Was ist ein Short Pay? Wie man mit kurzen Zahlungen umgeht

Dieser Blogbeitrag wurde ursprünglich im November 2017 veröffentlicht und am 4. Oktober 2024 mit unseren umfassenden Top 10 Best Practices zur Vermeidung von Kurzzahlungen aktualisiert.

Was ist eine zu kurz bezahlte Rechnung?

Jeder Kredit-, Finanz- und Inkassomanager wird Ihnen sagen, dass Fehlzahlungen die Fähigkeit jedes Unternehmens, Zeit, Ressourcen und Cashflow zu verwalten, verheerend beeinträchtigen. Es gibt keine Möglichkeit, kurze Zahlungen zu vermeiden, und es kann schwierig sein, sie zu verwalten. Gehen wir ein paar Schritte zurück und verstehen wir zunächst, was Short Pays sind, warum sie passieren und wie man sie reduzieren kann, einschließlich des Einsatzes von Debitorenbuchhaltung-Software. Eine Fehlzahlung ist eine Teilzahlung einer Rechnung, die aus irgendeinem Grund erfolgen kann. Zu geringen Zahlungen kann es kommen, wenn ein Käufer das Gefühl hat, dass die vertraglich vereinbarte Arbeit oder Dienstleistung nicht erfüllt wurde, oder sie können als Hinhaltetaktik verwendet werden, um zu vermeiden, dass der gesamte fällige Betrag gezahlt wird.

Was müssen Sie also sonst noch über Unterbezahlung wissen, um eine Strategie zu entwickeln, mit der Sie effizient damit umgehen können?

Warum bezahlen Unternehmen Rechnungen zu kurz?

Es gibt so viele Gründe, eine Rechnung zu kurz zu bezahlen, aber die meisten Gründe lassen sich in eine von zwei Kategorien einteilen – gültig und ungültig. Zu den legitimen, erwarteten Gründen gehören:

• Eine Warensendung kam beschädigt an
• Nicht alle Waren oder Dienstleistungen wurden wie vereinbart pünktlich erbracht
• Handelsaktionen und andere Marketingrabatte, die nicht in der Rechnung aufgeführt sind
• Verkaufsrabatt, der auf einen Kunden ausgeweitet wird und sich nicht im Preis- und Fakturierungssystem widerspiegelt
• Verdiente Rabatte für vorzeitige Zahlung
• Zahlungsplan mit dem Inkassoteam ausgehandelt

Es gibt auch Einkäufer, die Rechnungen aus ungültigen Gründen oder aus Gründen, die vom Lieferanten nicht vereinbart wurden, unerwartet zu kurz bezahlen. Einige davon können sein:

• Der Käufer ist knapp bei Kasse und kann die Rechnung nicht vollständig bezahlen
• Menschliches Versagen
• Unverdienter Rabatt – Nutzung eines Frühzahlungsrabatts nach Ablauf der Frist
• Der Käufer zahlt nur einige Rechnungen, nicht alle, und stellt keine vollständige Überweisungsübersicht zur Verfügung, was den Prozess der Bargeldanwendung erschwert
• Zahlungstaktik zur Verwaltung des Cashflows
• Geschäftsstrategie mit der Hoffnung, dass der Lieferant die kurze Vergütung abschreibt

Die Auswirkungen von zu kurz bezahlten Rechnungen auf Unternehmen

Kurze Zahlungen können den Cashflow stören, die Lieferantenbeziehungen belasten und den Verwaltungsaufwand erhöhen. Sie können zu Folgendem führen:

1. Betriebsstörungen: Schwierigkeiten bei der Budgetierung und Prognose aufgrund eines inkonsistenten Cashflows.
2. Erhöhte Verwaltungskosten: Mehr Zeit und Ressourcen für die Abstimmung und das Streitbeilegung.
3. Mögliche rechtliche und vertragliche Fragen: Bestehen weiterhin kurze Zahlungen, kann dies zu Rechtsstreitigkeiten oder Neuverhandlungen von Konditionen führen.

