Warum es zu kurzfristig bezahlten Rechnungen kommt und wie man damit umgeht

Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juni 2014 veröffentlicht und im Dezember 2024 mit weiteren Informationen über Kurzzahlungen, ihre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und was Sie dagegen tun können, aktualisiert.

Was ist eine kurz bezahlte Rechnung?

Eine zu kurz bezahlte Rechnung, auch bekannt als Kurzzahlung oder Kurzzahlung, tritt auf, wenn Kunden den fälligen Betrag zu niedrig bezahlen. Dies kann aus einer Vielzahl von Gründen geschehen, die alle den Cashflow Ihres Unternehmens behindern. Unabhängig davon, ob die Gründe erwartet (z. B. eine bekannte Produktionsverzögerung) oder unerwartet (aufgrund eines Cashflow-Problems des Kunden) sind, können diese kurzen Zahlungen dazu führen, dass Ihre Debitorenbuchhaltung im Unkraut stecken bleibt, während sie diese Inkonsistenzen identifiziert, aufspürt und behebt. Und obwohl ja, die Überzahlung einer Rechnung kann auch Salden vernichten, kommt sie viel seltener vor, als Sie vielleicht erwarten.

Wenn Sie verstehen, warum Ihre Kunden ihre Rechnungen nicht korrekt bezahlen, und wissen, wie Sie damit umgehen können, wenn es passiert, können Sie diesen unerwarteten Störfaktor in Ihrem Debitorenbuchhaltungsprozess vermeiden.

Lesen Sie den Blog → Was ist eine Kurzvergütung? Wie man mit kurzen Zahlungen umgeht

Warum sollten Kunden Ihre Rechnungen nicht vollständig bezahlen? Zu geringen Löhnen kann es aus verschiedenen Gründen kommen, die sich in drei Hauptgruppen einteilen lassen:

• Der Kunde beanstandet einen Teil der Gebühren auf der Rechnung. Dies kann daran liegen, dass der Kunde der Ansicht ist, dass die Ware oder Leistung nicht wie vereinbart geliefert wurde. Die Ware wurde während des Transports beschädigt oder nicht alle Waren und Dienstleistungen wurden wie vereinbart rechtzeitig geliefert.

  Ein weiterer Streitfall bezieht sich auf Fehler in der Rechnung. Vielleicht hatte der Kunde einen triftigen Grund für einen Rabatt oder eine Gutschrift, und diese Handelsaktionen und Marketingrabatte wurden nicht in der Rechnung ausgewiesen. Verdiente Rabatte für vorzeitige Zahlungen oder ein Zahlungsplan, den die Inkassoteams ausgehandelt hatten, fehlten.

  Die Umsatzsteuer kann oft zu Streitigkeiten führen. Während Ihre Rechnungssoftware möglicherweise automatisch Umsatzsteuer für Kunden berechnet, haben einige Organisationen möglicherweise einen steuerbefreiten Status. Wenn Sie am Ende eine zu wenig bezahlte Rechnung haben, ist dies wahrscheinlich ein Fehler Ihrerseits. Abhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, eine gemeinnützige Bezeichnung oder einen steuerbefreiten Abzugscode anzugeben, was den Abschluss von Rechnungen vereinfachen kann. Wenn nicht, müssen Sie diese Short-Pays manuell handhaben.

• Der Kunde befindet sich in finanziellen Schwierigkeiten und ist nicht in der Lage, den vollen Betrag sofort zu bezahlen.
  Dies kann vorübergehend sein oder ein Zeichen für ein ernsteres Problem sein. Manchmal kann Ihr Kunde Ihre Rechnung nicht vollständig bezahlen, weil er das Geld nicht zur Hand hat. Anstatt mit Ihnen einen Zahlungsplan auszuarbeiten, reichen sie einfach Teilzahlungen ein, um Sie zu verwirren und Überstunden zu machen.
• Der Kunde versucht, die Zahlung des vollen Betrags zu vermeiden.
  In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Kunden Rechnungen absichtlich zu kurz bezahlen. Dies kann daran liegen, dass sie versuchen, einen niedrigeren Preis auszuhandeln. Andere Unternehmen verfolgen die inoffizielle Politik, jede einzelne Rechnung zu wenig zu bezahlen, um den Cashflow zu verwalten. Diese Organisationen hoffen, dass Lieferanten wie Sie ihre Minderzahlungen nicht ordnungsgemäß nachverfolgen können und das Defizit einfach als Verlust abschreiben. Diese Strategien können unethisch sein und es liegt an Ihrem Unternehmen, Richtlinien und Vertragsbedingungen zum Schutz vor ihnen zu entwickeln.

