So verbessern Sie Ihren Bargeldantragsprozess

Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juni 2024 veröffentlicht und im Februar 2025 aktualisiert.

Sie haben nicht viel Kontrolle darüber, wann Sie von Ihren Kunden bezahlt werden – aber sobald die Zahlung eingegangen ist, liegt alles bei Ihnen. Die Uhr läuft jetzt, und die Effizienz und Geschwindigkeit Ihres Bargeldantragsprozesses bestimmt sowohl den Cashflow Ihres Unternehmens als auch die Fähigkeit Ihrer Kunden, ihre Kreditwürdigkeit aufzufrischen.

Lassen Sie uns einige praktische Schritte durchgehen, die Sie unternehmen können, um Ihren Cash-Application-Prozess zu verbessern und die Cash-Application in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

Steigern Sie die Zahl Ihrer Kunden auf digitale Zahlungen um

Eines der Kernziele jeder Zahlungsakzeptanzstrategie sollte die Automatisierung sein, und digitale Zahlungen machen dieses Ziel weitaus erreichbarer. Warum? Denn digitale Transaktionen liefern zuverlässigere Überweisungsübersicht, die leichter zu verarbeiten und abzugleichen sind. Die Förderung der Einführung elektronischer Zahlungen verbessert Ihre Übereinstimmungsraten, vereinfacht den Abstimmungsprozess und bietet Kunden ein schnelleres und zuverlässigeres Zahlungserlebnis.

Während bei Papierprüfungen durch Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) ein gewisses Maß an Automatisierung möglich ist, beinhaltet der Prozess immer noch das manuelle Öffnen von Umschlägen und das Scannen von Schecks, um sie zu digitalisieren. Diese veraltete Methode fühlt sich unnötig umständlich an, vor allem, wenn Zahlungen von Anfang bis Ende vollständig digital erfolgen könnten.

Vorteile des digitalen Bezahlens:

• Geschwindigkeit: Digitale Transaktionen werden schneller verarbeitet als physische Schecks, wodurch sich die Zeit bis zur Freigabe von Geldern verkürzt.
• Genauigkeit: Elektronische Zahlungen minimieren Fehler, die häufig mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind.
• Sicherheit: Digitale Transaktionen bieten robuste Sicherheitsfunktionen, die das Betrugsrisiko verringern.

Indem Sie mehr Kunden auf digitale Zahlungen umstellen, haben Sie sich auf einen einfacheren automatisierten Bargeldantragsprozess vorbereitet.

Wie kann man digitale Zahlungen fördern?

Auch wenn digitale Zahlungen für Sie und Ihre Kunden letztlich bequemer sind, sind die AP-Prozesse einiger Kunden mit Arbeit überlastet und stecken in alten Mustern fest. Sie versuchen nicht, ihre Arbeitsweise neu zu erfinden – sie versuchen einfach, den Tag zu überstehen. Sie können Ihre Kunden jedoch zum digitalen Bezahlen ermutigen.

• Vereinfachen Sie den Prozess: Erleichtern Sie Ihren Kunden die Einrichtung und Nutzung digitaler Zahlungsmethoden, indem Sie ein Abrechnungs- und Zahlungsportal hosten.
• Informieren Sie Ihre Kunden: Kommunizieren Sie die Vorteile digitaler Zahlungen durch Newsletter, E-Mails und Webinare. Billtrust kann sogar E-Mail- und Telefonkampagnen durchführen, um Kunden für die Nutzung Ihres Portals zu gewinnen.
• Anreize für den Übergang schaffen: Bieten Sie Kunden, die auf digitale Zahlungen umsteigen, Rabatte oder andere Anreize an. Dies kann die Annahme von Kreditkartenzahlungen beinhalten.

