Wat is automatiseringssoftware voor debiteuren?

accounts receivable management is van essentieel belang voor het behoud van een gezonde cashflow. Het omvat het bijhouden van klantenschulden, het versturen van facturen en het zorgen voor tijdige betalingen. Zonder effectief accounts receivable beheer kunnen bedrijven moeite hebben om voldoende liquide middelen te behouden voor hun dagelijkse activiteiten en uitgaven.

Het proces omvat verschillende belangrijke componenten:

• Nauwkeurige factuur op basis van geleverde goederen of diensten
• Efficiënte incassoprocessen
• Monitoring van het betalingsgedrag van klanten
• Tijdige opvolging van openstaande facturen

Sommige bedrijven moeten mogelijk ook ingewikkeldere factureringsscenario's of abonnementsmodellen hanteren als onderdeel van hun accounts receivable management. Naarmate accounts receivable-processen complexer worden, kiezen veel bedrijven voor gespecialiseerde softwareoplossingen om hun activiteiten te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren. Dit is waar accounts receivable automatisering software een rol speelt.

Lees de blog → 10 vragen bij het kiezen van accounts receivable software voor digitale betalingen

Bedrijven gebruiken debiteurenbeheersoftware voor hun boekhouding en financiële rapportage. De oplossingen kunnen onder meer factuurverwerking, grootboekadministratie en betalingsverwerking omvatten. Accounts receivable software biedt bedrijven tal van voordelen, waaronder het automatiseren van routinematige boekhoudkundige taken, het elimineren van handmatige fouten en het nauwkeurig bijhouden van uw boekhouding.

Groeiende bedrijven hebben behoefte aan een kwalitatief hoogstaand accounts receivable programma om ervoor te zorgen dat hun boekhouding en financiële administratie accuraat en op orde zijn. Zonder dit kan jouw bedrijf schade lijden door onnauwkeurigheden en moeilijkheden bij het tijdig of überhaupt innen van vorderingen. Indien dit zich voordoet, beschikt u mogelijk niet over voldoende liquide middelen om de dagelijkse activiteiten en bedrijfskosten te dekken.

Indien u sneller betaald wenst te worden, kan de implementatie van accounts receivable software uw bedrijf helpen om het volgende te bereiken:

• Automatiseer outreach
• Factuur overal
• Verkrijg inzicht in de betaalcyclus
• Betalingen op tijd innen
• Realiseer bedrijfsbrede ROI
• Gebruik robuuste rapportage

De voorbeelden van voordelen laten zien hoe accounts receivable software uw bedrijf kan ondersteunen bij het efficiënter incasseren van uw vorderingen. Door uw cashflow te versnellen, krijgt uw bedrijf de mogelijkheid om zijn financiële positie te verbeteren. Maak het voor uw klanten eenvoudig om hun facturen elektronisch te bekijken en op tijd te betalen door handmatige processen te elimineren. Door automatisering te implementeren, doorlopen uw klanten naadloos de order-to-cash-cyclus, zodat u uw vorderingen snel kunt omzetten in contanten en uw cashflow het hele jaar door kunt versterken.

Accounts receivable software automatiseert het credit management, de kasregistratie, facturering, betalingen, incasso’s en andere processen van een onderneming. Het biedt leidinggevenden een verbeterde methode om de cashflowcyclus en klantrelaties te beheren en zorgt voor een grotere nauwkeurigheid.

De optimale boekhoudsoftware kan variëren afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de doelstellingen met betrekking tot accounts receivable management. Hieronder vindt u de functies waar u op moet letten bij AR-software.

• Cashflowbeheer
• digitale B2B-betalingen
• Geautomatiseerde krediet aanvragen
• Factuur generatie en distributie
• Geautomatiseerde toepassing van contant geld
• Geautomatiseerde incasso-e-mails

Cashflowbeheer

Door uw verkoop-, facturering- en betaalprocessen te consolideren bij één enkele leverancier van debiteurensoftware, kunt u de wrijving tussen het genereren van omzet en het boeken van betalingen verminderen en tegelijkertijd uw cashflow verbeteren.

digitale B2B-betalingen

Het moet eenvoudig en voordelig zijn om betalingen via alle belangrijke kanalen te accepteren en af te stemmen: Automated Clearing House (ACH)-betalingen, creditcards, e-mails, bankoverschrijvingen en EFT's.

Geautomatiseerde kredietaanvraag

Geautomatiseerde kredietaanvragen versnellen het aanvraagproces voor jouw klanten, verzamelen gegevens van derden en helpen je sneller beslissingen te nemen.

