De uitdaging
WORLDPAC is in 1995 ontstaan als resultaat van meerdere overnames van bedrijven die al meer dan 30 jaar actief zijn in de afhandeling van importgoederen. Het bedrijf importeert en verdeelt originele, hoogwaardige auto-onderdelen en apparatuur voor onafhankelijke professionals. WORLDPAC bedient klanten vanuit meer dan 100 strategisch gelegen vestigingen in de VS.
In het begin leverden chauffeurs de facturen van WORLDPAC samen met leveringen persoonlijk af bij de klant. Maar de tijd die nodig was om betaald te worden, eiste zijn tol. Het bedrijf wilde klanten alternatieve mogelijkheden bieden voor het ontvangen, bekijken en betalen van facturen. Bovendien was het team veel tijd kwijt aan het handmatig verwerken van betalingen met virtuele creditcards voor eenmalig gebruik. Het WORLDPAC-team had oplossingen nodig om de DSO te verlagen en om de cashflow van het bedrijf te versnellen en tegelijkertijd klanten de flexibiliteit te bieden om te betalen zoals ze zelf wilden.
De oplossing
In 2016 ging WORLDPAC een partnership met Billtrust aan voor geautomatiseerde facturering en betaling. Er werd een klantenportaal geïmplementeerd waar klanten de facturen kunnen bekijken en betalen wanneer het hun past. Als klanten facturen wilden ontvangen via post, e-mail, fax of hun eigen AP-portaal, kon Billtrust daarvoor zorgen. Na verloop van tijd schakelde WORLDPAC Billtrust in voor aanvullende ondersteuning, waaronder aansluiting bij Billtrust's Digital Lockbox om het vastleggen van virtuele kaarten te automatiseren en het accountoverzichtscherm in te schakelen, waarmee klanten met één klik kunnen betalen op documenten die eenvoudig zijn gegroepeerd op basis van vervaldatum.
Billtrust Digital Lockbox heeft ons veel tijd bespaard en dankzij dit systeem betalen onze klanten ons sneller. Ik heb zelfs ons zusterbedrijf aangemoedigd om het ook te gebruiken. Het betalingsportaal is zeer nuttig.”
Susan Grass, VP Klant Eerst en Krediet
De resultaten
Dankzij Billtrust hebben de klanten van WORLDPAC de flexibiliteit om hun facturen naar eigen wens te bekijken en te betalen. Billtrust regelt het versturen van de papieren facturen (51%), en de overige 49% van de klanten ontvangt een elektronische factuur. Met het overzichtsscherm wordt 27% van de facturen digitaal betaald — een stijging van 80% in slechts drie maanden, waarmee het gemiddelde DSO-cijfer nu op slechts 27 dagen ligt. Met Digital Lockbox worden automatische betalingen via het netwerk 3,5 dagen sneller uitgevoerd dan via andere kanalen. Dankzij de verwerking van kaartgegevens op Level 2 en 3 en de optimalisatie van de verwerking van grote betalingen besparen zij jaarlijks $170.000 aan creditcardverwerkingskosten. In de eerste helft van 2020 heeft Digital Lockbox meer dan 16 miljoen dollar aan klantbetalingen geautomatiseerd.