De uitdaging
Ram Tool is een leveringsbedrijf in de bouw dat al sinds 1967 actief is. Met 44 vestigingen in de hele VS distribueren ze allerlei soorten bouwmaterialen en gereedschappen naar een divers klantenbestand.
Voordat het bedrijf samenwerkte met Billtrust, werden de accounts receivable-processen van Ram Tool volledig handmatig uitgevoerd. Er werden via een externe provider meer dan 75.000 facturen per maand verstuurd met weinig transparantie over de bezorging van facturen. Wanneer klanten betalingen instuurden, typten ze de overmakingsgegevens handmatig in hun ERP. Dit proces vereiste drie fulltime medewerkers en kon tot drie dagen duren voor grotere stortingen. Door de vertraging van meerdere dagen bij de cashallocatie nam het incassoteam van Ram Tool bovendien vaak per ongeluk contact op met klanten om betalingen te innen die al overgemaakt maar nog niet verwerkt waren, wat een slechte klantervaring opleverde.
De oplossing
Toen dit verouderde en handmatige proces een te grote last werd, ging Ram Tool op zoek naar ondersteuning. Ze hadden al over Billtrust gehoord van andere partnerbedrijven die gebruik maakten van hun oplossingen, en besloten Billtrust Cash Application te implementeren, waarbij klantbetalingen zeer nauwkeurig gekoppeld worden aan de overschrijvingsgegevens. Hierdoor is de last van het tijdrovende handmatige proces weggenomen. Het bedrijf implementeerde ook Billtrust Invoicing om klanten een veilige, handige en efficiënte digitale ruimte te bieden om hun facturen te bekijken en via een betaalmethode naar keuze in te dienen.
De resultaten
Met Billtrust Cash Application kan Ram Tool nu in één dag betalingen verwerken en in cash omzetten, in tegenstelling tot de drie dagen die daar voorheen vaak overheen gingen – een reductie van 67%. Dankzij de oplossing is het matchpercentage voor elke lijn op de factuur nu 91%. Met Billtrust Invoicing kunnen hun klanten nu verwijzen naar een gemakkelijk leesbare factuur. Iets meer dan een jaar na lancering is er al 40% van het klantenbestand naar e-facturatie overgestapt, zijn er niet meer drie medewerkers nodig voor het facturerings- en invorderingsproces en is een van de teamleden elders ingezet. Ten slotte maakte Billtrust Invoicing het klanten mogelijk om gemakkelijk betalingen in te dienen tijdens de coronacrisis.
“Nu heb ik er alle vertrouwen in dat onze klanten hun facturen en overzichten op een consistente basis ontvangen. Billtrust droeg in grote mate bij aan de verbetering van ons DSO-cijfer, zelfs tijdens de coronacrisis.”
Mark Woolnough, Director of Credit and Collections
Ram Tool