Factuur generatie en distributie

API's integreren met toonaangevende crediteurenportalen om facturen snel te leveren, zodat u de arbeid en kosten kunt vermijden die gepaard gaan met het handmatig invoeren van factuurgegevens. Met jouw zelfbedieningsportalen voor facturering en betaling kunnen uw klanten 24 uur per dag, 7 dagen per week facturen bekijken en betalen.

Geautomatiseerde toepassing van contant geld

Intelligente software voor contante betalingen kan marktleidende matchingpercentages bieden, zelfs bij ontbrekende of ontkoppelde overschrijvingen, door het proces van overschrijvingsregistratie te automatiseren.

Geautomatiseerde incasso-e-mails

Hoe realistisch is het dat credit controllers de tijd hebben om elke klant een e-mail te sturen om hen te herinneren aan het betalen van hun factuur? Dat is het niet. Met geautomatiseerde e-mails kunt u een template maken, instellen wie een e-mail moet ontvangen en de accounts receivable software de rest laten doen. Je kunt erop vertrouwen dat jouw accountportefeuille goed wordt beheerd.

U vraagt zich wellicht af welke voordelen bedrijven hebben behaald door het gebruik van accounts receivable software.

Verbeter het acceptatieproces voor betalingen

Door jouw betaalproces te automatiseren, kunt u de gewenste betaalmethode van uw klanten efficiënter accepteren. Je vereenvoudigt jouw contante betalingen en bespaart mogelijk ook op de kosten die gepaard gaan met het accepteren van creditcardbetalingen.

Verhoog het gebruik van e-invoicing.

Hoeveel van jouw klanten accepteren al e-invoicing? Stel dat je de acceptatiegraad binnen jouw bedrijf wilt verhogen. Billtrust kan uw huidige klantenbestand analyseren en nagaan welke van uw klanten elektronische facturen van andere leveranciers accepteren. Wij kunnen hen aanmoedigen om ook e-invoicing van jouw bedrijf te ontvangen.

Versnel kredietgoedkeuringen en -beheer

Het gebruik van een handmatig proces voor het beheer van jouw kredietgoedkeuringen en -beheer vertraagt het proces. Bovendien krijgt u mogelijk geen nauwkeurig beeld van uw kredietrisico. Door jouw klanten aan boord te halen met aanvraagformulieren krediet krijg je van begin tot eind een beter overzicht. U kunt ook automatisch actuele handelsinformatie verkrijgen en toegang krijgen tot informatie over klanten die u mogelijk gemeen heeft met uw collega's. Bovendien kan Artificiële Intelligentie (AI)-ondersteunde data-analyse u helpen bij het toekennen van scores, zodat u betere kredietbeslissingen kunt nemen.

Verbeter uw cashflow

Indien u niet tijdig wordt betaald, beschikt u mogelijk niet over voldoende middelen om uw bedrijfskosten te dekken. Met behulp van accounts receivable automatisering software kunt u uw debiteuren beter beheren en krijgt u een duidelijker beeld van uw cashflow positie. Als u het uw klanten gemakkelijker maakt om te betalen, kunt u sneller meer geld ontvangen dan u voor mogelijk had gehouden.

Maak een extern personeelsbestand mogelijk

Steeds meer bedrijven hebben om vele redenen een extern personeelsbestand omarmd, van toegang tot het beste talent tot het verminderen van de overhead van kantoren. Zolang jouw medewerkers toegang hebben tot een betrouwbare internetverbinding, kunt u medewerkers overal ter wereld inzetten. U heeft de mogelijkheid om in contact te komen met andere tijdzones en landen. U kunt bijvoorbeeld incassomedewerkers aan de westkust van de Verenigde Staten hebben die werken nadat jouw hoofdkantoor aan de oostkust is gesloten voor de werkdag. De verwerking door jouw team kan dagelijks meerdere uren in beslag nemen.

Verminder het papierverbruik

Papieren facturen, enveloppen en cheques zijn standaard in boekhoudafdelingen; het verwerken van papier kan leiden tot meerdere fouten die u gedurende de maand niet kunt bijhouden. Kleine ondernemers die gebruikmaken van cloudgebaseerde accounts receivable-systemen zullen wellicht merken dat hun accounts receivable-proces verbetert, omdat minder papier zorgt voor meer snelheid, flexibiliteit en gegevens dankzij de implementatie van SaaS-processen.

