Wat is e-facturatie?

Deze blogpost werd oorspronkelijk gepubliceerd op 13 augustus 2020 en werd bijgewerkt op 25 april 2024 met nieuwe secties over het omgaan met de uitdagingen van eInvoicing en het kiezen van een eInvoicing oplossing.

In de bruisende wereld van de handel is de almachtige factuur de levensader van zakelijke transacties. Maar voorbij zijn de dagen dat pakken papier uit printers en faxapparaten kletterden, wat een verkoop of aankoop aangaf. Welkom in het tijdperk van e-facturatie, waar gemak, nauwkeurigheid en snelheid de boventoon voeren.

Als u de financiële paden van een bedrijf bewandelt - of u nu een beginnende financiële professional, een doorgewinterde CFO of een accounts receivable manager bent die zijn activiteiten wil stroomlijnen - dan is inzicht in eInvoicing niet alleen nuttig, maar zelfs essentieel.

Download → E-facturatie interoperabiliteit en compliance [ Industrie rapport ]

Laten we de weg vrijmaken voor de onvermijdelijkheid van documentatie. Wanneer twee bedrijven een handelsovereenkomst aangaan, is gedurende het hele proces documentatie vereist om de communicatie te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat aan de voorwaarden wordt voldaan.

Denk aan facturen (rekeningen), aankooporders, debetnota's, creditnota's, betalingsvoorwaarden, instructies en overschrijvingsformulieren. Deze documenten zijn voor bedrijven wat het mobiele internet is voor smartphones: onmisbaar. Maar het beheren van deze talrijke documenten in papieren vorm is een enorme opgave die gepaard gaat met risico's op fouten en inefficiëntie.

eInvoicing biedt een alternatief. Het is de praktijk van het elektronisch verzenden van transactiedocumenten naar handelspartners. Het hoofddocument, de e-factuur, bevat factuurinformatie in een gestructureerd formaat dat automatische factuurverwerking mogelijk maakt. Deze e-facturen kunnen automatisch worden gegenereerd door boekhoudsoftware of ERP-systemen.

Het belangrijkste kenmerk van een elektronische factuur is de focus op straight-through processing, waardoor het zich onderscheidt van papieren of PDF-facturen – het erkent dat de ontvanger van de factuur geen mens is maar een systeem, wat het onderscheid benadrukt.

eInvoicing heeft aanzienlijke voordelen voor zowel leveranciers als kopers, waaronder minder handmatige inspanningen en fouten, lage kosten per factuur en snellere factuurverwerkingstijden. Het vergemakkelijkt de automatisering van leverancier processen (accounts receivable) en koperszijde (purchase-to-pay).

De opkomst van e-facturatie is snel gegaan en werd gekenmerkt door aanzienlijke innovatie. De oprichting ervan gaat terug tot de jaren 1960, met het gebruik van EDI-systemen voor informatie-uitwisseling. Tegenwoordig bevinden e-facturen zich in de cloud en maken ze gebruik van hedendaagse gestructureerde formaten zoals XML.

1. Vroege jaren (jaren 1960-1990): Het is moeilijk voor te stellen, maar de zoektocht naar een papierloze utopie begon al in de jaren zestig. Stelt u zich het vintage tijdperk van de informatica voor, toen baanbrekende bedrijven hun eerste stappen zetten in de richting van elektronische gegevensuitwisseling (EDI) systemen. Hoewel deze systemen de basis legden, waren ze onhandig en op maat gemaakt - vergelijkbaar met proberen een vierkante pin in een rond gat te passen met elke nieuwe handelspartner. De invoering van EDI was voornamelijk beperkt tot grote ondernemingen met aanzienlijke middelen.
2. Internettijdperk (eind jaren 1990-2000): Toen het internet eind jaren 1990 en begin jaren 2000 steeds meer verspreid raakte, begonnen bedrijven webgebaseerde oplossingen voor factuur te onderzoeken. Dit leidde tot de ontwikkeling van verschillende eInvoicing platforms en softwaretoepassingen die bedrijven in staat stelden om invoices elektronisch aan te maken, te verzenden en te ontvangen. Deze oplossingen boden een grotere toegankelijkheid en betaalbaarheid in vergelijking met traditionele EDI-systemen.
3. Standaardiseringsinspanningen (jaren 2000-heden): Een van de belangrijkste uitdagingen in de beginjaren van e-facturatie was het gebrek aan standaardisatie, waardoor het voor bedrijven moeilijk was om facturen naadloos uit te wisselen tussen verschillende systemen. Om dit probleem aan te pakken, zijn verschillende organisaties, waaronder overheden en brancheverenigingen, begonnen met het ontwikkelen van gestandaardiseerde formaten en protocollen voor eInvoicing. Voorbeelden hiervan zijn de creatie van op XML gebaseerde standaarden zoals Universal Business Language (UBL) en de ontwikkeling van interoperabiliteitskaders zoals PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).
4. Regelgevende initiatieven (jaren 2000-heden): Overheden over de hele wereld hebben de potentiële voordelen van eInvoicing erkend voor het verminderen van de administratieve lasten, het verbeteren van de naleving van de belastingwetgeving en het bestrijden van fraude. Als gevolg hiervan hebben veel landen regelgevende initiatieven geïntroduceerd om de overstap naar e-facturatie te bevorderen. Deze initiatieven omvatten mandaten die bepaalde bedrijven verplichten om e-facturatie te gebruiken.
5. Vooruitgang in technologie (jaren 2010-heden): In de afgelopen jaren hebben technologische ontwikkelingen, zoals cloud computing, kunstmatige intelligentie en blockchain, het eInvoicing landschap verder veranderd. Deze technologieën hebben de ontwikkeling mogelijk gemaakt van meer geavanceerde eInvoicing-oplossingen met functies zoals geautomatiseerde factuurverwerking, real-time validatie en veilige digitale handtekeningen.

