De uitdaging
Ward Transport and Logistics is een familiebedrijf met hoofdkantoor in Pennsylvania. Sinds de oprichting in 1931 is het bedrijf uitgegroeid tot meer dan 1.400 werknemers en heeft het zijn aanwezigheid in Noord-Amerika uitgebreid. Met het oog op toekomstige groei moest Ward het handmatige werk verminderen en overstappen naar automatische verwerking van creditcards en ACH-betalingen, zodat klanten gemakkelijker konden betalen. Ze wilden ook de interbancaire kosten voor creditcards verlagen.
De oplossing
Billtrust werd aangemerkt als ideale leverancier van oplossingen om hen te helpen bij het stroomlijnen van hun betaalprocessen en sneller betaald te krijgen. Na een snelle implementatie kon Ward aan de slag met Billtrust AP Portal Delivery, waardoor betalingsflexibiliteit mogelijk werd door het verwerken en automatisch verzamelen van overschrijvingen voor ACH, bankoverschrijvingen en creditcardbetalingen, terwijl facturen in meer dan 200 toonaangevende crediteurenportalen geleverd werden.
Ze merkten onmiddellijk een impact op hun bedrijfsvoering, met name dankzij het bidirectionele portaal van Billtrust Digital Lockbox, waarmee ze betalingen van klanten automatisch kunnen vastleggen en verwerken. Het Automated Clearing House (ACH)-volume is ook enorm gestegen dankzij AP Portal Delivery, dat gemailde remits vastlegt en consolideert voor "ontkoppelde" ACH-betalingen. Omdat ze de overschrijvingen kunnen bekijken terwijl ze door Billtrust worden verwerkt, inclusief e-mailafbeeldingen en bijlagen, is het nu eenvoudig voor hun accounts receivable-team om ontvangstbewijzen opnieuw te versturen en gedetailleerde overschrijvingsbestanden in CSV-formaat te downloaden voor één of meerdere dagen, wat extra handig is aan het einde van de maand.
De resultaten
Sinds de overstap naar Billtrust en het digitaliseren van betalingen in het hele bedrijf, hebben ze gezien dat niet alleen de interne efficiëntie, maar ook de cashflow en nauwkeurigheid van betalingen zijn verbeterd. Toen het ACH-overschrijvingsvolume van Ward eind 2021 aanvankelijk toenam, verwerkten ze $2 miljoen per maand in minder dan 100 betalingen. Omdat ze ACH-overschrijvingen eenvoudig kunnen vergelijken met bankstortingen, hebben ze nu gemiddeld $12 miljoen en meer dan 1.600 betalingen per maand aan ACH-overschrijvingen. Met Billtrust hebben ze meer dan $80M aan betalingen geautomatiseerd en meer dan 1300 uur aan handmatig werk bespaard. Het team kijkt uit naar voortzetting van het succes met Billtrust en overweegt nu Billtrust Collections als aanvulling op hun pakket met debiteurenbeheersoftware.
"Vrijwel onmiddellijk na onze Billtrust-implementatie zagen we dat de klanten het prima accepteerden om via ons portaal te betalen. Het heeft een geweldige ervaring opgeleverd voor zowel onze klanten als onze medewerkers. Wat ons team uren per dag kostte om betalingen af te stemmen, duurt nu slechts enkele minuten."
Tim Mikesic
CFO, afdeling Transport en Logistiek