Die Herausforderung
Louisiana CAT bietet seiner vielfältigen Basis von mehr als 31.000 Kunden an mehreren Standorten im Bundesstaat Louisiana und an der Golfküste neue, gebrauchte und gemietete Caterpillar-Geräte an. Das Unternehmen ist seit mehr als 80 Jahren im Geschäft und stellt Ausrüstung für jede Art von Bauprojekt zur Verfügung, die zur Maximierung der Produktivität dienen.
In den letzten Jahren lag der Fokus vor allem darauf, den gesamten Order-to-Cash-Prozess zu optimieren und mit den Kundenbedürfnissen Schritt zu halten. Dennoch verzeichnet das Unternehmen täglich mehr als 3.200 Kunden mit einem offenen Saldo. Umso erstaunlicher ist, dass das Forderungsmanagement immer noch in Form von Excel-Tabellen erfolgte. Dieser hochgradig manuelle Prozess erforderte viel Hin und Her zwischen dem Enterprise Resource Planning-System (ERP), CODA und Billtrust Invoicing. Darüber hinaus wurde das Forderungsmanagement-Team infolge der Corona-Pandemie um 70 % verkleinert, wodurch die Effizienz des Teams zusätzlich auf die Probe gestellt wurde.
Die Lösung
Louisiana CAT startete 2016 mit der Billtrust Cash Application, um den Abgleich von Kundenzahlungen und Rechnungen zu automatisieren. Das Unternehmen expandierte mit anderen Billtrust-Lösungen für die digitale Rechnungsstellung und den Zahlungsverkehr und führte die Billtrust Digital Lockbox ein, um die Akzeptanz von Kartenzahlungen per E-Mail zu unterstützen. Anfang 2020 implementierte das Unternehmen Billtrust Collections, um die Kundenansprache zu automatisieren, pünktlichere Zahlungen zu fördern und Kundenbeziehungen besser zu verwalten. Als die Pandemie ausbrach, war das Team von Louisiana CAT in der Lage, das Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten und gleichzeitig effizient zu verhindern, dass die Forderungen erheblich altern.
"Die Automatisierung, die Billtrust Collections bietet, hat es meinem dreiköpfigen Team ermöglicht, organisiert zu bleiben und wie ein doppelt so großes Team zu arbeiten, was von entscheidender Bedeutung war."
Blair Curole
Sammlungsleiter, Louisiana CAT
Die Resultate
Mit den Lösungen von Billtrust konnte Louisiana CAT eine Matching-Rate von 75 % für Digital Lockbox-Zahlungen erreichen, und 71 % der Kunden erhalten Rechnungen elektronisch. Seit der Implementierung von Billtrust Collections haben sie ein konsistentes Kundenerlebnis geschaffen, indem sie individuelle Kundeninkasso-E-Mails eliminiert haben und nun volle Transparenz über Kontodetails und -status haben. Mit automatisierten Erinnerungen sehen sie eine stetige Verbesserung ihrer aktuellen Forderungen von Monat zu Monat, was bedeutet, dass die Kunden häufiger pünktlich zahlen. Durch den Einsatz mehrerer automatisierter Billtrust-Lösungen war Louisiana CAT in der Lage, den Cashflow und den Geschäftsbetrieb während der vielen Herausforderungen, die während der Pandemie eingeführt wurden, effektiv aufrechtzuerhalten. Dazu gehörte auch, dass wir auf ein kleineres Inkassoteam angewiesen waren, das alle aus der Ferne arbeitete.