Met automatisering van accounts receivable, hoeft u niet langer te gissen naar hoeveel tijd u moet besteden aan het bepalen welke klanten u moet bellen, wanneer en waarom. Bovendien kan het de inning van achterstallige facturen versnellen, wat de positie van jouw balans en andere financiële overzichten kan verbeteren.

Accounts receivable en betalingen beheer software ondersteunt jouw bedrijf op diverse manieren. Paystream Advisors heeft zelfs vastgesteld dat bedrijven die software voor accounts receivable management gebruiken, handmatige taken kunnen automatiseren en sneller orde kunnen scheppen, wat de volgende voordelen kan opleveren:

• Verhoog de tijd die wordt besteed aan het contacteren van klanten voor betaling van 20% naar 62%.
• Verminder de tijd die u besteedt aan het beheren van geschillen van 40% naar 13%.
• Verminder de tijd die wordt besteed aan het prioriteren en voorbereiden van oproepen van 15% naar 6%.

Het implementeren van een geautomatiseerde oplossing voor debiteurenbeheer kan een stap in de juiste richting zijn als u de cashflow van uw bedrijf wilt verbeteren.

Technologie ontwikkelt zich snel en bedrijfsleiders moeten stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat hun bedrijven de nieuwste tools gebruiken die voor hen beschikbaar zijn. Drie opkomende technologieën stimuleren de transformatie van accounts receivable: verwerking van gegevens, Artificiële Intelligentie (AI) machine learning en automatisering.

Procesmining kan je diepere inzichten bieden in jouw interne processen en je voorzien van gegevens die je nodig hebt over jouw klanten, hun gedrag en de waarschijnlijkheid dat ze je zullen betalen. Dit is waar AI en machine learning van pas komen. Door gebruik te maken van Artificiële Intelligentie (AI) en machine learning krijgt u een volledig beeld van jouw klanten en begrijpt u hen beter. Het automatiseren van basisprocessen kan repetitieve taken en handmatige gegevensinvoer verminderen en u helpen jouw accounts receivable op de lange termijn te optimaliseren.

Houd er rekening mee dat de technologie die wordt gebruikt om accounts receivable te automatiseren, uit vele onderdelen bestaat. U kunt bijvoorbeeld meer automatische goedkeuringen genereren met een credit application component, omdat kredietverstrekkers parameters kunnen instellen voor de resultaten voor klanten. Elektronische Invoicing via API's en Robotic Process Automation werkt samen met accounts payable portalen om facturen automatisch te verzenden, waardoor de noodzaak en kosten van een handmatig systeem worden verminderd.

Het gebruik van geautomatiseerde boekhoudsystemen verhoogt niet alleen de efficiëntie van een boekhoudafdeling, maar kan op lange termijn ook leiden tot een betere cashflow en meer inkomsten, wat resulteert in een sterkere balans.

In de loop der jaren zijn er verschillende trends op het gebied van accounts receivable software ontstaan. Hieronder vindt u enkele vermeldenswaardige voorbeelden die u wellicht wilt overwegen.

Tijdens de pandemie hebben veel accounts receivable afdelingen op pijnlijke wijze ervaren wat er kan gebeuren wanneer klanten niet betalen. Daarom is het van belang om het risico te identificeren voordat het te laat is en de cashflow wordt beïnvloed. Je moet een op gegevens gebaseerd beeld vormen van de waarschijnlijkheid dat jouw klanten zullen betalen. Bovendien kunt u overwegen om segmentatietechnieken (zoals in marketingafdelingen) toe te passen om klanten te identificeren die waarschijnlijk niet zullen betalen en hoe u hen anders kunt benaderen.

Met de vele beschikbare softwareopties voor debiteurenbeheer kan het lastig zijn om de beste keuze voor uw bedrijf te maken. Overweeg waarom je jouw debiteurenproces wilt automatiseren. Misschien wilt u uw DSO verbeteren, uw kostenbesparingen en operationele efficiëntie verhogen, uw klantervaring verbeteren of uw processen standaardiseren.

Zodra u de juiste boekhoudsoftware voor uw bedrijf heeft gevonden, dient u elke leverancier zorgvuldig te evalueren. U kunt overwegen of de SaaS accounts receivable-leverancier ervaring heeft met jouw branche, product, dienst en bedrijfsgrootte. U wilt wellicht ook weten of een automatiseringssoftwarebedrijf op de hoogte is van regelgeving die van invloed kan zijn op jouw bedrijf. Het belangrijkste is dat u overweegt welke mate van ondersteuning u lokaal en geografisch kunt krijgen en welke middelen voor u en uw team beschikbaar zijn.

Lees de blog → Op zoek naar accounts receivable software in 2024