Nutzen Sie Datenanalysen und KI

Ihre Daten sind ein wertvolles Gut. Durch die Identifizierung von Trends und verbesserungswürdigen Bereichen können Sie fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen, die die Effizienz und Genauigkeit im Laufe der Zeit verbessern. Überwachen Sie die Leistung der Match-Rate nach Kunde, Zahlungsmethode oder Zeitraum, um Trends und Lücken zu erkennen. Wenn beispielsweise bestimmte Kunden durchweg niedrigere Match-Raten aufweisen, kann eine gezielte Ansprache ihre spezifischen Probleme angehen und die Ergebnisse verbessern.

Darüber hinaus revolutioniert künstliche Intelligenz (KI) den Prozess der Bargeldanwendung mit einem noch nie dagewesenen Grad an Automatisierung. Die Integration von KI in Ihre Lösung kann erhebliche Vorteile erschließen und die Art und Weise, wie Sie Forderungen verwalten, verändern.

Vorteile von KI in der Bargeldanwendung:

• Prädiktives Matching: KI-Algorithmen können Zahlungen mit hoher Genauigkeit vorhersagen und mit Rechnungen abgleichen, selbst wenn die Daten unvollständig oder mehrdeutig sind.
• Erkennung von Anomalien: KI kann Anomalien identifizieren und potenzielle Fehler oder betrügerische Aktivitäten kennzeichnen, um die Sicherheit und Compliance zu verbessern.
• Kontinuierliche Verbesserung: KI-Systeme lernen und passen sich im Laufe der Zeit an und verbessern kontinuierlich ihre Leistung und Genauigkeit.

Erfassen Sie automatisch E-Mail-Überweisungsübersichten von Automated Clearing House (ACH) und Kreditkarten

Eine der Herausforderungen, mit denen Debitorenbuchhalter (Debitorenbuchhaltung) konfrontiert sind, ist die manuelle Erfassung von Überweisungsübersicht per E-Mail – eine Aufgabe, die sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig ist. Die Automatisierung dieses Prozesses kann die Effizienz und Genauigkeit drastisch verbessern.

Schlüssel zur Automatisierung der Überweisungsübersicht:

• OCR-Technologie verwenden: Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) kann relevante Zahlungsinformationen automatisch aus E-Mail-Überweisungsübersichten, einschließlich PDFs und gescannten Schecks, lesen und extrahieren.
• Direkte Zahlungen an einen automatisierten Posteingang: Billtrust kann E-Mail-Zahlungen automatisch öffnen. Wir können per E-Mail gesendete Kreditkartenzahlungen verarbeiten und Überweisungsübersichten von per E-Mail gesendeten Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen erfassen, sobald sie gesendet werden.

Halten Sie Ausschau nach intelligentem Abgleich und Ausnahmebehandlung

Moderne Cash-Application-Lösungen nutzen KI-gestützte Matching-Engines, um Zahlungen mit Überweisungsübersichten abzugleichen. Dieser Prozess wird von zwei Hauptansätzen bestimmt: regelbasiertes Matching und vertrauensbasiertes Matching. Regelbasierte Systeme arbeiten nach strengen, vordefinierten Regeln, während vertrauensbasierte Systeme maschinelles Lernen nutzen, um sich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Beim konfidenzbasierten Abgleich werden Zahlungen, die eine vordefinierte Konfidenzbewertung überschreiten, automatisch verarbeitet, während Zahlungen, die darunter fallen, an eine Ausnahmebehandlungsschnittstelle weitergeleitet werden. Dieser Arbeitsbereich sollte so gestaltet sein, dass er intelligente Vorschläge bietet, so dass die meisten Ausnahmen mit nur wenigen Klicks behoben werden können und so der manuelle Aufwand minimiert wird.

Pflegen Sie eine starke Kommunikation mit den Kunden

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden – und Ihr Debitorenbuchhaltung-Team – vom ersten Tag an erfolgreich sind. Nutzen Sie den Onboarding-Prozess, um Ihre Zahlungs- und Überweisungsübersicht, bevorzugten Zahlungsmethoden und Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler klar darzulegen. Durch die Bereitstellung einer kleinen zusätzlichen Anleitung im Vorfeld können Sie viel Zeit sparen und später größere Probleme vermeiden.

