdelingen van leveranciers. Maar waarom?
- Leveranciers moeten virtuele kaartnummers en overschrijvingsgegevens meestal handmatig uit e-mails halen.
- Leveranciers moeten deze betalingen vervolgens handmatig invoeren, wat tijd kost
- Leveranciers moeten dan openstaande facturen opzoeken in hun ERP om elke betaling toe te passen.
- Dan moeten leveranciers de referenties van elke virtuele kaart voor elke koper in hun systeem opslaan - dit brengt PCI-problemen met zich mee.
- Leveranciers moeten dit proces ook herhalen voor elke betaling die binnenkomt, zelfs als de betalingen van dezelfde afnemer zijn.
- Bovendien hebben virtuele kaarten de hoogste effectieve acceptatiegraad van ongeveer 3% per transactie
Deze problemen klinken misschien onbeduidend in het grote geheel van dagelijkse bedrijfsproblemen, maar wanneer uw accounts receivable-team elke dag honderden B2B-betalingen moet verwerken om de cashflow van uw bedrijf in het groen te houden, kunnen deze handmatige taken de zaken tot een kruipsnelheid brengen.
Wat kunnen accounts receivable-afdelingen doen tegen virtuele creditcards?
Dit is waar AR-automatisering te hulp schiet. De assimilatie van geautomatiseerde processen in alle facetten verandert de manier waarop bedrijven zaken doen snel. Voorbij zijn de dagen dat werknemers vastliepen door handmatige, verouderde taken die waardevolle middelen en tijd opslokken.
Deze ontwikkeling is rechtstreeks verantwoordelijk voor de toename in populariteit van virtuele creditcards. Geautomatiseerde oplossingen zoals Virtual Card Capture pakken dit probleem direct aan en overbruggen de kloof tussen de voorkeuren van kopers en de uitdagingen van leveranciers. Deze oplossing voor automatisering van B2B-betalingen biedt klanten flexibele betalingsopties zonder de tijd en frustratie die handmatige verwerking met zich meebrengt, terwijl ook de hoge interchange fee worden verlaagd.
- Eerst haalt onze oplossing de virtuele betalingsinstructies uit e-mails en crediteurenplatforms
- De betalingen worden dan automatisch geautoriseerd en verwerkt
- De afwikkeling van betalingen omvat ook gegevens van niveau 3
- Tot slot wordt de overschrijving-informatie dan geconsolideerd en rechtstreeks in het ERP van de leverancier geleverd.
Omdat virtuele creditcards steeds populairder worden, vooral in de B2B-sector, bieden oplossingen zoals deze een methode om de waanzin te beteugelen voor accounts receivable-teams die te maken hebben met een toevloed aan gemailde creditcardbetalingen. Uiteindelijk kan uw AR-team, als deze oplossing eenmaal draait, hun tijd opnieuw toewijzen om zich op meer strategische initiatieven te richten, terwijl de kasstromen van het toeleveringsbedrijf floreren.
