11 Tipps zum Erstellen effektiver Zahlungserinnerungen

Früher oder später muss jedes AR-Team mit unbezahlten Rechnungen rechnen. Aber keine Sorge, Sie sind nicht allein. Die globale Verschuldung hat nach Schätzungen des Institute of International Finance einen Rekordwert von 300 Billionen US-Dollar erreicht. Die 300 Billionen US-Dollar entsprechen 349 % des globalen Bruttoinlandsprodukts (BIP). Das ist eine Menge Geld. Und es kann schwierig sein, den Überblick über all diese unbezahlten Rechnungen zu behalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, so schnell wie möglich eine Zahlungserinnerung zu versenden.

Doch wie erstellt und versendet man diese Erinnerungen am besten?

Kein Grund zur Sorge. Billtrust hat diese 11 Tipps zusammengestellt, damit Sie auf dem besten Weg sind, Ihre Forderungen in kürzester Zeit zu begleichen.

Bevor Sie sich Gedanken über den Inhalt der Zahlungserinnerung machen, überlegen Sie, welches Medium Sie nutzen möchten. Verschiedene Generationen nutzen manchmal unterschiedliche Formen der Kommunikation.

Hier sind ein paar Tipps für die Auswahl des Kommunikationskanals, mit dem Sie schnell und effizient bezahlt werden:

1. Beginnen Sie mit E-Mail: E-Mail eignet sich hervorragend zum Versenden von Zahlungserinnerungen, da Sie viele davon auf einmal verschicken können.
2. Follow-up per SMS: Senden Sie eine SMS, wenn eine E-Mail noch benötigt wird, um die Arbeit zu erledigen. Manchmal genügt ein sanfter Schubs, um jemanden zur Zahlung zu bewegen.
3. Versuchen Sie es mit einem Buchstaben: Wenn alles andere fehlschlägt, können Sie immer noch einen guten altmodischen Brief schicken.
4. Rufen Sie sie an: Wenn alles andere fehlschlägt, greifen Sie zum Telefon und rufen Sie Ihren Kunden an. Manchmal ist eine persönliche Note der beste Weg, jemanden zum Bezahlen zu bewegen.

Es ist kein Geheimnis, dass die Jagd nach Zahlungen ein großer Schmerzpunkt für Unternehmen sein kann. Laut Intrum kostet die Verfolgung verspäteter Zahlungen europäische Unternehmen 275 Milliarden Euro pro Jahr und ein durchschnittliches Unternehmen benötigt 74 Tage, um eine Lösung zu finden. Es ist nicht nur frustrierend, mit Kunden zu verhandeln, die nicht pünktlich zahlen, sondern kann auch Ihren Cashflow ernsthaft belasten.

Eine Möglichkeit, die Jagd nach Zahlungen zu lindern, besteht darin, professionelle und höfliche Erinnerungen zu versenden. Natürlich solltest du vermeiden, nörgelnd oder bedrohlich zu wirken, aber du solltest auch nicht zu leichtfertig damit umgehen. Schließlich handelt es sich immer noch um einen Geschäftsvorgang.

Jeden Tag werden Unternehmen und Mitarbeiter mit Kommunikation überschwemmt. Daher sollte Ihre Zahlungserinnerung auffallen und Sie müssen ihr Ihren eigenen Stil verleihen. Ein persönlicher Stil erhöht die Wiedererkennung und verhindert, dass Ihre Erinnerungen im Spam-Ordner oder Papierkorb landen.

Hier sind ein paar Tipps, die Sie bei der Erstellung Ihrer Zahlungserinnerungen beachten sollten:

• Halten Sie es kurz und bündig: Niemand möchte eine lange, weitschweifige E-Mail (oder schlimmer noch, einen Brief) von seinem Buchhalter lesen. Kommen Sie direkt auf den Punkt und sagen Sie ihnen, was sie tun müssen.
• Verwenden Sie eine freundliche Sprache: Auch wenn Sie sie an Schulden erinnern, müssen Sie nicht übermäßig förmlich oder steif sein. Ein bisschen Wärme kann viel bewirken.
• Humor mit Bedacht einsetzen: Ein wenig Witz kann auch dazu beitragen, dass Ihre Botschaft schmackhafter wird. Aber Vorsicht – Humor kann nach hinten losgehen, also setze ihn sparsam ein.
• Machen Sie sich über die Konsequenzen im Klaren: Wenn Sie anrufen oder ein Einschreiben schicken müssen, stellen Sie sicher, dass dies im Voraus bekannt ist. Dadurch wird ihnen klar, dass Sie es mit der Bezahlung ernst meinen.
• Ändern Sie im Laufe der Zeit Ihren Kommunikationsstil. Die erste Kommunikation erfolgt idealerweise in einem kooperativen Ton. Im weiteren Verlauf des Prozesses kann die Kommunikation gezielter und direkter erfolgen.