Hin und wieder ist eine zu kurz bezahlte Rechnung einfach ein unschuldiger Fehler. Das passiert vor allem dann, wenn manuelle Rechnungs- und Bezahlvorgänge zum Einsatz kommen. Diese Fehler treten selten versehentlich auf, wenn die eRechnungsstellung und der elektronische Zahlungsverkehr über ein EIPP-Portal verwendet werden.

Manchmal können Kunden absichtlich kurze Zahlungen leisten, um gegen einen Artikel, eine Dienstleistung oder eine Kombination aus beidem zu protestieren. In anderen Fällen handelt es sich um einen Unfall, bei dem die zahlende Person nicht die gesamte Rechnung gesehen hat.

Eine gültige Minderzahlung hat einen legitimen Grund und umfasst Fälle, in denen Unternehmen fehlerhafte Waren oder Dienstleistungen anbieten, falsche Bestellungen liefern, überhöhte Preise oder Streitigkeiten zwischen Käufern und Verkäufern haben.

Eine ungültige Unterzahlung liegt vor, wenn der Käufer den Vertrag bricht. Dazu gehören Situationen, in denen Käufer die Zahlung schlicht verweigern oder zurückhalten, um ein besseres Angebot auszuhandeln. Um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Verträge, Bedingungen und Vereinbarungen klar formuliert sind.

Einige dieser ungültigen Gründe können sein:

• Menschliches Versagen.
• Unverdienter Rabatt – Nutzung eines Frühzahlungsrabatts nach Ablauf der Frist.
• Der Käufer zahlt nur einige Rechnungen, nicht alle, und gibt keine vollständige Überweisungsübersicht an, was den Prozess der Bargeldanwendung erschwert.
• Käufer, der die Wahrheit über Lieferfehler verdreht.
• Der Käufer ändert seine Meinung, nachdem die Bestellung aufgegeben wurde und während des Transports.
• Zahlungstaktik zur Verwaltung des Cashflows.
• Geschäftsstrategie mit der Hoffnung, dass der Lieferant die kurze Bezahlung abschreibt.

Die Verantwortung, das Problem zu untersuchen und festzustellen, ob es sich um einen berechtigten Streitfall handelt, der behoben werden muss, oder um einen ungültigen Streitfall, der durch Inkasso beigelegt werden muss, liegt bei Ihnen als Lieferant.

Unabhängig vom Grund können Zahlungsausfälle für Unternehmen ein großes Problem darstellen. Jeder Kredit-, Finanz- oder Inkassomanager wird Ihnen sagen, dass Unterzahlungen die Fähigkeit jedes Unternehmens, Zeit, Ressourcen und Cashflow zu verwalten, zerstören.

Kurzfristige Zahlungen können negative finanzielle Auswirkungen auf Unternehmen haben. Unbezahlte Rechnungen können zu Cashflow-Problemen führen, die zu ausstehenden Schulden, erhöhter Kreditaufnahme oder sogar zum Bankrott führen können, da keine Rechnungen bezahlt oder finanzielle Verpflichtungen gegenüber Lieferanten, Gläubigern oder sogar Mitarbeitern nicht erfüllt werden können.

Darüber hinaus können zu geringe Zahlungen die Beziehung zwischen Käufern und Verkäufern negativ beeinflussen und zu einem möglichen Verlust von Kunden und Markenreputation sowie potenziellen Rechtskosten für die Eintreibung offener Schulden führen. Kommt es aufgrund von Fehlern Ihrerseits zu niedrigen Zahlungen, kann dies den Ruf Ihres Unternehmens schädigen und zukünftige Interaktionen mit diesen Kunden erschweren.

Schließlich beansprucht die mühsame Aufgabe, die Ursachen für unzureichende Zahlungen zu ermitteln und Streitigkeiten beizulegen, wertvolle Zeit und Ressourcen Ihres Finanzteams. Und wie wir alle wissen, ist Zeit ein kostbares Gut, dessen Verschwendung sie sich einfach nicht leisten können.

Auswirkungen von Kurzzahlungen:

• Reduzierter Cashflow
• Beschädigte Beziehungen zu Kunden
• Erhöhte Verwaltungskosten

Es gibt keine Patentlösung, mit der sich alle Lohnkürzungen vermeiden lassen, aber es gibt viele clevere Strategien, die Sie kombinieren können, um die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu verringern. Wenn Unternehmen mit einer Situation konfrontiert werden, in der die Bezahlung unzureichend ist, können sie eine Reihe von Schritten unternehmen, um das vorliegende Problem anzugehen und zu lösen.

