Automatisieren oder stagnieren – die Zukunft der Finanzführung

Die zunehmende technologische Dynamik und die wirtschaftlichen Turbulenzen in der Welt verlangen von Unternehmen, dass sie immer schneller arbeiten. Für CFOs stellt dies die Herausforderung dar, Zeit und Aufmerksamkeit effizient zu verteilen. Das hat zur Folge, dass manuelle Prozesse zunehmend durch digitale Lösungen ersetzt werden, wodurch mehr Raum für die Fokussierung auf strategische Themen geschaffen wird.

Während des jüngsten CFO Studio-Webinars mit dem Titel "Automate or Stagnate – The Future of Financial Leadership" teilten drei einflussreiche Referenten ihre Erkenntnisse darüber, wie Unternehmen strategisch mit Unsicherheit, geopolitischen Verschiebungen und dem wachsenden Innovationsdruck umgehen können.

Martijn ten Kate (Experte für Finanztransformation bei Billtrust), Vivienne de Leeuw (CFO im Hafen von Rotterdam) und Erna van Leijden (CFO bei Royal NNZ Group) teilten wertvolle Erfahrungen und praktische Ratschläge.

Die sich verändernde Rolle des CFO

Geopolitische und wirtschaftliche Herausforderungen

Vivienne de Leeuw eröffnete die Diskussion, indem sie erklärte, wie globale geopolitische und wirtschaftliche Veränderungen ihre Rolle als CFO erheblich verändert haben. Ihr Arbeitgeber, der größte Hafen Europas, ist ein Spiegelbild der Weltwirtschaft. Vivienne de Leeuw erklärte: "Auf globaler Ebene passiert derzeit viel, wie z. B. geopolitische Spannungen, Cybersicherheit und Klimafragen. Diese bringen Herausforderungen mit sich, darunter steigende Energiekosten, zunehmende Komplexität bei Genehmigungen und die Auswirkungen der Globalisierung auf lokale Unternehmen."

Diese Veränderungen haben ihre Rolle als CFO grundlegend verändert, so de Leeuw: "Diese Entwicklungen und die Unsicherheit, die sie mit sich bringen, betreffen die im Hafen tätigen Unternehmen. Wir prüfen, wie wir die 3.000 Unternehmen hier unterstützen können, sei es in Bezug auf Genehmigungen, Gesetze oder Finanzierungen."

Ein weiterer großer Schwerpunkt für de Leeuw ist die Nachhaltigkeit. Der Rotterdamer Hafen strebt an, bis 2050 vollständig emissionsfrei zu sein, was sich direkt auf seine Rolle auswirkt. "Investitionsentscheidungen werden nicht mehr nur auf Basis von Finanzkennzahlen, sondern auch auf Basis gesellschaftlicher Auswirkungen getroffen. Beide Aspekte spielen bei unserer Entscheidungsfindung eine Rolle", erklärte sie.

Volatilität der Lieferkette

Die Herausforderungen, vor denen der Hafen von Rotterdam steht, zeigen sich auch bei der Royal NNZ Group, einem internationalen Verpackungsunternehmen, das vor allem den Agrarsektor beliefert.

"Die Volatilität der Lieferkette zwingt mich, mich stark auf die Szenarioplanung zu konzentrieren. Wie können wir die Organisation agiler machen? Die digitale Transformation ist hier ein wichtiger Punkt auf der Agenda", sagte Erna van Leijden.

"Die Royal NNZ Group ist derzeit als länderbasierte Organisation strukturiert, die sich über 18 Länder erstreckt. Wir stellen auf eine regionale Struktur um, um die Effizienz zu verbessern – von isolierten Länderteams im Finanzwesen hin zu einem vernetzten Ansatz, der Projekte vorantreibt", erklärte van Leijden.

"Investitionsentscheidungen werden nicht mehr nur auf Basis von Finanzkennzahlen, sondern auch auf Basis gesellschaftlicher Auswirkungen getroffen."

Vivienne de Leeuw, Hafen von Rotterdam

Von der Support-Funktion zum strategischen Partner

Die traditionell unterstützende Rolle der Finanzabteilung entwickelt sich allmählich zu einer strategischeren, datengesteuerten Geschäftspartnerschaft. Dennoch bleibt laut Erna van Leijden noch viel zu tun: „Die Denkweise der Finanzteams verschiebt sich von einer unterstützenden Funktion hin zu strategischem Vorausdenken. Für uns bedeutet das, ein strategischer Geschäftspartner für Manager in jedem Land zu werden.“

Sie ist auch der Meinung, dass Finanzfachleute über ihre üblichen Grenzen hinausgehen müssen: "Nehmen Sie an Kunden- und Lieferantenmeetings teil, besuchen Sie Veranstaltungen. Das Verständnis der Marktdynamik wird bei der Erstellung solider Finanzszenarien von entscheidender Bedeutung sein."

Dennoch räumt van Leijden ein, dass die Umsetzung einer Transformationsagenda eine große Herausforderung ist: "Denken Sie an Automatisierung, die Optimierung von Prozessen und einen kleinen Start in allen Ländern. Das ist nichts, was man alleine schaffen kann – wir brauchen Partner."

Partner spielen eine entscheidende Rolle bei der finanziellen Transformation, stimmt Martijn ten Kate zu: "Bei Billtrust arbeiten wir täglich mit verschiedenen europäischen Organisationen zusammen. Der rote Faden? Ein gravierender Mangel an Finanzfachleuten." Er betonte, dass manuelle Finanzprozesse durch Technologien wie KI und Automatisierung durch effizientere Arbeitsabläufe ersetzt werden können.

Strategische Prioritäten setzen

Langfristige Planung und Roadmaps

Eine langfristige Planung ist essenziell für die Wertschöpfung, sagen beide CFOs, die mit klaren Roadmaps arbeiten. Bei der Royal NNZ Group verfolgt Erna van Leijden einen dreijährigen Strategieplan.

Im Hafen von Rotterdam werden strategische Ziele mit einem Horizont bis 2050 gesetzt, hauptsächlich aufgrund langfristiger Infrastrukturprojekte. Vivienne de Leeuw betonte, dass die Konzentration auf Prioritäten entscheidend sei und dass die Digitalisierung dabei helfe, Zeit und Kapazitäten freizusetzen.

Effizienz durch Digitalisierung

"Die Stärke unseres Unternehmens liegt im enormen Engagement und der Leidenschaft unserer Mitarbeiter", so Vivienne de Leeuw. "Jeder will alles anpacken, aber das führt manchmal zu einer überladenen Agenda. Anstatt mehr Leute einzustellen, wollen wir durch Automatisierung intelligenter arbeiten. Komplexe Herausforderungen wie die Energiewende und die Kreislaufwirtschaft erfordern spezialisiertes Know-how, das wir strategisch bewältigen müssen."

Erna van Leijden legt größten Wert auf die Beschleunigung laufender Projekte, insbesondere auf Portfoliowachstum, Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierung. „Da unser Team relativ klein ist, fehlt uns die Kapazität, schnell zu handeln. Deshalb hat die Beschleunigung unserer digitalen Agenda Priorität“, sagte sie. „ eRechnungsstellung ist eine Schlüsselinitiative, mit der wir End-to-End-Prozesse optimieren.“

Order-to-Cash-Optimierung

Martijn ten Kate glaubt, dass es noch Raum für Verbesserungen gibt, obwohl die Unternehmen klare Roadmaps haben: "Nehmen Sie zum Beispiel den Debitorenbuchhaltungsprozess. Ist dort eine klare digitale Transformation umgesetzt? CFOs haben oft Schwierigkeiten, dem Thema Vorrang vor ihrer finanziellen Agenda einzuräumen. Es ist nicht der aufregendste Prozess – das Erstellen und Versenden von Rechnungen, das Versenden von Erinnerungen."

CFOs haben oft Schwierigkeiten, der Automatisierung des Debitorenbuchhaltung-Prozesses Priorität einzuräumen, doch es ergeben sich erhebliche Vorteile, darunter auch strategische Gewinne.

Dennoch lassen sich erhebliche Vorteile erzielen, betont ten Kate: "Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie eRechnungsstellung und Cash-Forecasting reduziert menschliche Fehler und ermöglicht es den Finanzteams, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren. Externe Partner wie Billtrust können dabei helfen, optimale Lösungen zu entwickeln, um das Working Capital zu verbessern und den Zahlungsverkehr zu beschleunigen."

Er fügte hinzu: "Unternehmen arbeiten oft mit 18- bis 24-monatigen Roadmaps, um Debitorenbuchhaltungsprozesse zu verbessern. Diese Prozesse funktionieren zwar, aber es besteht der Druck, schneller und effizienter zu arbeiten."

"Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören die Zentralisierung von Daten, die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Vertriebsteams und das Risikomanagement – insbesondere angesichts geopolitischer Unsicherheiten."

Digitalisierung als Schlüssel zur Effizienz

„Das Idealszenario sind vollständig automatisierte Prozesse“, sagt Erna van Leijden. „Die Realität ist jedoch, dass viele Aufgaben immer noch manuell ausgeführt werden. Es ist Zeit, sich damit zu befassen.“ Die Royal NNZ Group führt derzeit Pilotprojekte im Bereich Robotik und KI durch, um die Effizienz zu steigern, von der automatisierten Auftragsabwicklung bis hin zur Szenarioprognose auf Grundlage von Wettervorhersagen.

Auch der Rotterdamer Hafen nutzt die Digitalisierung, um die Abläufe zu rationalisieren. Für die Planung von Binnenschiffen wurde eine dynamische Planungsplattform entwickelt, die für den Transport von Gütern in ganz Europa unerlässlich ist. Mit KI und anderen Technologien können Be- und Entladezeiten besser abgeschätzt werden, wodurch kostspielige Verzögerungen reduziert werden.

Vivienne de Leeuw kommentierte: "Das größte Hindernis war nicht die Technologie selbst, sondern die Überzeugung der Unternehmen, sich zu beteiligen und Daten auszutauschen. Dieses neue System verbessert die Effizienz, Rentabilität und Umweltbelastung, indem es Wartezeiten und Kraftstoffverbrauch minimiert."

Martijn ten Kate bekräftigte die Bedeutung von Transformationsprojekten: "Finanzabteilungen haben oft eine große Lücke zu schließen. In großen Unternehmen begegnen wir häufig einer unerwarteten Anzahl von manuellen Prozessen. Kleinere Unternehmen neigen dazu, Innovationen schneller anzunehmen, da sie mit weniger Komplexität umgehen müssen."

"Das Potenzial von KI steht erst am Anfang. Mit dem richtigen Ansatz wird die Finanzabteilung nicht nur effizienter, sondern auch zu einem ansprechenderen Arbeitsplatz."

Martijn ten Kate, Billtrust

Die Herausforderungen für international tätige Unternehmen nehmen zu, stellte ten Kate fest. Sie müssen neue Kunden einbinden, sich mit dem sich ändernden Zahlungsverhalten auseinandersetzen und mehrere Währungen und Bankformate verwalten.

Laut ten Kate bieten Technologien wie KI, maschinelles Lernen und Automatisierung wertvolle Unterstützung: „KI-Tools gestalten Geschäftsabläufe neu, vom Kundenservice bis hin zu Finanzprozessen. Mit Billtrusts Debitorenbuchhaltung-Software-Automatisierungsplattform verwenden wir KI für Aufgaben wie Bargeldzuweisung, Debitorenbuchhaltung und Rechnungsstellung und nutzen Datenanalysen aus großen Datenseen, um schnellere und fundiertere Entscheidungen zu ermöglichen. Dadurch verändert sich die Rolle der Finanzteams erheblich und sie werden möglicherweise stärker in Richtung Datenanalyse verlagert, was ihre Arbeit anspruchsvoller und spannender macht.“

Transformation der Debitorenbuchhaltung: Lehren von CFOs

1. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Ziele – Ob Digitalisierung oder Nachhaltigkeitsinitiativen: Setzen Sie klare Prioritäten und halten Sie sich daran, rät Vivienne de Leeuw. Überlegen Sie außerdem sorgfältig, was einen echten Mehrwert bietet und nicht nur ein „Nice-to-have“ ist, bestätigt Erna van Leijden.
2. Investieren Sie in Technologie und Mitarbeiter – Beschleunigen Sie die Transformation, indem Sie Mitarbeiter einbeziehen und bei Bedarf externe Experten hinzuziehen. Erna van Leijden betont, wie wichtig es ist, Aufgaben zu delegieren und die Mitarbeiter intern in Innovationen einzubinden, um ihre Begeisterung und ihr Gefühl der Eigenverantwortung zu stärken. So wird sichergestellt, dass Innovation innerhalb von Teams an Unterstützung gewinnt.
3. Mut zum Experimentieren – Martijn ten Kate ermutigt zum Experimentieren und zum Lernen aus Fehlern. Kleine Experimente bieten wertvolle Lehren und tragen zu umfassenderen Innovationen bei.
4. Bleiben Sie neugierig – Dies hilft CFOs, neue Technologien zu verstehen und in ihren Unternehmen zu implementieren.
5. Kombinieren Sie Effizienz mit sozialer Verantwortung – Finanzielle Entscheidungen haben zunehmend größere Auswirkungen; denken Sie daran.

„Inspirierende Teams und die gemeinsame Verantwortung fördern das Engagement und beschleunigen den Wandel.“ – Erna van Leijden, Royal NNZ Group

Transformation der Debitorenbuchhaltung: Erkenntnisse von CFOs [Infografik herunterladen]

Was ist Ihr nächster Schritt?

CFOs sind in einer einzigartigen Position, um die digitale Transformation voranzutreiben – sowohl intern in ihren Organisationen und Teams als auch extern in den breiteren Branchen, in denen sie tätig sind.

Durch die Fokussierung auf Automatisierung und Innovation gewinnen sie Zeit für die strategische Wertschöpfung. Die Kombination aus Technologie, strategischer Fokussierung und menschlicher Führung ist entscheidend für kontinuierliche Innovation in einer sich verändernden Welt.

Sind Sie neugierig, wie Ihr Unternehmen von der digitalen Transformation profitieren kann? Oder möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Billtrust bei der Optimierung von Prozessen wie der Debitorenbuchhaltung helfen kann? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit einem unserer Experten auf.