Als Debitorenbuchhalter ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, den Überblick über Ihre Debitorenbuchhaltung zu behalten. Das bedeutet, zeitnahe Zahlungserinnerungen an Kunden zu senden und dies auf eine Weise zu tun, die Empathie und Verständnis zeigt. Schließlich können verspätete Zahlungen das Ergebnis vieler Faktoren sein, darunter einfache Vergesslichkeit oder unerwartete finanzielle Schwierigkeiten.

Hier sind ein paar Tipps, um Ihre Empathie hervorzuheben:

• Verwenden Sie eine Sprache, die zeigt, dass Sie ihre Umstände verstehen. Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Sie haben vergessen, Ihre Rechnung zu bezahlen", versuchen Sie: "Ich weiß, dass die Dinge in letzter Zeit schwierig waren, also wollte ich Sie nur daran erinnern, dass Ihre Zahlung fällig ist."
• Bieten Sie flexible Zahlungsoptionen an. Dies zeigt, dass Sie bereit sind, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um eine Lösung zu finden, die ihren Bedürfnissen entspricht.
• Sich gedulden. Manchmal dauert es eine Weile, bis Kunden ihre Zahlungen im Griff haben. Sie werden Vertrauen und Wohlwollen aufbauen, die lange in der Zukunft anhalten können, indem Sie Geduld und Verständnis zeigen.

Wenn Sie wie die meisten Debitorenbuchhaltung-Manager sind, wissen Sie, wie wichtig es ist, pünktlich bezahlt zu werden. Aber manchmal brauchen selbst die wohlmeinendsten Kunden eine Erinnerung. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, kurze, süße und auf den Punkt gebrachte Zahlungserinnerungen zu verfassen:

• Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie erwarten. Es macht keinen Sinn, beim Versenden einer Zahlungserinnerung mehrere Seiten zu erstrecken oder eine endlose E-Mail zu schreiben. Das ist nicht nur unnötig; Es rät von einer schnellen und direkten Zahlung ab. Geben Sie den geschuldeten Betrag, das Fälligkeitsdatum und eventuell anfallende Verspätungsgebühren an.
• Geben Sie eine kurze Erklärung an, warum pünktliche Zahlungen wichtig sind. Sie könnten zum Beispiel erwähnen, dass sich verspätete Zahlungen negativ auf den Cashflow Ihres Unternehmens auswirken können.

Wir alle kennen das: Wir starren auf einen leeren Posteingang oder ein leeres Portal und fragen uns, wo die nächste Zahlung ist. Wenn Sie für das Versenden von Zahlungserinnerungen an Kunden zuständig sind, ist es wichtig, den Inhalt der Betreffzeilen Ihrer Erinnerungen zu variieren, damit sie aus der Masse der E-Mails hervorstechen.

Hier sind ein paar Tipps:

1. Werden Sie persönlich: Versuchen Sie es anstelle von generischen Betreffzeilen wie "Zahlungserinnerung" mit etwas Persönlicherem, z. B. "Ich denke an Sie und hoffe, dass alles gut läuft".
2. Seien Sie konkret: Geben Sie den Betrag und den Zweck der Zahlung in der Betreffzeile an, damit keine Missverständnisse darüber aufkommen, was Sie verlangen.
3. Seien Sie kreativ: Verwenden Sie Wortspiele oder spielerische Sprache, um Aufmerksamkeit zu erregen und Ihre E-Mail hervorzuheben. Auf der anderen Seite sollten Sie entspannt sein – Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Kunden zufrieden sind.
4. Tue nicht: Erwähnen Sie am besten nicht, dass es sich um eine erste oder zweite Zahlungserinnerung in Ihrer Mail handelt. Warum? Denn die Kunden werden dann mit weiteren Mahnungen rechnen und die Zahlung noch weiter hinauszögern.

Ihre Kunden daran zu erinnern, ihre Rechnungen zu bezahlen, ist eine herausfordernde Aufgabe. Es ist noch schwieriger, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie vorgehen sollen. Erwähnen Sie in der Erinnerung mindestens die folgenden Informationen:

• Die Rechnungsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Der ursprüngliche Fälligkeitstermin
• Das neue späteste Zahlungsdatum oder eine bestimmte Zahlungsfrist für die Rechnung
• Der ausstehende Betrag
• Die Kontonummer, auf die die Rechnung bezahlt werden mussWählen Sie

Noch besser ist es, wenn Sie die betreffende Rechnung vorlegen. Dann sind alle notwendigen Daten für Ihren Kunden zugänglich und er weiß genau, wovon Sie sprechen. Die Einrichtung eines Käuferportals ist eine empfohlene Praxis, die Rechnungen und Zahlungsdetails zentralisiert und flexible Zahlungsmethoden für mehr Komfort bietet.

Auf diese Weise vermeiden Sie die typische Ausrede, dass ein Kunde die Originalrechnung nicht mehr finden kann, was es ihm ermöglicht, zu entscheiden, wann (und ob) er Maßnahmen ergreifen möchte.

Das Ziel einer Zahlungserinnerung ist es, Ihren Kunden zur Zahlung zu bewegen, aber sie sind nur dann effektiv, wenn sie das Bezahlen vereinfachen. Fügen Sie Ihrer Zahlungserinnerung einen Zahlungslink hinzu, damit sie Sie sofort bezahlen können.