Jetzt lesen → Kurzfristige Zahlungen mit Kreditmangement-Strategien bewältigen [Blog]

Was ist der Unterschied zwischen Abzugsmanagement und Streitbeilegung?

Die eigentliche Frage, die man sich stellen muss, ist, handelt es sich um erwartete oder unerwartete Fehlzahlungen? Während sich beide Strategien mit kurzen Löhnen befassen, behandeln sie die beiden sehr unterschiedlichen Aspekte dieses zeitaufwändigen Problems. Das Abzugsmanagement bezieht sich auf die Technologie und die Strategien, die für den Umgang mit gültigen oder erwarteten Fehlzahlungen verwendet werden, und wird in der Regel von Ihrem Debitorenbuchhaltungsteam durchgeführt. Dispute Management ist die Methode, die Sie für den Umgang mit unerwarteten, ungültigen Differenzzahlungen verwenden, und wird häufig von einem separaten Inkassoteam durchgeführt, wenn Ihr Unternehmen über eines verfügt.

Wie beheben Sie Unterzahlungen?

Die Wahrheit ist, dass kein Unternehmen jemals die Short-Pays vollständig loswerden kann. Aber der Einsatz taktischer Strategien und der richtigen Technologie kann jedem Unternehmen helfen, langfristige Lösungen zu schaffen, die die Anzahl der Fehlzahlungen reduzieren.

Um das Auftreten von Leerzahlungen zu verringern und eine rechtzeitige Abrechnung zu gewährleisten, müssen Sie eine Strategie entwickeln und Prozesse einrichten, damit das Auftreten von Mangelzahlungen seltener vorkommt. Der Schlüssel liegt in der Prävention, bei der proaktive Maßnahmen ergriffen werden, um dieses Problem effektiv anzugehen.

Eine effiziente Abwicklung von Short-Pays erfordert ein strukturiertes Vorgehen:

1. Identifizieren Sie die Ursache: Stellen Sie fest, ob die Fehlzahlung auf einen gültigen Abzug oder einen Fehler/Streit zurückzuführen ist.
2. Kommunizieren Sie mit dem Käufer: Wenden Sie sich umgehend an uns, um das Problem zu klären und die notwendigen Informationen zu sammeln.
3. Dokumentieren und überprüfen: Pflegen Sie eine gründliche Dokumentation, um Ihre Position zu untermauern und Streitigkeiten beizulegen.
4. Verhandeln Sie bei Bedarf: Nehmen Sie Verhandlungen auf, um etwaige Unstimmigkeiten auszuräumen und eine einvernehmliche Lösung zu finden.

Unsere Top 10 Best Practices zur Vermeidung von Kurzzahlungen:

Um Situationen mit zu geringen Zahlungen zu vermeiden, beachten Sie Folgendes:

