Dieser Blogbeitrag wurde ursprünglich am 31. März 2022 veröffentlicht und am 30. Januar 2025 aktualisiert.
Stellen Sie sich vor, Ihr Forderungsteam ist nicht mehr in Tabellenkalkulationen versunken und jagt Zahlungsbestätigungen hinterher. Was wäre, wenn Rechnungen von selbst verschickt und Zahlungen ohne Aufwand abgeglichen würden? Für Finanzführungskräfte wie Sie ist dies nicht nur ein Traum – es ist die Blaupause für ein effektives Cash-Management. Die Frage ist, wie nah sind Sie daran, es Wirklichkeit werden zu lassen?
Effektive Abrechnungspraktiken für ein verbessertes AR-Management
Kunden dazu zu bringen, pünktlich zu zahlen, ist schon schwierig genug, aber der Prozess wird noch schwieriger, wenn zu Beginn Probleme auftreten. Fehler wie das Senden an den falschen Empfänger oder die Angabe ungenauer Details können alles zum Scheitern bringen, bevor die Sammlung überhaupt beginnt. Die Sicherstellung einer einwandfreien Rechnungsstellung schafft die Grundlage für den Erfolg.
Ein häufiges Hindernis besteht darin, dass Kunden behaupten, keine Rechnung erhalten zu haben. Das ist zwar manchmal echt, aber oft eine Verzögerungstaktik. Zähler
Dies geschieht, indem sie bestätigen, wie sie Rechnungen erhalten – sei es per E-Mail, über ein Portal oder auf eine andere Weise. Wenn ein Kunde eine Rechnung auf elektronischem Wege erhält, verifizieren Sie zunächst seine E-Mail-Adresse und korrigieren Sie sie gegebenenfalls. Wenn Sie dies sofort beheben, verringert sich die Wahrscheinlichkeit solcher Ansprüche bei zukünftigen Transaktionen.
Starten der Uhr
Wussten Sie, dass einige Kunden erst mit der Bearbeitung einer Rechnung beginnen, wenn sie in ihrem System landet? Verzögerungen sind hier kostspielig und unnötig. Lösungen wie
Self-Service-Portale oder automatisierte Tools für die Rechnungsstellung sind eine großartige Möglichkeit, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Rechnungsstellung an Kunden zu reduzieren. Sie sorgen für eine schnellere Lieferung, bestätigen den Eingang mit Prüfpfaden und starten den Rechnungsstellungsprozess effektiv, sobald die Rechnung erstellt wird.
Die Modernisierung Ihrer Rechnungszustellung spart Zeit und schließt die Lücke zwischen der Rechnungserstellung und der Zahlungsabwicklung, sodass Sie allen Ausreden einen Schritt voraus sind.
Das verworrene Geflecht der Fehlanwendungen im Zahlungsverkehr
Die Abrechnung endet nicht, sobald die Zahlung eingegangen ist. Nachdem Sie Ihren Käufern eine Rechnung gestellt haben, ist es wichtig, sicherzustellen, dass ihre Zahlungen korrekt ausgeführt werden. Einige der umstrittensten Anrufe, mit denen ich in meiner Karriere zu tun hatte, drehten sich um die falsche Anwendung von Zahlungen. Für den Kunden spielt es keine Rolle, ob es sich bei der Fehlanwendung um einen echten Fehler handelte oder ob der Fehler durch eine unvollständige oder falsche Überweisungsübersicht verursacht wurde.
Falsch angewendete Zahlungen – die viel zu oft vorkommen – können einen Dominoeffekt haben und zusätzliche Herausforderungen sowohl für Ihre internen Prozesse als auch für Ihre Kundenbeziehungen mit sich bringen.
- Falsche Kontostände
Zum einen können sie zu falschen Kontoständen führen, die zu Streitigkeiten oder Verzögerungen bei zukünftigen Zahlungen führen können. Auf der Kundenseite: Sie könnten fälschlicherweise glauben, dass ihre Rechnungen vollständig bezahlt sind, und alle offen bleibenden ignorieren, da ihr internes System sie möglicherweise als abgeschlossen anzeigt. - Unnötige Kontaktaufnahme für Sammlungen
Falsch angewendete Zahlungen können auch zu doppeltem oder unnötigem Mahnwesen führen, was Kunden frustriert und Geschäftspartnerschaften belastet. Intern erfordert die Lösung dieser Probleme oft einen erheblichen Aufwand von Ihren Debitorenbuchhaltung und Inkassoteams, wodurch Ressourcen von wichtigeren Aufgaben abgezogen und die Betriebskosten in die Höhe getrieben werden. - Schreckliche Kundenerfahrungen
Vielleicht wenden Sie sich an einen Kunden wegen einer Rechnung, die Sie als stark überfällig anzeigen, aber er besteht darauf, dass sie bereits bezahlt wurde. Man kann mit Sicherheit sagen, dass dies bei Ihrem Kunden nicht gut ankommen wird. Kunden könnten das Vertrauen in die Genauigkeit Ihres Abrechnungssystems verlieren, was zu wiederholten Anfragen oder Zögern führt, zukünftigen Aussagen zu vertrauen. Ihre internen Buchhaltungsprozesse könnten gestört werden, was zusätzliche Ressourcen erfordert, um Unstimmigkeiten auszugleichen. Kunden können negatives Feedback mit anderen teilen, was sich möglicherweise auf Ihren Ruf auswirken kann.