Es ist ganz einfach: Je einfacher Sie es Ihnen machen, zu bezahlen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie bezahlt werden. Sparen Sie sich also Zeit und Geld, indem Sie Ihrer nächsten Zahlungserinnerung einen Zahlungslink hinzufügen. Ihr Bankkonto wird es Ihnen danken.

Wenn es um wichtige Angelegenheiten wie Zahlungen geht, ist es immer am besten, mit einer echten Person zu verhandeln. Wenn Sie die E-Mail-Adresse einer echten Person verwenden, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ihre Aufmerksamkeit erregen und sicherstellen, dass sie Ihre Nachricht sieht. Außerdem fühlt es sich persönlicher und menschlicher an, was den Unterschied ausmachen kann, wenn es darum geht, jemanden zum Handeln zu bewegen.

Wenn Sie also das nächste Mal jemanden daran erinnern, zu bezahlen, verwenden Sie die E-Mail-Adresse einer echten Person. Es könnte den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Ihre Zahlung pünktlich zu erhalten.

Wie jeder Geschäftsinhaber weiß, ist die Bezahlung für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung. Aber manchmal brauchen selbst die verantwortungsvollsten Kunden einen kleinen Anstoß, um den Überblick über ihre Rechnungen zu behalten. Wenn Sie die Vorteile Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung hervorheben, können Sie Ihren Kunden in Erinnerung rufen, warum sie überhaupt gerne mit Ihnen Geschäfte machen.

Fügen Sie beispielsweise am Ende der E-Mail ein PS hinzu, um Folgendes einzuschließen:

• Die Ankündigung einer neuen Funktion
• Ein Link zu einer Kundenerfolgsgeschichte
• Ein Link zu einem Blog

Wenn Kunden an den Wert erinnert werden, den sie von Ihrem Unternehmen erhalten, ist es wahrscheinlicher, dass sie der Zahlung Vorrang einräumen. Wenn Sie also das nächste Mal Erinnerungen versenden, überlegen Sie, wie Sie eine einfache Anfrage in eine positive Stärkung des Wertes Ihres Unternehmens verwandeln können. Das Ergebnis ist, dass Ihre Kunden gerne zahlen.

Eine der schwierigsten (und oft undankbarsten) Aufgaben für Fachleute der Debitorenbuchhaltung ist die Einforderung ausstehender Kundenzahlungen.

Obwohl es schwierig ist, die perfekte Balance zwischen Beharrlichkeit und Respekt zu finden, gibt es ein paar allgemeine Richtlinien, die Sie befolgen können, um wirksame Zahlungserinnerungen zu erstellen:

1. Erstens: Timing ist alles. Sie möchten keine zu frühe Erinnerung senden, da dies Ihrem Kunden den Eindruck vermitteln könnte, dass Sie ihn zur Zahlung drängen, aber Sie möchten auch nicht zu lange warten, da dies den Anschein erwecken könnte, dass Sie die Situation nicht ernst nehmen.
2. Zweitens: Seien Sie klar und prägnant in Bezug auf Fristen. Dies ist nicht die Zeit für Smalltalk oder Höflichkeiten – kommen Sie direkt auf den Punkt, damit Ihr Kunde genau weiß, was Sie wann verlangen.
3. Seien Sie höflich, aber bestimmt, bis Sie die Zahlung erhalten. Es ist wichtig, ein professionelles Auftreten zu bewahren, auch wenn du frustriert oder wütend bist.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Zahlungserinnerungen erstellen, die sowohl zeitnah als auch effektiv sind.

Verspätete Zahlungen sind der Fluch der Existenz eines jeden Kleinunternehmers. Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung: automatisierte Zahlungserinnerungen. Durch die Einrichtung automatischer Erinnerungen können Sie sich die Jagd nach verspäteten Zahlungen ersparen. Und das Beste daran ist, dass Sie tatsächlich schneller bezahlt werden.

Automatisierte, von der Debitorenbuchhaltung-Software generierte Erinnerungen können per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung gesendet werden, sodass Sie die beste Methode für sich und Ihre Kunden auswählen können. Sie können die Nachrichten sogar so anpassen, dass sie eine persönliche Note enthalten, die Ihre Kunden dazu anregt, pünktlich zu bezahlen. Wenn Sie es also leid sind, verspäteten Zahlungen hinterherzujagen, automatisieren Sie Ihre Zahlungserinnerungen mit Debitorenbuchhaltung-Software und werden Sie schneller bezahlt.

Niemand bekommt gerne Zahlungserinnerungen. Aber wir alle können ihre Notwendigkeit verstehen, besonders wenn die Miete fällig ist. Die gute Nachricht ist, dass Sie durch Befolgen der oben genannten Tipps effektive Zahlungserinnerungen schreiben können, die Ergebnisse erzielen. Und wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, automatisieren Sie Ihre Zahlungserinnerungen mit Billtrusts Business Payments Network, damit Sie sich nie wieder Sorgen über verspätete Zahlungen machen müssen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren!