Auf einen Blick
Vorbereitung der Kunden der globalen EY-Organisation auf EU-Vorschriften und -Mandate.
Vereinfachte technische End-to-End-Lösungen und kürzere Implementierungszeiten.
Reduzierte manuelle Arbeit in den Finanz- und Kundenteams, um sich auf "wertschöpfende" Aktivitäten zu konzentrieren.
Die Herausforderung
Ernst & Young (EY) ist eine globale Organisation für professionelle Dienstleistungen, die sich zum Ziel gesetzt hat, eine bessere Arbeitswelt zu schaffen, langfristige Werte für Kunden, Menschen und die Gesellschaft zu schaffen und gleichzeitig Vertrauen in die Kapitalmärkte aufzubauen. Die globale EY-Organisation arbeitet in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Beratung, Recht, Strategie, Steuern und Transaktionen und betreut Kunden über mehr als 700 Niederlassungen in über 150 Ländern.
EY Global Services ist verantwortlich für die Technologie, die von seinen Mitgliedsfirmen zur Unterstützung ihrer Front- und Back-Office-Geschäftsprozesse eingesetzt wird, einschließlich eines globalen ERP-Systems (SAP), das die Abrechnung unterstützt. Während der mehrjährigen Einführung dieses ERP-Systems wurden die Anforderungen an die E-Rechnungsstellung von Fall zu Fall behandelt, so dass die globale EY-Organisation mehrere lokale Technologien unterstützte.
Angesichts der erwarteten 125 Mrd. Rechnungen, die im Jahr 2024 elektronisch versendet werden, einer zunehmenden Anzahl lokaler Steuerbehörden, die vorschreiben, dass Rechnungen vor der Übermittlung an Kunden von den zuständigen Steuerbehörden validiert bzw. freigegeben werden müssen, sowie des Wunsches der Kunden nach elektronischen Dienstleistungen, musste die globale EY-Organisation einen Weg finden, ihre globale Lösung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die lokalen Anforderungen in einem schnell wachsenden Markt zu erfüllen.
Die Lösung
Die globale EY-Organisation suchte nach einem Partner, der sowohl SAP als auch die Feinheiten der globalen E-Rechnungsstellung versteht. Billtrust verfügte über einen einheitlichen Ansatz, der die Dateneingaben für alle ihre Mitgliedsfirmen länderübergreifend konsolidierte, sowie über umfassendes Wissen zur globalen Interoperabilität. Billtrust unterstützte eine breite Palette von Zustellmethoden, darunter E-Mail, Druck und Post, die Bereitstellung in Portalen, die Zustellung an Kreditorenportale, PEPPOL-Konnektivität sowie Anbindungen an Clearance- und Reporting-Plattformen. Unabhängig vom Land verlief die Implementierung nahtlos, da Billtrust eine Best-Practice-Datendatei in das jeweils erforderliche Format übersetzen und an Regierungsportale oder E-Delivery-Netzwerke wie Ariba und Tungsten übermitteln konnte.
Die Ergebnisse
Um Lösungen für die EMEIA-Region (Europa, Naher Osten, Indien und Afrika) zu liefern, haben Billtrust und die globale EY-Organisation ein gemeinsames Implementierungsteam zusammengestellt, das auf ihre Stärken zurückgreift. Die globale EY-Organisation beriet sich mit den Stakeholdern der Länder, um die Anforderungen zu erfassen, und arbeitete dann mit Billtrust zusammen, um festzustellen, ob funktionale oder technische Lücken von der Billtrust-Plattform oder dem ERP-System der globalen EY-Organisation geschlossen werden könnten.
Ein gemeinsames Team von Projektmanagern einigte sich dann auf einen Plan und die wichtigsten Abhängigkeiten, bevor es einen traditionellen Wasserfall-Entwicklungs- und Testzyklus mit Billtrust begann, wobei die enge Zusammenarbeit mit E-Delivery-Netzwerken wie Ariba, PEPPOL und Tungsten genutzt wurde, um technische Designanfragen, End-to-End-Tests und das Kunden-Onboarding der globalen EY-Organisation zu unterstützen. Als Nächstes arbeitete das Team mit der jeweiligen Landesorganisation zusammen, koordinierte den UAT und bereitete den Go-live im jeweiligen Land vor. Schließlich überführte das kollaborative Team das Land in die Produktionsunterstützung, einschließlich einer Hyper-Care-Phase.
Da der aktuelle Marktwert für die E-Rechnungsstellung bei 8,9 Milliarden US-Dollar liegt und bis 2028 voraussichtlich auf etwa 23,7 Milliarden US-Dollar steigen wird, ist es für die globale Organisation von EY wichtiger denn je, vorbereitet zu sein. Dieser gemeinsame Bereitstellungsansatz hat nicht nur dazu beigetragen, die globale Organisation von EY auf die bevorstehenden EU-Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung vorzubereiten, sondern auch dazu beigetragen, die allgemeine Mitarbeiter- und Kundenerfahrung durch die Rationalisierung von Prozessen und die Eliminierung manueller Arbeit zu verbessern.
"Während viele Anbieter und Länder Schwierigkeiten haben, mit den vielen Regeln und Vorschriften Schritt zu halten, haben wir durch unsere Billtrust-Partnerschaft immer das Gefühl, dass wir unsere Rechnungsstellungsprozesse im Griff haben."
Matthew Samme, Partner/Principal
EY Global Services