1. Analysieren: Reporting-Tools können Ihnen dabei helfen, Trends bei Kurzzahlungen zu identifizieren, indem sie über die Ergebnisse von Kurzzahlungen (und Überzahlungen) berichten, um Probleme mit dem Kundenservice zu identifizieren und Kunden zu identifizieren, die ständig versuchen, Sie "über den Tisch zu ziehen". Wenn Sie diese Daten analysieren und an Ihre Vertriebs- und Abrechnungsteams weitergeben, um die Ursache zu ermitteln, können Sie diese Leerzahlungen in Zukunft reduzieren.
2. Identifizieren: Im nächsten Schritt geht es darum, die Ursache für die Kurzzahlung zu ermitteln. Handelt es sich um einen Fehler Ihrerseits oder um einen Streit mit dem Kunden? Das Verständnis der Grundursache hilft bei der Entwicklung einer effektiven Lösungsstrategie.
3. Direkte Kommunikation: Es sollte immer eine direkte Kommunikation mit dem Kunden geben. Es kann triftige Gründe für die Minderzahlung geben, die dem Verkäufer nicht bekannt sind. In solchen Fällen kann ein einfaches Gespräch die Situation klären und das Problem lösen.
4. Überprüfung: Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen und Informationen und überprüfen Sie die Rechnung sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie den vereinbarten Vertragsbedingungen entspricht. Fehler auf der Rechnung können so schnell behoben und der Restbetrag eingezogen werden.
5. Eskalationsprozess: Wenn das Problem durch direkte Kommunikation und Rechnungsprüfung nicht behoben werden kann, sollten Sie in Erwägung ziehen, das Problem intern in Ihrem Unternehmen zu eskalieren.
6. Verhandlung: Wenn Versuche, das Problem durch direkte Kommunikation oder Eskalation zu lösen, fehlschlagen, sollten Sie in Erwägung ziehen, mit dem Kunden zu verhandeln. Bieten Sie einen Rabatt oder andere Anreize an, um schnelle Zahlungen zu fördern.
7. Rechtliche Schritte: Wenn alle Stricke reißen, können rechtliche Schritte eingeleitet werden, um den unbezahlten Betrag zurückzufordern. Diese Option sollte jedoch nur genutzt werden, wenn alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft sind und sollte am besten vermieden werden, da sie Geschäftsbeziehungen schädigen kann.
8. Nachverfolgung nach der Lösung: Sobald das Problem gelöst ist, bleiben Sie weiterhin beim Kunden in Kontakt. Eine offene Kommunikation und die Bereitschaft, Probleme zu lösen, können zur Stärkung der Geschäftsbeziehungen beitragen.
9. Präventivmaßnahmen: Um zukünftige Situationen mit kurzen Zahlungen zu vermeiden, sollten Sie vorbeugende Maßnahmen in Betracht ziehen, wie z. B. detaillierte Verträge und Zahlungsbedingungen, effektive Kommunikationsstrategien, rechtzeitige Erinnerungen und alternative Zahlungsmethoden sowie die eRechnungsstellung.

Nicht vollständig bezahlte Rechnungen gehören für Unternehmen leider zur Realität, müssen aber kein wiederkehrendes Problem sein. Mit geeigneten Präventionsstrategien und effektiven Lösungsprozessen im Falle eines Ausfalls können Unternehmen Szenarien mit Unterzahlungen effektiv bewältigen, die Auswirkungen auf den Cashflow reduzieren und gesunde Beziehungen zu ihren Kunden aufrechterhalten.

Die Moral von der Geschichte? Seien Sie nicht nachlässig, wenn Sie mit dieser Art von Ärgernissen umgehen. Aber haben Sie auch nicht das Gefühl, dass es außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Mit ein paar Policen können Sie das Chaos und den Geldverlust minimieren, den zu geringe Zahlungen und nicht anerkannte Abzüge mit sich bringen können.

Am besten beginnen Sie mit einer Rechnungslösung oder einer Buchhaltungssoftware mit anpassbaren Abzugscodes. Diese Codes helfen Ihnen, offene Rechnungen mit kurzen Zahlungen schneller abzugleichen.

Noch besser: Entscheiden Sie sich für eine automatisierte EIPP-Lösung, die es Ihren Käufern ermöglicht, elektronisch zu bezahlen und Abzugscodes zu verwenden, die Ihnen Informationen über ihre Kurzzahlung geben. Diese Art von Debitorenbuchhaltung-Automatisierungssoftware gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden schnell Rechnungen zu stellen und schnelle Zahlungen elektronisch einzureichen. Und das Beste: Da die Zahlungs- und Überweisungsübersichtinformationen miteinander verknüpft sind, wird auch Ihr Bargeldantragsprozess automatisiert.

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