Tijdens de levenscyclus ondergaat een factuur verschillende stadia en procedures voordat deze uiteindelijk wordt gearchiveerd. Hoewel de specifieke methoden en niveaus van automatisering sterk kunnen verschillen tussen organisaties, industrieën en geografische regio's, wordt vaak een mix van legacy-processen, geautomatiseerde systemen en hybride benaderingen waargenomen.

Deze processen vallen doorgaans in drie categorieën:

• Oude processen: Deze zijn sterk afhankelijk van fysieke, papieren facturen.
• Hybride benaderingen: Deze middenweg betreft vaak gedigitaliseerd papier, meestal in PDF-formaat.
• Geautomatiseerde processen: Deze maken gebruik van eInvoicing systemen.

Legacy processen en hybride benaderingen vallen beide onder de paraplu van traditionele facturatie. Het overbrengen van facturen tussen leveranciers en kopers via deze methoden brengt meerdere stappen met zich mee. Deze handmatige processen zijn echter niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. De afhankelijkheid van handmatige gegevensinvoer zorgt voor onnauwkeurigheden, waardoor extra tijd nodig is voor correcties. Bovendien worden vertragingen vaak veroorzaakt door menselijke goedkeuringsprocessen. Het bereiken van automatisering, transparantie en zichtbaarheid, inclusief het traceren van facturen en betalingen, stelt traditionele factureringspraktijken voor aanzienlijke uitdagingen.

Door over te stappen op geautomatiseerde processen met behulp van eInvoicing systemen worden veel van de nadelen van traditionele facturering geëlimineerd. eInvoicing systemen maken gebruik van digitale netwerken om facturen en bijbehorende documenten in een elektronisch formaat van verkoper naar koper te verzenden. Deze moderne aanpak zorgt voor snellere communicatie tussen handelspartners, wat het factuurproces aanzienlijk versnelt. Daarbij komen nog het automatiseren van taken zoals het matchen en routeren van facturen.

E-facturatie staat op het punt om de lieveling van de financiële wereld te worden, en daar zijn duidelijke redenen voor. Het komt er in wezen op neer dat u tijd en geld bespaart en fouten minimaliseert, wat resulteert in snellere betalingen en gestroomlijnde workflows.

Het mooie als u als leverancier facturen elektronisch presenteert? U krijgt de mogelijkheid om alle huidige en vroegere facturen te traceren en snel door te zoeken, afwijkingen op te sporen en achterover te leunen terwijl de lofbetuigingen voor de klantenservice binnenstromen. En laten we de aanzienlijke voordelen van een snellere cashflow en lagere DSO niet vergeten - die zijn zeker niet te versmaden. eInvoicing ontsluit ook mogelijkheden voor automatisering van zowel accounts receivable als crediteurenprocessen en zorgt voor naleving van de komende wereldwijde regelgeving in meerdere landen.

Voor inkopers: Zeg hallo tegen een minder onoverzichtelijke wereld waarin u elke factuur met één klik kunt openen, zodat u niet meer hoeft te wachten op papieren facturen en vele uren aan gegevensinvoer kunt besparen. Bovendien is het beheren van betalingen nog nooit zo eenvoudig geweest.

