Was ist der Prozess der Bargeldanwendung und warum ist er wichtig?

Dieser Blog wurde ursprünglich im Oktober 2017 veröffentlicht und im Oktober 2024 mit weiteren Informationen über den Bargeldantragsprozess aktualisiert, einschließlich der Bedeutung der Automatisierung der Bargeldanwendung für die Effizienz, der Reduzierung menschlicher Fehler und mehr.

Im Kern bezieht sich die Bargeldanwendung auf einen kritischen Prozess innerhalb der Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens, bei dem eingehende Zahlungen abgeglichen und auf die entsprechenden Rechnungen angewendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die erhaltenen Zahlungen in den Finanzunterlagen des Unternehmens korrekt wiedergegeben werden. Um dies zu erreichen, müssen die Zahlungen zunächst über verschiedene Kanäle (z. B. Banküberweisungen, Schecks, Kreditkartenzahlungen) abgewickelt werden und anschließend die genauen Beträge mit den spezifischen Rechnungen abgeglichen, die sie begleichen sollen. Wenn die Cash-Anwendung effizient ausgeführt wird, bietet sie eine Echtzeit-Momentaufnahme des Cashflows und der Forderungen eines Unternehmens und ermöglicht so ein besseres Finanzmanagement und eine bessere Prognose.

Wie wird die Bargeldanwendung verwendet?

Die Verwendung von Bargeldanwendungen im Geschäftsbetrieb entfaltet sich durch eine Reihe wichtiger Schritte, die darauf abzielen, den Prozess zu rationalisieren und die Genauigkeit zu erhöhen. Zunächst beginnt der Prozess mit dem Einzug von Zahlungen von Kunden, der durch verschiedene Methoden erreicht werden kann, darunter direkte Banküberweisungen, Online-Zahlungen oder physische Schecks. Infolgedessen stoßen Unternehmen häufig auf Zahlungen, bei denen Beträge für mehrere Rechnungen aggregiert werden, was eine genaue Aufschlüsselung und Anwendung auf jede einzelne Rechnung erforderlich macht. Die nachfolgenden Schritte umfassen die sorgfältige Eingabe von Zahlungsdetails in ein Buchhaltungs- oder ERP-System, den Abgleich, um jede Zahlung mit der entsprechenden Rechnung abzugleichen, und die entscheidende Lösung von festgestellten Unstimmigkeiten oder Inkongruenzen. Die letzten Phasen umfassen Berichte und Analysen, bei denen die angewandten Zahlungen dazu beitragen, aufschlussreiche Berichte über die finanzielle Gesundheit, das Zahlungsverhalten der Kunden und potenzielle Cashflow-Probleme zu erstellen. Dies unterstreicht den informativen Wert der Bargeldanwendung für die effiziente Verwaltung von Finanzoperationen.

Warum ist der Einsatz von Bargeld wichtig?

Die Bedeutung der Bargeldanwendung in der Wirtschaft kann kaum hoch genug eingeschätzt werden, wenn man bedenkt, dass sie erhebliche Auswirkungen auf mehrere kritische Bereiche hat. Effizient verwaltete Bargeldanwendungsprozesse verbessern das Cashflow-Management, indem sie sicherstellen, dass Zahlungen schnell und genau ausgeführt werden, und bieten einen Echtzeit-Überblick über die Finanzlage eines Unternehmens. Dies wiederum verbessert die Entscheidungsfindung im Zusammenhang mit der Finanzplanung. Darüber hinaus spielt der Prozess eine wichtige Rolle bei der Steigerung der Kundenzufriedenheit, indem er Abrechnungs- und Kontofehler minimiert, wodurch Zahlungsstreitigkeiten reduziert und das Kundenerlebnis verbessert werden. Aus Sicht des Risikomanagements hilft ein präziser Zahlungsabgleich bei der frühzeitigen Erkennung von Diskrepanzen und mindert Risiken im Zusammenhang mit Betrug, Buchhaltungsfehlern und finanziellen Falschangaben. Darüber hinaus profitiert die betriebliche Effizienz von der Automatisierung der Bargeldanwendungsprozesse, wodurch die manuelle Arbeit und das damit verbundene Risiko menschlicher Fehler reduziert werden. Schließlich ist ein optimierter Cash-Application-Prozess von entscheidender Bedeutung, um eine genauere und zeitnahere Finanzberichterstattung und -analyse zu ermöglichen und unschätzbare Erkenntnisse für die Prognose, Budgetierung und Bewertung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens zu liefern. Im Wesentlichen unterstützt ein robuster Cash-Application-Prozess nicht nur die Liquidität und den Cashflow, sondern auch solide Buchhaltungspraktiken, Kundenzufriedenheit sowie strategische Finanzplanung und -analyse.