Komplexer kann die Situation werden, wenn Abzüge und Lastschriften Teil der Gleichung sind. Gutschriften, die irrtümlich in der Bargeldanwendung verwendet werden, werden dann vom Kunden rechtmäßig in Anspruch genommen. Offenes Bargeld, das nicht verwendet werden konnte, verbleibt auf dem Konto und wird verwendet, und dann nicht mehr, wenn festgestellt wird, für welche Rechnung es ursprünglich bestimmt war.
Je mehr Abzüge und Abbuchungen auf einem Konto anfallen, desto komplexer und katastrophaler können die Folgen einer falsch angewendeten Zahlung sein. Ein Konto, das mit Lastschriften und entsprechenden Gutschriften auf der Grundlage legitimer Abzüge gefüllt ist, ist schwer genug zu vereinbaren, aber wenn Sie Lastschriften und Gutschriften hinzufügen, die durch falsch angewendete Zahlungen verursacht wurden, kann es ein Albtraum sein. Es ist äußerst schwierig, Dutzende oder sogar Hunderte von Transaktionen zu durchforsten, die fälschlicherweise auf einem Konto eröffnet wurden.
Vermeidung der Falle unvollständiger Überweisungsübersichten
Sie haben die Rechnung einfach und pünktlich an Ihren Kunden erhalten, Sie haben die Zahlung angerufen und veranlasst, und die Zahlung ist eingegangen – Ende der Geschichte, oder? Brunnen
Nicht immer. Oft sind Überweisungsübersichten, die gesendet werden, unvollständig.
Möglicherweise fehlen ihnen die richtigen Details, sie haben veraltete Daten oder ungenaue Rechnungsreferenzen, die nicht mit den Informationen im ERP Ihres Unternehmens übereinstimmen. Es kann sein, dass Kunden einen veralteten Kontoauszug begleichen, einschließlich geschlossener Rechnungen oder Gutschriften, oder es gibt überhaupt keine Überweisungsübersicht.
Trotz der Bemühungen Ihres Teams um eine rechtzeitige Rechnungsstellung und einen rechtzeitigen Zahlungseinzug können unvollständige oder fehlende Überweisungsübersichten zu unnötigen Schleifen der Hin- und Herkommunikation führen und Inkasso oft zum Scheitern bringen.
Anstatt Kunden für die Zahlung zu kontaktieren, verbringt das Inkassoteam möglicherweise Zeit mit dem Abgleich von Konten. Abhängig von der Unternehmensstruktur kann es sogar zu einer Abhängigkeit von einer anderen Abteilung kommen, die die notwendigen Informationen zur Korrektur und erneuten Anwendung der Zahlung bereitstellt.
Dieser Prozess kann sowohl für Sammler als auch für Kunden sowohl mühsam als auch frustrierend sein und wertvolle Zeit und Energie abwenden. Geschickte Sammler könnten besser
Dieses Mal konzentrieren wir uns auf die Sicherung ausstehender Forderungen, um effektivere Ergebnisse zu erzielen.
Fehler durch Automatisierung minimieren
Ihr Inkasso-Team setzt auf reibungslose Abläufe während des gesamten Debitorenbuchhaltung. Jeder Schluckauf – von der Rechnungsstellung bis zur Zahlungsanwendung – führt zu Verzögerungen, die Leistungskennzahlen wie Days Sales Outstanding (DSO) belasten.
Glücklicherweise geht die Automatisierung diese Probleme umfassend an und mindert die Risiken von falsch angewendeten Zahlungen und ineffektiver Bargeldanwendung.
Die Automatisierung der Rechnungszustellung gewährleistet Genauigkeit und Aktualität. Intelligentere Bargeldanwendungssysteme nutzen Tools wie optische Zeichenerkennung (OCR) oder
Künstliche Intelligenz (KI) für bessere Genauigkeit. Diese Tools verwalten nahtlos unterschiedliche Überweisungsübersicht und sorgen so für weniger Fehler und einen schnelleren Abgleich.
Dies verbessert nicht nur Ihre interne betriebliche Effizienz, sondern auch das gesamte Kundenerlebnis. Kunden werden schnellere Updates zu schätzen wissen
ihre Kontostände und weniger Nachverfolgungen in Bezug auf Zahlungsunstimmigkeiten. Ihre Inkassoabteilung kann sich weniger auf den durch Fehler verursachten Abgleich konzentrieren, sondern mehr auf das Inkasso offener Forderungen.
Um Ihren nächsten Schritt nahtlos zu machen, erfahren Sie, wie unsere Lösungen Ihre Zahlungs- und Abstimmungsprozesse transformieren können. Wenden Sie sich noch heute an unser Team , um personalisierte Einblicke zu erhalten oder umsetzbare Strategien zur Optimierung Ihres Debitorenbuchhaltung-Workflows zu erfahren.