Tip: Lees voor een diepgaande duik in de voordelen van eInvoicing onze blogpost → Hoe eInvoicing jouw bedrijf ten goede kan komen

Geen rozentuin zonder doornen, toch? Hoewel e-facturatie veel voordelen heeft, zijn er ook hindernissen. Voor sommige bedrijven kan het om verschillende redenen een uitdaging zijn om volledig over te stappen op e-facturatie:

• Complexiteit van integratie: Het aanpassen van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) of boekhoudsysteem om volledig geautomatiseerde elektronische facturen te genereren of het beheren van tientallen verschillende crediteurenportalen voor crediteuren ? Het is niet het ding van elke IT-afdeling. Er kunnen zich compatibiliteitsproblemen, uitdagingen op het gebied van gegevensmigratie en aanpassingsbehoeften voordoen, waarvoor gespecialiseerde expertise nodig is.
• Implementatiekosten: Hoewel e-facturatie op lange termijn kostenbesparingen kan opleveren, kunnen de initiële installatie en integratie met bestaande systemen duur zijn. Bedrijven moeten mogelijk investeren in oplossingen en training om de overgang soepel te laten verlopen.
• Weerstand tegen adoptie: Werknemers en klanten kunnen zich verzetten tegen verandering en de voorkeur geven aan traditionele factureringsmethoden. Klanten aan boord krijgen met elektronische acceptatie kan een andere zware klim zijn.
• Naleving en wettelijke vereisten: De regelgeving voor e-invoicing verschilt per land en branche, wat een veelzijdige uitdaging vormt op het gebied van naleving. Facturen moeten voldoen aan een gestructureerd formaat en kunnen specifieke elementen vereisen zoals QR-codes en digitale handtekeningen. Bepaalde landen verplichten de rapportage van facturen aan de belastingdienst.
• Interoperabiliteit: Het kan een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat eInvoicing systemen naadloos kunnen communiceren en gegevens kunnen uitwisselen met handelspartners die verschillende platforms of standaarden gebruiken.
• Schaalbaarheid: Naarmate bedrijven groeien en zich ontwikkelen, kunnen hun behoeften op het gebied van e-facturatie veranderen. Het is van cruciaal belang dat de gekozen eInvoicing oplossing schaalbaar is en toekomstige groei aankan.
• Culturele verandering: De overgang naar e-facturatie vereist vaak een cultuuromslag binnen de organisatie. Het benadrukken van de voordelen, het wegnemen van zorgen en het bevorderen van een mentaliteit van continue verbetering zijn de sleutel tot succesvolle adoptie.

Hoewel e-facturatie talloze voordelen biedt, is het essentieel dat bedrijven zich bewust zijn van deze uitdagingen en ze proactief aanpakken om een soepele overgang te garanderen en de potentiële voordelen te maximaliseren. Maar met automatisering en de juiste oplossing op zijn plaats, wordt de klim meer een zachte helling.

Voor bedrijven met wereldwijde ambities is de verschuiving naar e-facturatie onmiskenbaar en wordt deze steeds groter. Deze overgang wordt gedreven door een mix van factoren, zoals het toenemende aantal overheidsvoorschriften wereldwijd, de groeiende acceptatie van digitalisering in bedrijven en het toegenomen bewustzijn van de voordelen van e-facturatie.

Toch kunnen de ingewikkeldheid van het proces en de toenemende frequentie van overheidsrichtlijnen wereldwijd sommige bedrijven ervan weerhouden om eInvoicing te omarmen. Vertrouwen op mandaten om adoptie te dicteren is echter een reactieve en niet-strategische aanpak. In plaats daarvan moeten bedrijven proactief eInvoicing invoeren om de operationele voordelen te plukken, hun concurrentievoordeel aan te scherpen en voorop te lopen in dit snel evoluerende digitale terrein.

Bereid uzelf voor op eInvoicing door het initiatief te nemen om vooruit te komen in het proces.

Wanneer u op zoek bent naar eInvoicing oplossingen of eInvoicing software, zijn er veel dingen om te overwegen.

Stel uzelf met name deze vragen:

• Zijn er analyses die ik kan gebruiken voor meer inzichten en strategische beslissingen?
• Hoe past het in mijn huidige order to cash-cyclus?
• Hoe werkt het samen met de systemen die mijn kopers gebruiken, zoals crediteurenportalen?
• Welke eInvoicing functies zoekt u in e-facturatiesoftware?
• Integreert het goed met mijn huidige ERP- of boekhoudsysteem, of met een nieuw systeem dat ik wil gaan gebruiken?
• Zorgt het eInvoicing systeem voor wereldwijde naleving van facturerings- en belastingmandaten?
• Kan de eInvoicing oplossing meegroeien met mijn bedrijf dat wereldwijd actief is? Heeft het ondersteuning voor meerdere talen en valuta's?

Nu we het wat, waarom en hoe van e-facturatie hebben uitgezocht, is het duidelijk waarom dit een baken van vooruitgang is in het financiële operations panorama. Het lonkt naar een toekomst waarin transacties razendsnel zijn, records onberispelijk worden onderhouden en stress aanzienlijk wordt verminderd. De vraag is niet of u op e-facturatie moet overgaan. Het gaat erom of u het zich kunt veroorloven om het niet te doen.

Dus, financiële virtuozen, het is tijd om afscheid te nemen van stapels papieren of andere manieren van traditionele facturering en de digitale tijd te omarmen. Stap in het moderne tijdperk van eInvoicing en zie hoe jouw financiële processen worden getransformeerd.