Als Cash Application bezeichnet man den Abgleich eingehender Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen und Kundenkonten. Scheck-, Automated Clearing House (ACH)-, Überweisungs- und Kreditkartenzahlungen werden überprüft und dann mit offenen Rechnungen abgeglichen, und diese Rechnungen werden als bezahlt markiert. Schauen wir uns den Prozess der Bargeldanwendung genauer an und überlegen, wie Ihr Unternehmen von seiner Rationalisierung profitieren kann:

1. Aggregating payments and remittances: Sammeln aller eingehenden Zahlungen und der damit verbundenen Überweisungsübersicht aus verschiedenen Kanälen.
2. Abgleich von Zahlungen mit Rechnungen: Identifizieren und Abgleichen von erhaltenen Zahlungen mit den entsprechenden offenen Rechnungen.
3. Abzüge für die Codierung: Verarbeitung und Anwendung von Abzügen oder Anpassungen gemäß der Überweisungsübersicht.

Rolle der Technologie bei der Rationalisierung der Bargeldanwendung

Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des Prozesses der Bargeldanwendung. Mit Fortschritten in den Bereichen KI und Automatisierung können Unternehmen diesen Prozess erheblich rationalisieren. Automatisierte Systeme können manuelle Aufgaben reduzieren, die Genauigkeit verbessern und eine bessere Zusammenarbeit im Team ermöglichen. So können KI-gestützte Tools beispielsweise Zahlungen automatisch mit Rechnungen abgleichen, indem sie Überweisungsübersichten lesen und interpretieren, was den Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert und Fehler minimiert. Diese Technologie beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern bietet auch Echtzeit-Updates, die ein effizienteres Cashflow-Management ermöglichen.

Automatisierungstechnologien wie KI und maschinelles Lernen haben den Prozess der Bargeldanwendung revolutioniert. So tragen diese Technologien zur Rationalisierung des Prozesses bei:

• Automatisierte Aggregation von Überweisungsübersichten: KI kann Überweisungsübersichten aus verschiedenen Quellen wie E-Mail, elektronischem Datenaustausch (EDI) und Online-Portalen automatisch sammeln und kategorisieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und das Risiko von Fehlern im Zusammenhang mit der Verarbeitung mehrerer Formate und Quellen von Zahlungsinformationen wird reduziert.
• KI-gestützter Rechnungsabgleich: Algorithmen des maschinellen Lernens können Überweisungsübersichten und Rechnungen analysieren, um Zahlungen genau den richtigen Rechnungen zuzuordnen. Diese Algorithmen lernen aus historischen Daten und Mustern und verbessern ihre Genauigkeit im Laufe der Zeit kontinuierlich. Diese Funktion beschleunigt den Matching-Prozess erheblich und reduziert den manuellen Aufwand.
• Erfassung von Einzahlungen aus der Ferne: Fortschrittliche Technologien ermöglichen auch die Erfassung von Einlagen aus der Ferne, so dass Unternehmen Schecks elektronisch einzahlen können, ohne die Bank physisch besuchen zu müssen. Dieser Prozess lässt sich in das Bargeldanwendungssystem integrieren, um den Zahlungsstatus automatisch zu aktualisieren, den Prozess weiter zu rationalisieren und das Cashflow-Management zu verbessern.
• Prädiktive Analysen: KI-gesteuerte prädiktive Analysen können das Zahlungsverhalten und Trends auf der Grundlage historischer Daten prognostizieren. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, ihren Cashflow effektiver zu verwalten, indem sie Zahlungsverzögerungen antizipieren und die Kreditrichtlinien entsprechend anpassen.
• Fehlererkennung und -behebung: Maschinelles Lernen kann Diskrepanzen und potenzielle Fehler in Echtzeit erkennen und kennzeichnen, was eine schnellere Lösung ermöglicht. Automatisierte Systeme können auch Korrekturmaßnahmen vorschlagen, wodurch der Zeitaufwand für die manuelle Fehlerbehebung reduziert und die Gesamtgenauigkeit verbessert wird.