Aber auch später sind offene Kommunikationskanäle mit den Kunden von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Überweisungsübersicht mit ihren Zahlungen bereitstellen und so Inkongruenzen und Diskrepanzen reduzieren.

Implementieren Sie eine Lösung mit einer hohen Matching-Rate in Ihrer Branche

Die Match-Rate bezieht sich auf den Prozentsatz der Zahlungen, die ohne manuellen Eingriff korrekt mit offenen Rechnungen abgeglichen werden können. Die Implementierung einer Lösung, die sich als hohe Übereinstimmungsrate für Kollegen in Ihrer Branche erwiesen hat, kann die Arbeitsbelastung Ihres Debitorenbuchhaltungsteams erheblich reduzieren.

Hauptmerkmale von Lösungen mit hoher Match-Rate:

• Erweiterte Algorithmen: Setzen Sie hochentwickelte Algorithmen ein, die Zahlungen anhand mehrerer Kriterien wie Betrag, Datum und Referenznummern den Rechnungen zuordnen können.
• Anpassbare Regeln: Ermöglicht die Anpassung der Übereinstimmungsregeln an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen.
• Lernfähigkeit: Wählen Sie Lösungen, die aus früheren Übereinstimmungen lernen, um die zukünftige Genauigkeit zu verbessern.

Tipps für die Auswahl der richtigen Lösung:

• Bewerten Sie Anbieter: Führen Sie gründliche Bewertungen verschiedener Anbieter durch, um diejenigen zu identifizieren, die die höchsten Übereinstimmungsraten für Ihre Branche bieten.
• Rückkopplungsschleife: Richten Sie eine Feedbackschleife mit Ihrem Anbieter ein, um die Match-Rate basierend auf der realen Nutzung kontinuierlich zu verbessern.
• Leistungsmetriken: Stellen Sie sicher, dass Sie die Statistiken zur Hand haben, mit denen Sie die Übereinstimmungsraten im Laufe der Zeit verbessern können.

Etablieren Sie eine Feedbackschleife

Die besten Bargeldanwendungsprozesse sind nicht statisch. Überprüfen und verfeinern Sie regelmäßig Ihre Zahlungsabläufe, Überweisungsübersicht, Zuordnungsregeln und Ausnahmen, um mit dem sich ändernden Kundenverhalten und dem technologischen Fortschritt Schritt zu halten.

Auf diese Weise können Sie Trends oder wiederkehrende Probleme erkennen, unabhängig davon, ob sie auf interne Prozesse oder das Kundenverhalten zurückzuführen sind. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Matching-Regeln und Überweisungsübersicht zu verfeinern und so langfristige Verbesserungen zu erzielen.

Betonen Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Die Anwendung von Bargeld ist nicht nur ein AR-Problem, sondern eine unternehmensweite Anstrengung. Bringen Sie Ihre Debitorenbuchhaltung-, Vertriebs- und Kundendienstteams zusammen, um eine konsistente Kommunikation mit den Kunden über Zahlungsprozesse zu gewährleisten. Durch diese Abstimmung können Streitigkeiten schneller gelöst und Inkongruenzen verhindert werden, bevor sie entstehen.

Die nächste Evolution der Bargeldverwendungsprozesse

Die Digitalisierung und Automatisierung des Bargeldantragsprozesses hat Debitorenbuchhaltung neue Möglichkeiten eröffnet. Da radikal weniger Zeit für manuelle Prozesse aufgewendet wird, können sich Debitorenbuchhaltung-Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren, die den Rest des Unternehmens unterstützen.

Und mit einem schnellen, effizienten und genauen Cash-Anwendungsprozess können Sie freien Cashflow und Betriebskapital auf einem Niveau bereitstellen, das Unternehmen von der Konkurrenz abhebt.

Sind Sie bereit, Ihren Bargeldantragsprozess in einen leistungsstarken Vorteil für Ihr Unternehmen zu verwandeln? Machen Sie noch heute den ersten Schritt mit dem E-Book The Cash Application Advantage