1. Stellen Sie Ihren Kunden zeitnah und präzise Rechnungen. Je früher ein Kunde eine Rechnung erhält, desto eher ist es wahrscheinlich, dass er sie bezahlt. Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen fehlerfrei sind, vorzugsweise durch eRechnungsstellung und Automatisierung. Überprüfen Sie alle Zahlen und Details, um die Richtigkeit und Übereinstimmung mit den vereinbarten terms.AR Automatisierungssoftware gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden schnell Rechnungen zu stellen und schnelle Zahlungen elektronisch einzureichen. Und das Beste: Da die Zahlungs- und Überweisungsübersichtinformationen miteinander verknüpft sind, wird auch Ihr Bargeldantragsprozess automatisiert.
2. Kommunizieren Sie die Zahlungsbedingungen klar. Legen Sie eine offizielle Rechnungsrichtlinie fest, in der akzeptable Zahlungsmethoden, Verspätungsgebühren und Strafen für verspätete Zahlungen aufgeführt sind. Diese Klarheit hilft dabei, Erwartungen bei Käufern zu wecken und fördert einen reibungsloseren Rechnungs- und Zahlungsprozess, einschließlich des Umgangs mit kurzfristigen Zahlungen.
3. Senden Sie zeitnahe Zahlungserinnerungen. Stellen Sie Ihren Kunden einige Tage vor Fälligkeit der Zahlungen freundliche Erinnerungen zur Verfügung. Diese aufmerksame Geste dient als sanfter Anstoß und zeigt Ihr Engagement für die Aufrechterhaltung einer starken Geschäftsbeziehung.
4. Optimieren Sie Zahlungsprozesse. Das Angebot bequemer Zahlungsoptionen, wie z. B. elektronischer Überweisungen, fördert schnelle Zahlungen und verringert die Wahrscheinlichkeit von Kurzzahlungen. Bieten Sie Flexibilität bei den Zahlungsmethoden, sodass Kunden wählen können, wie sie bezahlen möchten, einschließlich Teilzahlungen oder Zahlungsversprechen in bestimmten Situationen. Sie können die Technologie nutzen, um zu steuern, welche Zahlungen Sie von Kunden akzeptieren und wann Sie sie akzeptieren.
5. Halten Sie offene Kommunikationswege aufrecht. Wenden Sie sich im Falle einer kurzen Zahlung umgehend an den Kunden, um das Problem zu lösen und eine Lösung zu finden. Richten Sie klare Kommunikationskanäle ein, einschließlich klar definierter Verträge, Zahlungsbedingungen, Fälligkeitstermine und akzeptabler Zahlungsmethoden.
6. Lösen Sie Streitigkeiten und Fehler schnell. Verfügen Sie über einen klar definierten Prozess, um Streitigkeiten oder potenzielle Fehler bei der Rechnungsstellung schnell zu bearbeiten. Die Auseinandersetzung mit diesen Problemen zeugt von Professionalität und trägt zur Aufrechterhaltung einer positiven Geschäftsbeziehung bei.
7. Verfolgen Sie Zahlungen genau. Überwachen Sie die Zahlungen regelmäßig, um Fälle von Fehlzahlungen frühzeitig zu erkennen. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht ein rechtzeitiges Eingreifen und eine Lösung. Es wird Ihnen auch helfen, Verbesserungen vorzunehmen, die zu langfristigen Ergebnissen führen.
8. Verwenden Sie Software mit Abzugs- oder Streitbeilegungsmanagementfunktionen. Auf diese Weise können Ihre Kunden und Ihr Inkassoteam Ursachencodes verwenden, um Kurzzahlungen zu erklären.
9. Bewahren Sie sich Flexibilität mit kurzen Zahlungen. Debitorenbuchhaltung-Software ermöglicht es Ihnen, eingehende Gelder anzunehmen oder solche Vorkommnisse einzuschränken, um sicherzustellen, dass Sie die Kontrolle über Ihren Cashflow haben.
10. Verwenden Sie Kreditlimits. Für Kunden, die nicht vollständig bezahlt haben – es sei denn, die Kurzzahlung ist gültig und wird gelöst – können Sie das Guthaben begrenzen.

Die Prävention konzentriert sich auf die Minimierung von Lohnausfällen und die Aufrechterhaltung eines finanziell gesünderen Umfelds.

Erfahren Sie mehr über Short Pays, indem Sie den Billtrust-Blogbeitrag "Short Pays: Warum sie vorkommen und was Sie dagegen tun können" lesen.

So implementieren Sie ein robustes Abzugsmanagementsystem

Die Implementierung eines robusten Abzugsverwaltungssystems umfasst:

1. Integration mit Buchhaltungssoftware: Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Abzugsmanagementsystem nahtlos in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware integrieren lässt, um eine genaue Nachverfolgung zu gewährleisten.
2. Regelmäßige Audits: Führen Sie regelmäßige Audits durch, um Unstimmigkeiten zu erkennen und sicherzustellen, dass die Abzüge korrekt angewendet werden.
3. Schulung des Personals: Bieten Sie Ihrem Team Schulungen an, wie Sie mit Abzügen umgehen und Probleme effektiv lösen können.

Jetzt lesen → Reduzieren Sie Streitigkeiten, indem Sie Ihre Kreditkartenbearbeitungsgebühren senken [Blog]