Aarzelt u om uw klanten meerdere betaalmiddelen aan te bieden? Veel bedrijven delen dat gevoel, omdat het aanbieden van meer betalingsmogelijkheden je dwingt om wat controle op te geven. In sommige gevallen kunt u zelfs meer kosten maken, zoals wanneer jouw kopers ervoor kiezen om met een creditcard te gaan betalen. Dan hebben we het nog niet eens gehad over de back-end logistiek van het matchen van betalingen met facturen wanneer je meer betalingsmethoden op je bankrekening hebt.
De kosten kunnen flink oplopen, zowel in harde kosten als in extra arbeid. Er zijn echter manieren waarop je deze kosten kunt beheersen en toch meer betalingsmogelijkheden voor klanten kunt bieden.
Door slimme beleidsbeslissingen te nemen en op technologie te vertrouwen, kunt u de controle behouden en uw bedrijf laten profiteren van een verbeterde cashflow en een gestroomlijnde verwerking van betalingen.
Klanten willen meerdere betaalmiddelen
Je kunt jouw betaalmiddelen zeker strak in de hand houden, maar dat is niet wat klanten willen. Ze verwachten te kunnen kiezen hoe ze betalingen initiëren. Een koper die krap bij kas zit, kan bijvoorbeeld betalingen met een creditcard willen of zelfs moeten doen om het geld op zijn rekening te sparen.
Als je meerdere betalingsopties aanbiedt, houdt je jouw klanten tevreden tijdens het aankoopproces. Loop niet het risico ze te verliezen als de betalingsopties een knelpunt worden en ze gewoon ergens anders heen gaan.
Voor veel bedrijven is het accepteren van creditcardbetalingen een bron van grote zorgen. Toch zijn er manieren om kaartbetalingen - of andere betalingsopties voor klanten - toe te staan met behoud van controle. Het is van cruciaal belang om zorgvuldig na te denken over de implementatie van extra betaalmethoden, inclusief aan welke klanten u deze opties aanbiedt en onder welke omstandigheden.
Stel een bedrijfsbeleid op voor betalingen
Als jouw algemene doel is om de beste klantervaring te creëren, dan zou je alle betalingsmogelijkheden openstellen. De zakelijke realiteit is echter heel anders. Soms is het zinvoller om jouw beleid af te stemmen op specifieke scenario's.
U kunt bijvoorbeeld meer betalingsopties aanbieden aan specifieke klanten of eerder in de levenscyclus van een factuur. Je creëert een betalingsbeleid met tastbare bedrijfsresultaten, zoals het sneller innen van betalingen of het creëren van een naadloze ervaring voor VIP-klanten.
Met Billtrust kunt u deze beslissingen nemen tijdens het onboardingproces van de klant.
"U zou kunnen besluiten: 'Dit is hoe ik vandaag het schaakbord ga bekijken: wie kan wat betalen en wanneer'", zegt Kunal Patel, VP of Payments Strategy bij Billtrust. Wanneer jouw financiële situatie of strategie verandert, heeft u de mogelijkheid om aanpassingen door te voeren en een betalingsbeleid op te stellen dat beter aansluit bij uw bedrijfsbeleid.
Handhaaf jouw betalingsbeleid
Beleidscontrole komt ook voort uit handhaving. U merkt wellicht dat jouw klanten later betalen, wat vaak gebeurt wanneer er geen beleid voor betalingsachterstanden wordt gehanteerd. Jouw klanten betalen twee dagen te laat, en er gebeurt niets. Op de volgende factuur betalen zij 10 dagen te laat. Indien er geen follow-ups en controles plaatsvinden, ontstaat er een neerwaartse spiraal die van invloed is op uw totale days sales outstanding (DSO).
Gebruik technologie om betalingen gemakkelijker te verwerken
Een van de meest complexe problemen bij kaartbetalingen is de acceptatie van virtuele kaarten. Het accepteren van kaarten opent een complex proces, en accounts receivable-teams kunnen moeite hebben om deze betalingen te verwerken.
U kunt honderden e-mails van banken ontvangen met virtuele kaartnummers, en dan moeten u en uw team de benodigde informatie uit de e-mailmeldingen halen. Bovendien moet u PCI-compliance naleven en de betaling koppelen aan een factuur.
Bij Billtrust hebben we een Digital Lockbox die draait op ons Business Payments Network. Deze softwarelaag lost de workflowuitdagingen op van het accepteren van virtuele kaartbetalingen door relevante informatie uit e-mails te halen en deze aan de hand van bedrijfsregels te matchen.
Het stroomafwaartse effect is dat jouw proces voor het aanvragen van contant geld wordt ondersteund door krachtige matchingtechnologie. Het maakt gebruik van machine learning en AI om de verschillende e-mailmeldingen die u ontvangt te verwerken en lost de pijnpunten op die veel bedrijven ervaren.
Bewaak jouw accounts receivable met krachtige analyses
Natuurlijk gaat het aanbieden van extra betaalmiddelen vaak gepaard met algemene verschuivingen die u wilt doorvoeren om uw DSO te verbeteren. Om te weten wanneer je veranderingen moet aanbrengen, moet u eerst specifieke trends of veranderingen in klantgedrag identificeren.
Het zou bijna onmogelijk zijn om te ontdekken waarom jouw DSO stijgt in een handmatige omgeving. Het zou op zijn minst een aanzienlijke hoeveelheid analyse vereisen. Met Billtrust dashboards en de analyses die wij bieden, kunt u trends zien. Als u merkt dat jouw klanten later beginnen te betalen, kunt u dieper ingaan op de specifieke subgroep van klanten die later betalen.
Met die gegevens kunt u beter geïnformeerde beslissingen nemen over het aanbieden van meerdere betaalmiddelen, op manieren die zinvol zijn voor zowel jouw klanten als jouw bedrijf als geheel.