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Eines der wichtigsten Dinge, die es über die Zuordnung von Zahlungseingängen zu wissen gibt, ist: Kein Cash-Application-Verfahren ist wie das andere; die Prozesse sind so unterschiedlich wie die Unternehmen. Eine Vielzahl von Faktoren kann in den Prozess der Bargeldanwendung eine Rolle spielen, wie z. B. die Anzahl der Kunden, die Anzahl der Rechnungen, die zum Versenden von Rechnungen verwendeten Liefermethoden, Zahlungsmethoden und vieles mehr. Der Prozess kann aufgrund der Verarbeitung mehrerer Quellen und Formate von Rechnungen, Belegen und Überweisungsübersichten komplex sein. Es handelt sich oft um eine zeitaufwändige Datenerfassung und einen Abgleich, was zu Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung von Genauigkeit und Effizienz führen kann. In der Regel beinhaltet der Prozess bis zum erfolgreichen Abschluss jedoch eine Handvoll Schritte. Dazu können (unter anderem) gehören:

• Einrichten von Konten für neue Kunden
• Empfangen von Zahlungen für gelieferte Produkte und/oder Dienstleistungen
• Eingabe von Zahlungsinformationen in die entsprechende Software oder Datenbank
• Abgleichen von Bankkonten
• Untersuchung aller festgestellten Zahlungsabweichungen

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, den Cash-Application-Prozess durchzuführen: manuell oder automatisch. Bei einem manuellen Verfahren geht ein Spezialist für die Zuordnung von Zahlungseingängen oder ein Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung alle Zahlungen und Überweisung nach und nach durch und gleicht sie mit den dazugehörigen Rechnungen ab, indem er den Kundennamen und die auf der Rechnung angegebene Nummer überprüft. Diese Informationen werden dann ins ERP-System des Unternehmens eingespeist. Der manuelle Ansatz ist arbeits- und zeitintensiv und nur schlecht skalierbar. Darüber hinaus gibt es Raum für menschliches Versagen. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, ihre Cash-Application-Prozesse zu automatisieren. Eine automatisierte Zuordnung von Zahlungseingängen verringert nicht nur den Zeitaufwand des Prozesses, sondern auch die Anfälligkeit für menschliche Fehler. Je komplexer der Prozess der Bargeldanwendung eines Unternehmens für ein Unternehmen wird, desto dringender wird der Bedarf an Automatisierung.

Herausforderungen bei der manuellen Bargeldanwendung

Manuelle Bargeldanwendungsprozesse stellen mehrere große Herausforderungen dar:

