84 Lumber optimiert Forderungs- und Kreditprozesse und senkt die Kosten um 50 %.

Herausforderung: Weniger Personal, mehr Kreditanträge

Als führender US-amerikanischer Baustofflieferant ist 84 Lumber auf effiziente Finanzabläufe angewiesen, um Projekte voranzutreiben und den Cashflow aufrechtzuerhalten. Als veraltete Debitorenbuchhaltungspraktiken das Unternehmen daran hinderten, seine Geschäftsziele zu erreichen, ergriff Brian Page, Director of Credit, Maßnahmen, um einen besseren Weg in die Zukunft zu finden.

Die zwei großen Probleme: zu wenig Kapazität im Forderungsmanagement und langsame Kreditantragsprozesse.

"Unser Inkassoteam befand sich in einem ständigen Wandel", erklärte er. "Jedes Mal, wenn wir jemanden einstellten, verloren wir jemanden."

Gleichzeitig trieb 84 Lumber eine wichtige Wachstumsinitiative voran, um die Kreditanträge von Käufern von rund 5.500 jährlich auf mindestens 8.000 jährlich zu skalieren. Um dieses Ziel zu erreichen, müssten die papierbasierten Kreditpraktiken des Unternehmens umgestaltet werden. Als die personellen und verfahrenstechnischen Herausforderungen zusammenkamen, stieg die Dringlichkeit einer Lösung.

Lösung: Forderungs- und Kreditprozesse werden digital

Der erste Ansatz bestand darin, selbst eine Lösung zu entwickeln und mit der IT zusammenzuarbeiten, um bestehende Finanzsysteme (wie z. B. das ERP) um neue Automatisierungsfunktionen zu erweitern. Aber diese Strategie wurde schnell wieder aufgegeben.

"Wir haben versucht, einige Dinge intern zu erledigen, aber es hat einfach nicht funktioniert. Wenn wir eine Lösung selbst entwickeln, wird sie nicht besser, es sei denn, wir sehen, wo diese Verbesserungen vorgenommen werden müssen, und wir bitten darum. Billtrust verbessert jedoch ständig seine Plattform. Schauen Sie sich ihre Roadmap an. Mit Billtrust wird immer alles im Blick behalten und es geht immer weiter. Das ist ein großer Pluspunkt für uns", erklärt Page.

Das Unternehmen nutzte bereits die Zahlungslösung von Billtrust, und ein kollaborativer Workshop half Finanzleitern, die digitale Transformation ihrer Inkasso- und Kreditfunktionen zu visualisieren. Es dauerte nicht lange, bis Page grünes Licht für die Zusammenarbeit mit Billtrust erhielt und damit die Voraussetzungen für eine tiefere Partnerschaft und Debitorenbuchhaltungsmodernisierung schuf.

7 Mitarbeitende im Forderungsmanagement bewältigen die Arbeit von 10

Die Automatisierungslösung für das Forderungsmanagement von Billtrust hatte oberste Priorität, und 84 Lumber benötigte mehr als nur Technologie. Mit intensiver praktischer Unterstützung half Billtrust, die Akzeptanz im Forderungsmanagementteam zu steigern und die Plattform an die Finanzabläufe des Unternehmens anzupassen.

Ein Kernteam von 7–8 Mitarbeitenden bewältigt heute die Arbeit von 10 Personen.

Intern liegen die Vorteile auf der Hand. Früher verbrachten Debitorenbuchhaltung-Sachbearbeiter ganze Tage damit, Scheckzahlungen zu sortieren und anzuwenden und dann zur Inkassoarbeit überzugehen. Mit den optimierten Prozessen von Billtrust dauern diese Aufgaben etwa eine Stunde – so wird Zeit für höherwertige Arbeiten frei.

"Wenn man seine Arbeit erledigt – nicht nur die alltäglichen, sondern auch den professionellen, strategischen Teil – sieht man sofort den Unterschied sowohl in der Moral als auch in der Effizienz", so Page.

Der Game-Changer für Kreditanwendungen

Die vollständig digitale Bearbeitung mit Billtrust Credit Application veränderte den Prozess grundlegend. Papieranträge waren oft unvollständig – es fehlten Referenzen, Sozialversicherungsnummern oder wichtige Angaben –, was zu Verzögerungen und Nacharbeiten führte. Pflichtfelder stellen sicher, dass Kreditanträge vollständig eingereicht werden.

Das Ergebnis? Schnellere Überprüfungen und Genehmigungen. Nach den alten Prozessen hätte das Unternehmen mindestens zwei weitere Kreditmanager einstellen müssen, um mit dem Wachstum von mehr als 2.000 Anträgen Schritt zu halten.

"Mit Billtrust müssen wir keine Leute einstellen, um unser Kreditgeschäft zu steigern. Das ist enorm", sagte Page. "Billtrust war eine Inspiration für uns. Heute können wir 8.000 Kredit-Apps mit sechs Kreditmanagern erstellen, anstatt 5.000 bis 6.000 mit demselben Team."

Einsparungen bei der Kostenvermeidung belaufen sich auf 15 Millionen US-Dollar

Das Team führte über die Billtrust-Plattform außerdem eine regelkonforme Weitergabe von Kreditkartengebühren ein. Dadurch deckt das Unternehmen einen erheblichen Teil der Kosten für die Kreditkartenakzeptanz und erzielt deutliche Einsparungen.

"Wir trugen 30 bis 35 Mio. USD an Kreditkartenabwicklungsgebühren; mit Billtrust konnten wir diese halbieren", erklärte er. Das ist eine Einsparung von mehr als 15 Millionen US-Dollar pro Jahr.

Wie viele andere Unternehmen hatte sich auch 84 Lumber mit der Anwendung von Zuschlägen beschäftigt, hatte aber Schwierigkeiten mit der Einhaltung. Jetzt haben sie eine konforme Lösung für alle Bundesstaaten. "Wir können die Vorschriften einhalten, ohne unser Rechtsteam zu überlasten, und wir haben auch eine große Kundenakzeptanz festgestellt. Es hat eine große Verschiebung in Richtung Automated Clearing House (ACH) stattgefunden", teilte Page mit.

Das käuferorientierte Zahlungsportal von Billtrust verbesserte auch das Kundenerlebnis. Kunden können jetzt Zahlungen nach Auftrag sortieren – eine wichtige Anforderung im Bauwesen – und viele schätzen den Komfort, mehrere von Billtrust verwaltete Lieferanten unter einem einzigen Login zu verknüpfen.

Ergebnisse: Mehr Effizienz, geringere Kosten, schnellerer Cashflow

Von Kosteneinsparungen bis hin zu Produktivitätssteigerungen bringt 84 Lumber erhebliche Effizienzsteigerungen in seine Debitorenbuchhaltung.

• Die Portokosten wurden durch die Umstellung auf digitale Rechnungsstellung und Zahlungen um mehr als die Hälfte gesenkt – von 12.000–13.000 USD auf 5.000–6.000 USD pro Monat.
• Die Kreditkartengebühren wurden durch die stärkere Einführung von Automated Clearing House (ACH) halbiert, wodurch jährlich mehr als 15 Millionen US-Dollar eingespart wurden
• Die Produktivität steigt mit dem Kreditwachstum, und die Mitarbeiter sind heute zufriedener, da sie in strategischeren Rollen arbeiten können
• Das Unternehmen genießt auch ein geringeres finanzielles Risiko – weniger Forderungen rutschen in höhere Überfälligkeitsklassen, da die Kunden früher interagieren und schneller bezahlen

KI-Analytik und ein Partner, der sich wie eine Familie anfühlt

In Zukunft ist Page bestrebt, weitere KI-Erkenntnisse zu gewinnen, um die Leistung weiter zu optimieren.

"Künstliche Intelligenz ist die Zukunft der Debitorenbuchhaltung, die jetzt stattfindet. Billtrust verbessert ständig seine Tools und innoviert ständig mit einem klaren Fokus auf KI. Wir wissen, dass wir in guten Händen sind", fügte er hinzu.

Während das Unternehmen seinen Debitorenbuchhaltung-Betrieb weiterentwickelt und neue Innovationen wie KI erforscht, wird diese vertrauensvolle Partnerschaft ein wichtiger Erfolgsfaktor bleiben.

"Partner wie Billtrust findet man heutzutage nicht mehr", sagt Page. "Es ist eine sehr professionelle Beziehung, aber sie fühlt sich auch persönlich an. Wir wissen, dass sie in unseren Erfolg investiert sind, und das gibt ihnen das Gefühl, zur Familie zu gehören."