Die Herausforderung
Ward Transport and Logistics ist ein Familienunternehmen mit Hauptsitz in Pennsylvania. Seit seiner Gründung im Jahr 1931 ist das Unternehmen auf mehr als 1.400 Mitarbeiter angewachsen und hat seine Präsenz auf ganz Nordamerika ausgeweitet. Um für zukünftiges Wachstum gerüstet zu sein, musste Ward den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren, indem die Kreditkarten- und ACH-Zahlungsabwicklung automatisiert wurde, um den Kunden das Zahlen zu erleichtern. Zudem wollte das Unternehmen die Interbankenentgelte für Kreditkartenzahlungen senken.
Die Lösung
Billtrust wurde als idealer Lösungsanbieter identifiziert, der dem Unternehmen helfen konnte, seine Zahlungsprozesse zu rationalisieren und Zahlungen schneller zu erhalten. Nach einer schnellen Implementierung war Ward mit Billtrust AP Portal Delivery in Betrieb, das Zahlungsflexibilität ermöglichte, indem Überweisungen für ACH-, Überweisungs- und Kreditkartenzahlungen verarbeitet und automatisch eingezogen wurden, während Rechnungen an über 200 führende Kreditorenbuchhaltungsportale übermittelt wurden.
Sie begannen sofort, die Auswirkungen auf das Geschäft zu sehen, insbesondere durch das bidirektionale Portal von Billtrust Digital Lockbox, das es ihnen ermöglicht, Kundenzahlungen automatisch zu erfassen und anzuwenden. Das Automated Clearing House (ACH)-Volumen ist auch mit der Kreditorenbuchhaltung Portal Delivery in die Höhe geschnellt, das E-Mail-Überweisungen für „entkoppelte“ Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen erfasst und konsolidiert. Durch die Möglichkeit, Überweisungsübersichten zu sehen, während sie von Billtrust verarbeitet werden, einschließlich E-Mail-Bildern und Anhängen, ist es für das Debitorenbuchhaltung-Team jetzt einfach, Belege erneut zu senden und detaillierte Überweisungsübersichten-Dateien im CSV-Format für einen oder mehrere Tage herunterzuladen, was am Ende des Monats besonders hilfreich ist.
Die Resultate
Seit es mit Billtrust arbeitet und Zahlungen im gesamten Unternehmen digitalisiert, konnte das Unternehmen die interne Effizienz, den Cashflow und die Zahlungsgenauigkeit verbessern. Als das ACH-Überweisungsvolumen von Ward Ende 2021 zuzunehmen begann, verarbeitete das Unternehmen weniger als 100 Zahlungen mit einem Gesamtwert von 2 Mio. USD pro Monat. Dank der Möglichkeit, ACH-Überweisungen mühelos mit Bankeinlagen abzugleichen, gehen nun durchschnittlich 12 Mio. USD und mehr als 1.600 Zahlungen pro Monat per ACH ein. Mit Billtrust haben sie Zahlungen im Wert von mehr als 80 Millionen US-Dollar automatisiert und mehr als 1.300 Stunden an manueller Arbeit eingespart. Das Team freut sich auf den weiteren Erfolg mit Billtrust und erwägt nun Billtrust Collections als Ergänzung zu seiner AR-Suite.
„Fast unmittelbar nach unserer Billtrust-Implementierung konnten wir eine hervorragende Kundenakzeptanz und Bereitschaft zur Zahlung über unser Portal feststellen. Es bietet ein hervorragendes Erlebnis für unsere Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen. Was unser Team früher Stunden am Tag brauchte, um Zahlungen abzugleichen, dauert jetzt nur noch Minuten."
Tim Mikesic
CFO, Ward Transport und Logistik