1. Menschliches Versagen: Manuelle Prozesse sind sehr anfällig für menschliche Fehler. Spezialisten für Bargeldanwendungen können Zahlungsdetails falsch interpretieren, Fehler bei der Dateneingabe machen oder Zahlungen falsch mit Rechnungen abgleichen. Diese Fehler können zu einer fehlerhaften Anwendung von Zahlungen führen, was die Finanzberichterstattung stören und sich auf die Kundenbeziehungen auswirken kann.
2. Zeitaufwand: Der manuelle Prozess ist zeitintensiv. Spezialisten müssen Zahlungen manuell überprüfen und abgleichen, was oft mit sich wiederholenden Aufgaben wie dem Sortieren großer Transaktionsmengen und dem Umgang mit verschiedenen Zahlungsformaten verbunden ist. Dieser langwierige Prozess kann die Umsatzrealisierung verzögern und den Cashflow beeinträchtigen. Die Automatisierung rationalisiert nicht nur diese Aufgaben, sondern gibt Ihrem Team auch die Möglichkeit, sich auf strategische, wertschöpfende Aufgaben wie Finanzplanung und -analyse zu konzentrieren, was letztendlich das Unternehmenswachstum und die Innovation vorantreibt.
3. Die Komplexität des Abgleichs von Zahlungen mit Rechnungen: Der manuelle Abgleich von Zahlungen mit Rechnungen kann komplex sein, insbesondere wenn es sich um mehrere Zahlungsquellen und -formate handelt. Diskrepanzen zwischen Zahlungsbeträgen und Rechnungsdetails erfordern umfangreiche Untersuchungen und Lösungen, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Abschluss des Prozesses erhöht.
4. Verlangsamter Cashflow: Die manuelle Bargeldzuweisung kann zeitaufwändig sein und sich negativ auf den Cashflow auswirken. Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung und beim Abgleich von Rechnungen können zu einer langsameren Umsatzrealisierung führen und die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, Barmittel für betriebliche Zwecke zu verwenden.

Die Vorteile der Automatisierung bei der Bargeldanwendung

Ein effizienter Prozess der Bargeldanwendung bietet zahlreiche Vorteile:

1. Schnellere Bearbeitungszeiten: Die Automatisierung beschleunigt den Abgleich von Zahlungen mit Rechnungen und reduziert den Zeitaufwand für den Abschluss des Prozesses erheblich. Dies ermöglicht es Unternehmen, das Geld schneller für betriebliche Anforderungen zu verwenden und Verzögerungen bei der Umsatzrealisierung zu reduzieren.
2. Verbesserte Genauigkeit: Automatisierte Systeme reduzieren das Risiko menschlicher Fehler, indem sie die manuelle Dateneingabe und den Abgleich von Aufgaben überflüssig machen. KI-gesteuerte Tools können Überweisungsübersichten genau interpretieren und Zahlungen korrekt anwenden, was zu weniger Diskrepanzen und zuverlässigeren Finanzunterlagen führt.
3. Kontrollierte Kosten: Die Automatisierung trägt dazu bei, die Betriebskosten vorhersehbar zu halten, indem sie den Bedarf an manueller Arbeit verringert und Fehler minimiert, die zu kostspieligen Korrekturen führen können.  Darüber hinaus können automatisierte Prozesse größere Transaktionsvolumina bewältigen, ohne dass eine entsprechende Personalaufstockung erforderlich ist, was sie zu einer kostengünstigen Lösung für wachsende Unternehmen macht.
4. Verbesserte Skalierbarkeit: Automatisierte Systeme können problemlos mit Ihrem Unternehmen skaliert werden. Bei steigendem Transaktionsvolumen kann die Automatisierung die zusätzliche Arbeitslast bewältigen, ohne dass wesentliche Änderungen oder zusätzliche Ressourcen erforderlich sind.
5. Besseres Kundenerlebnis: Durch die Rationalisierung des Bargeldantragsprozesses können Unternehmen flexiblere Zahlungsoptionen und schnellere Bearbeitungszeiten anbieten, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt. Die Automatisierung hilft auch dabei, Zahlungsprobleme umgehend zu beheben und genaue Aufzeichnungen zu führen, was den Kundenservice insgesamt verbessert.

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Für Debitorenbuchhaltung ist der Prozess der Bargeldanwendung oft mit Kopfschmerzen, Frustration und Sackgassen verbunden. Vieles davon ist auf die Tatsache zurückzuführen, dass viele Unternehmen die Bargeldanwendung immer noch manuell handhaben, was mittlerweile eine veraltete Methode ist. Billtrust bietet Lösungen für die Debitorenbuchhaltung, die perfekt an Ihr Unternehmen angepasst werden können, einschließlich der Automatisierung von Bargeldanwendungen.

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